Grupper
Last updated
Last updated
Under Administration - AnvÀndare - Grupper hittar man de grupper som finns i systemet samt har möjlighet att lÀgga till nya grupper.
Grupper kan anvÀndas för olika syften. Du kan lÀsa mer om repektive anvÀndningsomrÄde lÀngre ner i det hÀr avsnittet. En person kan ingÄ i ett flertal grupper av olika skÀl. En person kan t ex vara med i en grupp för attest, en annan grupp för att fÄ vissa specifika rÀttigheter och en tredje för att det finns ett behov av att göra urval pÄ gruppen nÀr rapporter skapas i Millnet Analys.
Utöver andra grupper som skapats upp för olika behov finns alltid en "standardgrupp" som alla anvÀndare Àr medlem i. Ett vanligt namn pÄ den gruppen Àr "Alla anvÀndare" men den kan ha andra namn. NÀr en ny anvÀndare skapas blir den automatiskt alltid med i gruppen "Alla anvÀndare". Gruppen "Alla anvÀndare" kan inte raderas frÄn databasen.
AnvÀndare med behörighet Adminstratör har rÀttighet att skapa nya grupper. Detta görs under Administration - AnvÀndare - Grupper.
För att skapa ny grupp gör sÄ hÀr:
Klicka pÄ knappen Skapa grupp.
Ge gruppen ett gruppnamn. Eftersom grupper kan anvÀndas till olika syften Àr det bra att ge gruppen ett namn som pÄ ett bra sÀtt hjÀlper till att förklara anvÀndningsomrÄdet för gruppen. T ex kan man vÀlja att döpa en grupp som ska anvÀndas attest till "ATTEST: Team ABC". LÀs mer om olika anvÀndningsomrÄden för grupper lÀngre ner.
Ge gruppen en beskrivning (valfritt). Beskrivningen presenteras vid gruppens namn i listan över alla grupper samt nÀr man hovrar över gruppnamnen inne i anvÀndarkortet dÀr man kan se vilka grupper en anvÀndare tillhör.
Spara.
LÀgg till de anvÀndare som ska vara gruppmedlemmar i gruppen.
Ge ev. gruppen rÀttigheter och kryssa ev. i anvÀndningsomrÄden. OBS! Detta görs endast om gruppen ska anvÀndas som rÀttighetsgrupp eller nÀr gruppen ska anvÀndas som medlem i projekt, vara projektledar-/fakturaansvariggrupp eller vid löneexport/lönekörning. Ge inte gruppen rÀttigheter eller kryssa i anvÀndningsomrÄden som du Àr osÀker pÄ. LÀs mer om rÀttigheter och anvÀndningsomrÄden nedan. Om en grupp t ex ska anvÀndas som attestgrupp eller urvalsgrupp behövs inga rÀttigheter alls och inga kryss behöver markeras under Kan anvÀndas till i nÄgot av nÄgot av dessa bÄda fall.
En anvÀndare kan bli medlem i en grupp pÄ tvÄ sÀtt:
GÄ in via Administration - AnvÀndare - Grupper, leta upp gruppen du vill lÀgga till anvÀndaren i och klicka pÄ Redigera, markera anvÀndaren som gruppmedlem, spara.
GÄ in via Administration - AnvÀndare - AnvÀndare, leta upp anvÀndaren du vill lÀgga i gruppen, klicka pÄ Redigera skrolla ner till avsnittet Grupp i anvÀndarkortet, markera gruppen, spara.
Det finns vanligen behov av att skapa ett antal grupper för olika syften. Nedan beskrivs de olika anvÀndningsomrÄden som finns för grupper i systemet och hur rÀtt instÀllningar görs för att gruppen ska fÄ den funktion som det Àr tÀnkt. En och samma grupp kan anvÀndas för flera syften - men det blir ganska lÀtt komplicerat - dÀrför kan det vara enklare om man försöker att döpa grupperna till de syften de har och hÄlla sig till ett fÄtal anvÀndningsomrÄden per grupp.
För att en person ska bli attestansvarig för ett antal anvÀndare behöver dessa anvÀndare ingÄ i en Attestgrupp. För att skapa en ny attestgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
OBS! Inga GrupprÀttigheter behöver vÀljas inne i gruppkortet och inga val behöver göras under Kan anvÀndas till.
Det som gör gruppen till en Attestgrupp Àr att en person vÀljs som attestansvarig för gruppen. Detta görs inne pÄ den aktuella anvÀndarens anvÀndarkort under Administration - AnvÀndare - AnvÀndare:
SÄ snart en anvÀndare fÄtt attestrÀttighet genom att anvÀndaren fÄtt ett kryss vid minst en grupp i kolumnen "AttestrÀttigheter" inne i anvÀndarkortet fÄr anvÀndaren en lÀnk i sin tidrapportering till vyn Attestera. En anvÀndare kan vara attestansvarig för flera grupper. Samtliga grupper som anvÀndaren anges som attestansvarig för dyker upp som valbar filtrering i vyn Attestera i vallistan "AnvÀndare/Grupper". LÀs mer om vyn Attestera i avsnittet för detta om du vill veta mer om vad rÀttigheten som attestansvarig innebÀr.
