Tidfaktorer

Tidfaktorer ska endast anges om alla dessa kriterier är uppfyllda:

• Övertid förekommer hos vissa eller alla användare i systemet.

• Övertid kan väljas att tas ut i tid, dvs. övertid kan sparas i en tidbank och tas ut i ledighet längre fram.

• Det finns bara en tidbank som företaget hanterar för varje person där all extra tid samlas, dvs. ev. flex och övertid läggs ihop i en pott.

Motsvarande möjlighet som beskrivits ovan finns även för restid samt för mertid (mertid kan vara aktuellt för personer som jobbar deltid och har rätt till mertid för tid som arbetas upp till normalarbetstiden för företaget).

Lägg till tidfaktorer

1. Gå till Administration - Inställningar - Lönekörning - Tidfaktorer.

2. Fyll i tidsfaktorn för respektive övertidsnivå genom att klicka på pennan längst ut till höger på raden iv yn. Möjlighet att fylla i tidfaktorer finns för så många övertidsnivåer som är aktiva i systemet (upp till 4 övertidsnivåer är möjligt att aktivera i systemet).

3. Spara.

Exempel på hur tidfaktorer fungerar

I exempeldatabasen har tidfaktorer angivits enligt följande:

• Övertid 1 har tidfaktor 1.5

• Övertid 2 har tidfaktor 2.0

En användare som har övertid aktiverat i sitt användarkort har rapporterat 2 timmar övertid 1i en månad. I samma månad har användaren också ökat sin flex med 1 timme. Sedan tidigare har användaren 10 timmar i sin flexbank.

Så här ser det ut i Infovyn i detta exempel i månaden där flexen om 1 timme och övertiden om 2 timmar uppstått.

Flexen har ökats automatiskt med 1 timme i och med att användaren har rapporterat mer tid än sin normalarbetstid. För att de två timmarna ska hamna vid rubriken "Övertid 1" har användaren gjort en "övertidfördelning" (läs mer om det i avsnittet om "Övertid" under avsnittet om "Tidsregistrering").

När användaren låser sin månad kan valet göras om övertiden ska betalas ut i pengar eller sparas i tidbanken (flexbanken). I detta exempel väljer användaren att spara de två övertidstimmar i tid.

När tidfaktorer finns angivna i systemet får användaren information om hur många flextimmar övertiden genererar.

I det här exemplet hade användaren jobbat 2 timmar övertid 1, vilket ger 3 timmar till flexbanken när timmarna räknas om med tidfaktor 1.5.

Omräkningen med tidfaktorerna sker i samband med att månaden låses. Så i infovyn i månaden efter kommer värdet vid "Flex - föreg. månad" att räknas upp med 3 timmar till. I det här exemplet hade exempelanvändaren alltså

• 10 timmar som ingående värde inför månad 1.

• Under månad 1 ökade flexen med 1 timme.

• Under månad 1 jobbade användaren 2 timmar övertid 1. Detta genererar 3 timmar efter omräkning som sker när månad 1 låses.

• Totalt har alltså flexsaldot ökat med 1 + 3 timmar när månad 1 är slut.

• Ingående flex för månad 2 blir 14 (10+1+3).

Begränsningar med tidfaktorer

Om tidfaktorer används kommer dessa att gälla alla användare i databasen som har övertidsrättighet. Det går alltså inte att ha olika tidsfaktorer för olika personer i samma databas.

Två olika tidbanker - en för flextid och en för komptid?

I det fall som det behöver finnas två tidbanker för varje användare, dvs. en tidbank för flextiden och en annan tidbank för övertid som väljs att tas ut i tid (vanligen kallad komptid) ska tidfaktorer inte användas. I Milient Time Flow finns bara en tidbank som kallas "Flex" där förändringen sker automtiskt utifrån en jämförelse med normalarbetstiden (läs mer i avsnittet om "Flex" under "Tidsregistrering").

Om det även behöver finnas en kompbank - hanterans den av löneprogrammet. Milient Time Flow kan i detta fall bidra med att fylla på med övertidstimmar när kompbanken ökar och minska kombanken genom att användaren rapporterar "komputtag". I detta fall behöver det alltså finnas en aktivitet som hanterar komputtaget. Lönekopplingar behöver sättas upp för komptidsökning samt komptidsuttaget.

Kontakta en verksamhetskonsult på Milient Software för att få hjälp att sätta upp systemet på rätt sätt när det gäller flex och övertid samt koppling till löneprogrammet.