Grupper
Grupper kan användas för olika syften. En användare kan ingå i ett flertal grupper av olika anledningar. En användare kan t ex vara med i en grupp för attest, en annan grupp för att få vissa specifika rättigheter och en tredje för att det finns ett behov av att göra urval på gruppen när rapporter skapas i Millnet Analys.
Utöver andra grupper som skapats upp för olika behov finns alltid en "standardgrupp" som alla användare är medlem i. Ett vanligt namn på den gruppen är Alla användare men den kan ha andra namn. När en ny användare skapas blir den automatiskt alltid med i gruppen Alla användare. Gruppen Alla användare kan inte raderas från databasen.
Utöver gruppen Alla användare finns det fler grupper som standard i systemet som kan inaktiveras om de inte används.
Skapa ny grupp
Användare med behörighet Adminstratör har rättighet att skapa nya grupper. Detta görs under Administration - Användare - Grupper.
För att skapa ny grupp gör så här:
Klicka på knappen Skapa grupp.
Ge gruppen ett Gruppnamn. Eftersom grupper kan användas till olika syften är det bra att ge gruppen ett namn som beskriver användningsområdet för gruppen. T ex kan man välja att döpa en grupp som ska användas för attestering av tidrapporter till "ATTEST: Team ABC". Läs mer om olika användningsområden för grupper längre ner.
Ge gruppen en Beskrivning (valfritt). Beskrivningen presenteras vid gruppens namn i listan över alla grupper samt när man hovrar över gruppnamnen inne i användarkortet där man kan se vilka grupper en användare tillhör.
Spara.
Lägg till de användare som ska vara Gruppmedlemmar i gruppen.
Ge ev. gruppen rättigheter och kryssa ev. i användningsområden. OBS! Detta görs endast om gruppen ska användas som rättighetsgrupp eller när gruppen ska användas som medlem i projekt, vara projektledar-/fakturaansvariggrupp eller vid löneexport/lönekörning. Ge inte gruppen rättigheter eller kryssa i användningsområden som du är osäker på. Läs mer om rättigheter och användningsområden nedan. Om en grupp t ex ska användas som attestgrupp eller urvalsgrupp behövs inga rättigheter alls och inga kryss behöver markeras under rubriken Kan användas till i något av något av dessa båda fall.
Lägg till användare i grupp
En användare kan bli medlem i en grupp på två sätt:
Gå in via Administration - Användare - Grupper. Sök upp gruppen du vill lägga till användaren i och klicka på Redigera. Markera användaren som Gruppmedlem och Spara.
Gå in via Administration - Användare - Användare. Sök upp användaren du vill lägga till i gruppen och klicka på Redigera. Skrolla ner till avsnittet Grupp i användarkortet, markera gruppen och Spara.
Olika användningsområden för grupper
Det är vanligt att behöva skapa ett antal grupper för olika syften. Nedan beskrivs de olika användningsområden som finns för grupper i systemet och hur rätt inställningar görs för att gruppen ska få den funktion som det är tänkt. En och samma grupp kan användas för flera syften - men det blir ganska lätt komplicerat - därför kan det vara enklare om man försöker att döpa grupperna till de syften de har och hålla sig till ett fåtal användningsområden per grupp.
Attestgrupp
För att en person ska bli attestansvarig för ett antal användare behöver dessa användare ingå i en Attestgrupp. För att skapa en ny Attestgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
OBS! Inga Grupprättigheter behöver väljas inne i gruppkortet och inga val behöver göras under Kan användas till.
Det som gör gruppen till en Attestgrupp är att en person väljs som attestansvarig för gruppen. Detta görs inne på den aktuella användarens användarkort under Administration - Användare - Användare:
Så snart en användare fått attesträttighet genom att användaren fått ett kryss vid minst en grupp i kolumnen Attesträttigheter inne i användarkortet blir fliken Attestera synlig i användarens Tidsregistrering. En användare kan vara attestansvarig för flera grupper. Samtliga grupper som användaren anges som attestansvarig för dyker upp som valbar filtrering i vyn Attestera i vallistan Användare/Grupper. Läs mer om Attestera-vyn i avsnittet Tidsregistrering/Attestera om du vill veta mer om vad rättigheten som attestansvarig innebär.
Lönekopplingsgrupp
En lönekopplingsgrupp definieras av att den är valbar under Administration-Inställningar-Lönekörning-Lönekoppling. En lönekopplingsgrupp behövs när man vill koppla en viss grupp av användare mot en speciell löneart som går över till lönesystemet. Ett vanligt exempel på lönekopplingsgrupp är för timanställda, så att deras arbetade timmar inkluderas i lönefilen.
