Webconnect - Hogia Ekonomi - Inställningar

Funktion

I den befintliga integrationen ingår möjligheten att:

• Exportera kundfakturor

• Exportera projekt

• Exportera kunder och justerade kunduppgifter

• Importera kunder och justerade kunduppgifter

• Importera leverantörsfakturarader

Inställningar

För att kunna använda Time Flows Webconnect behöver man aktivera funktionen och ställa in hur integrationen ska fungera. Dessa inställningar kräver att man har behörigheten Systemadmininstratör i Time Flow.

Från Hogia behövs integrationsnyckel.

Aktivera

För att aktivera kopplingen går man till Administration - Inställningar - Företag.

Välj sedan vilket bolag som du vill göra en integration mot.

Under "Integrationer" välj Hogia Ekonomi i listan.

En ny rad läggs nu till med integrationen.

Klicka på pennan för att göra ansluta och för att göra inställningar om integrationen.

Välj Hogia Ekonomi i vallistan och ange organisations ID för företaget. Organisations ID hämtas från i Hogia Ekonomi och är en "nyckel" som identifierar företaget i Hogia Ekonomi.

Konfigurera

När integrationen är ansluten behöver inställningar göras för definiera hur integrationen ska fungera. I avsnitten nedan beskrivs de olika inställningarna som kan göras i respektive flik när du klickat på pennan vid integrationen "Hogia Ekonomi".

Faktura

• Använd fakturaexport - Markera rutan för att aktivera export av kundfakturor till Hogia Ekonomi. Knapp kommer i och med konfigurationen att dyka upp på fliken "Ekonomi" i faktureringsmodulen som används när fakturor ska exporteras till Hogia Ekonomi.

  • Koppla till projekt - Markera rutan om intäkterna från fakturaraderna ska bokföras på projekt i Hogia Ekonomi.

  • Exportera fakturaunderlag - Väljs om fakturorna ska exporteras och hamna som "underlag" (med ett preliminärt fakturanummer) i Hogia Ekonomi.

  • Behåll Tid & Projekts fakturanummer - Markera i rutan om fakturorna i Hogia ska få fakturanumret satt utifrån det fakturanummer som fakturan har i Time Flow. Om rutan lämnas blank skapas fakturan upp i Hogia med nästa lediga fakturanummer där.

• Källa för kostnadsställe - Om intäkterna ska bokföras mot kostnadsställe/resultatenhet i Hogia Ekonomi väljs alternativet i vallistan från vilken källa i Time Flow som detta sak hämtas.

• Källa för kostnadsenhet - Om intäkterna ska bokföras mot kostnadsenhet i Hogia Ekonomi väljs alternativet i vallistan från vilken källa i Time Flow som detta ska hämtas.

Kund

Det vanligaste brukar vara att ett val görs vilket av systemet, dvs. Time Flow eller Hogia Ekonomi, som är master för kundregister.

• Exportera kunder - Välj när något av alternativen "Exportera kunder vid varje ändring" (dvs. varje gång ett projektkort sparas i Time Flow) eller "Skapa kunder vid fakturaexport" om Time Flow är master för kundregistret. Vid flera bolag i samma Time Flow databas kryssas vanligtvis rutan för "Bara kunder kopplade till projekt som hör till detta företag" i för att bara aktuella kunder för bolaget ska exporteras till Hogia Ekonomi för just det bolaget.

• Importera kunder - Om Hogia Ekonomi är master för kundregistret kryssar du i rutan för "Importera kunder". Detta gör att en knapp dyker upp på kundfliken undra Administration - Projekt - Kunder så du kan importera kunder från Hogia Ekonomi till Time Flow när du så önskar. Valet "Exportera aldrig kunder" bör också vara valt i detta alternativ.

Projekt

• Exportera projekt vid varje ändring - Markera om du vill att projektuppgifter ska exporteras från Time Flow till Hogia Ekonomi varje gång projekt skapas och sparas i Time Flow.

• Exportera projekt oavsett bolag - Valet är endast aktuellt när flerbolagsstödet används, dvs. när Time Flow-databasen innefattar flera bolag. Markera om du vill att alla projekt ska exporteras oavsett vilket bolag som äger projekten.

• Exportera alla projekt kopplade till företaget - Om du vill göra en "massexport" till Hogia Ekonomi av alla aktiva projekt i Time Flow kan det göras genom att klicka på den här knappen.

Leverantörsfaktura

• Importera leverantörsfakturor - Aktiverar importknappen inne på fliken Leverantörsfaktura i Faktureringsmodulen.

• Advanced: Compare fully numeric projectnumbers - Rensar bort bindestreck i projektnumret (för de som har bindestreck i sina projektnummer i Time Flow) för att projektnumret ska kunna matchas med projektnummer i Hogia där bindestreck inte är tillåtet och projektnumren därför finns utan bindestreck.

• Prefix - För att hålla reda på leverantörsfakturanummerserie för varje respektive bolag vid flera bolag i samma Time Flow-databas.

• Kontofilter - Kodfilter som kan begränsa vilka leverantörsfakturarader som importeras baserat på vilka kostnadskonton som leverantörsfakturaraderna är bokförda på.

• Datum att importera från - Ange datum att importera ifrån (har betydelse vid första importen). När importfunktionen är igång finns information om senaste importdatum i databasen.

• Gå tillbaka så här många månader från senaste import - Kontroll bakåt från senaste importdatum så att inga leverantörsfakturor missas (de kan ju importeras i icke kronologiskt ordning).