Grupper

Grupper kan anvÀndas för olika syften. En anvÀndare kan ingÄ i ett flertal grupper av olika anledningar. En anvÀndare kan t ex vara med i en grupp för attest, en annan grupp för att fÄ vissa specifika rÀttigheter och en tredje för att det finns ett behov av att göra urval pÄ gruppen nÀr rapporter skapas i Millnet Analys.

Utöver andra grupper som skapats upp för olika behov finns alltid en "standardgrupp" som alla anvÀndare Àr medlem i. Ett vanligt namn pÄ den gruppen Àr Alla anvÀndare men den kan ha andra namn. NÀr en ny anvÀndare skapas blir den automatiskt alltid med i gruppen Alla anvÀndare. Gruppen Alla anvÀndare kan inte raderas frÄn databasen.

Utöver gruppen Alla anvÀndare finns det fler grupper som standard i systemet som kan inaktiveras om de inte anvÀnds.

Skapa ny grupp

AnvÀndare med behörighet Adminstratör har rÀttighet att skapa nya grupper. Detta görs under Administration - AnvÀndare - Grupper.

För att skapa ny grupp gör sÄ hÀr:

  1. Klicka pÄ knappen Skapa grupp.

  2. Ge gruppen ett Gruppnamn. Eftersom grupper kan anvÀndas till olika syften Àr det bra att ge gruppen ett namn som beskriver anvÀndningsomrÄdet för gruppen. T ex kan man vÀlja att döpa en grupp som ska anvÀndas för attestering av tidrapporter till "ATTEST: Team ABC". LÀs mer om olika anvÀndningsomrÄden för grupper lÀngre ner.

  3. Ge gruppen en Beskrivning (valfritt). Beskrivningen presenteras vid gruppens namn i listan över alla grupper samt nÀr man hovrar över gruppnamnen inne i anvÀndarkortet dÀr man kan se vilka grupper en anvÀndare tillhör.

  4. Spara.

  5. LÀgg till de anvÀndare som ska vara Gruppmedlemmar i gruppen.

  6. Ge ev. gruppen rÀttigheter och kryssa ev. i anvÀndningsomrÄden. OBS! Detta görs endast om gruppen ska anvÀndas som rÀttighetsgrupp eller nÀr gruppen ska anvÀndas som medlem i projekt, vara projektledar-/fakturaansvariggrupp eller vid löneexport/lönekörning. Ge inte gruppen rÀttigheter eller kryssa i anvÀndningsomrÄden som du Àr osÀker pÄ. LÀs mer om rÀttigheter och anvÀndningsomrÄden nedan. Om en grupp t ex ska anvÀndas som attestgrupp eller urvalsgrupp behövs inga rÀttigheter alls och inga kryss behöver markeras under rubriken Kan anvÀndas till i nÄgot av nÄgot av dessa bÄda fall.

LÀgg till anvÀndare i grupp

En anvÀndare kan bli medlem i en grupp pÄ tvÄ sÀtt:

  1. GÄ in via Administration - AnvÀndare - Grupper. Sök upp gruppen du vill lÀgga till anvÀndaren i och klicka pÄ Redigera. Markera anvÀndaren som Gruppmedlem och Spara.

  2. GÄ in via Administration - AnvÀndare - AnvÀndare. Sök upp anvÀndaren du vill lÀgga till i gruppen och klicka pÄ Redigera. Skrolla ner till avsnittet Grupp i anvÀndarkortet, markera gruppen och Spara.

Olika anvÀndningsomrÄden för grupper

Det Àr vanligt att behöva skapa ett antal grupper för olika syften. Nedan beskrivs de olika anvÀndningsomrÄden som finns för grupper i systemet och hur rÀtt instÀllningar görs för att gruppen ska fÄ den funktion som det Àr tÀnkt. En och samma grupp kan anvÀndas för flera syften - men det blir ganska lÀtt komplicerat - dÀrför kan det vara enklare om man försöker att döpa grupperna till de syften de har och hÄlla sig till ett fÄtal anvÀndningsomrÄden per grupp.

Attestgrupp

För att en person ska bli attestansvarig för ett antal anvÀndare behöver dessa anvÀndare ingÄ i en Attestgrupp. För att skapa en ny Attestgrupp:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. OBS! Inga GrupprÀttigheter behöver vÀljas inne i gruppkortet och inga val behöver göras under Kan anvÀndas till.

