Webconnect, Fortnox
InnehÄll
Funktion
I den befintliga integrationen ingÄr möjligheten att:
Exportera kundfakturor
Exportera projekt
Exportera kunder och justerade kunduppgifter
Importera kunder och justerade kunduppgifter
Importera leverantörsfakturarader
Skillnaden mot Millnet Connect
Millnet Webconnect gör att man slipper installera connecten lokalt dĂ„ systemet âpratarâ direkt med sina externa system. Detta gör att alla instĂ€llningar sparas i systemet och att export kan ske frĂ„n vilken dator som helst. Det Ă€r Ă€ven möjligt att exportera kund- och projektinformation direkt nĂ€r ny kund eller nya justeringar skapas/sparas. NĂ„got som tidigare endast var möjligt i samband med fakturaexporten.
InstÀllningar
För att kunna anvÀnda Millnet Webconnect behöver man aktivera funktionen och stÀlla in hur integrationen ska fungera. Om det Àr nÄgonting som Àr oklart kan man alltid kontakta vÄr support.
För att kunna uppdatera behöver man ha rÀttigheten att nÄ "Företagskortet" i Millnet Tid & Projekt och behörigheten Àr dÄ Systemadministratör. Man behöver Àven ha möjlighet att logga in i Fortnox.
Aktivera
För att aktivera kopplingen gÄr man till Administration - InstÀllningar - Företag.
VÀlj sedan vilket bolag som du vill göra en integration mot.
Under "Integrationer" vÀljer man sedan Fortnox i listan.
En ny rad lÀggs nu till med integrationen.
Klicka pÄ pennan för att slutföra integrationen. I rutan som öppnas klickar man pÄ Anslut system uppe i högra hörnet.
Man kommer nu till Fortnox inloggningsruta. Logga in med dina inloggningsuppgifter hos Fortnox. Inloggningsrutan och hur du loggar kan skilja sig beroende pÄ hur inloggningsförfarandet sker just för dig. NÀr du loggat in sÄ hÀmtas de instÀllningar som behövs och du skickas med automatik tillbaka till vÄrt system
NÀr man Àr klar kontrollerar man att Fortnox stÄr som ansluten under Integrationer pÄ företagskortet .
Konfigurera
NÀr man anslutit sin integration behöver man stÀlla in hur den ska fungera. Klicka pÄ pennanpÄ raden för Fortnox för att fÄ upp de olika valen. För att underlÀtta kan man jÀmföra instÀllningarna mot de man har i sin Millnet Connect (om den anvÀnts tidigare). Dock har nÄgra benÀmningar Àndrats och nyheter tillkommit. Behöver man hjÀlp att kontrollera att allting har blivit rÀtt Àr det bara att kontakta supporten.
OBS! InstÀllningarna frÄn den tidigare connecten gÄr inte att flytta över utan detta mÄste sÀttas upp pÄ nytt. Vi hjÀlper sjÀlvklart till med instÀllningarna om man Àr osÀker.
Man hittar förklaringen för all val nedan:
Faktura
AnvÀnd fakturaexport: Om man vill kunna exportera fakturaunderlag till Fortnox
Exportera och koppla projekt: Markeras om man vill koppla de exporterade underlagen till projekt i Fortnox. Detta innebÀr att intÀkterna blir bokförda pÄ projektnivÄ.
BehÄll Tid & Projekts fakturanummer: Gör att fakturorna skapas upp i Fortnox med samma fakturanummer som fakturan har i Millnet Tid & Projekt. Vid detta val bör funktionen Makulera fakturanummer Àven vara aktiverad i vÄrt system för att undvika "hÄl" i nummerserien. VÄr rekommendation Àr att anvÀnda Fortnox fakturanummerserie.
Kontrollera lÄst period: Markeras om man vill att systemet ska kontrollera om perioden Àr lÄst i bokföringen innan export kan göras. Fakturor med ett datum inom en lÄst period exporteras inte. Det hÀr har med bokföringen att göra. DÀr gÄr att lÄsa en period sÄ det inte gÄr att lÀgga till mer verifikationer i den perioden. Det innebÀr att om en faktura har ett datum inom lÄst period ska fakturan inte exporteras. Om kontrollen inte Àr aktiverad kan en faktura exporteras över till en lÄst period - men sen gÄr det inte bokföra den utan att Àndra fakturadatum
AnvÀnd alltid adressuppgifter frÄn Fortnox: VÀljs om man vill att uppgifterna hÀmtas frÄn kundkortet i Fortnox utifrÄn det kundnummer som Àr valt pÄ fakturan. Adressuppgifter pÄ Millbillfakturan anvÀnds inte.
