Fakturaexport till externa system
Innehåll
Reservera fakturor
Ändra fakturadatum eller transaktionsdatum
Millnet Webconnect
Millnet Connect
Arkivera fakturor
Lås upp arkiverade fakturor
Reservera fakturor
För att fakturaunderlagen som skapats i Faktureringen ska kunna exporteras till ett externt ekonomisystem krävs att de är reserverade på "Ekonomifliken". För att fakturaunderlagen ska vara valbara här krävs att de låsts på "Fakturafliken". Man kan läsa mer om hur man gör detta i lathunden "Skapa fakturaunderlag".
För att reservera fakturor gör enligt följande:
Välj Fakturering - Ekonomi. Man reserverar fakturorna under "Alla fakturor". De hamnar längst ner, så om man redan har reserverade fakturor kan man behöva scrolla ner lite. Klicka sedan i rutan längs ut till vänster för de fakturor som man vill kunna exportera. Man kan markera samtliga fakturor genom att klicka i den översta rutan.
Klicka på ikonen "Reservera"
. Fakturorna flyttas då upp under "Reserverade fakturor", högre upp på sidan. Samtliga fakturor som reserverats (som ännu inte har externt fakturanummer) kommer att exporteras när man kör Webconnecten eller Millnet Connect. Om en faktura som inte ska exporteras ännu har reserverats kan den låsas tillbaka. Läs mer om detta under "Frigör/arkivera faktura" längre ner.
Ändra fakturadatum eller transaktionsdatum
Om man upptäcker att en faktura fått felaktigt fakturadatum kan man enkelt ändra detta från ekonomifliken innan exporten när fakturan är reserverad. Radera befintligt fakturadatum och ange det nya enligt formatet ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅMMDD (1) alternativt använda kalenderfunktionen bredvid. Klicka på Spara
för att spara den nya informationen.
Ändring kan göras på flera fakturor samtidigt genom att ange det nya fakturadatumet i fältet direkt under rubriken Fakturadatum. Sätt sedan ett kryss i rutan till vänster om fakturadatumet på de fakturor som ska uppdateras. Ska alla uppdateras väljer man alla med den översta checkboxen. Klicka på Spara
för att spara den nya informationen.
Det är bara om vårt Analysverktyg används som Transaktionsdatum har effekt. Exempel: En faktura skickas med fakturadatum i juni månad, men man vill att intäkten (när man analyserar i Analysverktyget) ska höra till maj månad. I detta fall anger man transaktionsdatum med ett datum i maj. Millnet Analys utgår från transaktionsdatum i första hand, men om det saknas är det fakturadatum som gäller. Transaktionsdatum kan sättas på samma sätt som fakturadatum, se beskrivning ovan.
Millnet Webconnect
Precis som innan behöver fakturan reserveras på Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krävs även att användaren har rättigheten Ekonomiansvarig. Detta ställs in på användarkortet och ger även användaren rätten att importera kunder och leverantörsfakturor från Fortnox.
Gör såhär:
Gå till Ekonomifliken och se till att fakturorna som ska exporteras är reserverade och klara
Klicka på Exportera fakturor
i menyn
Godkänn om det är dessa fakturor som ska exporteras
De reserverade fakturorna exporteras och ni meddelas om alla kunde exporteras eller om någonting blev fel.
De exporterade fakturorna får ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om ni använder vår Autofakturafunktion för att skicka ut era fakturor behöver ni göra detta innan ni arkiverar fakturorna.
OBS! Det går att ställa in att endast de fakturor som har reserverats av användaren som kör exporten exporteras. Kontakta vår support för att justera detta.
Millnet Connect
När ni har reserverade fakturor under Fakturering som ni vill exportera till ekonomisystemet gör enligt följande (använder ni Millnet Webconnect kan du hoppa till nästa avsnitt):
Starta Millnet Connect.
Välj företag ni vill exportera fakturor till och klicka på OK.
Klicka på länken Fakturaexport från Millbill till en katalog (eller välj under Moduler i menyn).
I inloggningsrutan anger ni användarnamn och lösenord, ni använder samma inloggningsuppgifter som i tidrapporteringen. Klicka på OK.
Exporten startar och i programfönstret kan ni följa processen. Ni kan utläsa vilka fakturor som hämtas och importeras till Ekonomisystemet. Processen avslutas med Importen är klar. Fakturorna är nu inlästa i ekonomisystemet och importen är klar.
Samtliga fakturor som är reserverade och saknar externt fakturanummer kommer att exporteras.
Felkoder
Om en faktura inte kan exporteras kommer detta att synas i rutan som ett felmeddelande. Att en faktura inte kan exporteras kan bero på flera saker, exempelvis:
Fakturan är en nollfaktura - Dessa kan inte föras över då det inte finns något i dem (summan är 0). Vill ni ha dessa i ert externa system behöver ni skapa dem manuellt. Ni kan arkivera dem likt övriga fakturor i Millbill när ni är klara med dem.
Det saknas koppling för artikel/tjänsteartikel - Kontrollera att artikeln finns upplagd i ekonomisystemet.
Felaktig gruppering på fakturan - Olika system har olika krav på vad som behöver finnas på fakturan. Samtliga brukar dock kräva att artikel är del av grupperingen. Kontrollera att din gruppering fungerar för ert ekonomisystem. Grupperingen sätts på fakturafliken.
Ni kan alltid kontakta vår support om ni inte hittar anledningen till felet.
Arkivera fakturor
Att arkivera fakturorna i Fakturering innebär att fakturorna flyttas från Ekonomifliken och arkiveras i systemet. Man kan alltid söka fram den under Rapport-fliken och en administratör kan vid behov låsa upp den igen från Rapport. Vill man istället flytta tillbaka fakturan, för att exempelvis justera ett misstag, ska man istället använda Avreservera 
.
För att arkivera faktura:
Välj Fakturering - Ekonomi. För att en faktura ska kunna arkiveras krävs att fältet Ext. Fakturanr är ifyllt. Är fältet tomt kommer fakturan att ligga kvar i listan.
Har den inget externt fakturanummer går det att fylla i detta manuellt för att överföring ska bli möjlig. Är det en nollfaktura kan man även välja att skriva exempelvis nollfaktura i fältet för externt fakturanummer istället om något nummer inte finns. På så sätt går den att frigöra även om den inte kunnat överföras.
Markera sedan rutan längst till vänster om den eller de fakturor ni vill arkivera samt klicka på Arkivera 
Lås upp arkiverad faktura
Om behov finns kan en användare med Administratörsrättigheter låsa upp en frigjord faktura under rapport. Gör enligt följande:
Gå till Fakturering - Rapport
Välj Faktura i rapportmenyn.
Sök upp fakturan du vill ”återöppna” genom att använda ett eller flera av de sökbegrepp som finns.
Markera den/de fakturor du vill låsa upp under kolumnen internt fakturanummer.
Klicka sedan på lås upp fakturor
Man får ett meddelande att fakturan är upplåst och den hittas nu under fliken "Faktura".
OBS! Kopplingen till det som angivits i rutan Externt fakturanummer finns kvar. Fakturan återfår numret automatiskt när man reserverar den på nytt på Ekonomifliken.
Last updated