Användare
Last updated
Last updated
För att lägga till en ny användare gå in under Administration - Användare och välj sedan undermenyn användare.
Användare:
Namn: Ange användarens för- och efternamn. Vill man att användarna ska presenteras i bokstavsordning på förnamn anges förnamnet först.
Användarnamn: Användarnamnet används som inloggning och måste därför vara unikt. Hitta gärna en konvention för hur nya användarnamn skapas, exempelvis de två första bokstäverna i för- och efternamnet.
Personnummer: Ange ev. personnummer i formatet ÅÅÅÅMMDD-NNNN
E-post: Måste anges om användaren skall kunna få mail när man klickar på "Glömt lösenord" på inloggningssidan samt om systemet är konfigurerat så att påminnelsemail skickas ut.
Lösenord: Välj ett lösenord och upprepa detta. Lösenordet anges av användaren vid inloggning i systemet. Användaren kan själv ändra sitt lösenord efter första inloggningen. OBS! Lösenord visar av säkerhetsskäl alltid 10 svarta punkter efter att ett lösenord sparats oberoende av lösenordets egentliga längd.
Språk: Välj det språk systemet ska visas i för användaren (standardspråk väljs automatiskt om ett aktivt språkval inte görs).
Landskod: Ange ev. landskod.
Anställning:
Startdatum: Detta är obligatoriskt. Fyller man inte i något datum så sätts dagens datum som startdatum. Beräkning av flextid utgår från startdatumet och användaren kan inte registrera någon tid i systemet före angivet datum.
Slutdatum: Fylls i om användaren har ett slutdatum. Sätts ett slutdatum går det inte att tidsregistrera efter detta datum.
Kalender: Välj den kalender som användarens arbetstid ska baseras utifrån. Om användaren arbetar deltid löser man det enklast genom att skapa Schema för användaren. Läs mer om detta i lathunden Kalender och Schema. En användare måste oavsett om man arbetar hel- eller deltid alltid ha en vald kalender.
Anställningsnummer: Ange ev. anställningsnummer för användaren. Om koppling mot externt lönesystem används är det viktigt att anställningsnumret är detsamma som i lönesystemet.
Grundbeläggning: Ett fält som endast har betydelse om man har Millnet Projekt- och resursplanering. Ange grundbeläggning i procent (andel uppbokad tid av personens schemalagda tid) så tar systemet hänsyn till det vid beräkning av hur mycket tid en person är uppbokad/planerad.
Resultatenhet: Anges om sådan finns.
Avdelning & kostnadsställe: Har enbart effekt om man har modulen Millnet Analys där urval på dessa värden kan göras i olika rapporter.
Kost/timme: Anges för att systemet ska räkna med en schablontimkostnad för varje timme som registreras. Detta används vid beräkning av kostnader i ett projekt (t.ex. under Projektinformationen i Millbill och på fliken Projektsummering i projektadministrationen. Även Millnet Analys räknar med kost/timme i beräkningar av projektkostnader i olika rapporter.
Kontakt:
Fyll i den kontaktinformation man vill ha för användaren. Fälten är inte obligatoriska utan man väljer själva vilken information man behöver.
Det är möjligt för användaren att själv justera delar av sin kontaktinformation från "Mina sidor" i tidrapporteringsvyn. Vilka fält som är justerbara för användaren är konfigurerbart. Kontakta vår support för att justera detta.
Självfakturering:
Om ni har tillvalsfunktionen Självfakturering finns ett fält för detta. Läs mer om hur det används i separat lathund.
Behörigheter sätts på användaren för att bestämma vad man ska ha rätt till, exempelvis övertid. Det avgör även användarens rättigheter i systemet (se detaljer nedan).
Systemadministratör – Användaren har full tillgång till alla flikar och därmed fulla rättigheter att administrera allt i systemet, samt massuppdatera projekt. Rättigheten kan endast ges av en annan systemadministratör.
Administratör – Användaren har tillgång till alla flikar förutom “Företag” och rättigheter att administrera allt som man kan nå i systemet.
Projektledare – Användaren blir valbar som projektledare för projekt. En projektledare för ett projekt har tillgång till Projektunderlagsfliken i Millbill och kan skapa projektunderlag för de projekt man är projektledare för. En projektledare kan ta ut projektrapporter för sina projekt under fliken Uppföljning och i Millbill.
Fakturaansvarig – Användaren blir valbar som fakturaansvarig för projekt. Fakturaansvarig för ett projekt har tillgång till Fakturafliken i Millbill och kan skapa fakturaunderlag för de projekt man är fakturaansvarig för.
Åtkomst till Millnet Analys - Gäller om ni har analysverktyget. Användaren får tillgång till analysverktyget direkt från menyn.
Dataskyddsombud - Användaren får tillgång till anonymiseringsfunktionen. Rättigheten kan även ges på gruppnivå.
Ekonomiansvarig - Användaren har tillgång till Ekonomifliken i Millbill och kan göra överföringar med webconnect. Rättigheten kan även ges på gruppnivå.
Leverantörsfakturor - Ger rätten att nå fliken där leverantörsfakturor hanteras.