  4. Det som gör gruppen till en Attestgrupp Àr att en person vÀljs som attestansvarig för gruppen. Detta görs inne pÄ den aktuella anvÀndarens anvÀndarkort under Administration - AnvÀndare - AnvÀndare:

    SÄ snart en anvÀndare fÄtt attestrÀttighet genom att anvÀndaren fÄtt ett kryss vid minst en grupp i kolumnen AttestrÀttigheter inne i anvÀndarkortet blir fliken Attestera synlig i anvÀndarens Tidsregistrering. En anvÀndare kan vara attestansvarig för flera grupper. Samtliga grupper som anvÀndaren anges som attestansvarig för dyker upp som valbar filtrering i vyn Attestera i vallistan AnvÀndare/Grupper. LÀs mer om Attestera-vyn i avsnittet Tidsregistrering/Attestera om du vill veta mer om vad rÀttigheten som attestansvarig innebÀr.

Lönekopplingsgrupp

En lönekopplingsgrupp definieras av att den Àr valbar under Administration-InstÀllningar-Lönekörning-Lönekoppling. En lönekopplingsgrupp behövs nÀr man vill koppla en viss grupp av anvÀndare mot en speciell löneart som gÄr över till lönesystemet. Ett vanligt exempel pÄ lönekopplingsgrupp Àr för timanstÀllda, sÄ att deras arbetade timmar inkluderas i lönefilen.

För att skapa en lönekopplingsgrupp, gör sÄ hÀr:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. Markera "Lönekoppling" under rubriken Kan anvÀndas till.

  4. Markeringen "Lönekoppling" under Kan anvÀndas till medger att gruppen som skapats dyker upp som en valbar grupp under Administration-InstÀllningar-Lönekörning-Lönekoppling.

Löneexportgrupp

NÀr en lönefil skapas frÄn vyn Attestera kan det i vissa fall finnas ett behov av att skapa en lönefil för en specifik grupp av anvÀndare. För att möjliggöra detta behöver gruppen vara en Löneexportgrupp.

Gör sÄ hÀr för att skapa en löneexportgrupp:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. Markera "Löneexport" under rubriken Kan anvÀndas till.

  1. Gruppen kommer dÀrefter att dyka upp som en valbar grupp i Attestera-vyn för de anvÀndare som har rÀttigheten Löneadministratör.

LĂ€s mer om Attestera-vyn i avsnittet Tidsregistrering/Attestera

Medlemsgrupp

Medlemsgrupper Àr de grupper som kan vÀljas in som medlem i projekt. Att vara medlem i ett projekt innebÀr att projektet dyker upp i tidsregistreringen för den aktuella anvÀndaren. NÀr en grupp Àr medlem i ett projekt innebÀr det att alla anvÀndare som Àr medlem i gruppen automatiskt blir medlem i projekten som gruppen Àr medlem i. Projektet dyker dÀrmed upp i tidsregistreringen för alla de anvÀndare som Àr medlem i gruppen.

För att en grupp ska kunna vÀljas som medlem i projekt krÀvs att gruppen har markerats som "Projektmedlem" under avsnittet Kan anvÀndas till i gruppkortet. För att skapa en ny medlemsgrupp gör sÄ hÀr:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. Markera "Projektmedlem" under rubriken Kan anvÀndas till.

  4. Gruppen kommer dÀrmed att dyka upp som valbar grupp i projektkortet.

Prislistegrupp

Det Àr inga speciella instÀllningar som krÀvs för att en grupp ska kunna anvÀndas av en prislista. För att skapa en prislistegrupp gör sÄ hÀr:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

OBS! Det Àr viktigt att se till att varje person endast förekommer i en av de prislistegrupper som förekommer i en och samma prislista.

Grupper kan anvÀndas i prislistan av ett par olika anledningar:

  • De anvĂ€ndare som ingĂ„r i en viss grupp har ett visst pris. Exempel: Du har tre olika prisnivĂ„er som styrs utifrĂ„n vem som utfört arbetet. Personalen Ă€r uppdelad i olika "priskategorier".

    I ovanstÄende exempel kommer personer som tillhör gruppen "Kategori 1" att generera priset 1500 kr/timme och personer som tillhör gruppen "Kategori 2" kommer generera priset 1200kr/timme.

  • Du vill styra bokföringen av intĂ€kterna mot olika konton beroende pĂ„ vem som utfört arbetet. Detta sker genom kopplingen mot tjĂ€nsteartikel, dĂ„ intĂ€ktskontot anges pĂ„ tjĂ€nsteartikeln i ekonomisystemet. Exempel: Du har ett antal underkonsulter i verksamheten. Underkonsulterna registrerar tid i systemet och det finns en integration till ett externt ekonomiprogram. Du skapar en grupp och lĂ€gger alla underkonsulter i den gruppen som i sin tur Ă€r kopplad till en egen tjĂ€nsteartikel.

