Grupper
Under Administration - Användare - Grupper hittar man de grupper som finns i systemet samt har möjlighet att lägga till nya grupper.
Grupper kan användas för olika syften. Läs mer om de olika användningsområdena längre ner i det här avsnittet. En person kan ingå i ett flertal grupper av olika skäl. En person kan t ex vara med i en grupp för attest, en annan grupp för att få vissa specifika rättigheter och en tredje för att det finns ett behov av att göra urval på gruppen när rapporter skapas i Millnet Analys.
Utöver andra grupper som skapats upp för olika behov finns alltid en "standardgrupp" som alla användare är medlem i. Ett vanligt namn på den gruppen är "Alla användare" men den kan ha andra namn. När en ny användare skapas blir den automatiskt alltid med i gruppen "Alla användare". Gruppen "Alla användare" kan inte raderas från databasen.
Skapa ny grupp
Användare med behörighet Adminstratör har rättighet att skapa nya grupper. Detta görs under Administration - Användare - Grupper.
För att skapa ny grupp gör så här:
Klicka på knappen Skapa grupp.
Ge gruppen ett gruppnamn. Eftersom grupper kan användas till olika syften är det bra att ge gruppen ett namn som på ett bra sätt hjälper till att förklara användningsområdet för gruppen. T ex kan man välja att döpa en grupp som ska användas attest till "ATTEST: Team ABC". Läs mer om olika användningsområden för grupper längre ner.
Ge gruppen en beskrivning (valfritt). Beskrivningen presenteras vid gruppens namn i listan över alla grupper samt när man hovrar över gruppnamnen inne i användarkortet där man kan se vilka grupper en användare tillhör.
Spara.
Lägg till de användare som ska vara gruppmedlemmar i gruppen.
Ge ev. gruppen rättigheter och kryssa ev. i användningsområden. OBS! Detta görs endast om gruppen ska användas som rättighetsgrupp eller när gruppen ska användas som medlem i projekt, vara projektledar-/fakturaansvariggrupp eller vid löneexport/lönekörning. Ge inte gruppen rättigheter eller kryssa i användningsområden som du är osäker på. Läs mer om rättigheter och användningsområden nedan. Om en grupp t ex ska användas som attestgrupp eller urvalsgrupp behövs inga rättigheter alls och inga kryss behöver markeras under Kan användas till i något av något av dessa båda fall.
Lägg till användare i grupp
En användare kan bli medlem i en grupp på två sätt:
Gå in via Administration - Användare - Grupper, leta upp gruppen du vill lägga till användaren i och klicka på Redigera, markera användaren som gruppmedlem, spara.
Gå in via Administration - Användare - Användare, leta upp användaren du vill lägga i gruppen, klicka på Redigera skrolla ner till avsnittet Grupp i användarkortet, markera gruppen, spara.
Olika användningsområden för grupper
Det finns vanligen behov av att skapa ett antal grupper för olika syften. Nedan beskrivs de olika användningsområden som finns för grupper i systemet och hur rätt inställningar görs för att gruppen ska få den funktion som det är tänkt. En och samma grupp kan användas för flera syften - men det blir ganska lätt komplicerat - därför kan det vara enklare om man försöker att döpa grupperna till de syften de har och hålla sig till ett fåtal användningsområden per grupp.
Attestgrupp
För att en person ska bli attestansvarig för ett antal användare behöver dessa användare ingå i en Attestgrupp. För att skapa en ny attestgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
OBS! Inga Grupprättigheter behöver väljas inne i gruppkortet och inga val behöver göras under Kan användas till.
Det som gör gruppen till en Attestgrupp är att en person väljs som attestansvarig för gruppen. Detta görs inne på den aktuella användarens användarkort under Administration - Användare - Användare:
Så snart en användare fått attesträttighet genom att användaren fått ett kryss vid minst en grupp i kolumnen "Attesträttigheter" inne i användarkortet får användaren en länk i sin tidrapportering till vyn Attestera. En användare kan vara attestansvarig för flera grupper. Samtliga grupper som användaren anges som attestansvarig för dyker upp som valbar filtrering i vyn Attestera i vallistan "Användare/Grupper". Läs mer om vyn Attestera i avsnittet för detta om du vill veta mer om vad rättigheten som attestansvarig innebär.
Lönekopplingsgrupp
En lönekopplingsgrupp definieras av att den är valbar under Administration-Inställningar-Lönekörning-Lönekoppling. Ibland finns ett behov av att koppla en viss grupp av personer mot en speciel löneart - då behövs en lönekopplingsgrupp. Ett typiskt exempel på detta är att man vill att det ska finnas en lönekoppling specifikt för timanställda för att få med antalet arbetade timmar för de timanställda i lönefilen.
För att skapa en lönekopplingsgrupp, gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Lönekoppling" under avsnittet "Kan användas till".
Markeringen "Lönekoppling" under "Kan användas till" medger att gruppen som skapats dyker upp som en valbar grupp under Administration-Inställningar-Lönekörning-Lönekoppling.
