Webconnect, Visma eEkonomi

Webconnecten är en integrerad lösning som tillåter export av fakturor. Denna lathund beskriver hur man går tillväga när man skapar en integration mot Visma eEkonomi.

Innehåll

• Kom igång

• Inställningar

• Fakturaexport

Kom igång

Innan man kan börja använda Millnet Webconnect behöver man koppla samman den med ekonomisystem. Notera att man behöver ha rättigheter att logga in i ert Visma eEkonomi för att genomföra detta.

Gå till "Administration" - "Integrationer" och välj "" Skapa integration. Välj sedan Visma eEkonomi i listan och klicka på "Skapa". Integrationen läggs nu till i vyn och det är nu dags att ansluta. Detta gör man genom att klicka på knappen "Anslut system" (1). Man får sedan logga in i Visma eEkonomi och följa deras instruktioner.

När man är klar kontrollerar man att Visma eEkonomi visas som grön ("Ansluten") i Millnet Bemanning. Detta kan ta någon minut.

Inställningar

När man har kopplat samman Millnet Webconnect behöver man göra inställningar för att exporten och eventuella importer ska fungera så som man önskar. För att göra detta klickar man på integrationen i listan. Man byter flik i ovankant. Nedan hittar man information kring de olika valen.

Faktura

• Använd fakturaexport: Gör det möjligt att exportera fakturor.

• Koppla till projekt: Detta krävs om man vill att uppdragsnamnet följer med till Visma eEkonomi vid överföringen.

• Exportera fakturor som utkast: Väljs om man vill kunna redigera fakturan i Visma eEkonomi. Annars låses den vid överföringen. Aktiveras funktionen visas även en synkknapp på fliken Ekonomi i Millbill så att man kan hämta in fakturanummer till systemet när fakturan är bokförd.

• Källa för resultatenhet: Koppla ihop anställd eller uppdrag med resultatenhet.

Kund

• Använd kundexport: Välj om man vill använda Millnet för sitt kundregister och exportera kunder från Millnet till Visma eEkonomi. Bör inte kombineras med import av kunder.

  • Skapa kunder vid fakturaexport: Ny kund skapad i Millnet Bemanning skapas upp automatiskt i Visma eEkonomi vid överföring.

  • Uppdatera också befintliga kunder: Kunduppgifter uppdateras i Visma eEkonomi vid överföring om ändring gjord i Millnet Bemanning.

• Importera kunder: Välj om man vill använda Visma eEkonomi för sitt kundregister och importera kunder till Millnet. Detta bör inte kombineras med “Använd kundexport”.

• Från och med datum: Importerar nya eller uppdaterade kunder från angivet datum. OBS! Anger man inget datum kommer alla kunder från Visma eEkonomi importeras och kundinformation i Millnet Bemanning uppdateras! Inte att rekommendera om det kan finnas skillnader i de olika systemen gällande e-postadress, orgnr eller liknande.

Fakturaexport

När man ska använda Webconnecten för export av era fakturor så reserverar man dem först som vanligt på "Ekonomifliken". Beroende på inställningar kan man sedan exportera fakturorna eller exportera som utkast.

Vid export av färdiga fakturor kommer alla fakturor som saknar “Ext. faktnr” att föras över vid klick på moln-ikonen "" i menyraden (1) efter att man godkänner urvalet. Knappen är bara aktiv om man markerat “Använda fakturaexport” under inställningarna. Man meddelas om exporten lyckats eller om något problem har stötts på. De exporterade fakturorna får ett externt fakturanummer och kan sedan arkiveras ("Frigör").

Det andra alternativet är att exportera fakturor som utkast (se inställningar för att aktivera). Även här gäller det alla reserverade fakturor som saknar “Ext. faktnr”. Istället för ett fakturanummer får man tillbaka texen “!UTKAST” och när fakturan/fakturorna sedan är bokförda i Visma eEkonomi kan man uppdatera med korrekt fakturanummer genom att klicka på synkknappen "" (2) som endast är tillgänglig för denna funktion. Fakturor med externt fakturanummer kan sedan arkiveras ("Frigör").