Självfakturering
Last updated
Last updated
Innan man kan skapa självfakturor behöver man skapa leverantörer samt koppla användare och projekt mot funktionen. Detta så att systemet förstår att det är en självfaktura som ska skapas.
Leverantörer skapas i Administration - Användare - Leverantör.
Namn: Så att man lätt kan identifiera leverantören
E-post för fakturor: Den e-post som självfakturor kommer att skickas till. Man kan skriva flera e-postadresser genom att separera adresserna med ett kommatecken.
Leverantörsnr: Detta nummer ska vara samma i ekonomisystemet. Särskilt viktigt om det finns en integration till ekonomiprogrammet.
Kontouppgifter: Det är till kontot som anges här som beloppet på självfakturan betalas in. För att registrera ett konto, klicka på något av valen nedan. Vissa fält kan vara förifyllda för att hjälpa till med registreringen.
Övriga fält på leverantörskortet:
Kontakt: Fyll i kontaktpersonen som ska vara "Er referens" på Självfakturan.
Momshantering: Välj hur momsen ska hanteras.
Valuta: Ändrar valuta för leverantören. Valutavalet styr vilken valuta självfakturorna får. Kostnaden i prislistan ligger till grund för leverantörens pris på självfakturan. I det fall prissättning på kundfakturan har en annan valuta än leverantören sker en omräkning av den angivna kostnaden i prislistan till leverantörens valuta utifrån den aktuella valutakursen i systemet.
Förväntat betalningsdatum: Förväntad betalning visas på självfaktura pdf:en och räknas ut utifrån betalningsvillkoret på kundfakturan + X antal dagar. Innehåll i dropplistan samt vilket val ska vara förvalt när nya leverantörer skapas kan konfigureras.
Språk: Ändrar språket på självfaktura pdf:en. .
Man behöver koppla användaren som ska använda sig av självfakturering mot en leverantör. Man gör detta inne på användarkortet. Det hittar man under Administration - Användare - Användare.
Välj sedan användaren i listan. Fältet för leverantör visas först efter att man har slagit på funktionen under rubriken "Självfakturering" . Ska man koppla en befintlig leverantör kan man välja till den i listan. Man kan också välja att skapa en ny genom att klicka på plusset. Mer om hur man gör detta hittar man i det tidigare avsnittet. Det går bara att välja en leverantör på användaren.
Vill man kontrollera eller justera något på den valda leverantören kan man klicka på pennan ute till höger för att öppna upp leverantörskortet. Denna syns endast om man har en leverantör vald.
OBS! Tänk på att justeringarna här påverkar alla projekt som leverantören, via användare, är kopplad mot.
När man skapar sitt projekt gör man det precis som vanligt utöver delarna "Medlemmar" och "Prislista". Läs mer om skillnaderna nedan.
Under medlemmar behöver man välja till den eller de användare som självfaktureringen ska skapas från. För att det ska bli rätt behöver man välja personer som är kopplade mot en leverantör. Detta framgår genom att användaren listas med sitt namn följt av leverantörens namn i listan för medlemmar. Man lägger som vanligt till dem genom att markera en eller flera användare i listan och klicka på pilen till höger, eller genom att dra dem från det vänstra till det högra fältet.
I projektets prislistan (oavsett om den är länkad eller lokal) så behöver man ange belopp i fältet "Kost/tim" . Det är kostnaden som ligger till grund för beräkningen av priset på leverantörsfakturan. Priserna/kostnaden går att sätta per aktivitet och/eller användare alternativt generellt för alla aktiviteter och användare. Det är samma logik som i prislistan gällande priser på kundfakturan, men utöver kundens priser ska man fylla i vad självfakturans pris/timme ska innehålla i fältet för "Kost/tim".
