Projektrapport
Last updated
Last updated
Det gÄr att generera flertalet rapporter i systemet. I den hÀr lathunden presenteras hur man gÄr tillvÀga för att ta fram en projektrapport, men övriga rapporter kan Àven de nÄs via samma meny. Det Àr upp till var och en hur specifik rapporten ska vara. Man behöver endast fylla i de fÀlt som Àr av intresse.
GÄ till "Uppföljning" i huvudmenyn och vÀlj "Rapporter"
Klicka sedan pÄ "Projektrapport" i rapportmenyn. Vad som finns valbart rapportmÀssigt kan skilja sig frÄn det som visas nedan mot er meny beroende pÄ instÀllningar och anpassningar som just ert företag har.
Datumurval mÄste alltid göras. Det gÄr inte att skapa en projektrapport utan att först vÀlja ett datumintervall. VÀlj datum genom att skriva in datumen direkt eller med hjÀlp av kalendern intill vardera ruta.
Projektrapporten Àr alltid presenterad per projekt. Projektrapporten under Uppföljning innehÄller all registrerad tid. Tiden behöver alltsÄ inte vara lÄst för att komma med i rapporten. I PDF-rapporten erhÄlls summeringar aktivitet, aktivitetstyp samt utförare för varje projekt.
För att skapa rapporten sÄ kan en rad filter anvÀndas. De flesta filter gÀller projekt. Exempel: nÀr man vÀljer Företag i filtret för detta sÄ Àr projektens tillhörighet till det valda företaget som avses och samma sak gÀller "Resultatenhet" som ocksÄ gÀller den resultatenhet som projektet tillhör.
Filtren AnvÀndare och Grupp anvÀnds för att begrÀnsa rapporten och titta pÄ transaktioner som registrerats av en viss anvÀndare eller grupp av anvÀndare.
Vill man t ex se endast en specifik anvÀndares rapporterade tid vÀljs aktuell person i vallistan AnvÀndare. Projektledare och Fakturaansvarig anvÀnds vid filtrering av urvalet baserat pÄ vem som Àr benÀmnd som dessa i projektet. Klicka pÄ Excel eller PDF-knappen beroende pÄ vilket format man vill generera sin rapport i.
Ju fler val som görs bland filtren desto smalare kommer utfallet i rapporten att bli. Exempel: Om ett projekt vÀljs i vallistan över projekt samt en anvÀndare vÀljs i vallistan över anvÀndare kommer rapporten som skapas att innehÄlla all data som den valda anvÀndaren har rapporterat i det valda projekt. VÀljs dessuotm en viss aktivitet i vallistan för detta smalnar rapporten ytterligare och kommer bara innehÄlla de transaktioner av den valda aktiviteten (i valt projekt och av vald anvÀndare).
I det hÀr exemplet vill vi följa upp frÄnvaro via projektrapporter. Genom att vÀlja en viss aktivitet (1) kan vi avgrÀnsa oss till data baserat pÄ aktuell aktivitet. VÀlj vilken aktivitet man vill generera sin rapport pÄ. I det hÀr exemplet anvÀnder vi aktiviteten "Sjuk" och aktivitetstypen "FrÄnvaro". Vill man ha med samtliga aktiviteter hoppar man över detta fÀlt. Urvalet baseras dÄ enbart pÄ de övriga valen man gjort.
Om det inte finns data registrerad som matchar urvalet kan ingen rapport genereras. Detta visas med ett meddelande. Om man vet att det borde finnas information kan man kontrollera att den period och de val man gjort Àr korrekta, eller testa att vÀlja andra parametrar.
NÀr man genererar rapporten som PDF öppnas den för granskning automatiskt. Man kan i rapporten följa upp den tid som har registrerat av anvÀndare. Som standard visas projektnummer, resultatenhet, utförare och projektnamn. Man fÄr alltid en totalsumma, oavsett vilket urval man gör.
VÀlj vilken aktivitetstyp (1) man vill generera sin rapport pÄ, intern eller extern tid. BenÀmningen och antalet aktivitetstyper att vÀlja mellan varierar beroende pÄ instÀllningarna för just ert företag. Anpassa efter behov övriga uppgifter som intervall, specifika anvÀndare och projekt med mera. Man vÀljer sjÀlv hur specifik man vill ha sin rapport.
För att administrera aktivitetstyper gÄ via Administration - InstÀllningar - Aktivitetslista/typ. Se Àven till att tagga aktiviteterna som ska ingÄ i listan över aktivitetstyper med rÀtt aktivitetstyp. Listan med aktiviteter finns under Administration - InstÀllningar - Aktivitet.
