Leverantörsfakturaimport
Leverantörsfakturafliken
Under Fakturering - Leverantörsfaktura hamnar alla leverantörsfakturarader som importerats från ekonomisystemet. Syftet med att importera leverantörsfakturarader är:
Vidarefakturering av kostnader som bokförts i ekonomisystemet via leverantörsfakturor
Uppföljning av projekt
De leverantörsfakturarader som presenteras under Leverantörsfaktura är de leverantörsfakturarader som ännu inte har vidarefakturerats. Varje leverantörsfakturarad måste hanteras i sina respektive projekt i samband med att projektunderlag skapas. Se vidare i avsnittet Vidarefakturering av leverantörsfaktura.
Det går även att lägga till manuella rader via fliken Leverantörsfaktura - se avsnitt Lägga till manuell leverantörsfakturarad längre ner.
Import av leverantörsfakturarader
Leverantörsfakturaimporten innefattar import av leverantörsfakturarader. OBS! Det är bara de registrerade leverantörsfakturaraderna som importeras. Inte själva fakturabilden.
Informationen som följer med i leverantörsfakturaimporten är uppgifter om fakturadatum, fakturanummer, leverantör, text och belopp mm. (se detaljer längre ner i avsnittet Detaljinformation per leverantörsfakturarad).
Hur leverantörsfakturaimporten fungerar beror på vilket ekonomisystem som Time Flow integrerats mot. För import av leverantörsfakturor från Fortnox, Visma eEkonomi samt Hogia finns integrationen inbyggd i Time Flow (vi kallar integrationen för "Webconnect") och knappen Import från ekonomisystem blir synlig under fliken Leverantörsfaktura.
För övriga integrationer (t ex Visma SPCS) sker leverantörsfakturaimport via externt program, t ex Millnet Connect. Se avsnittet Import av leverantörsfakturarader - via Millnet Connect längre ner.
Koppling till projekt
För att en leverantörsfakturarad ska kunna importeras krävs att:
Leverantörsfakturaraden är registrerad på ett projekt i ekonomisystemet.
Leverantörsfakturan är slutbokförd i ekonomisystemet.
Projekt i Time Flow måste ha ett projektnummer för att leverantörsfakturaimport ska vara möjlig. Projektnumren måste överensstämma mellan Time Flow och ekonomisystemet - då det är via projektnumret som identifieringen av projektet görs. Leverantörsfakturarader som importeras är alltid knutna till ett projekt. Leverantörsfakturarader som inte är bokförda på ett projekt i ekonomisystemet kommer därför inte med vid importen.
Projektexport till ekonomiprogrammet
När webconnect används (Fortnox, Visma eEkonomi eller Hogia) är det vanligt att projektexporten konfigureras så att den sker varje gång ett nytt projekt läggs till eller uppdateras i Time Flow, vilket sker varje gång projektkortet i Time Flow sparas.
På detta sätt säkerställs att alla projekt finns upplagda i ekonomisystemet så att leverantörsfakturaraderna kan kopplas till aktuella projekt utan att behöva lägga upp projektet manuellt i ekonomisystemet.
Koppling till artikel
Innan en leverantörsfakturarad kan vidarefaktureras måste den vara knuten till en Artikel. Artiklarna administreras i registret under Administration - Inställningar - Faktura - Artiklar. Artiklar som används i Time Flow måste också finnas upplagda i artikelregistret i ekonomisystemet.
Att koppla en leverantörsfakturarad till en artikel kan ske på olika sätt:
Leverantörsfakturaraden kopplas till en artikel i ekonomisystemet innan import.
Leverantörsfakturaraden kopplas till en artikel på fliken Leverantörsfaktura efter import.
Leverantörsfakturaraden kopplas automatiskt till en artikel via en konfiguration i Time Flow. Det som går att göra i detta alternativ är att alla leverantörsfakturor får en koppling till en och samma artikel - den artikel som angivits i konfigurationen.
Projektledaren som skapar projektunderlaget och tar med leverantörsfakturan på projektunderlaget för vidarefakturering väljer artikel vid faktureringstillfället.
Detaljinformation per leverantörsfakturarad
Nedan beskrivna kolumner finns för leverantörsfakturaraderna på leverantörsfakturafliken:
Datum – det fakturadatum som angivits i ekonomisystemet vid registrering av leverantörsfakturan.
Löpnr – intern räknare i Time Flow-databasen för leverantörsfakturor.
Ext.nr – numret på leverantörsfakturan i det externa ekonomisystemet.
Lev:s fakturanr - leverantörens fakturanummer
Leverantörsnr – det leverantörsnummer som leverantören har i ekonomisystemet.
Leverantör – namnet på leverantören i ekonomisystemet.
Text – den text som angivits som specifikation för den aktuella leverantörsfakturaraden i ekonomisystemet.
Antal – det antal som angivits på leverantörsfakturaraden i ekonomisystemet (om antal ej angivits blir det automatiskt 1 st).
