Webconnect, Fortnox

Funktion

I den befintliga integrationen ingår möjligheten att:

• Exportera kundfakturor

• Exportera projekt

• Exportera kunder och justerade kunduppgifter

• Importera kunder och justerade kunduppgifter

• Importera leverantörsfakturarader

Skillnaden mot Millnet Connect

Millnet Webconnect gör att man slipper installera connecten lokalt då systemet “pratar” direkt med sina externa system. Detta gör att alla inställningar sparas i systemet och att export kan ske från vilken dator som helst. Det är även möjligt att exportera kund- och projektinformation direkt när ny kund eller nya justeringar skapas/sparas. Något som tidigare endast var möjligt i samband med fakturaexporten.

Inställningar

För att kunna använda Millnet Webconnect behöver man aktivera funktionen och ställa in hur integrationen ska fungera. Dessa inställningar kräver att man har behörigheten Systemadmininstratör i Millnet Tid & Projekt.

I Fortnox behövs en integrationslicens samt följande behörigheter:

Aktivera

För att aktivera kopplingen går man till Administration - Inställningar - Företag.

Välj sedan vilket bolag som du vill göra en integration mot.

Under "Integrationer" väljer man sedan Fortnox i listan.

En ny rad läggs nu till med integrationen.

Klicka på pennan för att slutföra integrationen. I rutan som öppnas klickar man på Anslut system uppe i högra hörnet.

Man kommer nu till Fortnox inloggningsruta. Logga in med dina inloggningsuppgifter hos Fortnox. Inloggningsrutan och hur du loggar kan skilja sig beroende på hur inloggningsförfarandet sker just för dig. När du loggat in så hämtas de inställningar som behövs och du skickas med automatik tillbaka till vårt system

När man är klar kontrollerar man att Fortnox står som ansluten under Integrationer på företagskortet .

Konfigurera

När man anslutit sin integration behöver man ställa in hur den ska fungera. Klicka på pennanpå raden för Fortnox för att få upp de olika valen. För att underlätta kan man jämföra inställningarna mot de man har i sin Millnet Connect (om den använts tidigare). Dock har några benämningar ändrats och nyheter tillkommit. Behöver man hjälp att kontrollera att allting har blivit rätt är det bara att kontakta supporten.

OBS! Inställningarna från den tidigare connecten går inte att flytta över utan detta måste sättas upp på nytt. Vi hjälper självklart till med inställningarna om man är osäker.

Man hittar förklaringen för alla val nedan:

Faktura

• Använd fakturaexport: Om man vill kunna exportera fakturaunderlag till Fortnox

  • Exportera och koppla projekt: Markeras om man vill koppla de exporterade underlagen till projekt i Fortnox. Detta innebär att intäkterna blir bokförda på projektnivå.

  • Behåll Tid & Projekts fakturanummer: Gör att fakturorna skapas upp i Fortnox med samma fakturanummer som fakturan har i Millnet Tid & Projekt. Vid detta val bör funktionen Makulera fakturanummer även vara aktiverad i vårt system för att undvika "hål" i nummerserien. Vår rekommendation är att använda Fortnox fakturanummerserie.

  • Kontrollera låst period: Markeras om man vill att systemet ska kontrollera om perioden är låst i bokföringen innan export kan göras. Fakturor med ett datum inom en låst period exporteras inte. Det här har med bokföringen att göra. Där går att låsa en period så det inte går att lägga till mer verifikationer i den perioden. Det innebär att om en faktura har ett datum inom låst period ska fakturan inte exporteras. Om kontrollen inte är aktiverad kan en faktura exporteras över till en låst period - men sen går det inte bokföra den utan att ändra fakturadatum

  • Använd alltid adressuppgifter från Fortnox: Markeras om man vill att uppgifterna hämtas från kundkortet i Fortnox utifrån det kundnummer som är valt på fakturan. Adressuppgifter på Millbillfakturan används inte. Ska vara ifylld om Fortnox är master för kundregistret.

  • Exportera fakturanotering som textrader: Markeras för att inte skriva över noteringsfältet i Fortnox fakturamall. Texten som lagts till som fakturanotering kommer att förekomma direkt efter artikelraderna på fakturan.