För att skapa en lönekopplingsgrupp, gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Lönekoppling" under rubriken Kan användas till.
Markeringen "Lönekoppling" under Kan användas till medger att gruppen som skapats dyker upp som en valbar grupp under Administration-Inställningar-Lönekörning-Lönekoppling.
Löneexportgrupp
När en lönefil skapas från vyn Attestera kan det i vissa fall finnas ett behov av att skapa en lönefil för en specifik grupp av användare. För att möjliggöra detta behöver gruppen vara en Löneexportgrupp.
Gör så här för att skapa en löneexportgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Löneexport" under rubriken Kan användas till.
Gruppen kommer därefter att dyka upp som en valbar grupp i Attestera-vyn för de användare som har rättigheten Löneadministratör.
Läs mer om Attestera-vyn i avsnittet Tidsregistrering/Attestera
Medlemsgrupp
Medlemsgrupper är de grupper som kan väljas in som medlem i projekt. Att vara medlem i ett projekt innebär att projektet dyker upp i tidsregistreringen för den aktuella användaren. När en grupp är medlem i ett projekt innebär det att alla användare som är medlem i gruppen automatiskt blir medlem i projekten som gruppen är medlem i. Projektet dyker därmed upp i tidsregistreringen för alla de användare som är medlem i gruppen.
För att en grupp ska kunna väljas som medlem i projekt krävs att gruppen har markerats som "Projektmedlem" under avsnittet Kan användas till i gruppkortet. För att skapa en ny medlemsgrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektmedlem" under rubriken Kan användas till.
Gruppen kommer därmed att dyka upp som valbar grupp i projektkortet.
Prislistegrupp
Det är inga speciella inställningar som krävs för att en grupp ska kunna användas av en prislista. För att skapa en prislistegrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
OBS! Det är viktigt att se till att varje person endast förekommer i en av de prislistegrupper som förekommer i en och samma prislista.
Grupper kan användas i prislistan av ett par olika anledningar:
De användare som ingår i en viss grupp har ett visst pris. Exempel: Du har tre olika prisnivåer som styrs utifrån vem som utfört arbetet. Personalen är uppdelad i olika "priskategorier".
I ovanstående exempel kommer personer som tillhör gruppen "Kategori 1" att generera priset 1500 kr/timme och personer som tillhör gruppen "Kategori 2" kommer generera priset 1200kr/timme. Du vill styra bokföringen av intäkterna mot olika konton beroende på vem som utfört arbetet. Detta sker genom kopplingen mot tjänsteartikel, då intäktskontot anges på tjänsteartikeln i ekonomisystemet. Exempel: Du har ett antal underkonsulter i verksamheten. Underkonsulterna registrerar tid i systemet och det finns en integration till ett externt ekonomiprogram. Du skapar en grupp och lägger alla underkonsulter i den gruppen som i sin tur är kopplad till en egen tjänsteartikel.
Projektledargrupp och Fakturaansvariggrupp
Om behov finns att dela ansvaret för projekt när det gäller rollen som Projektledare respektive Fakturaansvarig går det att använda grupper för detta ändamål.
För att skapa en projektledargrupp och/eller en fakturaansvariggrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektledare" och/eller "Fakturaansvarig" under rubriken Kan användas till.
Gruppen blir därefter valbar i projektkortet när Projektledare och/eller Fakturaansvarig ska väljas för projektet.
När en projektledargrupp är vald som Projektledare för projektet innebär det att användare som är medlem i projektledargruppen kan skapa projektunderlag och göra uppföljning av projektet.
Tänk bara på att användaren personligen dessutom behöver ha rättigheten Projektledare i sitt användarkort (för att få åtkomst till nödvändiga flikar).
När en fakturaansvariggrupp är vald som Fakturaansvarig för projektet innebär det att användare som är medlem i fakturaansvariggruppen kan skapa fakturaunderlag och göra uppföljning av projektet.
Tänk bara på att användaren personligen dessutom behöver ha rättigheten Fakturaansvarig i sitt användarkort (för att få åtkomst till nödvändiga flikar).
Rättighetsgrupp
Grupper kan också användas för att dela ut olika rättigheter till de användare som är medlem i gruppen.
För att skapa en rättighetsgrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera de grupprättigheter som gruppen ska ha under rubriken Grupprättigheter.
Dessa olika rättigheter finns att välja på:
Åtkomst till valda delar under fliken Administration.
