Webconnect, Fortnox

InnehÄll

Funktion

I den befintliga integrationen ingÄr möjligheten att:

  • Exportera kundfakturor

  • Exportera projekt

  • Exportera kunder och justerade kunduppgifter

  • Importera kunder och justerade kunduppgifter

  • Importera leverantörsfakturarader

Skillnaden mot Millnet Connect

Millnet Webconnect gör att man slipper installera connecten lokalt dĂ„ systemet “pratar” direkt med sina externa system. Detta gör att alla instĂ€llningar sparas i systemet och att export kan ske frĂ„n vilken dator som helst. Det Ă€r Ă€ven möjligt att exportera kund- och projektinformation direkt nĂ€r ny kund eller nya justeringar skapas/sparas. NĂ„got som tidigare endast var möjligt i samband med fakturaexporten.

InstÀllningar

För att kunna anvÀnda Millnet Webconnect behöver man aktivera funktionen och stÀlla in hur integrationen ska fungera. Om det Àr nÄgonting som Àr oklart kan man alltid kontakta vÄr support.

För att kunna uppdatera behöver man ha rÀttigheten att nÄ "Företagskortet" i Millnet Tid & Projekt och behörigheten Àr dÄ Systemadministratör. Man behöver Àven ha möjlighet att logga in i Fortnox.

Aktivera

För att aktivera kopplingen gÄr man till Administration - InstÀllningar - Företag.

VÀlj sedan vilket bolag som du vill göra en integration mot.

Under "Integrationer" vÀljer man sedan Fortnox i listan.

En ny rad lÀggs nu till med integrationen.

Klicka pÄ pennan för att slutföra integrationen. I rutan som öppnas klickar man pÄ Anslut system uppe i högra hörnet.

Man kommer nu till Fortnox inloggningsruta. Logga in med dina inloggningsuppgifter hos Fortnox. Inloggningsrutan och hur du loggar kan skilja sig beroende pÄ hur inloggningsförfarandet sker just för dig. NÀr du loggat in sÄ hÀmtas de instÀllningar som behövs och du skickas med automatik tillbaka till vÄrt system

NÀr man Àr klar kontrollerar man att Fortnox stÄr som ansluten under Integrationer pÄ företagskortet .

Konfigurera

NÀr man anslutit sin integration behöver man stÀlla in hur den ska fungera. Klicka pÄ pennanpÄ raden för Fortnox för att fÄ upp de olika valen. För att underlÀtta kan man jÀmföra instÀllningarna mot de man har i sin Millnet Connect (om den anvÀnts tidigare). Dock har nÄgra benÀmningar Àndrats och nyheter tillkommit. Behöver man hjÀlp att kontrollera att allting har blivit rÀtt Àr det bara att kontakta supporten.

OBS! InstÀllningarna frÄn den tidigare connecten gÄr inte att flytta över utan detta mÄste sÀttas upp pÄ nytt. Vi hjÀlper sjÀlvklart till med instÀllningarna om man Àr osÀker.

Man hittar förklaringen för all val nedan:

Faktura

  • AnvĂ€nd fakturaexport: Om man vill kunna exportera fakturaunderlag till Fortnox

    • Exportera och koppla projekt: Markeras om man vill koppla de exporterade underlagen till projekt i Fortnox. Detta innebĂ€r att intĂ€kterna blir bokförda pĂ„ projektnivĂ„.

    • BehĂ„ll Tid & Projekts fakturanummer: Gör att fakturorna skapas upp i Fortnox med samma fakturanummer som fakturan har i Millnet Tid & Projekt. Vid detta val bör funktionen Makulera fakturanummer Ă€ven vara aktiverad i vĂ„rt system för att undvika "hĂ„l" i nummerserien. VĂ„r rekommendation Ă€r att anvĂ€nda Fortnox fakturanummerserie.

    • Kontrollera lĂ„st period: Markeras om man vill att systemet ska kontrollera om perioden Ă€r lĂ„st i bokföringen innan export kan göras. Fakturor med ett datum inom en lĂ„st period exporteras inte. Det hĂ€r har med bokföringen att göra. DĂ€r gĂ„r att lĂ„sa en period sĂ„ det inte gĂ„r att lĂ€gga till mer verifikationer i den perioden. Det innebĂ€r att om en faktura har ett datum inom lĂ„st period ska fakturan inte exporteras. Om kontrollen inte Ă€r aktiverad kan en faktura exporteras över till en lĂ„st period - men sen gĂ„r det inte bokföra den utan att Ă€ndra fakturadatum

    • AnvĂ€nd alltid adressuppgifter frĂ„n Fortnox: VĂ€ljs om man vill att uppgifterna hĂ€mtas frĂ„n kundkortet i Fortnox utifrĂ„n det kundnummer som Ă€r valt pĂ„ fakturan. Adressuppgifter pĂ„ Millbillfakturan anvĂ€nds inte.

