Last updated
Last updated
Välj Administration - Ärende i menyn. Klicka på Skapa ärende.
I ärendekortet, ange: Ärendenamn, Ärendeansvarig, Fakturaansvarig och ev. även Vår referens, Fakturanotering, Ärendebeskrivning samt Ärendenr på det nya ärendet. Kryssa i Bifoga på faktura om det standardmässigt ska skickas underlag som bilaga till fakturan. Det underlättar vid utskrift. Det finns två interna kommentarsfält – dvs. de kommer inte med på underlaget till klienten. Dessa är Ärendenotering (intern) och Ärendebeskrivning (intern). Fältet Ärendenotering (Intern) visas även på ärendet i faktureringsdelen och fältet är även där editerbart. Under Ärendebeskrivning kan en intern beskrivning av ärendet anges. Detta fält går inte att redigera i faktureringsdelen.
I Fakturanotering kan noteringar göras som man vill ska följa med ut på fakturan till klienten. Dessa noteringar kommer att vara med på varje faktura som skapas. Fakturanoteringen kan editeras i samband med att man skapar faktura i faktureringsdelen. Det finns även fältet Klientens ordernummer. Detta följer också med på fakturan. Glöm inte att Spara.
Koppla ev. prislista till ärendet. Koppling till prislista måste inte göras när ärendet läggs upp, tillfälle ges även i samband med skapandet av första ärendeunderlaget.
Välj aktiviteter som ska ingå i ärendet. Det finns tre sätt att flytta:
Ta tag i aktiviteten under Icke valda och dra till Valda och släpp.
Markera aktivitet och klicka på högerpilen så att aktiviteten flyttas till Valda.
Välj aktiviteter från aktivitetslistan, klicka sedan på högerpil och aktiviteterna flyttas till Valda.
Välj sedan grupper eller enskilda medlemmar som ska ingå i ärendet. Ärendets medlemskap innebär att ärendet dyker upp i ärendelistan vid tidrapporteringen. Om en grupp väljs som medlem i ärendet innebär detta att alla som är med i den valda gruppen blir medlem i ärendet och alla gruppmedlemmar kan rapportera på ärendet.
Gå sedan till fliken Prislista.
Om du valt att göra prislistan lokal:
Anpassa prislistan så att priserna stämmer med ärendet. De ändringar, tillägg och raderingar man gör i ärendets prislista sparas och påverkar enbart det aktuella ärendet. Man kan t.ex. ändra pris/timme eller kopplingen till tjänsteartikel. Tjänsteartiklar är de som kommer att anges på fakturan för respektive aktivitet som utförts. De utgör dessutom kopplingen mellan fakturering och externt ekonomisystem samt anger vilken momssats som gäller.
När ärendelistan är lång kan det underlätta att använda sortering- eller filtreringsfunktionen i listan. Sortering kan göras på samtliga kolumner. Klicka på den kolumnrubrik man vill sortera efter – kolumnen sorteras då i alfabetisk ordning, stigande. Klicka en gång till om man vill vända på sorteringen, dvs. i fallande ordning i stället.
För att söka upp ett ärende kan man ange ett sökbegrepp i sökrutan överst.
Det sökbegrepp man anger söker bland innehållet i samtliga kolumner. De filtreringsalternativ som är förvalda är: Ärenden jag är medlem i, Ärenden jag är ärendeansvarig för, Öppna ärenden. Ytterligare val finns att kryssa i för att göra sökningen vidare: Stängda ärenden, Ärenden jag inte är medlem i. Om sökresultatet innehåller mer än 20 ärenden delas resultatet upp i flera sidor.
Har du ett ärende som ingen ska fortsätta rapportera tid på kan du välja att stänga det. För att stänga ett ärende kryssar du i Stängt på ärendekortet i den högra kolumnen. Ärendet är då inte längre tillgängligt i tidrapporteringsvyn. De registreringar som gjorts på ärendet fram tills det stängs kommer fortfarande vara tillgängliga för fakturering.
