Projektrapport

Generera rapport

Det går att generera flertalet rapporter i systemet. I den här lathunden presenteras hur man går tillväga för att ta fram en projektrapport, men övriga rapporter kan även de nås via samma meny. Det är upp till var och en hur specifik rapporten ska vara. Man behöver endast fylla i de fält som är av intresse.

Projektrapporten är en detaljerad rapport som presenterar alla registreringar (tid, utlägg, körjournal, traktamente, tillägg, artiklar) som är gjorda via tidrapporteringsvyn. En registrering kommer med i rapporten så snart den är registrerad (den behöver alltså inte vara låst. OBS! Notera att du också kan hitta en projektrapport inne i faktureringsmodulen. Den rapporten innehåller endast transaktioner som hanterats i faktureringsmodulen.

Gå till Uppföljning i huvudmenyn och välj Rapporter

Klicka sedan på Projektrapport i rapportmenyn. Vad som finns valbart rapportmässigt kan skilja sig från det som visas nedan mot er meny beroende på inställningar och anpassningar som just ert företag har.

Datumurval måste alltid göras. Det går inte att skapa en projektrapport utan att först välja ett datumintervall. Välj datum genom att skriva in datumen direkt eller med hjälp av kalendern intill vardera ruta.

Projektrapporten är alltid presenterad per projekt. Projektrapporten under Uppföljning innehåller all registrerad tid. Tiden behöver alltså inte vara låst för att komma med i rapporten. I PDF-rapporten erhålls summeringar aktivitet, aktivitetstyp samt utförare för varje projekt.

För att skapa rapporten så kan en rad filter användas. De flesta filter gäller projekt. Exempel: När man väljer Företag i filtret är det projektens tillhörighet till det valda företaget som avses. Samma sak gäller Resultatenhet som gäller den resultatenhet som projektet tillhör.

Filtren Användare och Grupp används för att begränsa rapporten och titta på transaktioner som registrerats av en viss användare eller grupp av användare.

Vill man t ex endast se en specifik användares rapporterade tid, väljs aktuell person i vallistan Användare. Projektledare och Fakturaansvarig används vid filtrering av urvalet baserat på vem som är benämnd som dessa i projektet. Klicka på Excel eller PDF-knappen beroende på vilket format man vill generera sin rapport i.

Ju fler val som görs bland filtren desto smalare kommer utfallet i rapporten att bli. Exempel: Om ett projekt väljs i vallistan över projekt, samt en användare väljs i vallistan över användare, kommer rapporten som skapas att innehålla all data som den valda användaren har rapporterat i det valda projektet. Väljs dessutom en viss aktivitet i vallistan för detta smalnar rapporten ytterligare och kommer bara innehålla de transaktioner av den valda aktiviteten (i valt projekt och av vald användare).

Har det filtreringsfält som används en sökruta och ett förstoringsglas efter själva vallistan går det att ange ett sökbegrepp. I rullisten till vänster visas då träffar som innehåller sökbegreppet. Detta kan underlätta när det exempelvis är många användare eller projekt i respektive vallista att välja bland.

Exempel på filtrering vid uppföljning av frånvaro

I det här exemplet vill vi följa upp frånvaro via projektrapporter. Genom att välja en viss aktivitet (1) kan vi avgränsa oss till data baserat på aktuell aktivitet. Välj vilken aktivitet man vill generera sin rapport på. I det här exemplet använder vi aktiviteten Sjuk och aktivitetstypen Frånvaro. Vill man ha med samtliga aktiviteter hoppar man över detta fält. Urvalet baseras då enbart på de övriga valen man gjort.

Om det inte finns data registrerad som matchar urvalet kan ingen rapport genereras. Detta visas med ett meddelande. Om man vet att det borde finnas information kan man kontrollera att den period och de val man gjort är korrekta, eller testa att välja andra parametrar.

När man genererar rapporten som PDF öppnas den för granskning automatiskt. Man kan i rapporten följa upp den tid som har registrerat av användare. Som standard visas projektnummer, resultatenhet, utförare och projektnamn. Man får alltid en totalsumma, oavsett vilket urval man gör.

Exempel på filtrering vid uppföljning av extern- & interntid

Välj vilken aktivitetstyp (1) man vill generera sin rapport på, intern eller extern tid. Benämningen och antalet aktivitetstyper att välja mellan varierar beroende på inställningarna för just ert företag. Anpassa efter behov övriga uppgifter som intervall, specifika användare och projekt med mera. Man väljer själv hur specifik man vill ha sin rapport.

