Faktura

Skapa underlag

Välj Fakturering - Faktura.

Ett fakturaunderlag kan skapas först när det finns ett låst projektunderlag för projektet. De projekt som visas i listan på fliken Faktura är de projekt man är fakturaansvarig för, alternativt att man har en utökad rättighet för att skapa underlag och fakturor för alla projekt. Klicka på för att skapa en ny faktura.

Fakturainformation

Under rubriken Fakturainformation under fliken Innehåll uppe till vänster i vyn visas bl. a Fakturanr, Projektnamn och Kund. Här anges fakturadatum, ev. transaktionsdatum samt hur man vill att fakturan ska grupperas. Välj fakturagruppering i rullisten bredvid Gruppera faktura på. Kontakta er administratör om ni saknar en gruppering.

OBS! Om fakturan ska exporteras till ett externt ekonomisystem är det viktigt att Artikel finns med i grupperingen, eftersom det är artikelnumret (artikel/tjänsteartikel) som är kopplingen mellan Time Flow och ekonomisystemet.

Man kan välja att kryssa i Särredovisa underprojekt om man tillämpar samfakturering av flera projekt mot en kund, samt skriva in en Intern fakturakommentar. Text som skrivs här kommer inte med på fakturan till kunden, utan är till för intern information. Noteringen följer aktuell faktura och är synligt i fakturalistan under projektnamnet, inne på fakturan under Informationsknappen och Noteringar högst uppe till höger, under fliken Ekonomi samt i sökresultat när man söker efter fakturor under Rapport under Fakturering.

Projektnotering: Detta fält är åtkomligt från projektadministrationen under Administration - Projekt - Projekt - Projektnotering (intern), projektunderlagsfliken samt fakturafliken. På samtliga förekommande ställen kan den text du skrivit in redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna fakturakommentaren som följer fakturan).

Projektunderlag

Bocka i Fakturera på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och klicka på för att spara och skapa fakturaraderna.

Fakturarader

Här visas nu fakturaraderna utifrån den fakturagruppering som valts under Fakturainformation.

Längst ner visas eventuell Fakturanotering man valt att skriva in på projektkortet under Administration - Projekt - Projekt - Fakturanotering (intern). Man kan redigera eller lägga till fakturanotering genom att klicka på pennan vid Ändra notering. Denna notering kommer att visas på fakturan till kunden.

Klicka på pdf-ikonen till vänster om fakturanumret för att förhandsgranska fakturan. Under Fakturor högst uppe till höger visas alla skapade projektunderlag och fakturor för projektet. Klicka på pdf-symbolen för förhandsgranskning av projektunderlaget eller fakturan alternativt länken bredvid pdf-symbolen för att komma in i det skapade projektunderlaget för att tydligare kunna se hur de olika posterna i underlaget har hanterats.

Om man behöver redigera någon post på fakturan väljer man att bocka i Lås upp i projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara. Då går underlaget tillbaka till fliken Projektunderlag och man går in på pennan på projektunderlaget och gör de korrigeringar man önskar för att sedan låsa projektunderlaget på nytt. Gå sedan tillbaka till Faktura och klicka på pennan på den fakturan som tidigare skapats, och bocka i Fakturera i projektunderlagsraden.

När fakturan är klar klickar man på hänglåset uppe/nere till höger, vilket innebär att fakturan går vidare i processen och återfinns under fliken Ekonomi för vidare hantering. Det vanligaste är att ekonomiavdelningen ansvarar för fakturan när den hamnat på Ekonomi-fliken. Fakturaansvarig har godkänt fakturan för fakturering i och med låsningen.

Läs mer om Ekonomi-fliken i avsnittet Faktura - Ekonomi

Bifoga PDF-bilagor

Om man har en eller flera pdf:er som man vill bifoga som bilaga kan man lägga till dessa på fakturan under Bilagor. OBS! Bilagorna följer inte med i exporten till ekonomisystemet utan tas endast med vid manuell utskrift eller då de skickas med vår Autofakturafunktion.)