I ovanstÄende exempel kommer fakturarader som Àr kopplade till personer som tillhör gruppen "Underkonsulter" att styras mot tjÀnsteartikeln 1101 och fakturarader som Àr kopplade till övriga personer kommer att styras mot tjÀnsteartikel 1100. I bokföringsprogrammet gÄr det att stÀlla in olika intÀktskonton pÄ de olika artiklarna.

Projektledargrupp och Fakturaansvariggrupp

Om behov finns att dela ansvaret för projekt nÀr det gÀller rollen som Projektledare respektive Fakturaansvarig gÄr det att anvÀnda grupper för detta ÀndamÄl.

För att skapa en projektledargrupp och/eller en fakturaansvariggrupp gör sÄ hÀr:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. Markera "Projektledare" och/eller "Fakturaansvarig" under rubriken Kan anvÀndas till.

  4. Gruppen blir dÀrefter valbar i projektkortet nÀr Projektledare och/eller Fakturaansvarig ska vÀljas för projektet.

NÀr en projektledargrupp Àr vald som Projektledare för projektet innebÀr det att anvÀndare som Àr medlem i projektledargruppen kan skapa projektunderlag och göra uppföljning av projektet.

TÀnk bara pÄ att anvÀndaren personligen dessutom behöver ha rÀttigheten Projektledare i sitt anvÀndarkort (för att fÄ Ätkomst till nödvÀndiga flikar).

NÀr en fakturaansvariggrupp Àr vald som Fakturaansvarig för projektet innebÀr det att anvÀndare som Àr medlem i fakturaansvariggruppen kan skapa fakturaunderlag och göra uppföljning av projektet.

TÀnk bara pÄ att anvÀndaren personligen dessutom behöver ha rÀttigheten Fakturaansvarig i sitt anvÀndarkort (för att fÄ Ätkomst till nödvÀndiga flikar).

RĂ€ttighetsgrupp

Grupper kan ocksÄ anvÀndas för att dela ut olika rÀttigheter till de anvÀndare som Àr medlem i gruppen.

För att skapa en rÀttighetsgrupp gör sÄ hÀr:

  1. Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett Gruppnamn och Beskrivning.

  2. LĂ€gg till medlemmar i gruppen.

  3. Markera de grupprÀttigheter som gruppen ska ha under rubriken GrupprÀttigheter.

Dessa olika rÀttigheter finns att vÀlja pÄ:

Åtkomst till valda delar under fliken Administration.

Samtliga alternativ under rubriken GrupprÀttigheter i gruppkortet dÀr namnet pÄ rÀttigheten börjar pÄ "Administration:" ger Ätkomst till motsvarande underflik i Administrationen. Tanken med detta Àr att det ska vara möjligt att dela ut valda delar under Administrationen till anvÀndare i systemet som inte har rÀttigheten Administratör. Ett typexempel Àr att skapa en grupp som ger rÀttighet för anvÀndarna i gruppen att skapa upp nya projekt och kundkontakter.

Grupp med ovanstÄende grupprÀttigheter ger anvÀndarna som Àr medlem i gruppen Ätkomst till projektadmnistrationen i systemet.

TillgÄng till Projekt- och resursöversikterna under Uppföljning

Nör projekt- och resursplaneringsmodulen Àr aktiverad har administratörerna i systemet Ätkomst till vyerna Planering - Projektöversikt samt Planering - Resursöversikt under Uppföljning i huvudmenyn. För att dela ut Ätkomst till vyerna till anvÀndare som inte Àr administratörer sÄ finns möjlighet att dela ut rÀttigheten till vyerna via grupprÀttigheten Administration: Projekt- och resursöversikt.

TillgÄng till flikar under Fakturering

Det finns möjlighet att ge Ätkomst till flikar under Fakturering via grupprÀttigheter till anvÀndare som inte har behörighet Administratör, men som behöver Ätkomst till vissa funktioner. Flikarna som finns att lÀgga till rÀttighet för Àr:

  • Ekonomi - via rĂ€ttigheten MILLBill: Ekonomiansvarig.

  • Leverantörsfaktura - via rĂ€ttigheten MILLBill: Leverantörsfakturor.

