Självfakturering
Innehåll
Inställningar
Innan du kan skapa självfakturor behöver du skapa leverantörer samt koppla användare och projekt mot funktionen. Detta så att systemet förstår att det är en självfaktura som ska skapas.
Skapa leverantör
Leverantörer skapas i Administration - Användare - Leverantör.
Ny leverantör skapas genom att klicka på 
uppe till vänster. Fyll sedan i leverantörskortet. Detta behöver åtminstone fyllas i:
Namn: Så att man lätt kan identifiera leverantören
E-post för fakturor: Den e-post som självfakturor kommer att skickas till. Det går att skriva flera e-postadresser genom att separera adresserna med ett kommatecken.
Leverantörsnr: Detta nummer ska vara samma i ekonomisystemet. Särskilt viktigt om det finns en integration till ekonomiprogrammet.
Kontouppgifter: Det är till kontot som anges här som beloppet på självfakturan betalas in. För att registrera ett konto, klicka på något av valen nedan. Vissa fält kan vara förifyllda för att hjälpa till med registreringen.
Övriga fält på leverantörskortet:
Kontakt: Fyll i kontaktpersonen som ska vara "Er referens" på Självfakturan.
Momshantering: Välj hur momsen ska hanteras.
Valuta: Ändrar valuta för leverantören. Valutavalet styr vilken valuta självfakturorna får. Kostnaden i prislistan ligger till grund för leverantörens pris på självfakturan. I det fall prissättning på kundfakturan har en annan valuta än leverantören sker en omräkning av den angivna kostnaden i prislistan till leverantörens valuta utifrån den aktuella valutakursen i systemet.
Förväntat betalningsdatum: Förväntad betalning visas på självfaktura pdf:en och räknas ut utifrån betalningsvillkoret på kundfakturan + X antal dagar. Innehåll i dropplistan samt vilket val ska vara förvalt när nya leverantörer skapas kan konfigureras.
Språk: Ändrar språket på självfaktura pdf:en. .
Koppla användare
Användaren som är berärd av självfakturering ska kopplas till en leverantör. Detta görs inne på användarkortet. Användarkortet hittar du under Administration - Användare - Användare.
Välj användaren i listan. Fältet för leverantör visas först efter att du har slagit på funktionen under rubriken "Självfakturering" - som är en tilläggsmodul . Ska användaren kopplas en befintlig leverantör väljer du leverantören i listan. Det går också skapa en ny leverantör genom att klicka på plusset. Läs mer ovan om hur en leverantör skapas. En användare kan bara vara knuten till en leverantörs.
För att kontrollera eller justera något på den valda leverantören kan du klicka på pennan ute till höger för att öppna upp leverantörskortet. Pennan syns endast när en leverantör är vald.
OBS! Tänk på att justeringarna här påverkar alla projekt som leverantören, via användare, är kopplad mot.
Projekt
När du skapar projekt som ska självfaktureras gör du precis som vanligt - utöver delarna "Medlemmar" och "Prislista". Läs mer om skillnaderna nedan.
Medlemmar
Under medlemmar i projektkortet behöver du välja till den eller de användare som självfaktureringen ska skapas från. För att det ska bli rätt behöver du välja personer som är kopplade mot en leverantör. Det framgår vilken leverantör då användarens namn är kompletterat med namnet på leverarantören i listan över valbara användare. Du lägger som vanligt till dem genom att markera en eller flera användare i listan och klickar på pilen till höger, eller genom att dra dem från det vänstra till det högra fältet.
Prislistan
I projektets prislistan (oavsett om den är länkad eller lokal) så behöver du ange belopp i fältet "Kost/tim". Det är kostnaden som ligger till grund för beräkningen av priset på leverantörsfakturan. Priserna/kostnaden går att sätta per aktivitet och/eller användare alternativt generellt för alla aktiviteter och användare. Det är samma logik som i prislistan gällande priser på kundfakturan, men utöver kundens priser ska man fylla i vad självfakturans pris/timme ska innehålla i fältet för "Kost/tim". Om kostnad per timme saknas i prislistan för projektet används kostnaden som angivits i användarkortet för underkonsulten. Om kostnad saknas även där bli priset 0 på självfakturan.
Skapa självfaktura
Om du har gjort alla tidigare steg för att koppla leverantörer, användare och projekt är allting redo. När det är dags att fakturera behöver du tänka på några saker innan du går vidare:
Självfakturan baseras på det som angetts i tidrapporteringsvyn. Om något behöver justeras är det alltså i användarens tidrapportering som ändringen behöver göras (byt till användaren i menyn eller genom att klicka på namnet i attesteravyn).
Ändringar på projektunderlaget påverkar inte självfakturan - dvs de timmar som tagits med på projektunderlaget (oavsett om de satts till "fakturera", "gratis", "dölj eller har justerats) kommer de faktiskt registrerade timmarn med på självfakturan. Timmar som sätts till "avvakta" kommer inte med på självfakturan.
Det går inte att justera självfakturan efter att den har skickats
När det är dags att fakturera går man till Fakturering - Självfakturering.
Självfakturan skapas automatiskt när du skapar en faktura på Fakturafliken och underlagsraden sitter till "Fakturera". Du hittar därefter självfakturan under fliken Självfakturering. Den här knappen är endast synlig när självfaktureringsfunktionen är påslagen i systemet (i och med att det är en tilläggsmodul), samt att man har rättigheten Ekonomiansvarig och/eller Administratör.
