Flex, övertid och restid

Nedan beskrivs hur flex, övertid och restid hanteras enligt standard i systemet. Regler för flex, övertid och restid kan variera för olika företag. Därför finns ett antal olika konfigurationer som ibland påverkar hanteringen av flex, övertid och restid i systemet. Kontakta administratören av just er installation av systemet ang. avtalsfrågor och hur det fungerar hos just er.

Flex

Det finns alltid en schemalagd tid per dag som jämförelsen görs emot när du registrerar tid. Den schemalagda tiden för dig som användare hämtas vanligtvis från en standardkalender, men i det fall du arbetar deltid kan det finnas ett personligt schema som anger standardarbetstiden för just dig.

Om du har rätt till flextid har administratören ställt in på din användarprofil att du har rätt till flex.

Flextiden räknas ut automatiskt av systemet . När du registrerar mer tid än din standardarbetstid ökar flexsaldot och när du registrerar mindre tid än standardarbetstiden minskar flexsaldot. På detta sätt kan du (om du rapporterar tid kontinuerligt) varje dag ha full kontroll på ditt aktuella flexsaldo. Du kan se dag för dag hur flexen förändras längts ner i tidregistreringsvyn. Funktionen finns både i dagsvyn och veckovyn. I veckovyn presenteras även en summering av hur flexen totalt förändrats för hela veckan.

I grunden finns inget tvingande i att rapportera flexuttag när du inte rapporterat upp till den schemalagda tiden för dagen. Systemet räknar automatiskt ut flextiden oavsett om du jobbat mer eller mindre än den schemalagda tiden. OBS! Det kan finnas variationer kring hantering av flexuttag då det går att konfigurerar systemet på olika sätt.

Längs ner till vänster i Info-vyn kan du se det totala flexsumman samt hur flexen förändras för månaden (eller veckan).

Flex - föreg. månad visar det ingående flexsaldot vid månadens början.

Flex - denna period exkl dagens datum visar hur mycket flexen förändrats totalt fram t.o.m igår.

Flex - denna period inkl. dagens datum visar hur mycket flexen förändrats totalt inkl. det du registrerat idag.

Flex - summa visar det aktuella flexsaldot fram t o m med idag.

Övertid

Övertidsfördelning

Om du har rätt till övertidsersättning är rättigheten angiven på dig som användare i systemet och du har möjlighet att fördela den del av den registrerade tiden (som överstiger den schemalagda tiden) som övertid. Övertid fördelas per dag i systemet.

När du registrerat din tid och tiden överskjuter den schemalagda tiden så hamnar den överskjutande tiden som flex (om du har flexrättighet). Du får göra ett aktivt val och ange att det inte är flex, utan övertid, genom att skriva in övertidstimmarna i fältet vid den övertidsnivå som är aktuell.

OBS! Antalet övertidsnivåer och benämningen av övertidstyperna kan variera då detta är konfigurerbart. Vid osäkerhet på vilken övertidsnivå som ska användas för en specifik dag - kontrollera det med administratören på ditt företag.

Du kan enligt grundinställningen i systemet när det gäller övertidsfördelning endast fördela så mycket tid som är överskjutande - jämfört den den schemalagda tiden för dagen. I exemplet ovan är den schemalagda tiden 8 timmar och därför kan 1 timme fördelas som övertid när 9 timmar registrerats totalt på dagen.

Övertidsersättning i tid eller pengar

Under månaden som övertiden uppstår har du kontroll på hur mycket övertid du har registrerat totalt i månaden i Info-vyn.

Det är när du låser din månad som du väljer hur övertiden ska hanteras: Sparas som Tid eller betalas ut iPengar.

Om övertiden ska betalas ut i pengar anges timantalet i fältet för Pengar och ersättningen kommer med på nästa lönespecifikation.

OBS! När det gäller hanteringen av övertid som tas ut i tid finns olika konfigurationer för att hantera detta. Kontakta administratören av systemet som kan berätta hur det här hanteras hos er.

Fakturering av övertid

Det som beskrivits om övertid ovan har helt och hållet att göra med hur övertid hanteras lönemässigt för dig som registrerar tid.

För att kunden ska debiteras för övertid (högre pris/timme) måste du rapportera övertiden på en separat aktivitet i det aktuella projektet. Vad aktiviteten har för benämning är helt individuellt både i projektet du registrerar tid i och även i just den databas som du registrerar tid i. Benämningen bestäms av administratören i systemet.

Restid

Restidsfördelning

Om du har rätt till restidsersättning är rättigheten angiven på dig som användare i systemet och du har möjlighet att fördela registrerad tid för tid som är överskjutande den schemalagda tiden för dagen. Restid fördelas per dag i systemet.

När du registrerat din tid och tiden överskjuter den schemalagda tiden så hamnar den överskjutande tiden som flex (om du har flexrättighet). Du får göra ett aktivt val och ange att det inte är flex, utan restid, genom att skriva in restidstimmarna i fältet vid den restidsnivå som är aktuell.

OBS! Antalet restidsnivåer och benämningen av restidstyperna kan variera då detta är konfigurerbart. Vid osäkerhet på vilken restidsnivå som ska användas för en specifik dag - kontrollera det med administratören på ditt företag.

Du kan enligt, grundinställningen i systemet när det gäller restidsfördelning, endast fördela så mycket tid som är överskjutande - jämfört den den schemalagda tiden för dagen. I exemplet ovan är den schemalagda tiden 8 timmar och därför kan 2 timmar fördelas som restid när 10 timmar registrerats totalt på dagen.

Restidsersättning i tid eller pengar

Under månaden som restiden uppstår har du kontroll på hur mycket restid du har registrerat totalt i månaden i Info-vyn.

Det är när du låser din månad som du väljer hur restiden ska hanteras: Sparas som Tid eller betalas ut i Pengar.

Om restiden ska betalas ut i pengar anges timantalet i fältet för Pengar och ersättningen kommer med på nästa lönespecifikation.

OBS! När det gäller hanteringen av restid finns olika konfigurationer för att hantera detta. Det kan t ex vara så att valet Tid-Pengar inte finns och att restid alltid betalas ut i pengar. (i sådant fall finn inte valrutorna synliga í lås-månads-vyn). Kontakta administratören av systemet som kan berätta hur det här hanteras hos er.

Fakturering av restid

Det som beskrivits om restid ovan har helt och hållet att göra med hur restid hanteras lönemässigt för dig som registrerar tid.

För att kunden ska debiteras för restid (kanske ett lägre pris/timme än annan tid som läggs på kunden) måste du rapportera restiden på en separat aktivitet i det aktuella projektet (det kan finnas flera olika restidsaktiviteter för att hantera flera olika prisnivåer i projektet). Vad aktiviteten har för benämning är helt individuellt både i projektet du rapporterar tid i och även i just den databas som du registrerar tiden i. Benämningen bestäms av administratören i systemet.