Om man har gjort alla tidigare steg för att koppla leverantörer, användare och projekt är allting redo. När det är dags att fakturera behöver man tänka på några saker innan man går vidare:
Självfakturan baseras på det som angetts i tidrapporteringsvyn. Om något behöver justeras är det alltså i användarens tidrapportering som ändringen behöver göras (byt till användaren i menyn eller genom att klicka på namnet i attesteravyn).
Ändringar på projektunderlaget påverkar inte självfakturan.
Man kan inte justera självfakturan efter att den har skickats
När det är dags att fakturera går man till Fakturering - Självfakturering.
Självfakturan skapas när man skapar en faktura i "Fakturafliken" och underlagsraden sitter till "Fakturera". Man hittar den sedan under fliken "Självfakturering". Den här knappen är endast synlig när självfaktureringsfunktionen är påslagen i systemet, samt att man har rättigheten "Ekonomiansvarig" och/eller "Administratör".
Under fliken "Självfakturering" hittar man alla självfakturor som har skapats. Man kan filtrera för att se "Preliminära", "Ej skickade" och "Skickade" . Man kan även välja period som man vill se med hjälp av datumväljarna och göra en sökning på fält som innehåller text. Man kan också sortera kolumnerna genom att klicka på rubriknamnen.
Då visas en urvalsruta och där man man välja "Gruppera på".
Under sin grupp visas även en summering av beloppet för grupperingen. Alla urval ligger kvar och sparas i den webbläsare som man använder, så att man enkelt kan jobba vidare i vyn med samma utgångspunkt.
Man kan följa statusen för sina självfakturor i kolumnen "Status" med både färg och text. Man kan även hålla muspekaren över eventuella felmeddelanden för att få ytterligare information.
Preliminär (grå): Visas tills kundfakturan får ett externt fakturanummer.
Ej skickad (gul): Kundfakturan har fått ett externt fakturanummer och går att skicka.
Skickad (grön): Självfakturan är skickad. En skickad självfaktura går inte att skicka igen eller korrigera.
Fel (röd): Visas om det skulle uppstå något fel när självfakturan skickas via e-post. Exempel: Felaktig e-postmottagare eller en felaktighet i självfaktura rapporten.
Då visas en ny urvalsruta där man väljer vilka fakturor man vill ha med i urvalet. Klicka på visa för att skapa PDF:en.
Man är nu klar med självfaktureringen. Betalningsvillkoret (Förväntad betalning) för självfakturan blir samma som kundfakturans + antalet dagar som angetts på leverantörskortet. OBS! När självfakturan är skickad går det INTE att ändra eller skicka om självfakuran. Om man skulle behöva kreditera en kundfaktura görs det utan påverkan på självfakturan då denna inte kan krediteras.
Man skapar en ny leverantör genom att klicka på uppe till vänster. Fyll sedan i leverantörskortet. Man bör minst ange:
Utöver sina filter kan man dessutom gruppera på en typ i en kolumn för att få en tydligare överblick. Till exempel om vill se allt som tillhör en viss leverantör eller ligger på en viss status. Man gör en gruppering genom att klicka på pilen till höger om rubriken som blir synlig om man håller muspekaren på rubrikraden.
I denna vy kan du även förhandsgranska självfakturan innan den skickas. Man gör det genom att klicka på PDF-ikonen för fakturan i kolumnen Nr under "Självfaktura". Man kan även kontrollera kundfakturan med samma ikon i under Kundfaktura. Vill man ta ut PDF:er för flera självfakturor samtidigt så klickar man på PDF-ikonen uppe till höger.
När kundfakturan har fått ett externt fakturanummer inne på ekonomifliken blir det möjligt att skicka självfakturan. Man skickar självfakturan med e-post direkt från systemet. Detta gör man genom att klicka på brevet "" uppe till höger i vyn. Då visas alla självfakturor i en pop-up inom valt intervall med status “Ej skickad” som är möjliga att skicka. OBS! Filtreringar i listan påverkar vilka fakturor som kommer skickas. Se mer om statusarna i avsnitten ovan.
