Anställda
Last updated
Last updated
Gå till Bemanning, välj fliken Anställda (1) och klicka på Skapa anställd (2). Fyll i de obligatoriska fälten, utmärkta med stjärna(3):
För- och efternamn: Personens namn
Användarnamn: Det namn som den anställde ska logga in med. E-postadress är att föredra då användarnamnet ska vara unikt.
Lösenord: Ange och upprepa Det måste vara minst 8 tecken långt. Av säkerhetsskäl kommer fälten för lösenord att bli tomma när man sparar.
Nu öppnas övriga fält upp där man kan komplettera informationen om den anställda och lägga till eventuell profilbild. Nedan beskrivs flera viktiga fält. Vilka fält ni fyller i beror på den standard ni har på företaget. Kontrollera även om ni kan/ska fylla i några av de fält som inte tas upp. Profilbild läggs till genom att klicka på siluetten och sen på Ladda upp ny bild. I den nya rutan väljer man vilken bild man vill lägga till (max 2 MB). Klicka okej för att ladda upp.
Epost: Behövs för att kunna skickas eventuella påminnelser om att låsa tider, meddelanden till anställd och erbjudanden om pass via e-postfunktionen.
Telefonnummer: Behövs för att kunna skicka meddelanden eller erbjudanden om pass via sms (För sms krävs även avtal med sms-leverantör).
Nära anhörig: Vem kan vi vända oss till om olyckan är framme?
Adress: Om man behöver veta var personen bor t.ex. för kontakt via post. Man kan inte skicka information till anställd från systemet med denna information.
Bankkontonummer: Uppdelat i två fält så att clearingnummer skrivs i eget fält. Ingen koppling mot lön från systemet, men informationen kan föras över till vissa lönesystem.
Kontostatus: Aktiv eller Inaktiv. Inaktivera en anställd är inte lika med att avsluta en anställningsperiod. Ange slutdatum i Anställningsperiod för korrekt historik.
Arbetar deltid: Används bara om personen ska ha möjlighet att få mertid.
Användaren låser: Om man vill skicka påminnelseutskick om att låsa sin tid.
Anställningsnummer: Ska vara samma som i lönesystemet och är viktigt vid export av löneunderlag.
Resultatenhet: Anges vid behov.
Kalender: Standardkalendern väljs per automatik, kan bytas vid behov.
Normal veckoarbetstid: Syns på arbetsgivarintyget och styr uträkningen av garantilön.
% av heltid: Syns på arbetsgivarintyget och styr uträkning av garantilön.
Närvarokort, nr: Används av tidterminal, stämpla med kod eller tagg.
Start- och slutdatum: Efter att du har klickat på Skapa-knappen återfinns start- och slutdatum här.
Lägsta timlön: Denna timlön jämförs med den som står på uppdraget, den högsta lönen skickas vid löneöverföring till externt lönesystem. Lägsta timlön är också beloppet som används vid garantilön.
Minsta lön/mån (100%): Ange aktuell månadslön.
Lönetyp: Ange tim- eller månadslön.
Kostnad/timme: Används tillsammans med Millnet Analys.
Anställningsform: Välj anställningsform.
Garantilön: Ange vilken form av garantilön som gäller för den anställde.
Har flextid: Aktivera om anställd ska kunna spara tid i flexbank, saldo visas mellan "Användaren låser" och "Anställningsnummer".
Har övertid: Aktivera om anställd ska kunna få övertid på tid som inte är schemalagd, t.ex. en lördag.
Kan redigera tid: Gör det möjligt att göra justeringar i konsultportalen. Avaktivera om de anställda endast ska kunna gå in i mobilen/på dator för att se schema. De kan ange en notering på varje dag.
Administratör: Rättighet i systemet.
Uppdragsansvarig: Rättighet i systemet.
Ekonomiansvarig: Rättighet i systemet.
Tidrapportör: Aktiveras för de som ska kunna ha uppdrag att rapportera på. Användaren syns inte i planeringsvyn om detta inte valts.
Grupper (10): Anställda ingår alltid i gruppen Standard, men kan ingå i flera grupper efter behov. Läs mer om detta i kapitlet Grupper.