En lönekopplingsgrupp definieras av att den Àr valbar under Administration-InstÀllningar-Lönekörning-Lönekoppling. Ibland finns ett behov av att koppla en viss grupp av personer mot en speciel löneart - dÄ behövs en lönekopplingsgrupp. Ett typiskt exempel pÄ detta Àr att man vill att det ska finnas en lönekoppling specifikt för timanstÀllda för att fÄ med antalet arbetade timmar för de timanstÀllda i lönefilen.
För att skapa en lönekopplingsgrupp, gör sÄ hÀr:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
Markera "Lönekoppling" under avsnittet "Kan anvÀndas till".
Markeringen "Lönekoppling" under "Kan anvÀndas till" medger att gruppen som skapats dyker upp som en valbar grupp under Administration-InstÀllningar-Lönekörning-Lönekoppling.
NÀr en lönefil skapas frÄn vyn Attestera kan det i vissa fall finnas ett behov av att skapa lönefil för en specifik grupp av personer. För att möjliggöra detta behöver gruppen vara en Löneexportgrupp.
Gör sÄ hÀr för att skapa en löneexportgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
Markera "Löneexport" under avsnittet "Kan anvÀndas till".
Gruppen kommer dÀrefter att dyka upp som en valbar grupp i Attesteravyn för de anvÀndare som har rÀttigheten "Löneadministratör".
LÀs mer om attesteravyn och löneexport i avsnittet om dessa Àmnen.
Medlemsgrupper Àr de grupper som kan vÀljas in som medlem i projekt. Att vara medlem i ett projekt innebÀr att projektet dyker upp i tidrapporteringen för den aktuella anvÀndaren. NÀr en grupp Àr medlem i ett projekt innebÀr det att alla anvÀndare som Àr medlem i gruppen automatiskt blir medlem i projekten som gruppen Àr medlem i. Projektet dyker dÀrmed upp i tidrapporteringen för alla de anvÀndare som Àr medlem i gruppen.
För att en grupp ska kunna vÀljas som medlem i projekt krÀvs att gruppen har markerats som "Projektmedlem" under avsnittet "Kan anvÀndas till" i gruppkortet. För att skapa en ny medlemsgrupp gör sÄ hÀr:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektmedlem" under avsnittet "Kan anvÀndas till".
Gruppen kommer dÀrmed att dyka upp som valbar grupp i projektkortet.
Det Àr inga speciella instÀllningar som krÀvs för att en grupp ska kunna anvÀndas av en prislista. För att skapa en prislistegrupp gör sÄ hÀr:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
OBS! Det Àr viktigt att se till att varje person endast förekommer i en av de prislistegrupper som förekommer i en och samma prislista.
Grupper kan anvÀndas i prislistan av ett par olika anledningar:
De anvÀndare som ingÄr i en viss grupp har ett visst pris. Exempel: Du har tre olika prisnivÄer som styrs utifrÄn vem som utfört arbetet. Personalen Àr uppdelad i olika "priskategorier".
Du vill styra bokföringen av intÀkterna mot olika konton beroende pÄ vem som utfört arbetet. Exempel: Du har ett gÀng underkonsulter i verksamheten. Underkonsulterna rapporterar tid i systemet och det finns en integration till ett externt ekonomiprogram. Du skapar en grupp och lÀgger alla underkonsulter i den gruppen.
Om behov finns att dela ansvaret för projekt nÀr det gÀller rollen som projektledare respektive fakturaansvarig sÄ gÄr det att anvÀnda grupper för detta ÀndamÄl.
För att skapa en projektledargrupp och/eller en fakturaansvariggrupp gör sÄ hÀr:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektledare" och/eller "Fakturaansvarig under avsnittet "Kan anvÀndas till".
Gruppen blir dÀrefter valbar i projektkortet nÀr projektledare och/eller fakturansvarig ska vÀljas för projektet.
NÀr en projektledagrupp Àr vald som projektledare för projektet innebÀr det att anvÀndare som Àr medlem i projektledargruppen kan skapa projektunderlag för projektet samt gör uppföljning av projektet. TÀnk bara pÄ att anvÀndaren personligen dessutom behöver ha rÀttigheten "Projektledare" i sitt anvÀndarkort (för att fÄ Ätkomst till nödvÀndiga flikar).
NÀr en fakturaansvariggrupp Àr vald som fakturasnvarig för projektet innebÀr det att anvÀndare som Àr medlem i fakturaansvariggruppen kan skapa fakturaunderlag för projektet samt göra uppföljning av projektet. TÀnk bara pÄ att anvÀndaren personligen dessutom behöver ha rÀttigheten fakturansvarig i sitt anvÀndarkort (för att fÄ Ätkomst till nödvÀndiga flikar).
Grupper kan ocksÄ anvÀndas för att dela ut olika rÀttigheter till de anvÀndare som Àr medlem i gruppen.
För att skapa en rÀttighetsgrupp gör sÄ hÀr:
Skapa gruppen genom att klicka pÄ knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
LĂ€gg till medlemmar i gruppen.
