Webconnect löneexport
Last updated
Last updated
Med Webconnect kan du ta ut lönefiler ur systemet direkt från Attesteravyn. Några inställningar behöver göras för att få igång webconnect funktionen (se närmare instruktioner om varje del längre ner i beskrivningen):
Filbaserad löneexport behöver aktiveras under Administration - Inställningar - Företag.
Den person som ska kunna ta ut lönefiler från systemet behöver ha rättigheten "Löneadministratör" vald i sitt användarkort.
Användarna som ska följa med i lönefilerna som sedan kan skapas med hjälp av webconnect måste tillhöra ett företag i databasen.
Lönearter och Lönekopplingar behöver vara upplagda på flikarna under Administration - Inställningar - Lönekörning.
Varje punkt ovan beskrivs mer detaljerat i respektive avsnitt nedan.
Om du har Millnet Connect installerat och har använt den programvaran för att skapa lönefiler kan du välja att gå över till webconnect och på så sätt slippa hantera den lokalt installerade programvaran som Millnet Connect är. Om du har en integration till ditt ekonomiprogram som kräver Millnet Connect kan du behöva behålla programvaran av det skälet. Det fungerar fint att använda Millnet Connect parallellt med Webconnect Lön.
För att kunna använda Webconnect behöver du aktivera funktionen och ställa in vilken lönemall som ska avnändas för att integrationen ska fungera. På företagskortet behöver även "Företagsnamn" och "Organisationsnummer" fyllas i - om inte detta är gjort sen tidigare. Om det är någonting som är oklart kan man alltid kontakta vår .
Löneintegrationen med Webconnect aktiveras på företagskortet. Detta hittar man under Administration - Inställningar - Företag.
För att ha tillgång till den här fliken behöver du ha rättigheten systemadministratör. Välj det företag du vill sätta upp löneintegration för i listan över företag på fliken och skrolla ner till rubriken Integrationer. Välj sedan Filbaserad löneexport i dropplistan.
När man klickat på Filbaserad löneexport så visas en inställningsruta.
När du lagt till integrationen behöver du konfigurera den. Det handlar framför allt om att välja rätt filformat för den lönefil som systemet ska skapa upp varje månad när det är dags att göra löner. Om du har Millnet Connect sedan tidigare kan du kontrollera inställningarna du har i Millnet Connect och välja att använda samma lönefilsmall som du använt tidigare via den programvaran. Kontaka Milient Softwares support omd du behöver hjälp.
Dessa inställningar behöver göras:
Filformat: Välj vilken typ av filformat som ska användas.
Filnamn: Fylls i automatiskt när du avmarkerar filformatskolumnen. Standarden för filnamnet är filmallens namn (och organisationsnummer, om flera bolag finns i samma databas). Vill du justera namnet på filen klickar du på raden. OBS! Se dock till att behålla filändelsen som viktig att den blir korrekt angiven (olika löneprogram kräver olika filändelser för sina lönefiler).
Lägg till datum och tid i filnamnet: Om detta val markeras så kommer filnamnet att kompletteras med datum och tid. Checkboxen blir synlig när du klickar på fältet.
Kodning: Standard är UTF-8 men växlas automatisk vid val om filformat.
I det fall som det bara finns ett företag i databasen har i de flesta fall användarna en företagstillhörighet till det enda företag som finns i databasen.
Om det finns flera företag i databasen behöver du gå igenom och eventuellt justera företagstillhörigheterna för användarna. För att undersöka vilka användare som tillhör ett visst företag går du enklast in under Inställningar - Företag, klickar på företaget och byter till fliken Användare.
Markera de användare du vill flytta över och dra dem till den den högra rutan, alternativt klicka på pilen åt höger. Du kan markera flera användare i samtidigt. En användare kan endast tillhöra ett av företagen i databasen. Så om en eller flera användare har fel företag valt kan du behöva "koppla loss" användarna från det företag de nu tillhör för att göra dem valbara på ett av de andra företagen i databasen.
När nya användare skapas behöver du välja företag i dropplistan på användarkortet som du hittar under rubriken Anställning i användarkortet (Administration - Användare - Anvädnare). För att inte missa detta kan fältet "Företag" konfigureras som ett obligatoriskt fält - kontakta Milient Softwares support som kan hjälpa till med konfigurationen.
För att kunna göra en löneexport via webconnecten behöver användaren som ska göra detta ha rättigheten Löneadministratör i sitt användarkort. Rättigheten ger tillgång till Attesteravyn och dess rapporter samt knappen Löneexport. Löneadministratör ger inte attesträttigheter - så om användaren som ska kunna skapa lönefiler även behöver rättigher att attestera, låsa och låsa upp användare behöver användaren även få attesträttigheter markerat i sitt användarkort.
När tiderna är attesterade och klara är det dags att föra över underlagen till ert lönesystem. Gå till Tidsregistrering - Attestera.
För att en person ska komma med i lönefilen krävs att dessa villkor är uppfyllda:
Användaren ska ha ett anställningsnummer angivet i sitt användarkort.
Användaren ska tillhöra ett företag i databasen - se i avsnittet ovan.
Användaren ska vara attesterad för den perioden som lönefilen avser.
Möjlighet finns att filtrera i vyn på: grupp, företag och/eller period.
Markera de personer du vill ha med i lönefilen och klicka sedan på knappen Löneexport (finns som valbart alternativ i menyn uppe i högra hörnet - om du har rättigheten "Löneadministratör" i ditt användarkort).
I dialogrutan som öppnas presenteras alla personer du valt att ta med i uvalet. Markera alla om alla ska vara med lönefilen - genom att kryssa i den överst rutan vid rubriken. Du kan också välja att kryssa i ett urval av personer genom att kryssa i dem du vill ha med. I dialogrutan kan du sortera på kolumnerna som finns i vyn, dvs. "Namn", "Anställningsnummer" och "Lön klar t o m".
Klicka på knappen "Export" för att skapa lönefilen (knappen blir aktiv när minst en användare har markerats).
En lönefil skapas nu för de valda användare. Var filen sparas beror på inställningarna för nedladdade filer i din webbläsare. Den vanligaste inställningen är att den sparas i mappen “Hämtade filer” eller att man får en fråga om var filen ska sparas. Nu kan du importera lönefilen i ditt löneprogram.