Det finns ocksÄ och en rÀttighet för att kunna Skapa kreditfaktura - via rÀttigheten MILLBill: Skapa Kreditfaktura.

Observera att anvÀndare med behörighet Administratör automatiskt har dessa rÀttigheter.

TillgÄng till alla rapporter

RĂ€ttighet som passar för anvĂ€ndare som behöver ha möjlighet att ta ut rapporter pĂ„ alla projekt. Oavsett vem som stĂ„r angiven som projektledare sĂ„ kommer de anvĂ€ndare som ingĂ„r i gruppen RÄTTIGHET: Rapport med rĂ€ttigheten Kan ta rapport pĂ„ alla data att ha tillgĂ„ng till alla projektrapporter.

TillgÄng till alla underlag under Fakturering

RĂ€ttighet som passar för anvĂ€ndare som behöver ha Ă„tkomst till allt som hĂ€nder under Fakturering. Oavsett vem som stĂ„r angiven som projektledare eller fakturaansvarig sĂ„ kommer de personer som ingĂ„r i en gruppen RÄTTIGHET: Underlag med rĂ€ttigheten MILLBill: TillgĂ„ng till alla underlag och fakturor att ha tillgĂ„ng till alla projektunderlag pĂ„ fliken Projektunderlag och alla fakturaunderlag pĂ„ fliken Fakturaunderlag.

Dataskyddsombud

Medlemskap i en grupp med rÀttigheten Dataskyddsombud Ger Ätkomst till fliken Anonymisera anvÀndare som finns under Administration-AnvÀndare. AnvÀndare som ska ha rÀttigheten att anonymisera anvÀndare mÄste utöver rÀttigheten Dataskyddsombud ocksÄ vara Administratör (rÀttighet som sÀtts direkt pÄ anvÀndaren i anvÀndarkortet). RÀttigheten Dataskyddsombud kan tilldelas bÄde via grupprÀttighet (som beskrivs hÀr) och direkt pÄ anvÀndarnivÄ nÀr rÀttigheten kryssas i pÄ anvÀndarkortet under rubriken Behörigheter.

Fakturerbar tid i tidsregistreringen

SpecialrÀttigheten Kan ange tid att fakturera kan sÀttas som rÀttighet i en grupp och den ger medlemmarna i gruppen rÀttighet att ange fakturerbar tid direkt i tidsregistreringen. SÄ hÀr ser det ut i dagsvyn för anvÀndare som tilldelats rÀttigheten:

SkÀrmdump frÄn tidrapporteringsvyn nÀr "fakturebar tid" Àr aktiverad för anvÀndaren.

Den tid som anges i den Tid (översta rutan i bilden ovan) Àr den tid som rÀknas som nÀrvarotid. Tid som anges i fÀltet Fakturerbar tid Àr den tid som kommer med till projektunderlaget. Projektledaren som skapar projektunderlaget ser de timmar som tidrapportören angivit som fakturerbara. Projektledaren kan Àven se den registrerade nÀrvarotiden genom att hÄlla muspekaren över den lilla stjÀrnan som markerar att justering finns pÄ registreringsposten i projektunderlagsvyn:

SkÀrmdump frÄn vyn Projektunderlag i Faktureringsmodulen

I det fall fÀltet för fakturerbar tid lÀmnas blank i tidsregistreringen kommer den registrerade nÀrvarotiden att vara den som kommer med till Projektunderlaget (precis som vanligt). FÀltet Fakturerbar tid fylls endast i vid behov. Dvs nÀr den fakturerbara tiden avviker frÄn registrerad nÀrvarotid.

Löneadministratör

En grupp med rÀttigheten Löneadministratör ger medlemmarna Ätkomst till Attesteravyn och möjlighet att skapa lönefiler för export till externt lönesystem. LöneadministratörsrÀttighet kan Àven sÀttas pÄ anvÀndarnivÄ i anvÀndarkortet under Behörigheter.

Urvalsgrupp

Grupper kan Àven skapas upp för att fungera som urval i olika vyer. Exempel pÄ vyer: Uppföljning-Planering-Resursöversikt, Uppföljning-Rapporter-Projektrapport samt Uppföljning-Rapporter-ResursanvÀndning.

Grupper kan ocksÄ anvÀndas som urval i modulen Millnet Analys.

Grupper som endast ska anvÀndas för att göra urval behöver endast ett gruppnamn och ett antal medlemmar. Inga rÀttigheter behöver sÀttas för en sÄdan grupp.

PreviousRestidNextPlaneringsgrupper

Last updated