Kontrollera självfakturan
Under fliken "Självfakturering" hittar du alla självfakturor som har skapats. Det går att filtrera för att se "Preliminära", "Ej skickade" och "Skickade" . Det går även välja period med hjälp av datumväljarna och göra en sökning på fält som innehåller text. Det går också att sortera kolumnerna genom att klicka på rubriknamnen.
Utöver filtren går det dessutom att gruppera på en typ i en kolumn för att få en tydligare överblick. Till exempel om du vill se allt som tillhör en viss leverantör eller ligger på en viss status. Gruppering görs genom att klicka på pilen till höger om rubriken som blir synlig om man håller muspekaren på rubrikraden. 
Då visas en urvalsruta och där du väler "Gruppera på".
Under gruppen visas även en summering av beloppet för grupperingen. Alla urval ligger kvar och sparas i den webbläsare som du använder, så att du enkelt kan jobba vidare i vyn med samma utgångspunkt.
Du kan följa statusen för dina självfakturor i kolumnen "Status" med både färg och text. Du kan även hålla muspekaren över eventuella felmeddelanden för att få ytterligare information.
Preliminär (grå): Visas tills kundfakturan får ett externt fakturanummer.
Ej skickad (gul): Kundfakturan har fått ett externt fakturanummer och går att skicka.
Skickad (grön): Självfakturan är skickad. En skickad självfaktura går inte att skicka igen eller korrigera.
Fel (röd): Visas om det skulle uppstå något fel när självfakturan skickas via e-post. Exempel: Felaktig e-postmottagare eller en felaktighet i självfaktura rapporten.
I denna vy kan du även förhandsgranska självfakturan innan den skickas. Du gör det genom att klicka på PDF-ikonen för fakturan i kolumnen Nr under "Självfaktura". Du kan även kontrollera kundfakturan med samma ikon under Kundfaktura. Vill du skapa PDF:er för flera självfakturor samtidigt så klickar du på PDF-ikonen uppe till höger.
Då visas en ny urvalsruta där du väljer vilka fakturor du vill ha med i urvalet. Klicka på Visa för att skapa PDF:en.
Skicka självfakturan
När kundfakturan har fått ett externt fakturanummer inne på ekonomifliken blir det möjligt att skicka självfakturan. Du skickar självfakturan med e-post direkt från systemet. Detta gör du genom att klicka på brevet uppe till höger i vyn. Då visas alla självfakturor i en pop-up inom valt intervall med status “Ej skickad” som är möjliga att skicka. OBS! Filtreringar i listan påverkar vilka fakturor som kommer skickas. Se mer om statusarna i avsnitten ovan.
Du är nu klar med självfaktureringen. Betalningsvillkoret (Förväntad betalning) för självfakturan blir samma som kundfakturans + antalet dagar som angetts på leverantörskortet. OBS! När självfakturan är skickad går det INTE att ändra eller skicka om självfakuran. Om du skulle behöva kreditera en kundfaktura görs det utan påverkan på självfakturan då denna inte kan krediteras.
Självfakturans nummer
Varje självfaktura som skapas i systemet får ett unikt fakturanummer. Självfakturans fakturanummer skapas automatiskt i samband med att självfakturan skickas till leverantören. Varje leverantör har sin egen nummerserie för självfakturorna som består av leverantörsnumret (från leverantörsfakturaregistret) + en löpnummerserie.
Rätta till felaktigt timpris på självfaktura
Möjlighet finns att rätta till ett felaktigt timpris (som hämtas från kostnad/timme i prislistan) innan självfakturan har skickats till leverantören. Gör så här för att rätta felet:
Gå till prislistan för det aktuella projektet.
Ändra kostnad/timme till korrekt belopp.
Lås upp underkonsultens tider via Attesteravyn och lås/attestera därefter dem på nytt.
Om du gör på detta sätt kommer den preliminära/ej skickade självfakturan att uppdateras med den uppdaterade timkostnaden.
Om det felaktiga timpriset (kostnaden per timme i prislistan) på självfakturan upptäcks efter att självfakturan är skickad går det tyvärr inte att rätta till det på den här självfakturan. Rättelse får istället göras manuellt genom att lägga till nya rader i tidrapporteringen t ex genom att lägga till det som en utläggsregistrering med det belopp som ska adderas. Beloppet kan tas med på nästa självfaktura.
Kreditering
Det finns inte någon kreditfakturafunktion för att kreditera självfakturor. Men dessa möjligheter har du om du ändå behöver göra en "kreditsjälvfaktura":
Du kan skapa ett utlägg med minusbelopp via tidrapporteringsvyn. Utläggsbeloppet måste skapas i den aktuella underkonsultens tidrapportering på det projekt som är föremål för kreditering.
Minusutlägget kommer efter låsning att dyka upp som en fakturerbar post i projektunderlaget. Även om krediteringen enbart berör självfakturan så måste en "kundfaktura" skapas (eftersom självfakturor skapas upp automatiskt av systemet i samband med att kundfakturan skapas). Gör en nollfaktura - om det inte ska skickas någon faktura till kunden (dvs. du sätter utlägget på "dölj" eller "gratis" i projektunderlaget och går vidare i fakturaprocessen - förutom att fakturan inte skickas till kunden).
Last updated