Löneexportgrupp
När en lönefil skapas från vyn Attestera kan det i vissa fall finnas ett behov av att skapa lönefil för en specifik grupp av personer. För att möjliggöra detta behöver gruppen vara en Löneexportgrupp.
Gör så här för att skapa en lönekopplingsgrupp:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Löneexport" under avsnittet "Kan användas till".
Gruppen kommer därefter att dyka upp som en valbar grupp i Attesteravyn för de användare som har rättigheten "Löneadministratör".
Läs mer om attesteravyn och löneexport i avsnittet om dessa ämnen.
Medlemsgrupp
Medlemsgrupper är de grupper som kan väljas in som medlem i projekt. Att vara medlem i ett projekt innebär att projektet dyker upp i tidrapporteringen för den aktuella användaren. När en grupp är medlem i ett projekt innebär det att alla användare som är medlem i gruppen automatiskt blir medlem i projekten som gruppen är medlem i. Projektet dyker därmed upp i tidrapporteringen för alla de användare som är medlem i gruppen.
För att en grupp ska kunna väljas som medlem i projekt krävs att gruppen har markerats som "Projektmedlem" under avsnittet "Kan användas till" i gruppkortet. För att skapa en ny medlemsgrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektmedlem" under avsnittet "Kan användas till".
Gruppen kommer därmed att dyka upp som valbar grupp i projektkortet.
Prislistegrupp
Det är inga speciella inställningar som krävs för att en grupp ska kunna användas av en prislista. För att skapa en prislistegrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
OBS! Det är viktigt att se till att varje person endast förekommer i en av de prislistegrupper som förekommer i en och samma prislista.
Grupper kan användas i prislistan av ett par olika anledningar:
De användare som ingår i en viss grupp har ett visst pris. Exempel: Du har tre olika prisnivåer som styrs utifrån vem som utfört arbetet. Personalen är uppdelad i olika "priskategorier".
I ovanstående exempel kommer personer som tillhör gruppen "Kategori 1" att generera priset 1500 kr/timme och personer som tillhör gruppen "Kategori 2" kommer generera priset 1200kr/timme. Du vill styra bokföringen av intäkterna mot olika konton beroende på vem som utfört arbetet. Exempel: Du har ett gäng underkonsulter i verksamheten. Underkonsulterna rapporterar tid i systemet och det finns en integration till ett externt ekonomiprogram. Du skapar en grupp och lägger alla underkonsulter i den gruppen.
I ovanstående exempel kommer fakturarader som är kopplade till personer som tillhör gruppen "Underkonsulter" att styras mot tjänsteartikeln 1101 och fakturarader som är kopplade till övriga personer kommer att styras mot tjänsteartikel 1100. I bokföringsprogrammet går det att ställa in olika intäktskonton på de olika artiklarna.
Projektledargrupp och Fakturaansvariggrupp
Om behov finns att dela ansvaret för projekt när det gäller rollen som projektledare respektive fakturaansvarig så går det att använda grupper för detta ändamål.
För att skapa en projektledargrupp och/eller en fakturaansvariggrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera "Projektledare" och/eller "Fakturaansvarig under avsnittet "Kan användas till".
Gruppen blir därefter valbar i projektkortet när projektledare och/eller fakturansvarig ska väljas för projektet.
När en projektledagrupp är vald som projektledare för projektet innebär det att användare som är medlem i projektledargruppen kan skapa projektunderlag för projektet samt gör uppföljning av projektet. Tänk bara på att användaren personligen dessutom behöver ha rättigheten "Projektledare" i sitt användarkort (för att få åtkomst till nödvändiga flikar).
När en fakturaansvariggrupp är vald som fakturasnvarig för projektet innebär det att användare som är medlem i fakturaansvariggruppen kan skapa fakturaunderlag för projektet samt göra uppföljning av projektet. Tänk bara på att användaren personligen dessutom behöver ha rättigheten fakturansvarig i sitt användarkort (för att få åtkomst till nödvändiga flikar).
Rättighetsgrupp
Grupper kan också användas för att dela ut olika rättigheter till de användare som är medlem i gruppen.
För att skapa en rättighetsgrupp gör så här:
Skapa gruppen genom att klicka på knappen Skapa grupp och ge gruppen ett gruppnamn och beskrivning.
Lägg till medlemmar i gruppen.
Markera de grupprättigheter som gruppen ska ha under rubriken "Grupprättigheter".
Dessa olika rättigheter finns att välja på:
Åtkomst till valda delar under fliken Administration. Samtliga alternativ under rubriken "Grupprättigheter" i gruppkortet där namnet på rättigheten börjar på "Administration:" ger åtkomst till motsvarande underflik i Administrationen. Tanken med detta är att det ska vara möjligt att dela ut valda delar under Administrationen till användare i systemet som inte har rättigheten Administratör. Ett typexempel är att skapa en grupp som ger rättighet för användarna i gruppen att skapa upp nya projekt och kundkontakter.