Kost./enhet – den kostnad som angivits i ekonomisystemet för den aktuella leverantörsfakturaraden.
Pris/enhet – det pris som kunden ska betala för leverantörsfakturan. Kommer inte med vid importen utan anges manuellt eller automatiskt av systemet beroende på hantering.
Artikel – den artikel som leverantörsfakturaraden är kopplad till.
Projekt – det projektnamn som projektet har i Time Flow presenteras i listan. Det är dock projektets projektnummer som är nyckeln vid importen.
Projektledare – den person som står som projektledare för projektet som leverantörsfakturaraden är kopplad till.
Manuella justeringar på leverantörsfakturafliken
Lägga till manuell leverantörsfakturarad
Det går att lägga till rader manuellt på leverantörsfakturafliken. Detta gör man vanligtvis inte när en integration är uppsatt och leverantörsfakturaimport sker kontinuerligt.
Exempel på när det skulle kunna vara aktuellt att lägga till en manuell leverantörsfakturarad:
Leverantörsfakturan är bokförd och klar i ekonomiprogrammet och man har glömt att knyta leverantörsfakturaraden till ett projekt och därför inte fått med leverantörsfakturaraden vid importen, eller att man har av misstag tagit bort en leverantörsfakturarad och behöver lägga tillbaka den.
För att lägga till ny leverantörsfakturarad manuellt:
Fyll i fälten överst i vyn (åtminstone de fält som är stjärnmarkerade) samt välj artikel och projekt.
Klicka på Plus-knappen längst ut till höger på raden.
Söka på leverantörsfakturafliken
För att söka bland leverantörsfakturaraderna på Leverantörsfaktura-fliken kan du fylla i ett sökbegrepp i någon eller några av fälten på den översta raden i vyn och därefter klicka på Förstoringsglaset längst ut till höger.
Justera leverantörsfakturarader
På fliken Leverantörsfaktura kan vissa justeringar göras av importerade (manuellt tillagda) leverantörsfakturarader. Klicka på pennan längst ut till vänster på raden vid den leverantörsfaktura du vill justera.
Dessa fält kan justeras:
Pris - det som kunden ska betala vid vidarefakturering av leverantörsfakturaraden.
Artikel - du kan välja en artikel (om det saknas) eller byta till en annan om den artikel som är vald inte passar.
Projekt - du kan byta projekt på en importerad leverantörsfakturarad. Detta innebär att kostnaden flyttas till projektet i Time Flow. Observera att leverantörsfakturaraden i ekonomisystemet fortfarande är bokförd på projektet som valdes vid registreringen av fakturan.
Bekräfta ändringen genom att klicka på den gröna bocken 
längst ut till höger på raden. Vill du ångra ändringen klickar du på det röda krysset 
.
Radera importerade leverantörsfakturarader
Du kan radera en importerad leverantörsfakturarad genom att klicka på Radera 
.
OBS! Om du raderar en leverantörsfakturarad kan det hända att den kommer tillbaka vid nästa leverantörsfakturaimport - om det skett en ändring på leverantörsfakturan i ekonomisystemet efter att du tagit bort den importerade raden.
Import av leverantörsfakturarader - via Millnet Connect
Vid vissa integrationer, exempelvis i integrationen med Visma Administration används programvaran Millnet Connect för import av leverantörsfakturarader. Millnet Connect är en lokalt installerad programvara som installeras på din windows-dator. Konfiguration av Millnet Connect sätts upp tillsammans med en verksamhetskonsult hos Milient Software AB eller någon på vår supportavdelning.
Leverantörsfakturarader kan importeras via Millnet Connect om detta är uppfyllt:
Leverantörsfaktura-modulen är aktiverad och integrationsinställningarna i Millnet Connect är på plats.
Leverantörsfakturan innehåller rader som är kopplade till ett projekt – det vanligaste fallet. Det kan finns möjlighet att konfigurera så att alla inlagda leverantörsfakturor följer med vid importen (alltså även de som inte har något projekt angivet – i så fall får man koppla raderna mot projekt när de förts över). Det sista gäller dock bara för vissa ekonomisystem, kontrollera med vår support om du är osäker.
Leverantörsfakturan ska vara godkänd/attesterad i ekonomisystemet för att den ska komma med vid import.
För att importera leverantörsfakturarade från ekonomisystemet till Milient Time Flow via Millnet Connect:
Se till att det finns leverantörsfakturarader i ekonomisystemet som är redo.
Starta Millnet Connect.
Klicka på knappen för import av leverantörsfakturor från <Ekonomisystemet> till Millbill.
Inloggningsrutan dyker då upp. Ange användarnamn och lösenord för att logga in (samma uppgifter som man använder för att logga in i tidsregistreringen).
Leverantörsfakturaraderna importeras och processen kan följas i Connect-fönstret.
Ikonen varierar beroende på ekonomisystem. Håll muspekaren över för att få information om vad ikonen innebär. De importerade leverantörsfakturorna visas i på fliken Fakturering - Leverantörsfaktura i Time Flow.
Last updated