Aktivering

Rättigheter

För att kunna använda funktionen krävs rättigheten till ekonomifliken.

Förberedande inställningar

Innan du aktiverar funktionen bör du fylla i företagets information på företagskortet. Fyll om möjligt i alla fält. Den obligatoriska informationen som behöver finnas för att du ska kunna skicka fakturor ser du nedan. Ni hittar företagskortet under Administration - Inställningar - Företag. Vid registreringen används:

• Företagsnamn (obligatoriskt)

• Företagsnr. (obligatoriskt)

• Org.nr. (obligatoriskt)

• Momsreg.nr.

• GLN

• Avdelning

• Gatuadress

• Box

• Postnr.

• Ort

• Land (obligatoriskt)

• E-post (obligatoriskt)

När du sedan skickar e-fakturor används även, beroende på faktureringssättet:

• Säte

• Konton (obligatoriskt), läs mer nedan

• Avsändaradress för e-postfakturor

För att funktionen ska fungera behöver du lägga till minst ett konto under fliken Betalningsinformation. Klicka på Skapa betalningsinformation och sedan Lägg till konto eller Lägg till Plusgiro/Bankgiro. Med de senare alternativen blir vissa fält förifyllda för att underlätta. Utöver kontot kan du även behöva göra val för OCR nummer.

Om du skulle behöva redigera ett värde dubbelklickar du bara i fältet så blir den redigerbar. Vill du radera ett konto som lagts till använder du bara krysset längst ut till höger.

Aktivera konto

Du behöver sedan aktivera integrationen på företagskortet. Det gör du längst ner på fliken Företag. Välj integrationen i dropplistan.

Sedan öppnas en ny ruta, där får du information om kostnaden för funktionen, då detta kommer att läggas till på ditt befintliga abonnemang. Det är bra om du fyller i en e-postadress dit det skickas ett e-postmeddelande om något går fel när i samband med att en faktura skickas. Klicka på Bekräfta köp för att aktivera integrationen. Klickar du på stäng istället - fortsätter integrationen att vara ej ansluten.

Ställ in faktureringssätt

Med Autofaktura kan du skicka fakturor som e-post, e-faktura eller brev. Du måste själv ställa in vilket eller vilka faktureringssätt som ska skickas med funktionen. Detta görs inne på företagskortet (1). Välj hur du vill hantera respektive faktureringssätt genom att välja i dropplistorna (2). Vilka val du har beror på vilka integrationer du har, samt vilka funktioner som är aktiverade.

Justera inställningar

Om du klickar på "pennan" till höger om integrationen Autofaktura öppnas listan med priser åter upp.

Här kan du redigera/fylla i e-postadress till den hos er som ska meddelas om eventuella felrapporter. Skickar du e-fakturor ska du även välja om du vill skicka med fakturan som pdf vid utskick(markera checkbox). Detta innebär att fakturan skickas med som en bilaga så att kunden enkelt kan se den när fakturan tas emot. Valet påverkar inte andra bilagor som bifogas i faktureringsmodulen. Klicka på uppdatera företagsuppgifter.

Uppdatera kundinformation

Som hjälp att komma igång har vi en funktion som hjälper er att massuppdatera och justera några viktiga delar på kundkorten. Funktionerna kan användas flera gånger, till exempel om du vill göra förändringar senare eller kontrollera statusen för de som kan ta emot e-fakturor. Förklarande text finns för varje steg som kan göras, men vi tar även upp lite om de olika delarna nedan.

För att börja går man till kundlistan, Administration-Projekt-Kunder, och klickar på ikonen i underkant av listan.

Koppla land

Varje kund som faktureras via Autofaktura måste ha en landskod. Massuppdateringen innebär här att de kunder som saknar landskod får den landskod som är vald som standardlandskod i systemet. Om du vill ange annat land än standardland på vissa kunder kan du göra det per kund i listan innan du massuppdaterar.

Koppla kund

Här kan du göra en genomsökning av kundregistret och koppla de kunder som ännu inte är kopplade till Autofaktura. Kund behöver framförallt kopplas vid faktureringssätt E-faktura. Matchning görs på organisationsnummer och namn. Matchningen startar när du klickar på Matcha kund, till vänster ovanför listan. Kunder med e-faktura som faktureringssätt kompletteras med organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer från Autofakturas register.

Vid exakt träff får kunden status "Koppling klar". I de fall kunden kan matchas mot flera kunder i Autofakturas register blir statusen "Flera möjliga val". Då måste du göra ett aktivt val för respektive av dessa kunder. Detta kan du göra genom att klicka på genvägen till kundkortet före kundens namn i listan.

E-faktura

I tredje steget kan du göra en genomsökning av kundregistret för att hitta kunder med valt faktureringssätt Brev, E-post eller Övrigt, men som enligt Autofakturas register kan ta emot e-fakturor.

För att starta matchningen klicka på knappen Matcha E-faktura, till vänster ovanför listan. Du kan direkt i listan välja att byta faktureringssätt till e-faktura samt koppla kunden till e-faktura genom att använda ikonen som tar dig direkt till kundkortet för den valda kunden. Byter du faktureringssätt till E-faktura och kopplar kunden så hämtas organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer från Autofakturas register. Gör du inget byte behålls det ursprungliga faktureringssättet och inga kunduppgifterna uppdateras. Kunden dyker då upp igen i den här guiden vid senare körning.

OBS! Även om det är möjligt att koppla en eller flera kunder direkt så är det viktigt att kontakta dem så att allt blir rätt. Bland annat så att kunden är medveten om att det kommer e-fakturor från er.

Vissa kunder kräver dessutom kontakt innan koppling kan göras till Autofaktura. Om så är fallet visas status: Kontakta först. Kontakta kunden och koppla därefter kunden direkt i kundkortet.

Övriga inställningar

Kundkortet

För att systemet ska veta på vilket sätt fakturan ska skickas och för att det val du gjort ska vara möjligt krävs att viss information finns på kundkorten. Viss information kan fyllas i med uppdateringsfunktionen, men andra delar kan behöva kompletteras. Om informationen inte fyllts i eller om du ska justera något behöver du gå till varje enskild kunds kundkort som du ska göra ändringar för. Informationen som berör Millnet Autofaktura är:

• Faktureringssätt - Avgör hur fakturorna skickas

• GLN, för de kunde som du vill kunna skicka e-fakturor till

• E-postadress, om du inte vill justera denna varje gång du skickar fakturor med e-post

• Adress, för de fakturor som ska skickas med brev

Utseende för e-postfakturor

Om du väljer att skicka fakturor som e-post kommer fakturan att bifogas i ett e-postmeddelande. Det går inte konfigurera hur detta e-postmeddelande ser ut, utan de följer en standardmall som ni ser längre ner. Följande information kommer att visas.

Ämnesraden

Inkommande faktura från [Kundnamn]

Innehåll i e-post

E-postmeddelandet som mottagaren får kommer att se ut likt nedan.

Bilaga

Fakturan ligger bifogad som en pdf i e-postmeddelandet. Utseendet på fakturan följer er fakturamall.