LÀngst ner finns kryssrutor som kan hjÀlpa till att vÀlja bort/lÀgga till viss typ av data i projektrapporten som skapas:
Vill man t ex fÄ med enbart registrerad tid i rapporten - och dÀrmed utesluta poster i form av traktamente, artiklar, utlÀgg, tillÀgg samt körjournal sÄ kryssas rutorna för dessa typer ur. Se bara till att kryssrutan vid Aktiviteter behÄlls.
Kryssrutan Detaljposter bör i vanligen behÄllas ikryssad dÄ det Àr den som gör att alla enskilda registreringar kommer med i rapporten. Om kryssrutan kryssas ur erhÄlls endast summeringarna per per aktivitet, aktivitetstyp och anvÀndare. Detta gÀller bÄde pdf-rapporten och excelrapporten.
Kryssrutan Ingen sidbrytning pÄverkar pdf-rapporten och tar bort ev. sidbrytning som skapas nÀr kryssrutan inte Àr ikryssad - nÀr rapporten innehÄller mer Àn ett projekt.
Kryssrutan Fakturerbar tid pÄverkar pdf-rapporten genom att den fakturerbara tiden som tidrapportören har registrerat presenteras nÀr kryssrutan Àr ikryssad. NÀr rapporten tas ut i excel erhÄlls den fakturerbara tiden i en separat kolumn. Fakturerbar tid Àr nÄgot som en tidrapportör kan ha rÀttighet att skriva in via tidrapporteringen. RÀttigheten fÄr tidrapporteringen genom att vara medlem i en grupp som har den rÀttigheten angiven. LÀs mer om detta i avsnittet om "Fakturerbar tid i tidrapporteringen" vad fakturerbar tid innbebÀr samt under avsnittet om "RÀttighetsgrupp" för att aktivera funktionen för en anvÀndargrupp.
Kryssrutan Intern notering lÀgger till noteringar som tidrapportören gjort i fÀltet "intern notering" som kan finnas aktiverad i tidrapporteringen. OBS! Om inte fÀltet intern notering finns synlig i tidrapporteringen kan den behöva aktiveras via en konfiguration för ert företag. Kontakta supporten för att fÄ hjÀlp med detta.
Det gÄr att fÄ fram information i projektrapporten som rapporterats av anvÀndare som nu Àr inaktiverade. Exempel: Om man vÀljer att ta ut en projektrapport pÄ ett visst projekt och en anvÀndare har rapporterat tid i det valda projektet kommer all registrerad tid som anvÀndaren gjort att komma med i rapporten - oavsett om anvÀndaren har inaktiverats. Dock gÄr det inte att göra urval pÄ den inaktiva anvÀndaren i vallistan för AnvÀndare.
Det gÄr att fÄ fram information i projektrapporten för projekt som Àr stÀngda. Dock presenteras inte stÀngda projekt i vallistan för Projekt. Urval gÄr dock att göra pÄ ett stÀngt projekt - men projektet mÄste sökas fram via sökfÀltet till höger om vallistan.
De som har tillgÄng till projektrapporten under Uppföljning Àr administratörer, attestansvariga, projektledare samt projektadministratörer. I grundinstÀllningen av systemet har behörighetsnivÄn pÄ inloggad anvÀndare betydelse för hur mycket data som kommer med i rapporten.
En person som har Ätkomst till rapporten och Àr attestansvarig fÄr ut data för alla de anvÀndare som personen Àr attestansvarig för.
En person som Àr projektledare kan ta ut rapporten för alla de projekt som denne Àr projektledare för.
En administratör kan med automatik inte via sin administratörrÀttighet fÄ ut all data i rapporten utan ytterligare behörigheter behövs sÄ som att administratören t ex Àven Àr attestansvarig.
Det gÄr att ge en person Ätkomst till all data i projektrapporten genom att se till att personen Àr med i en grupp som har rÀttigheten "Kan ta rapport pÄ alla data". Det finns Àven en systeminstÀllning som ger alla anvÀndare i systemet rÀtt att ta rapporter pÄ all data - denna instÀllning krÀver konfiguration i systemet. Kontakta supporten vid ytterligare frÄgor kring detta.
Har det fillteringsfÀlt som anvÀnds en sökruta och ett förstoringsglas efter sjÀlva vallistan gÄr det att ange ett sökbegrepp. Detta kan underlÀtta nÀr det exempelvis Àr mÄnga anvÀndare eller projekt i respektive vallista att vÀlja bland.