Markera de grupprÀttigheter som gruppen ska ha under rubriken "GrupprÀttigheter".
Dessa olika rÀttigheter finns att vÀlja pÄ:
Samtliga alternativ under rubriken "GrupprÀttigheter" i gruppkortet dÀr namnet pÄ rÀttigheten börjar pÄ "Administration:" ger Ätkomst till motsvarande underflik i Administrationen. Tanken med detta Àr att det ska vara möjligt att dela ut valda delar under Administrationen till anvÀndare i systemet som inte har rÀttigheten Administratör. Ett typexempel Àr att skapa en grupp som ger rÀttighet för anvÀndarna i gruppen att skapa upp nya projekt och kundkontakter.
Nör projekt- och resursplaneringsmodulen Àr aktiverad har administratörerna i systemet Ätkomst till vyerna Planering - Projektöversikt samt Planering - Resursöversikt under Uppföljning i huvudmenyn. För att dela ut Ätkomst till vyerna till personer som inte Àr administratörer sÄ finns möjlighet att dela ut rÀttigheten till vyerna via grupprÀttigheten Administration: Projekt- och resursöversikt.
Det finns möjlighet att ge Ätkomst till flikar i Faktureringsmodulen via grupprÀttigheter. Flikarna som finns att lÀgga till rÀttighet till Àr:
Ekonomifliken - via rÀttigheten "MILLBill: Ekonomiansvarig".
Leverantörsfakturafliken - via rÀttigheten "MILLBill: Leverantörsfakturor".
Skapa kreditfaktura - via rÀttigheten "MILLBill: Skapa Kreditfaktura".
Observera att dessa rÀttigheter Àr rÀttigheter som personer med administratörrÀttighet automatiskt i och med sin administratörsroll i systemet. Med dessa grupprÀttigheter finns möjlighet dela ut rÀttigheterna till personer som inte Àr administratörer men som behöver Ätkomst till ovanstÄende funktioner.
RÀttighet som passar för personer som behöver ha koll pÄ allt som hÀnder i Faktureringsmodulen. Oavsett vem som stÄr angiven som projektledare eller fakturaansvarig sÄ kommer de personer som ingÄr i en grupp med rÀttigheten "TillgÄng till alla underlag i Faktureringsmodulen" att ha tillgÄng till alla projektunderlag pÄ fliken Projektunderlag och alla fakturaunderlag pÄ fliken Fakturaunderlag.
Medlemskap i en grupp med rÀttigheten "Dataskyddsombud" Ger Ätkomst till fliken Anonymisera anvÀndare som finns under Administration-AnvÀndare. Personer som ska rÀttigheten att anonymisera anvÀndare mÄste utöver rÀttigheten "Dataskyddsombud" ocksÄ vara administratör (rÀttighet som sÀtts direkt pÄ anvÀndaren i anvÀndarkortet). RÀttigheten "Dataskyddsombud" kan fÄs bÄde via grupprÀttighet (som beskrivs hÀr) och direkt pÄ personnivÄ nÀr rÀttigheten kryssas i pÄ anvÀndarkortet.
SpecialrÀttigheten "Kan ange tid att fakturera" kan sÀttas som rÀttighet i en grupp och den ger medlemmarna i gruppen rÀttighet att "ange fakturerbar tid" direkt i tidrapporteringen. SÄ hÀr ser det ut i tidrapporteringen (dagsvyn) för personer som fÄtt rÀttigheten:
Den tid som anges i den "vanliga rutan" för tid (översta rutan i bilden ovan) Àr den tid som rÀknas som nÀrvarotid. Tid som anges i rutan "Fakturerbar tid" Àr den tid som kommer med till projektunderlaget. Projektledaren som skapar projektunderlaget ser de timmar som tidrapportören angivit som fakturerbara. Projektledaren kan Àven se originalantalet timmar (dvs. den registrerade nÀrvarotiden) genom att hÄlla muspekaren över den lilla stjÀrnan som markerar att justering finns pÄ registreringsposten i projektunderlagsvyn:
I det fall rutan för fakturerbar tid lÀmnas blank i tidrapporteringen kommer den registrerade nÀrvarotiden att vara den som kommer med till Projektunderlaget (precis som vanligt). Rutan "Fakturerbar tid" fylls endast i vid behov.
En grupp med behörigheten "Löneadministratör" ger medlemmarna Ätkomst till Attesteravyn samt att dÀr ifrÄn skapa lönefiler för export till externt löneprogram. LöneadministratörsrÀttighet kan Àven sÀttas pÄ personnivÄ i anvÀndarkortet.
Grupper kan Àven skapas upp för att fungera som urval i olika vyer. Exempel pÄ vyer: Uppföljning-Planering-Resursöversikt, Uppföljning-Rapporter-Projektrapport samt Uppföljning-Rapporter-ResursanvÀndning.
Grupper kan ocksÄ anvÀndas som urval i modulen Millnet Analys.
Grupper som endast ska anvÀndas för att göra urval behöver endast ett gruppnamn och ett antal medlemmar. Inga rÀttigheter behöver sÀttas för en sÄdan grupp.