För att administrera aktivitetstyper gå via Administration - Inställningar - Projekt - Aktivitetslista/typ. Se även till att tagga aktiviteterna som ska ingå i listan över aktivitetstyper med rätt aktivitetstyp. Listan med aktiviteter finns under Administration - Inställningar - Projekt - Aktivitet.

Mer om filtrering i projektrapporten

Längst ner finns kryssrutor som kan hjälpa till att välja bort/lägga till viss typ av data i projektrapporten som skapas:

Ingen sidbrytning påverkar pdf-rapporten och tar bort ev. sidbrytningar. Om rutan inte är ikryssad sorteras rapporten med ett projekt per sida och kan då medföra att rapporten blir på väldigt många sidor.

Vill man t ex få med enbart registrerad tid i rapporten - och därmed utesluta poster i form av traktamente, artiklar, utlägg, tillägg samt körjournal så kryssas rutorna för dessa typer ur. Se bara till att kryssrutan vid Aktiviteter behålls.

Detaljposter bör vanligtvis behållas ikryssad, då det är den som gör att alla enskilda registreringar kommer med i rapporten. Om rutan kryssas ur erhålls endast summeringarna per aktivitet, aktivitetstyp och användare. Detta gäller både pdf-rapporten och excelrapporten.

Intern notering lägger till noteringar som tidrapportören gjort i fältet Intern notering som kan finnas aktiverad i tidrapporteringen. OBS! Om inte fältet intern notering finns synlig i tidrapporteringen kan den behöva aktiveras via en konfiguration för ert företag. Kontakta supporten för att få hjälp med detta.

Fakturerbar tid påverkar pdf-rapporten genom att den fakturerbara tiden som tidrapportören har registrerat presenteras när rutan är ikryssad. Om man önskar jämföra fakturerbar tid mot registrerad närvarotid i pdf-rapporten får man först ta ut en rapport där rutan är ikryssad, och sedan en rapport där den är urkryssad.

Tar man istället ut rapporten i excel erhålls den fakturerbara tiden i kolumnen Fakturerbar tid och den faktiskt registrerade närvarotiden i kolumnen Närvaro. Autosummera dessa två kolumner för jämförelse. Fakturerbar tid är något som en tidrapportör kan ha rättighet att skriva in via tidrapporteringen. Rättigheten får man genom att vara medlem i en grupp som har den rättigheten angiven. Se avsnittet om Fakturerbar tid i tidrapporteringen vad fakturerbar tid innebär samt under avsnittet om Rättighetsgrupp för att aktivera funktionen för en användargrupp.

Projektrapport över data om inaktiva användare respektive stängda projekt

Det går att få fram information i projektrapporten som rapporterats av användare som nu är inaktiverade.

Exempel: Om man väljer att ta ut en projektrapport på ett visst projekt och en användare har rapporterat tid i det valda projektet kommer all registrerad tid som användaren gjort att komma med i rapporten - oavsett om användaren har inaktiverats. Dock går det inte att göra urval på den inaktiva användaren i vallistan för Användare.

Det går att få fram information i projektrapporten för projekt som är stängda. Dock presenteras inte stängda projekt i vallistan för Projekt. Urval går dock att göra på ett stängt projekt - men projektet måste sökas fram via sökfältet till höger om vallistan.

Rättigheter i projektrapporten

De som har tillgång till projektrapporten under Uppföljning är administratörer, attestansvariga, projektledare samt projektadministratörer. I grundinställningen av systemet har behörighetsnivån på inloggad användare betydelse för hur mycket data som kommer med i rapporten.

En person som har åtkomst till rapporten och är attestansvarig får ut data för alla de användare som personen är attestansvarig för.

En person som är projektledare kan ta ut rapporten för alla de projekt som denne är projektledare för.

En administratör kan med automatik inte via sin administratörrättighet få ut all data i rapporten utan ytterligare behörigheter behövs så som att administratören t ex även är attestansvarig.

Det går att ge en person åtkomst till all data i projektrapporten genom att se till att personen är med i en grupp som har rättigheten Kan ta rapport på alla data. Det finns även en systeminställning som ger alla användare i systemet rätt att ta rapporter på all data - denna inställning kräver konfiguration i systemet. Kontakta supporten vid ytterligare frågor kring detta.