Faktura

Skapa underlag

Välj Fakturering - Faktura.

Ett fakturaunderlag kan skapas först när det finns ett låst projektunderlag för projektet. De projekt som visas i listan på fliken "Faktura" är de projekt man är fakturaansvarig för. Klicka på "" för att skapa en ny faktura.

Ange fakturadatum, ev. transaktionsdatum samt välj hur man vill att fakturan ska grupperas. OBS! Om fakturan ska exporteras till ett externt ekonomisystem är det viktigt att "Artikel" (artikelnummer) finns med i grupperingen, eftersom det är detta nummer (artikel/tjänsteartikel) som är kopplingen mellan systemen.

Välj status "Fakturera" på projektunderlagsraden. och klicka på för att spara och skapa fakturaraderna. För att se på hur fakturan ser ut, klicka på pdf-ikonen till vänster om fakturanumret. När fakturan är klar klickar man på "Lås faktura", vilket innebär att fakturan går vidare i processen och återfinns under fliken "Ekonomi". Läs mer om alla funktioner på ekonomifliken i separat lathund. Det vanligaste är att ekonomiavdelningen ansvarar för fakturan när den hamnat på "Ekonomifliken". Fakturaansvarig har godkänt fakturan för fakturering i och med låsningen.

Interna noteringar/kommentarer

Intern fakturakommentar: Denna notering kommer inte med på fakturan till kunden utan är helt intern. Noteringen följer aktuell faktura och är synligt i listor över fakturor på "Fakturafliken", under Informationsknappen (inne på fakturan), på "Ekonomifliken" samt i sökresultat när man söker efter fakturor under "Rapport" i Millbill.

Projektnoteringar: Detta fält är åtkomligt från projektadministrationen, projektunderlagsfliken samt på "Fakturafliken". På samtliga förekommande platser kan texten redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna fakturakommentaren som följer fakturan).

Noteringar som kommer med på fakturan

Fakturanotering: Man hittar länken längst ner på fakturaunderlaget. Om man i projektets administration angivit en fakturanotering kommer den med här och det är möjligt att redigera noteringen genom att klicka på - Ändra notering. Fakturanoteringen kommer med på kundens faktura.

Ert ordernummer: Är ytterligare en möjlighet för notering som ska följa med på fakturan till kund. Detta är ett fält som finns på projektkortet (inte redigerbart i fakturafliken). Man kan se den om man granskar fakturan i PDF-format under "Fakturafliken".

Bifoga PDF-bilagor

Om man har en eller flera pdf:er som man vill bifoga som bilaga kan man lägga till dessa när fakturan har nått "Fakturafliken". (OBS! Bilagorna följer inte med till ekonomisystemet utan tas endast med vid manuell utskrift eller då de skickas med vår Autofakturafunktion.) Klicka på pluset "" för att skapa ett nytt underlag, eller pennan "" för att fortsätta på ett redan skapat underlag. Klicka sedan på knappen "Bilagor". För mer detaljer, se instruktionen för Bifoga bilaga.

Snabbfakturering

Det finns en snabbfunktion på fliken "Faktura". Istället för att skapa en faktura för varje projekt, så som beskrivs i föregående avsnitt, går det att skapa flera fakturaunderlag för flera projekt i samma moment och fakturorna hamnar direkt under "Ekonomifliken". Detta bör man vara medveten om:

• I det fall det finns flera projektunderlag som är låsta på ett projekt kommer systemet att skapa en faktura med samtliga projektunderlag på det projektet.

• Fakturorna som skapas får dagens datum

• Fakturagruppering: I första hand får fakturan samma fakturagruppering som användes vid förra fakturan på aktuellt projekt. Om det är första gången faktura skapas på projektet kommer den fakturagruppering som angivits som standardgruppering att väljas.

• Det ges inget tillfälle vid fakturaskapandet att ange en fakturanotering (eller redigera fakturanotering) eller intern fakturakommentar.

• Den som skapar fakturan får ingen chans att förhandsgranska fakturan utan fakturan skapas direkt, låses och överlämnas till "Ekonomifliken".

• Det går inte att bifoga bilagor utöver projektunderlaget.

• Det går bra att låsa upp fakturor som skapats via snabbfaktureringsfunktionen. Detta görs på samma sätt som om man skapat fakturan manuellt, dvs. från "Ekonomifliken".

• Knappen för snabbfakturering blir synlig först när man valt minst en faktura som man vill snabbfakturera.

Snabbfaktureringsfunktionen passar alltså bäst om man för det mesta använder samma fakturagruppering och om man sällan anger någon fakturanotering manuellt.

Så här gör man för att snabbfakturera: Markera de projekt som man vill skapa fakturor för med ett kryss i rutan framför projektnamnet. Observera att knappen "Snabbfakturera" inte blir synlig förrän man markerat någon faktura. Klicka på "Snabbfakturera", fakturorna skapas och hamnar på "Ekonomifliken".

Fliken Inställningar

När man öppnar en faktura på fakturafliken hamnar man alltid på underfliken "Innehåll" och det är här som arbetet med fakturan görs.

I vissa fall kan man även ha nytta av att gå in under fliken "Inställningar". På fliken Inställningar kan ändringar göras av referenser och adressuppgifter.

OBS! Dessa ändringar gäller enbart just den här fakturan. Ska adressen ändras även för framtida fakturor måste detta även göras på kundkortet i administrationen. Om man vill ändra t ex betalningsvillkor på enbart denna fakturan så kan man göra det men om betalningsvillkoret skall ändras permanent gör man det på kundkortet.

Lås upp projektunderlag

För att låsa upp ett projektunderlag så att det åter blir tillgängligt från fliken "Projektunderlag":

Klicka på fliken "Faktura". Klicka på Redigera vid det projekt där projektunderlaget ska låsas upp. Klicka i "Lås upp" vid det projektunderlag som ska låsas upp.

Klicka sedan på Spara"" Projektunderlaget som fakturan skapats utifrån blir åter tillgänglig på fliken "Projektunderlag".

Radera fakturaunderlag

För att radera ett påbörjat fakturaunderlag gör man enligt följande på fliken "Faktura":

Klicka på Faktura-fliken. Klicka på Redigera vid den faktura man vill ta bort. (Om man vill ta bort en faktura som redan är låst och finns under "Ekonomi-fliken" måste fakturan först låsas upp där, se lathunden "Ekonomifliken".) Markera "Avvakta".

Klicka på Spara och klicka sedan på Stäng. Man kommer då åter till listan över fakturor under "Faktura-fliken". Klicka på radera "" vid det fakturaunderlag man vill ta bort. Är underlaget det senaste kan man makulera numret istället , om man har denna funktion påslagen.

OBS! Radering av faktura innebär bara att själva fakturadokumentet med tillhörande löpnummer tas bort. Det går inte att ta bort ett fakturaunderlag om minst ett projektunderlag kopplats till fakturan. Radering av faktura kan vara aktuell om man till exempel inser att man ska byta kund på projektet. Ändringar som görs i kundregistret slår inte igenom på skapad faktura.