Inställningar

Innan du börjar

Den här lathunden tar upp hur man uppdaterar information på kundkortet som berör vår Autofakturafunktion. För information kring företagskortets inställningar eller hur man aktiverar funktionen finns istället lathunden Autofaktura, aktivering.

Massuppdatering

Uppdatera kundinformation

Om man vill uppdatera befintliga eller justera nya kunder så finns en funktion för att massuppdatera några viktiga delar på kundkorten. Funktionerna kan användas flera gånger, till exempel om man vill göra förändringar senare eller kontrollera statusen för de som kan ta emot e-fakturor. Förklarande text finns för varje steg som kan göras, men vi tar även upp lite om de olika delarna nedan.

Gå till Administration - Projekt - Kund. Alla kunder visas då i listvyn.

Klicka på ikonen i underkant av listan nere till vänster.

Koppla land

Varje kund som faktureras via Autofaktura måste ha en landskod. Massuppdateringen innebär här att de kunder som saknar landskod får den landskod som är vald som standardlandskod i systemet. Om man vill ange annat land än standardland på vissa kunder kan man göra det per kund i listan innan du massuppdaterar.

Koppla kund

Här kan man göra en genomsökning av kundregistret och koppla de kunder som ännu inte är kopplade till Autofaktura. Kund behöver framförallt kopplas vid faktureringssätt E-faktura. Matchning görs på organisationsnummer och namn. Matchningen startar när man klickar på Matcha kund, till vänster ovanför listan. Kunder med e-faktura som faktureringssätt kompletteras med organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer från Autofakturas register.

Vid exakt träff får kunden status Koppling klar. I de fall kunden kan matchas mot flera kunder i Autofakturas register blir statusen Flera möjliga val. Då måste man göra ett aktivt val för respektive av dessa kunder. Detta kan man göra genom att klicka på genvägen till kundkortet före kundens namn i listan.

E-faktura

I tredje steget kan man göra en genomsökning av kundregistret för att hitta kunder med valt faktureringssätt Brev, E-post eller Övrigt, men som enligt Autofakturas register kan ta emot e-fakturor.

För att starta matchningen klicka på knappen Matcha E-faktura, till vänster ovanför listan. Man kan direkt i listan välja att byta faktureringssätt till e-faktura samt koppla kunden till e-faktura genom att använda ikonen som tar er direkt till kundkortet för den valda kunden. Byter man faktureringssätt till E-faktura och kopplar kunden så hämtas organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer från Autofakturas register. Gör man inget byte behålls det ursprungliga faktureringssättet och inga kunduppgifterna uppdateras. Kunden dyker då upp igen i den här guiden vid senare körning.

OBS! Även om det är möjligt att koppla en eller flera kunder direkt så är det viktigt att kontakta dem så att allt blir rätt. Bland annat så att kunden är medveten om att det kommer e-fakturor från er.

Vissa kunder måste dessutom kontaktas innan koppling till Autofaktura ens kan kan göras. Om så är fallet visas status: Kontakta först. Efter kontakt får du sedan koppla kunden manuellt på kundkortet.

Övriga inställningar

Kundkortet

För att systemet ska veta på vilket sätt fakturan ska skickas och för att det val du gjort ska vara möjligt krävs att viss information finns på kundkorten. Viss information kan fyllas i med massuppdateringsfunktionen , men andra delar kan behöva kompletteras. För att göra detta behöver man gå till varje enskild kunds kundkort som man ska göra ändringar för. Informationen som berör Millnet Autofaktura är:

• Faktureringssätt - Avgör hur fakturorna skickas

• Orgnr, krävs för att fakturorna ska kunna skickas till rätt kund om man har faktureringssätt E-faktura vald

• E-postadress, krävs om man har valt att skicka fakturan per E-post. Den går att justera manuellt vid utskicket om man vill frångå den förvalda mailadressen

• Faktureringsadress, krävs för de fakturor som ska skickas per brev