Grupp med ovanstående grupprättigheter ger användarna som är medlem i gruppen åtkomst till projektadmnistrationen i systemet. Tillgång till flikar i Faktureringsmodulen Det finns möjlighet att ge åtkomst till flikar i Faktureringsmodulen via grupprättigheter. Flikarna som finns att lägga till rättighet till är:
Ekonomifliken - via rättigheten "MILLBill: Ekonomiansvarig".
Leverantörsfakturafliken - via rättigheten "MILLBill: Leverantörsfakturor".
Skapa kreditfaktura - via rättigheten "MILLBill: Skapa Kreditfaktura".
Observera att dessa rättigheter är rättigheter som personer med administratörrättighet automatiskt i och med sin administratörsroll i systemet. Med dessa grupprättigheter finns möjlighet dela ut rättigheterna till personer som inte är administratörer men som behöver åtkomst till ovanstående funktioner.
Tillgång till alla underlag i Faktureringsmodulen Rättighet som passar för personer som behöver ha koll på allt som händer i Faktureringsmodulen. Oavsett vem som står angiven som projektledare eller fakturaansvarig så kommer de personer som ingår i en grupp med rättigheten "Tillgång till alla underlag i Faktureringsmodulen" att ha tillgång till alla projektunderlag på fliken Projektunderlag och alla fakturaunderlag på fliken Fakturaunderlag.
Dataskyddsombud Medlemskap i en grupp med rättigheten "Dataskyddsombud" Ger åtkomst till fliken Anonymisera användare som finns under Administration-Användare. Personer som ska rättigheten att anonymisera användare måste utöver rättigheten "Dataskyddsombud" också vara administratör (rättighet som sätts direkt på användaren i användarkortet). Rättigheten "Dataskyddsombud" kan fås både via grupprättighet (som beskrivs här) och direkt på personnivå när rättigheten kryssas i på användarkortet.
Fakturerbar tid i tidrapporteringen Specialrättigheten "Kan ange tid att fakturera" kan sättas som rättighet i en grupp och den ger medlemmarna i gruppen rättighet att "ange fakturerbar tid" direkt i tidrapporteringen. Så här ser det ut i tidrapporteringen (dagsvyn) för personer som fått rättigheten:
Skärmdump från tidrapporteringsvyn när "fakturebar tid" är aktiverad för användaren. Den tid som anges i den "vanliga rutan" för tid (översta rutan i bilden ovan) är den tid som räknas som närvarotid. Tid som anges i rutan "Fakturerbar tid" är den tid som kommer med till projektunderlaget. Projektledaren som skapar projektunderlaget ser de timmar som tidrapportören angivit som fakturerbara. Projektledaren kan även se originalantalet timmar (dvs. den registrerade närvarotiden) genom att hålla muspekaren över den lilla stjärnan som markerar att justering finns på registreringsposten i projektunderlagsvyn:
Skärmdump från vyn Projektunderlag i Faktureringsmodulen I det fall rutan för fakturerbar tid lämnas blank i tidrapporteringen kommer den registrerade närvarotiden att vara den som kommer med till Projektunderlaget (precis som vanligt). Rutan "Fakturerbar tid" fylls endast i vid behov.
Löneadministratör Medlemmar i en grupp med behörigheten "Löneadministratör" ger medlemmarna åtkomst till Attesteravyn samt att där ifrån skapa lönefiler för export till externt löneprogram. Löneadministratörsrättighet kan även sättas på personnivå i användarkortet.
Urvalsgrupp
Grupper kan även skapas upp för att fungera som urval i olika vyer. Exempel på vyer: Uppföljning-Planering-Resursöversikt, Uppföljning-Rapporter-Projektrapport samt Uppföljning-Rapporter-Resursanvändning.
Grupper kan också användas som urval i modulen Millnet Analys.
Grupper som endast ska användas för att göra urval behöver endast ett gruppnamn och ett antal medlemmar. Inga rättigheter behöver sättas för en sådan grupp.
Planeringsgrupper
Det finns en speciell typ av grupp som kallas för Planeringsgrupp. Planeringsgrupper har en funktion när modulen Projekt- och resursplanering används.
Planeringsgrupper skapas under Administration-Användare-Planeringsgrupper.
För att skapa en ny planeringsgrupp:
Klicka på "Skapa planeringsgrupp".
Ge gruppen ett gruppnamn och en beskrivning.
Lägg till medlemmar i planeringsgruppen.
Spara.
Flytta gruppmedlemmar från "Icke valda" till "Valda".
OBS! Till skillnad från "vanliga" grupper så kan en användare enbart vara medlem i en planeringsgrupp. Du kan även lägga in en användare i en planeringsgrupp från användarkortet.
Planeringsgrupper kan användas vid resursplanering i systemet när man önskar fördela planerad tid för en grupp av personer istället för att resursplanera på personnivå. Läs mer om grupplanering i avsnittet om detta.
Last updated