Skapa kreditfaktura

Skapa kreditfaktura

Det finns en funktion för att skapa kreditfakturor i Faktureringsmodulen.

För att skapa en kreditfaktura gör så här:

Gå till Fakturering - Rapport.

Välj Faktura i Rapportmenyn.

Använd något av de olika sökalternativen för att söka upp fakturan som ska krediteras. Se till att datumintervallet är inom det datum fakturan skapades.

När du hittat fakturan, kryssa i rutan Internt fakturanummer på fakturaraden och klicka på Skapa Kreditfaktura

En ruta dyker upp med frågan: "Skapa Kreditfaktura?"

• JA – Innebär att en kreditfakturan skapas och en ny ruta med frågan: Skapa nya fakturor för aktuellt projektunderlag? kommer upp.

  • JA – Ny faktura med tillhörande projektunderlag skapas och läggs under fliken Faktura.

  • NEJ – Endast kreditfakturan skapas och läggs under fliken Faktura.

  • AVBRYT – Varken kreditfaktura eller nytt underlag skapas.

• NEJ – Inga kreditfakturor skapas.

• X – Stäng rutan om man ångrar sig. Ingen kreditfaktura skapas.

I detta exempel väljer vi att svara JA / JA på frågan. Två nya fakturor finns att jobba vidare med under fliken Faktura. Kreditfakturan ”vänder” allt på den faktura som ska krediteras. Timmar som krediteras får ett minustecken framför och detsamma gäller kilometer eller styck.

Hantera den nya fakturan:

Utöver kreditfakturan finns en ny faktura att jobba vidare med. Den ser i detta läge exakt ut som den ursprungliga fakturan som krediterats. Nu finns dock möjligheter att ordna till fakturan så som man vill att den ska vara. Nedan följer några exempel på fel som ska rättas till på den nya fakturan och förslag på lösningar. Vill man hellre läsa om delkreditering kan man hoppa till nästa rubrik.

Fel timpris på en eller flera rader:

• Backa tillbaka projektunderlaget till fliken Projektunderlag genom att bocka i Lås upp på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara. Sätt fakturastatus till Avvakta på raderna med fel timpris.

• Rätta felet i prislistan och gå sedan in på projektunderlaget igen och sätt fakturastatus Debitera . Spara och lås fakturan på hänglåset

En eller flera rader ska inte med på fakturan:

• Backa tillbaka projektunderlaget till fliken Projektunderlag genom att bocka i Lås upp på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara.

• Det finns flera alternativ för att rader inte ska vara med på fakturan. Vill man inte att raderna ska synas eller faktureras sätter man fakturastatus till Dölj . Posterna kommer då inte med på projektunderlaget eller fakturan – och de ingår inte i det fakturerade beloppet.

• Man kan även välja att sätta fakturastatus till Gratis istället – Posterna kommer då med både på projektunderlag och faktura men till priset 0 kr.

• Vill man däremot ”spara” timmar (eller andra transaktioner) till senare tillfälle ska man välja fakturastatus Avvakta Posterna ligger då kvar som ej fakturerade tillsvidare och kan tas med vid en senare fakturering.

Det saknas poster på fakturan : (ni har glömt att lägga till en manuell rad)

• Backa tillbaka projektunderlaget till fliken Projektunderlag genom att bocka i Lås upp på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara. Lägg till det som saknas genom att välja typ längst ut till höger, tid, artikel etc. Det som visas kan skilja från bilden beroende vad som är aktiverat hos er. Fyll i informationen för vald rad som skapas. Spara.

Det är fel kund på fakturan:

• Backa tillbaka projektunderlaget till fliken Projektunderlag genom att bocka i Lås upp på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara.

• Klicka på Radera vid det aktuella fakturaunderlaget.

• Gå in på projektunderlaget och sätt fakturastatus Avvakta på samtliga rader. Spara

• Klicka på Radera vid det aktuella projektunderlaget i projektunderlagslistan.

• Gå in på projektkortet i administrationen under Administration - Projekt - Projekt - Kundinformation. Radera den felaktiga kunden och välj den rätta kunden i rullisten under Lägg till kund.

• Gå tillbaka till Fakturering - Projektunderlag. Klicka på för att skapa ett nytt projektunderlag på projektet – som nu kommer att skapas med den nya kunden istället. Hantera posterna, lås underlaget och gå sedan vidare till Faktura.

Delkreditering

Om man väljer att delkreditera en faktura med kreditfunktionen behöver man justera projektunderlaget när den hamnat på fliken Faktura.

Bocka i Lås upp på projektunderlagsraden under Vad vill du göra? och sedan Spara. Gå tillbaka till Projektunderlag. Klicka på pennan vid projektunderlaget så du kommer in i redigeraläget och kan anpassa din delkredit. Endast de rader som ska krediteras ska vara med på projektunderlaget för delkreditfakturan.

Spara och lås projektunderlaget och gå vidare till fliken Faktura. Klicka på pennan och ändra fakturastatus till Debitera istället för Avvakta på projektunderlagsraden. Spara och lås fakturan för att sedan gå vidare till fliken Ekonomi och fortsätt med faktureringsprocessen.

Manuell delkreditering

Om endast någon enstaka rader ska krediteras går detta även att göra helt manuellt utan att använda kreditfakturafunktionen. OBS! Om ni för över fakturan till externt ekonomisystem rekommenderas att använda kreditfunktionen. (läs mer i tidigare avsnitt)

• Skapa projektunderlag. OBS! Man kan behöva söka fram projektet under Projektunderlag om det i detta läge inte finns något att fakturera.

• Lägg till en ny rad i projektunderlaget genom att använda någon av symbolerna ute till höger:

• Ange antal med minustecken framför för att skapa en kreditrad.

• När kreditraden eller kreditraderna lagts till i projektunderlaget låser man det som vanligt och går vidare och gör en faktura av underlaget.