KÀlla för kostnadsstÀlle: VÀljs om fakturaraderna ska bokföras pÄ resultatenhet/kostnadsstÀlle. Nedan listas de olika typerna av val grupperat pÄ anvÀndare och projekt:
AnvÀndare - Ska detta styras av anvÀndaren kan uppgiften hÀmtas frÄn:
AnvÀndare: AnstÀllningsnummer
AnvÀndare: Avdelning
AnvÀndare: Resultatenhet
Projekt - Ska detta styras utifrÄn projektet finns:
Projekt: Projektnummer
Projekt: Resultatenhet
AnvÀndare eller projekt - Detta innebÀr att uppgift om resultatenhet hÀmtas frÄn utföraren i första hand. Om uppgift om utförare saknas pÄ fakturaraden anvÀnds resultatenhet pÄ projektet.
AnvÀndare om det finns annars projekt: Resultatenhet
Kund
Exportera aldrig kunder: Markeras om man inte vill exportera kunder till Fortnox. AnvÀnds Àven om man istÀllet vill importera kunder.
Exportera kunder vid varje Àndring: Markeras om man vill att kunder och kunduppgifter ska exporteras sÄ fort ny kund lÀggs till eller befintlig justeras
Bara kunder kopplade till projekt som hör till företag: Om man endast vill exportera kunder som hör till företaget som Àr kopplat till detta företagskort (gÀller endast om man har flera företag)
Skapa kunder vid fakturaexport: Markeras om man vill lÀgga upp nya kunder endast i samband med fakturaexporten
Uppdatera ocksÄ befintliga kunder: Markeras om man Àven vill uppdatera befintliga kunder endast i samband med fakturaexporten
Importera kunder: Markeras om man vill kunna importera kunder frĂ„n Fortnox och vĂ€lj frĂ„n och med vilket datum. TĂ€nk pĂ„ att Ă€ven markera valet för att inte exportera kunder frĂ„n Millnet (âExportera aldrig kunderâ) dĂ„ dessa inte ska kombineras.
Projekt
Exportera projekt vid varje Àndring: Markeras om man vill att projektinformation ska exporteras sÄ fort nytt projekt lÀggs upp eller befintligt justeras
Exportera alla projekt oavsett bolag: Markeras om man vill att systemet inte ska ta hÀnsyn till vilket bolag projektet hör till. GÀller endast om man har mer Àn ett bolag
Leverantörsfaktura
Importera leverantörsfakturor: Om man vill möjliggöra import av leverantörsfakturor
Prefix: Behöver anges om man importerar leverantörfakturarader frÄn flera företag i Fortnox. Detta hjÀlper systemet att hÄlla koll pÄ vilka rader som importeras frÄn respektive företag.
FrÄn och med datum: VÀlj frÄn och med vilket datum som leverantörsfakturor ska importeras.
Glöm inte att spara nÀr du Àr klar.
OBS! Har man flera företag behöver man sedan upprepa alla steg för samtliga företagskort som ska ha denna integration.
Fakturaexport
Precis som innan behöver fakturan reserveras i Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krÀvs Àven att anvÀndaren har rÀttigheten "Ekonomiansvarig". Detta stÀlls in pÄ anvÀndarkortet och ger Àven anvÀndaren rÀtten att importera kunder och leverantörsfakturor frÄn Fortnox.
Gör sÄ hÀr:
GÄ till "Ekonomifliken" och se till att fakturorna som ska exporteras Àr reserverade och klara
Klicka pÄ Exportera fakturor "" i menyn uppe till höger
GodkÀnn om det Àr dessa fakturor som ska exporteras
De reserverade fakturorna exporteras och man meddelas om alla kunde exporteras eller om nÄgonting blev fel.
De exporterade fakturorna fÄr ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om man anvÀnder Millnet Autofaktura för att skicka sina fakturor behöver man göra detta innan man arkiverar fakturorna.
OBS! Det gÄr att stÀlla in att endast de fakturor som har reserverats av anvÀndaren som kör exporten exporteras. Kontakta Millnet för att justera detta.
Import
Om man har stÀllt in integration för att kunna importera kunder och/eller leverantörsfakturor kommer detta att kunna göras frÄn systemet. Det krÀver dock att anvÀndaren har rÀttigheten "Ekonomiansvarig" vald pÄ anvÀndarkortet.
Kundimport:
GĂ„ till kundlistan i Administrationen
Klicka pÄ molnet "" i underkant av listan
Kunderna importeras nu till Millnet.
Leverantörsfakturaimport:
GÄ till Millbill och vÀlj pÄ fliken Leverantörsfaktura
Klicka pÄ knappen Importera frÄn ekonomisystem, under listan
Leverantörsfakturaraderna importeras nu
Last updated