Ett stängt ärende kan öppnas upp igen. Sök upp ärendet i ärendelistan genom att ange ett sökbegrepp i sökrutan samt kryssa i filterrutan Stängda ärenden (innebär att sökningen sker bland alla ärenden - även de som är stängda).
Gå in på ärendet och avmarkera statusen för att öppna det igen.
Huvudsyftet med att ha ärenden uppdelade på huvud- och underärende är samfakturering, dvs. att man styr faktureringen så att fakturor alltid skapas utifrån huvudärendet i faktureringsdelen. Ett ärende kan ha flera underärenden, men ett underärende kan inte samtidigt vara ett huvudärende. Ett ärende blir ett huvudärende först när det finns minst ett underärende kopplat.
För att skapa ett underärende gör på något av dessa sätt:
Skapa ett nytt ärende eller gå in på ett redan befintligt som ska bli ett underärende. När man har ärendekortet öppet, välj i listan för huvudärende det ärende som ska vara huvudärende.
Spara sedan de ändringar som gjorts.
Välj klient som ska kopplas till ärendet genom att ange hela eller del av namnet. Om klienten saknas i systemet kan en ny läggas upp, gå till Administration – Klienter eller genom att klicka på på ärendekortet (klienten får nästa nummer i systemets nummerserie – övriga klientuppgifter får kompletteras i klientregistret i efterhand). Välj klientansvarig (listas som Er referens på klientens faktura). Om man skriver in ett namn som inte redan finns inlagt kommer en ny kontaktperson automatiskt att skapas och läggas till på aktuell klients klientkort när man sparar. Lägg ev. till fler klienter. Ange kostnadsfördelning för respektive klient, dvs. hur många procent respektive klient ska betala av ärendets kostnad. För att radera en klient på ärendet, klicka på längst ut till höger.
Välj vilken pristyp ärendet har: löpande pris, fastpris eller takpris. Prislistan blir initialt en kopplad prislista, vilket innebär att ärendets prislista automatiskt kommer att uppdateras med ändringar som görs i grundprislistan. Vill man göra anpassningar i prislistan och/eller inte vill att ändringar i grundprislistan ska slå igenom i ärendets prislista ska man välja att göra prislistan lokal genom att klicka på . Knappen ändrar då färg och är inte längre klickbar . Ändringar som görs i en lokal prislista gäller bara det aktuella ärendet.
Man kan lägga till nya rader i prislistan genom att välja aktivitet, utförare, pris samt tjänsteartikel. Om man inte väljer någon specifik aktivitet och låter utförare vara "Alla", innebär detta: oavsett vilken aktivitet och vem som utför något gäller detta pris. Såvida det inte finns andra rader i prislistan. Läs mer i lathunden "".
Radera rader i prislistan man inte vill ha genom att klicka på krysset ute till höger på prisraden.
Välj ärende genom att klicka på Redigeraute till höger eller dubbelklicka på raden. Ändra den information som ska ändras, se beskrivning för Skapa ärende ovan. Kom ihåg att spara.
Ärenden som inte har någon tidsregistrering (eller andra registreringar) eller några fakturor kopplade till ärendet kan raderas. Detta gör man genom att gå in på ärendet och radera det, klicka på soptunnan uppe till höger Ärenden som har någon registrering kopplad till sig går inte att ta bort.
Är soptunnan inaktiverad betyder det att det finns något registrerat på ärendet så som en tidregistrering till exempel
Klicka på inne på ärendet. Ett nytt ärende skapas som en exakt kopia av ärendet (som nu är huvudärendet). All information om ärendet ärvs från huvudärendet (alltså ärendeansvarig, prislista, aktiviteter, medlemmar osv.). Ändra de uppgifter som ska ändras i det kopierade ärendet.
Gå till ärendelistan. Klicka på för att skapa en kopia ute till höger vid det ärende man vill ha som huvudärende. Välj alternativet Underärende i dialogen som öppnas. Ett nytt ärende skapas som en exakt kopia av huvudärendet. All information om ärendet ärvs från huvudärendet (alltså ärendeansvarig, prislista, aktiviteter, medlemmar osv.). Ändra de uppgifter som ska ändras i det kopierade ärendet.
