Anonymisera anställda
Last updated
Last updated
Innan man kan börja anonymisera anställda finns det några saker att tänka på. Dels behöver man sätta upp behörigheten för funktionen och även notera hur funktionen fungerar.
För att ha behörighet att använda verktyget "Anonymisera anställda" behöver man först skapa upp en grupp i planeringsvyn under "Anställda" - "Grupper". Man kan kalla gruppen vad ni själva tycker passar. Denna grupp ger ni gruppbehörigheten "Dataskyddsombud". Tilldela sedan rätt personer till gruppen. Det kan antingen göras direkt i gruppen eller från berörda personers anställningskort. Tänk på att de användare som tilldelas gruppbehörigheten dessutom måste vara administratör eller uppdragsansvarig för att kunna använda rättigheten.
Anonymiseringsfunktionen för anställda utgår från när kontot för den anställde inaktiverades. Anställda som inaktiverats innan funktionen infördes i april 2018 saknar sådan angivelse, istället räknas den sista dag personen har rapporterad tid som inaktiveringsdag.
Från "Planeringsvyn" i Bemanning ser man, om man har behörigheten valet "Anonymisera personuppgifter" under menyvalet "Verktyg".
För att undvika att anonymiseringen görs av misstag visas en dialogruta där man får bekräfta genomförandet av anonymiseringen. Bock i rutan och klicka "Ja" för att anonymisera.
OBS! Anonymiseringen går inte att ångra, så var noga med att kontrollera att samtliga valda ska anonymiseras innan man fortsätter.
Vid anonymiseringen tas all data som rör personuppgifter bort. Information såsom anställningsnummer och tidsstämplingar kommer att finnas kvar.
Anställda som anonymiserats listas bland inaktiva användare i listan "Anställda". Man ser dessa genom att markera i “Visa inaktiva” under sökfältet. De anonymiserade definieras i listan som "Borttagen användare" och de markeras, likt inaktiva användare, med en cirkel i kolumnen Inaktiv.
Det är möjligt att återaktivera anonymiserade anställda, vilket kan behövas för att kunna återanvända anställningsnummer. Man återaktiverar anonymiserade anställda på samma vis som för inaktiverade anställda.
OBS! Återaktivering tar inte tillbaka någon av den anonymiserade informationen.
Valet öppnar en ny flik, "Anonymisera", där man kan filtrera fram de anställda vars information man vill anonymisera. Välj månad och klicka på "" för att få fram ett urval (filtreringen innehåller anställda som inaktiverats tidigare än vald månad, så om filtret är ställt på 2022-06 kommer alla som inaktiverats senast 2022-05-31 med. Läs även mer om inaktiveringsdatum i avsnittet Inaktivering av anställdas konton). Markera sedan de anställda man vill anonymisera. Markera översta rutan för att välja samtliga. Klicka till sist på knappen "Anonymisera".
