Webconnect - Fortnox - Inställningar
Funktion
I den befintliga integrationen ingår möjligheten att:
Exportera kundfakturor
Exportera projekt
Exportera kunder och justerade kunduppgifter
Importera kunder och justerade kunduppgifter
Importera leverantörsfakturarader
Inställningar
För att kunna använda Time Flows Webconnect behöver man aktivera funktionen och ställa in hur integrationen ska fungera. Dessa inställningar kräver att man har behörigheten Systemadmininstratör i Time Flow.
I Fortnox behövs en integrationslicens samt följande behörigheter:
Aktivera
För att aktivera kopplingen går man till Administration - Inställningar - Företag.
Välj sedan vilket bolag som du vill göra en integration mot.
Under "Integrationer" väljer man sedan Fortnox i listan.
En ny rad läggs nu till med integrationen.
Klicka på pennan 
för att slutföra integrationen. I rutan som öppnas klickar man på Anslut system uppe i högra hörnet.
Man kommer nu till Fortnox inloggningsruta. Logga in med dina inloggningsuppgifter hos Fortnox. Inloggningsrutan och hur du loggar kan skilja sig beroende på hur inloggningsförfarandet sker just för dig. När du loggat in så hämtas de inställningar som behövs och du skickas med automatik tillbaka till vårt system
När man är klar kontrollerar man att Fortnox står som ansluten under Integrationer på företagskortet .
Konfigurera
När man anslutit sin integration behöver man ställa in hur den ska fungera. Klicka på pennan
på raden för Fortnox för att få upp de olika valen. Kontakta Milient Support om du behöver hjälp med konfigurationen.
Förklaring för alla val presenteras nedan:
Faktura
Använd fakturaexport: Om man vill kunna exportera fakturaunderlag till Fortnox
Exportera och koppla projekt: Markeras om man vill koppla de exporterade underlagen till projekt i Fortnox. Detta innebär att intäkterna blir bokförda på projektnivå.
Behåll Time Flows fakturanummer: Gör att fakturorna skapas upp i Fortnox med samma fakturanummer som fakturan har i Millnet Tid & Projekt. Vid detta val bör funktionen Makulera fakturanummer även vara aktiverad i vårt system för att undvika "hål" i nummerserien. Vår rekommendation är att använda Fortnox fakturanummerserie.
Kontrollera låst period: Markeras om man vill att systemet ska kontrollera om perioden är låst i bokföringen innan export kan göras. Fakturor med ett datum inom en låst period exporteras inte. Det här har med bokföringen att göra. Där går att låsa en period så det inte går att lägga till mer verifikationer i den perioden. Det innebär att om en faktura har ett datum inom låst period ska fakturan inte exporteras. Om kontrollen inte är aktiverad kan en faktura exporteras över till en låst period - men sen går det inte bokföra den utan att ändra fakturadatum
Använd alltid adressuppgifter från Fortnox: Markeras om man vill att uppgifterna hämtas från kundkortet i Fortnox utifrån det kundnummer som är valt på fakturan. Adressuppgifter på Millbillfakturan används inte. Ska vara ifylld om Fortnox är master för kundregistret.
Exportera fakturanotering som textrader: Markeras för att inte skriva över noteringsfältet i Fortnox fakturamall. Texten som lagts till som fakturanotering kommer att förekomma direkt efter artikelraderna på fakturan.
Exkludera leveransdatum från fakturan: Markeras för att inte leveransdatum ska visas på fakturan i Fortnox.
Källa för kostnadsställe: Väljs om fakturaraderna ska bokföras på resultatenhet/kostnadsställe. Nedan listas de olika typerna av val grupperat på användare och projekt:
Användare - Ska detta styras av användaren kan uppgiften hämtas från:
Användare: Anställningsnummer
Användare: Avdelning
Användare: Resultatenhet
Projekt - Ska detta styras utifrån projektet finns:
Projekt: Projektnummer
Projekt: Resultatenhet
Användare eller projekt - Detta innebär att uppgift om resultatenhet hämtas från utföraren i första hand. Om uppgift om utförare saknas på fakturaraden används resultatenhet på projektet.
Användare om det finns annars projekt: Resultatenhet
Kund
Exportera aldrig kunder: Markeras om man inte vill exportera kunder till Fortnox. Används även om man istället vill importera kunder.
Exportera kunder vid varje ändring: Markeras om man vill att kunder och kunduppgifter ska exporteras så fort ny kund läggs till eller befintlig justeras
Bara kunder kopplade till projekt som hör till företag: Om man endast vill exportera kunder som hör till företaget som är kopplat till detta företagskort (gäller endast om man har flera företag)
Skapa kunder vid fakturaexport: Markeras om man vill lägga upp nya kunder endast i samband med fakturaexporten
Uppdatera också befintliga kunder: Markeras om man även vill uppdatera befintliga kunder endast i samband med fakturaexporten
Importera kunder: Markeras om man vill kunna importera kunder från Fortnox och välj från och med vilket datum. Tänk på att även markera valet för att inte exportera kunder från Time Flow (“Exportera aldrig kunder”) då dessa inte ska kombineras.
Projekt
Exportera projekt vid varje ändring: Markeras om man vill att projektinformation ska exporteras så fort nytt projekt läggs upp eller befintligt justeras
Exportera alla projekt oavsett bolag: Markeras om man vill att systemet inte ska ta hänsyn till vilket bolag projektet hör till. Gäller endast om man har mer än ett bolag
Leverantörsfaktura
Importera leverantörsfakturor: Om man vill möjliggöra import av leverantörsfakturor
Prefix: Behöver anges om man importerar leverantörfakturarader från flera företag i Fortnox. Detta hjälper systemet att hålla koll på vilka rader som importeras från respektive företag.
Från och med datum: Välj från och med vilket datum som leverantörsfakturor ska importeras.
Glöm inte att spara när du är klar.
OBS! Har man flera företag behöver man sedan upprepa alla steg för samtliga företagskort som ska ha denna integration.
Fakturaexport
Precis som innan behöver fakturan reserveras i Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krävs även att användaren har rättigheten "Ekonomiansvarig". Detta ställs in på användarkortet och ger även användaren rätten att importera kunder och leverantörsfakturor från Fortnox.
Gör så här:
Gå till "Ekonomifliken" och se till att fakturorna som ska exporteras är reserverade och klara
Klicka på "Exportera fakturor" i menyn uppe till höger
Godkänn om det är dessa fakturor som ska exporteras
De reserverade fakturorna exporteras och man meddelas om alla kunde exporteras eller om någonting blev fel.
De exporterade fakturorna får ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om man använder Millnet Autofaktura för att skicka sina fakturor behöver man göra detta innan man arkiverar fakturorna.
OBS! Det går att ställa in att endast de fakturor som har reserverats av användaren som kör exporten exporteras. Kontakta Milients support för att justera detta.
Import
Om man har ställt in integration för att kunna importera kunder och/eller leverantörsfakturor kommer detta att kunna göras från systemet. Det kräver dock att användaren har rättigheten "Ekonomiansvarig" vald på användarkortet.
Kundimport:
Gå till kundlistan i Administrationen
Klicka på "molnet" i underkant av listan
Kunderna importeras nu till Time Flow.
Leverantörsfakturaimport:
Gå till Millbill och välj på fliken Leverantörsfaktura
Klicka på knappen Importera från ekonomisystem, under listan
Leverantörsfakturaraderna importeras nu
Last updated