  • KĂ€lla för kostnadsstĂ€lle: VĂ€ljs om fakturaraderna ska bokföras pĂ„ resultatenhet/kostnadsstĂ€lle. Nedan listas de olika typerna av val grupperat pĂ„ anvĂ€ndare och projekt:

    • AnvĂ€ndare - Ska detta styras av anvĂ€ndaren kan uppgiften hĂ€mtas frĂ„n:

      • AnvĂ€ndare: AnstĂ€llningsnummer

      • AnvĂ€ndare: Avdelning

      • AnvĂ€ndare: Resultatenhet

    • Projekt - Ska detta styras utifrĂ„n projektet finns:

      • Projekt: Projektnummer

      • Projekt: Resultatenhet

    • AnvĂ€ndare eller projekt - Detta innebĂ€r att uppgift om resultatenhet hĂ€mtas frĂ„n utföraren i första hand. Om uppgift om utförare saknas pĂ„ fakturaraden anvĂ€nds resultatenhet pĂ„ projektet.

      • AnvĂ€ndare om det finns annars projekt: Resultatenhet

Kund

  • Exportera aldrig kunder: Markeras om man inte vill exportera kunder till Fortnox. AnvĂ€nds Ă€ven om man istĂ€llet vill importera kunder.

  • Exportera kunder vid varje Ă€ndring: Markeras om man vill att kunder och kunduppgifter ska exporteras sĂ„ fort ny kund lĂ€ggs till eller befintlig justeras

    • Bara kunder kopplade till projekt som hör till företag: Om man endast vill exportera kunder som hör till företaget som Ă€r kopplat till detta företagskort (gĂ€ller endast om man har flera företag)

  • Skapa kunder vid fakturaexport: Markeras om man vill lĂ€gga upp nya kunder endast i samband med fakturaexporten

    • Uppdatera ocksĂ„ befintliga kunder: Markeras om man Ă€ven vill uppdatera befintliga kunder endast i samband med fakturaexporten

  • Importera kunder: Markeras om man vill kunna importera kunder frĂ„n Fortnox och vĂ€lj frĂ„n och med vilket datum. TĂ€nk pĂ„ att Ă€ven markera valet för att inte exportera kunder frĂ„n Millnet (“Exportera aldrig kunder”) dĂ„ dessa inte ska kombineras.

Projekt

  • Exportera projekt vid varje Ă€ndring: Markeras om man vill att projektinformation ska exporteras sĂ„ fort nytt projekt lĂ€ggs upp eller befintligt justeras

  • Exportera alla projekt oavsett bolag: Markeras om man vill att systemet inte ska ta hĂ€nsyn till vilket bolag projektet hör till. GĂ€ller endast om man har mer Ă€n ett bolag

Leverantörsfaktura

  • Importera leverantörsfakturor: Om man vill möjliggöra import av leverantörsfakturor

    • Prefix: Behöver anges om man importerar leverantörfakturarader frĂ„n flera företag i Fortnox. Detta hjĂ€lper systemet att hĂ„lla koll pĂ„ vilka rader som importeras frĂ„n respektive företag.

    • FrĂ„n och med datum: VĂ€lj frĂ„n och med vilket datum som leverantörsfakturor ska importeras.

Glöm inte att spara nÀr du Àr klar.

OBS! Har man flera företag behöver man sedan upprepa alla steg för samtliga företagskort som ska ha denna integration.

Fakturaexport

Precis som innan behöver fakturan reserveras i Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krÀvs Àven att anvÀndaren har rÀttigheten "Ekonomiansvarig". Detta stÀlls in pÄ anvÀndarkortet och ger Àven anvÀndaren rÀtten att importera kunder och leverantörsfakturor frÄn Fortnox.

Gör sÄ hÀr:

  • GĂ„ till "Ekonomifliken" och se till att fakturorna som ska exporteras Ă€r reserverade och klara

  • Klicka pĂ„ Exportera fakturor "" i menyn uppe till höger

  • GodkĂ€nn om det Ă€r dessa fakturor som ska exporteras

  • De reserverade fakturorna exporteras och man meddelas om alla kunde exporteras eller om nĂ„gonting blev fel.

De exporterade fakturorna fÄr ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om man anvÀnder Millnet Autofaktura för att skicka sina fakturor behöver man göra detta innan man arkiverar fakturorna.

OBS! Det gÄr att stÀlla in att endast de fakturor som har reserverats av anvÀndaren som kör exporten exporteras. Kontakta Millnet för att justera detta.

Import

Om man har stÀllt in integration för att kunna importera kunder och/eller leverantörsfakturor kommer detta att kunna göras frÄn systemet. Det krÀver dock att anvÀndaren har rÀttigheten "Ekonomiansvarig" vald pÄ anvÀndarkortet.

Kundimport:

  • GĂ„ till kundlistan i Administrationen

  • Klicka pĂ„ molnet "" i underkant av listan

  • Kunderna importeras nu till Millnet.

Leverantörsfakturaimport:

  • GĂ„ till Millbill och vĂ€lj pĂ„ fliken Leverantörsfaktura

  • Klicka pĂ„ knappen Importera frĂ„n ekonomisystem, under listan

  • Leverantörsfakturaraderna importeras nu

Last updated