Se avsnittet Faktura - Bifoga bilaga för hantering av bilaga.

Snabbfakturering

Det finns möjlighet att snabbskapa flera fakturor för flera projekt samtidigt, istället för att skapa en faktura för varje projekt. Snabbskapade fakturor skapas och låses för att sedan hamna direkt under fliken Ekonomi för vidare hantering. Detta bör man vara medveten om:

• I det fall det finns flera projektunderlag som är låsta på ett projekt kommer systemet att skapa en faktura med samtliga projektunderlag för det projektet.

• Fakturorna som skapas får dagens datum

• Fakturagruppering: I första hand får fakturan samma fakturagruppering som användes vid förra fakturan på aktuellt projekt. Om det är första gången faktura skapas på projektet kommer den fakturagruppering som angivits som standard att väljas.

• Det ges inget tillfälle vid fakturaskapandet att ange en fakturanotering (eller redigera fakturanotering) eller intern fakturakommentar.

• Den som skapar fakturan får ingen chans att förhandsgranska fakturan utan fakturan skapas direkt, låses och hamnar under fliken Ekonomi.

• Det går inte att bifoga bilagor utöver projektunderlaget.

• Det går bra att låsa upp fakturor som skapats via snabbfaktureringsfunktionen. Detta görs på samma sätt som om man skapat fakturan manuellt, dvs. från fliken Ekonomi.

• Knappen för snabbfakturering blir synlig först när man valt minst en faktura som man vill snabbfakturera.

Snabbfaktureringsfunktionen passar alltså bäst om man för det mesta använder samma fakturagruppering och om man sällan anger någon fakturanotering manuellt.

Så här gör man för att snabbfakturera:

Kryssa i rutan framför projektnamnet på de projekt som ska snabbfaktureras. Observera att knappen Snabbfakturera inte blir synlig förrän man markerat någon faktura. Klicka på Snabbfakturera. Fakturorna har nu skatats och låsts och gått vidare till fliken Ekonomi för vidare hantering.

Fliken Inställningar

När man öppnar en faktura på fakturafliken hamnar man alltid på underfliken Innehåll och det är här som arbetet med fakturan görs.

I vissa fall kan man även ha nytta av att gå in under fliken Inställningar. Här kan ändringar göras av exempelvis ordernummer, referenser och adressuppgifter.

OBS! Dessa ändringar gäller enbart just den här fakturan. Ska ändringarna ske även för framtida fakturor måste detta göras på kundkortet i administrationen. Om man vill ändra t ex betalningsvillkor på enbart denna fakturan så kan man göra det, men om betalningsvillkoret skall ändras permanent gör man det på kundkortet.

Radera fakturaunderlag

Om man vill ta bort en faktura som redan är låst och finns under fliken Ekonomi måste fakturan först låsas upp där, se avsnittet Faktura - Ekonomi - Avreservera/lås upp

För att radera ett påbörjat fakturaunderlag gör man enligt följande:

Gå in under Fakturering - Faktura. Sök upp faktura som ska raderas i fakturalistan. Klicka på Redigera så fakturaunderlaget öppnas upp.

Bocka i Avvakta i projektunderlagsraden under Vad vill du göra?

Klicka på Spara och sedan på Stäng. Man kommer då tillbaka till fakturalistan. Klicka på Radera vid det aktuella fakturaunderlaget. Om man har makulerafunktonen påslagen kan man makulera den istället. Det förutsätter dock att det är det senaste fakturaunderlaget.

OBS! Radering av faktura innebär bara att själva fakturadokumentet med tillhörande löpnummer tas bort. Det går inte att ta bort ett fakturaunderlag om minst ett projektunderlag kopplats till fakturan. Radering av faktura kan vara aktuell om man till exempel inser att man ska byta kund på projektet. Ändringar som görs i kundregistret slår inte igenom på skapad faktura.