  • Exkludera leveransdatum från fakturan: Markeras för att inte leveransdatum ska visas på fakturan i Fortnox.

• Källa för kostnadsställe: Väljs om fakturaraderna ska bokföras på resultatenhet/kostnadsställe. Nedan listas de olika typerna av val grupperat på användare och projekt:

  • Användare - Ska detta styras av användaren kan uppgiften hämtas från:

    • Användare: Anställningsnummer

    • Användare: Avdelning

    • Användare: Resultatenhet

  • Projekt - Ska detta styras utifrån projektet finns:

    • Projekt: Projektnummer

    • Projekt: Resultatenhet

  • Användare eller projekt - Detta innebär att uppgift om resultatenhet hämtas från utföraren i första hand. Om uppgift om utförare saknas på fakturaraden används resultatenhet på projektet.

    • Användare om det finns annars projekt: Resultatenhet

Kund

• Exportera aldrig kunder: Markeras om man inte vill exportera kunder till Fortnox. Används även om man istället vill importera kunder.

• Exportera kunder vid varje ändring: Markeras om man vill att kunder och kunduppgifter ska exporteras så fort ny kund läggs till eller befintlig justeras

  • Bara kunder kopplade till projekt som hör till företag: Om man endast vill exportera kunder som hör till företaget som är kopplat till detta företagskort (gäller endast om man har flera företag)

• Skapa kunder vid fakturaexport: Markeras om man vill lägga upp nya kunder endast i samband med fakturaexporten

  • Uppdatera också befintliga kunder: Markeras om man även vill uppdatera befintliga kunder endast i samband med fakturaexporten

• Importera kunder: Markeras om man vill kunna importera kunder från Fortnox och välj från och med vilket datum. Tänk på att även markera valet för att inte exportera kunder från Millnet (“Exportera aldrig kunder”) då dessa inte ska kombineras.

Projekt

• Exportera projekt vid varje ändring: Markeras om man vill att projektinformation ska exporteras så fort nytt projekt läggs upp eller befintligt justeras

• Exportera alla projekt oavsett bolag: Markeras om man vill att systemet inte ska ta hänsyn till vilket bolag projektet hör till. Gäller endast om man har mer än ett bolag

Leverantörsfaktura

• Importera leverantörsfakturor: Om man vill möjliggöra import av leverantörsfakturor

  • Prefix: Behöver anges om man importerar leverantörfakturarader från flera företag i Fortnox. Detta hjälper systemet att hålla koll på vilka rader som importeras från respektive företag.

  • Från och med datum: Välj från och med vilket datum som leverantörsfakturor ska importeras.

Glöm inte att spara när du är klar.

OBS! Har man flera företag behöver man sedan upprepa alla steg för samtliga företagskort som ska ha denna integration.

Fakturaexport

Precis som innan behöver fakturan reserveras i Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krävs även att användaren har rättigheten "Ekonomiansvarig". Detta ställs in på användarkortet och ger även användaren rätten att importera kunder och leverantörsfakturor från Fortnox.

Gör så här:

• Gå till "Ekonomifliken" och se till att fakturorna som ska exporteras är reserverade och klara

• Klicka på Exportera fakturor "" i menyn uppe till höger
• Godkänn om det är dessa fakturor som ska exporteras

• De reserverade fakturorna exporteras och man meddelas om alla kunde exporteras eller om någonting blev fel.

De exporterade fakturorna får ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om man använder Millnet Autofaktura för att skicka sina fakturor behöver man göra detta innan man arkiverar fakturorna.

OBS! Det går att ställa in att endast de fakturor som har reserverats av användaren som kör exporten exporteras. Kontakta Millnet för att justera detta.

Import

Om man har ställt in integration för att kunna importera kunder och/eller leverantörsfakturor kommer detta att kunna göras från systemet. Det kräver dock att användaren har rättigheten "Ekonomiansvarig" vald på användarkortet.

Kundimport:

• Gå till kundlistan i Administrationen

• Klicka på molnet "" i underkant av listan
• Kunderna importeras nu till Millnet.

Leverantörsfakturaimport:

• Gå till Millbill och välj på fliken Leverantörsfaktura

• Klicka på knappen Importera från ekonomisystem, under listan

• Leverantörsfakturaraderna importeras nu