Samtliga alternativ under rubriken Grupprättigheter i gruppkortet där namnet på rättigheten börjar på "Administration:" ger åtkomst till motsvarande underflik i Administrationen. Tanken med detta är att det ska vara möjligt att dela ut valda delar under Administrationen till användare i systemet som inte har rättigheten Administratör. Ett typexempel är att skapa en grupp som ger rättighet för användarna i gruppen att skapa upp nya projekt och kundkontakter.
Tillgång till Projekt- och resursöversikterna under Uppföljning
Nör projekt- och resursplaneringsmodulen är aktiverad har administratörerna i systemet åtkomst till vyerna Planering - Projektöversikt samt Planering - Resursöversikt under Uppföljning i huvudmenyn. För att dela ut åtkomst till vyerna till användare som inte är administratörer så finns möjlighet att dela ut rättigheten till vyerna via grupprättigheten Administration: Projekt- och resursöversikt.
Tillgång till flikar under Fakturering
Det finns möjlighet att ge åtkomst till flikar under Fakturering via grupprättigheter till användare som inte har behörighet Administratör, men som behöver åtkomst till vissa funktioner. Flikarna som finns att lägga till rättighet för är:
Ekonomi - via rättigheten MILLBill: Ekonomiansvarig.
Leverantörsfaktura - via rättigheten MILLBill: Leverantörsfakturor.
Det finns också och en rättighet för att kunna Skapa kreditfaktura - via rättigheten MILLBill: Skapa Kreditfaktura.
Observera att användare med behörighet Administratör automatiskt har dessa rättigheter.
Tillgång till alla rapporter
Rättighet som passar för användare som behöver ha möjlighet att ta ut rapporter på alla projekt. Oavsett vem som står angiven som projektledare så kommer de användare som ingår i gruppen RÄTTIGHET: Rapport med rättigheten Kan ta rapport på alla data att ha tillgång till alla projektrapporter.
Tillgång till alla underlag under Fakturering
Rättighet som passar för användare som behöver ha åtkomst till allt som händer under Fakturering. Oavsett vem som står angiven som projektledare eller fakturaansvarig så kommer de personer som ingår i en gruppen RÄTTIGHET: Underlag med rättigheten MILLBill: Tillgång till alla underlag och fakturor att ha tillgång till alla projektunderlag på fliken Projektunderlag och alla fakturaunderlag på fliken Fakturaunderlag.
Dataskyddsombud
Medlemskap i en grupp med rättigheten Dataskyddsombud Ger åtkomst till fliken Anonymisera användare som finns under Administration-Användare. Användare som ska ha rättigheten att anonymisera användare måste utöver rättigheten Dataskyddsombud också vara Administratör (rättighet som sätts direkt på användaren i användarkortet). Rättigheten Dataskyddsombud kan tilldelas både via grupprättighet (som beskrivs här) och direkt på användarnivå när rättigheten kryssas i på användarkortet under rubriken Behörigheter.
Fakturerbar tid i tidsregistreringen
Specialrättigheten Kan ange tid att fakturera kan sättas som rättighet i en grupp och den ger medlemmarna i gruppen rättighet att ange fakturerbar tid direkt i tidsregistreringen. Så här ser det ut i dagsvyn för användare som tilldelats rättigheten:
Den tid som anges i den Tid (översta rutan i bilden ovan) är den tid som räknas som närvarotid. Tid som anges i fältet Fakturerbar tid är den tid som kommer med till projektunderlaget. Projektledaren som skapar projektunderlaget ser de timmar som tidrapportören angivit som fakturerbara. Projektledaren kan även se den registrerade närvarotiden genom att hålla muspekaren över den lilla stjärnan som markerar att justering finns på registreringsposten i projektunderlagsvyn:
I det fall fältet för fakturerbar tid lämnas blank i tidsregistreringen kommer den registrerade närvarotiden att vara den som kommer med till Projektunderlaget (precis som vanligt). Fältet Fakturerbar tid fylls endast i vid behov. Dvs när den fakturerbara tiden avviker från registrerad närvarotid.
Löneadministratör
En grupp med rättigheten Löneadministratör ger medlemmarna åtkomst till Attesteravyn och möjlighet att skapa lönefiler för export till externt lönesystem. Löneadministratörsrättighet kan även sättas på användarnivå i användarkortet under Behörigheter.
Urvalsgrupp
Grupper kan även skapas upp för att fungera som urval i olika vyer. Exempel på vyer: Uppföljning-Planering-Resursöversikt, Uppföljning-Rapporter-Projektrapport samt Uppföljning-Rapporter-Resursanvändning.
Grupper kan också användas som urval i modulen Millnet Analys.
Grupper som endast ska användas för att göra urval behöver endast ett gruppnamn och ett antal medlemmar. Inga rättigheter behöver sättas för en sådan grupp.
Last updated