Löneadministratör - Gör att man kan ta ut lönefil på Attesterafliken. Knappen för detta är annars inte synlig. Tillgång till Attesterafliken fås förutom av denna rättighet även vid attestansvar.
Flex - Innebär att systemet räknar fram och presenterar aktuell flextid för användaren.
Kan ta ut flex som pengar - Tillåter användaren att välja att ta ut flextid som pengar. Görs i samband med låsningen av månaden.
Övertid – Innebär att användaren har möjlighet att fördela sin tid utöver den normalarbetstiden som Övertid 1 eller Övertid 2.
Restid – Användaren har möjlighet att fördela tid utöver normalarbetstiden som Restid 1 eller Restid 2.
Mertid – Användaren har rätt att fördela tid utöver normalarbetstiden som Mertid.
Notera! En användare kan även få rättigheter genom att vara medlem i en specifik grupp som tilldelats rättigheter. Läs mer om grupper i nästa avsnitt.
En användare kan vara medlem i ett flertal grupper och av flera anledningar. Nedan presenteras de olika användningsområden för grupper:
Behörigheter – Man kan med hjälp av grupper tilldela vissa användare begränsade rättigheter i Administrationen. Exempel: Alla som är projektledare ska ha rätt att i Administrationen lägga upp nya projekt samt nya kunder. En ”projektledargrupp” skapas och i gruppadministrationen kryssar man för vilka objekt i Administrationen som dessa användare ska ha rättighet till (under rubriken Välj rättigheter för gruppen) – i detta exempel bör man kryssa i Kunder, Kundkontakter samt Projekt. Man väljer vilka personer som ska vara medlem i gruppen och medlemskapet innebär att personerna får behörighet till valda avsnitt i Administrationen.
Löneöverföring – Om lönekoppling till externt lönesystem används kan det ibland behövas olika grupper för att styra vilka lönearter som ska användas. Exempel: Antal arbetade timmar på de timanställda ska föras över till lönesystemet. Du skapar en grupp där alla timanställda är medlemmar. Gruppen kopplas i lönekopplingen mot lönearten för arbetade timmar och då kommer det bara att föras över lönedata på denna löneart för de användare som ingår i aktuell grupp.
Prissättning mm. – Om olika prisnivåer eller styrning mot olika tjänstearter används för olika användartyper (dvs. grupper). Exempel 1: Alla projektledare har ett visst pris (en grupp där projektledarna ingår skapas). Exempel 2: All tid som debiteras av underkonsulter vill man i ekonomisystemet bokföra på ett specifikt sätt (en grupp där underkonsulterna ingår skapas). I prislistan finns sedan möjlighet att sätta pris för den specifika gruppen och/eller styra specifik grupp mot särskild tjänsteart).
Projekttillhörighet – Om det finns vissa projekt som en grupp av användare ska vara medlem i kan man utnyttja funktionen Grupper. Exempel: Man har ett antal supportprojekt som personalen på supportavdelningen ska vara med i. Skapa en grupp där användarna för de på supportavdelningen ingår. När projekt skapas väljs supportgruppen som medlem istället för enskilda personer.
Defaultgruppen – En grupp som alltid finns i systemet. Det brukar vanligtvis vara bra att ha en grupp som alla användare är medlem i. Det är lämpligt att använda Defaultgruppen till detta ändamål då nya användare per automatik blir medlem i denna grupp. Det går vid behov att byta namn på Defaultgruppen. Exempelvis till “Alla på företaget”.
Urval - grupper kan användas för att göra urval i olika rapporter, exempelvis kan en grupp väljas som urval när projektrapporter skapas eller för rapporturval i Millnet Analys
Alternativ 1: Genom att kryssa i grupptillhörighet på användarkortet i administrationen.
Klicka på Skapa användare för att skapa ett nytt tomt användarkort.
Notera! Klicka Spara för att skapa användaren och öppna upp övriga fält. Glöm inte att spara ytterligare justeringar som görs. Om du vill ändra någon information på en redan upplagd användare klickar du på eller dubbelklicka på raden för den användaren du vill justera.
Attest – En grupp skapas med ett antal användare och en av användarna sätts som attestansvarig (för att välja attestansvarig för en grupp: Klicka på på fliken Användare vid den användare som ska vara attestansvarig – fyll i kryssrutan under kolumnen Attesträttigheter vid den grupp som användaren ska vara attestansvarig för). En användare kan vara attestansvarig för en grupp utan att vara medlem i gruppen.
Projektledare och fakturaansvarig – Om man vill ha möjlighet att flera personer ska fungera som projektledare och/eller fakturaansvarig för vissa projekt kan grupper för detta skapas. När ett projekt läggs upp väljs sedan gruppen som projektledare/fakturaansvarig i stället för enskilda personer. Detta innebär att alla som är medlemmar i gruppen kan göra projektunderlag resp. fakturaunderlag i Millbill. För att en grupp ska bli en projektledargrupp eller en fakturaansvarig-grupp krävs även att Projektledare resp. Fakturaansvarig är valt på gruppen. (Administration-Användare-Grupper . Behörigheten sätts under avsnittet Grupp).
Alternativ 2: Genom att gå in via gruppadministrationen, Administration - Användare - Grupper, välj grupp och flytta till valda genom att dubbelklicka på namnet.
