Leverantörsfakturaimport
Leverantörsfakturafliken
Under Fakturering - Leverantörsfaktura hamnar alla leverantörsfakturarader som importerats från ekonomiprogrammet. Syftet med att importera leverantörsfakturor från ekonomiprogrammet är att:
Få in kostnader på projekt för att få så korrekt uppföljning som möjligt
Ha möjlighet att vidarefakturera leverantörsfakturarader.
Leverantörsfakturafliken och är endast tillgänglig om leverantörsfakturaimporten är aktiverad. Leverantörsfakturaimport förutsätter att en integration till ett externt ekonomiprogram finns. Leverantörsfakturaimport är en tilläggsprogramvara - kontakta Milient Softwares supportavdelning om du vill aktivera funktionen.
De leverantörsfakturarader som presenteras på leverantörsfakturafliken är de leverantörsfakturarader som ännu inte har vidarefakturerats. Varje leverantörsfakturarad måste hanteras i sina respektive projekt i samband med att projektunderlag skapas. Se vidare i avsnittet Vidarefakturering av leverantörsfaktura.
Det går även att lägga in manuella rader via leverantörsfakturafliken - se avsnitt längre ner.
Behörighet - Leverantörsfakturafliken
Leverantörsfakturafliken blir synlig när Leverantörsfaktura-modulen är aktiverad. Det är dock inte alla användare i systemet som ser fliken då synligheten styrs av behörigheter. Du ser leverantörsfakturafliken om du har rättigheten Administratör i användarkortet. Det går även att få åtkomst till leverantörsfakturafliken utan att vara administratör genom att användaren har behörigheten Leverantörsfakturor markerat under Behörigheter i användarkortet eller genom att användaren är med i en grupp som har behörigheten Leverantörsfakturor.
Import av leverantörsfakturarader
Leverantörsfakturaimporten innefattar import av leverantörsfakturarader. Den information som följer med över via leverantörsfakturaimporten är uppgifter om datum för leverantörsfakturan, leverantör, leverantörsfakturanummer, text och belopp mm. (se detaljer längre ner i avsnittet "Detaljinformation per leverantörsfakturarad"). I dagsläget följer ingen bild av leverantörsfakturan med via importen.
Hur leverantörsfakturaimporten fungerar beror på vilket ekonomiprogram du har. När det gäller import av leverantörsfakturor från Fortnox, Visma eEkonomi samt Hogia finns integrationen inbyggd i Milient Time Flow (vi kallar integrationen för "Webconnect") och en knapp för leverantörsfakturaimport finns direkt på fliken Leverantörsfaktura.
För övriga integrationer (t ex Visma SPCS) sker leverantörsfakturaimport via externt program, t ex Millnet Connect se separat avsnitt längre ner om leverantörsimport via Millnet Connect.
Koppling till projekt
För att en leverantörsfakturarad ska kunna importeras krävs att:
Leverantörsfakturan ska vara bokförd i ekonomiprogrammet.
Leverantörsfakturaraden ska vara bokförda på ett projekt.
Leverantörsfakturarader som importeras är alltid knutna till ett projekt. Leverantörsfakturarader i ekonomiprogrammet som inte är bokförda på projekt kommer därför inte med vid importen.
Projekt i Milient Time Flow måste ha projektnummer för att leverantörsfakturaimport ska vara möjlig. Projektnumren måste vara samma både Milient Time Flow och i ekonomiprogrammet - det är via projektnumret som identifieringen av projektet görs.
Projektexport till ekonomiprogrammet
I det fall webconnect används (Fortnox, Visma eEkonomi eller Hogia) konfigureras vanligen projektexporten så att när ett nytt projekt läggs upp/uppdateras i Milient Time Flow varje gång projektkortet i Milient Time Flow sparas. På detta sätt säkerställs att alla projekt finns i ekonomiprogrammet så att leverantörsfakturaraderna kan kopplas till aktuella projekt utan att behöva lägga upp projektet manuellt i ekonomiprogrammet.
Koppling till artikel
Innan en leverantörsfakturarad kan vidarefaktureras måste den vara knuten till en Artikel. Artiklarna administreras i registret under Administration - Inställningar - Faktura - Artiklar. Artiklar som används i Milient Time Flow måste också finnas i artikelregistret i ekonomiprogrammet.
Att koppla en leverantörsfakturarad till en artikel kan ske på olika sätt:
Leverantörsfakturaraden kopplas till en artikel i ekonomiprogrammet innan import.
Leverantörsfakturaraden kopplas till en artikel på fliken Leverantörsfaktura efter import.
Leverantörsfakturaraden kopplas automatiskt till en artikel via en konfiguration i Milient Time Flow. Det som går att göra i detta alternativ är att alla leverantörsfakturor får en koppling till en och samma artikel - den artikel som angivits i konfigurationen.
Projektledaren som skapar projektunderlaget och tar med leverantörsfakturan på projektunderlaget för vidarefakturering väljer artikel vid faktureringstillfället.
Detaljinformation per leverantörsfakturarad
Nedan beskrivna kolumner finns för leverantörsfakturaraderna på leverantörsfakturafliken:
Datum – det fakturadatum som angivits i ekonomisystemet på leverantörsfakturan.
Löpnr – intern räknare i Milient databasen för leverantörsfakturorna.
Ext.nr – numret på leverantörsfakturan i det externa ekonomisystemet.
Leverantörsnummer – det leverantörsnummer som leverantören har i ekonomisystemet.