Kompetenser (11): Här kan ni lägga till en eller flera kompetenser. (Läs mer om hur detta fungerar under avsnittet Kompetenser)
Dokument (12): Här kan man ladda upp dokument.
Historik (13): Här ser man vilka uppdrag den anställde varit på och hos vilka kunder dessa arbeten utfördes. Man ser även under vilken period detta sträckte sig.
Noteringar (14): Här kan man lägga till text som rör den anställde. Detta syns inte utåt, men kan begäras ut av anställd i enlighet med GDPR.
Ytterligare information om den anställde som visas är:
Erbjuda pass (15) : Om ni använder funktionen Erbjuda pass ser ni den anställdes svarsfrekvens och kan även blockera dennes möjlighet att erbjudas pass.
Aktuella uppdrag (16): Här visas den anställdas uppdrag för den valda perioden.
Kompetenser gör det enkelt att veta vem som har vilken kunskap eller tillgång till exempelvis bil. Det är även möjligt att söka på dessa kompetenser inne på uppdrag för att snabbt hitta en anställd som är rätt för uppgiften. Kompetenserna kan vara vanliga eller tidsbestämda. Vid den senare innebär att man anger giltighetstiden för kompetensen när man lägger till den på en anställd.
Man lägger till kompetenser under avsnittet Kompetenser genom att välja i drop-listan (1) och klicka på Lägg till (2). Om det är en vanlig kompetens är den nu tillagd. Är den tidsbestämd måste man först välja start- och slutdatum i en ny ruta och klicka på Ok innan den är tillagd.
Listan man väljer ifrån visar alla kompetenser som ni har lagt till i systemet. Om man markerar en kompetens som redan är vald på anställd kommer knappen Lägg till att inaktiveras. Detta så att ni inte kan lägga till dubbletter.
OBS! När man lägger till en kompetens som är ett barn kommer föräldra-kompetensen automatiskt att läggas till också. I och med denna koppling kan man heller inte ta bort föräldern från den anställda utan att barn-kompetensen också tas bort.
Om man håller muspekaren över en tillagd kompetens så kommer föräldern att listas om sådan finns. På samma sätt kan man hålla muspekaren över den lila pricken ● för att se giltighetstiden för en tidsbestämd kompetens. Vill man redigera giltighetstiden kan man antingen dubbelklicka på raden eller markera kompetensen och klicka på Redigera.
Vill ni veta mer om hur kompetenser fungerar, hur nya läggs till och hur man ställer in varningar för dem finns lathunden Kompetenser.
Det finns flera funktioner på anställdkortet. Högst upp hittar ni knappar för att kunna Spara information, ta ut Arbetsgivarintyg och Anställningsbevis, samt Sjuk- och Friskanmäla den anställde. Menyn med dessa alternativ syns alltid i ovankant av vyn när man är inne på ett anställdkort.
I denna vy kan man även fylla i Födelsedatum, Personnummer och välja vilket Språk användarens ska se systemet i (4). Dessa fält kan även fyllas i eller justeras senare. Man kan även ange startdatum för anställningen. Startdatum anger anställningens start och gör tidrapportering möjlig. Sätts inget startdatum blir det automatiskt dagens datum. När man fyllt i de fält som ska fyllas i klickar man på Skapa (5).
Under anställningsperioder kan man ange exakt datum en person är anställd. När man lägger till en person i systemet blir startdatum per automatik datum då anställd skapas. Det går att justerar genom att klicka på list-ikonen . För att sätta ett nytt startdatum behöver man först avsluta den pågående perioden. Historiken kan sedan följas under rubriken Historik. Till vänster ser ni anställningsperioder och till höger visas respektive av de övriga fältens justeringar. För mer detaljerad information kring hur man hanterar anställningsperioder finner ni i lathunden Anställningsperioder och i instruktionsfilmen.
OBS! Glöm inte att klicka på Spara när ni är klar. För att redigera en befintlig anställd är det bara att dubbelklicka på raden eller klicka på pennan vid vald anställd.
Man kan även skicka e-post och SMS till anställd genom att klicka på knapparna med kuvertet respektive mobilen inne på anställdkortet. Ni hittar dessa knappar längst ner på sidan.