Leverantör – namnet på leverantören i ekonomisystemet.
Text – den text som angivits som specifikation för den aktuella leverantörsfakturaraden i ekonomisystemet.
Antal – det antal som angivits på leverantörsfakturaraden i ekonomisystemet (om antal ej angivits blir det automatiskt 1 st).
Kost./enhet – den kostnad som angivits i ekonomisystemet för den aktuella leverantörsfakturaraden.
Pris/enhet – det pris som kunden ska betala för leverantörsfakturan. Kommer inte med vid importen utan anges manuellet eller automatiskt av systemet beroende på hantering.
Artikel – den artikel som leverantörsfakturan är kopplad till.
Projekt – det projektnamn som projektet har i Milient Time Flow presenteras i listan under Fakturering/ Leverantörsfaktura. Det är dock projektets projektnummer som är nyckeln vid importen.
Projektledare – den person som står som projektledare för projektet som leverantörsfakturaraden är kopplad till.
Manuella justeringar på leverantörsfakturafliken
Lägga till manuell leverantörsfakturarad
Det går att lägga till rader manuellt på leverantörsfakturafliken. Detta gör man vanligtvis inte när en integration är uppsatt och leverantörsfakturaimport sker kontinuerligt.
Exempel på när det skulle kunna vara aktuellt att lägga till en manuell leverantörsfakturarad:
Leverantörsfakturan är bokförd och klar i ekonomiprogrammet och man har glömt att knyta leverantörsfakturaraden till ett projekt och därför inte fått med leverantörsfakturaraden vid importen eller att man har av misstag tagit bort en leverantörsfakturarad och behöver lägga tillbaka den.
För att lägga till ny leverantörsfakturarad manuellt:
Fyll i fälten överst i vyn (åtminstone de fält som är stjänrmarkerade) samt välj artikel och projekt.
Klicka på Plus-knappen längst ut till höger på raden.
Söka på leverantörsfakturafliken
För att söka bland leverantörsfakturaraderna på leverantörsfakturafliekn kan du fylla i ett sökbegrepp i någon eller några av fälten på den översta raden i vyn och därefter klicka på Förstoringsglaset längst ut till höger.
Justera leverantörsfakturarader
På fliken Leverantörsfaktura kan vissa justeringar göras av importerade (manuellt tillagda) leverantörsfakturarader. Klicka på pennan längst ut till vänster på raden vid den leverantörsfaktura du vill justera.
Dessa fält kan justeras:
Pris - det som kunden ska betala vid vidarefakturering av leverantörsfakturaraden.
Artikel - du kan väljar en artikel (om det saknas) eller byta om den artikel som är vald inte passar.
Projekt - du kan byta projekt på en importerad leverantörsfakturarad. Detta innebär att kostnaden flyttas till projektet i Milient Time Flow. Inget påverkas i ekonomiprogrammet när du gör ändringen här - i ekonomiprogrammet ligger leverantörsfakturan fortfarande bokförd på projektet som valdes vid registreringen.
Bekräfta ändringen genom att klicka på den gröna "bocken" längst ut till höger på raden (vill du ångra ändringen klickar du på "krysset").
Radera importerade leverantörsfakturarader
Du kan radera en importerad leverantörsfakturarad genom att klicka på "papperskorgen".
OBS! Om du raderar en leverantörsfakturarad kan det hända att den kommer tillbaka vid nästa leverantörsfakturaimport - om det skett en ändring på leverantörsfakturan i ekonomiprogrammet efter att du tagit bort den importerade raden.
Import av leverantörsfakturarader - via Millnet Connect
Vid vissa integrationer, exempelvis i integrationen med Visma Administration används programvaran Millnet Connect för import av leverantörsfakturarader. Millnet Connect är en lokalt installerad programvara som installeras på din windows-dator. Konfiguration av Millnet Connect sätts upp tillsammans med en verksamhetskonsult hos Milient Software AB eller någon på Milients Supportavdelning.
Leverantörsfakturarader kan importeras via Millnet Connect om detta är uppfyllt:
Leverantörsfaktura-modulen är aktiverad och integrationsinställningarna i Millnet Connect är på plats.
Leverantörsfakturan innehåller rader som är kopplade till ett projekt – det vanligaste fallet. Det kan finns möjlighet att konfigurera så att alla inlagda leverantörsfakturor följer med vid importen (alltså även de som inte har något projekt angivet – i så fall får man koppla raderna mot projekt när de förts över). Det sista gäller dock bara för vissa ekonomisystem, kontrollera med vår support om du är osäker.
Leverantörsfakturan ska vara godkänd/attesterad i ekonomisystemet för att den ska komma med vid import.
För att importera leverantörsfakturor från ekonomisystemet till Milient Time Flow via Millnet Connect:
Se till att det finns leverantörsfakturarader i ekonomiprogrammet som är redo.
Starta Millnet Connect.
Klicka på knappen för import av leverantörsfakturor från <Ekonomisystemet> till Millbill.
Inloggningsrutan dyker då upp. Ange användarnamn och lösenord för att logga in (samma uppgifter som man använder för att logga in i tidsregistreringen).
Leverantörsfakturaraderna importeras och processen kan följas i Connectfönstret.
Ikonen varierar beroende på ekonomisystem. Håll muspekaren över för att få information om vad ikonen innebär. De importerade leverantörsfakturorna visas i på fliken Fakturering - Leverantörsfaktura i Milient Time Flow.
Last updated