Fakturaexport till externa system
Last updated
Last updated
Reservera fakturor
Ăndra fakturadatum eller transaktionsdatum
Millnet Webconnect
Millnet Connect
Arkivera fakturor
LĂ„s upp arkiverade fakturor
För att fakturaunderlagen som skapats i Faktureringen ska kunna exporteras till ett externt ekonomisystem krÀvs att de Àr reserverade pÄ "Ekonomifliken". För att fakturaunderlagen ska vara valbara hÀr krÀvs att de lÄsts pÄ "Fakturafliken". Man kan lÀsa mer om hur man gör detta i lathunden "Skapa fakturaunderlag".
För att reservera fakturor gör enligt följande:
VÀlj Fakturering - Ekonomi. Man reserverar fakturorna under "Alla fakturor". De hamnar lÀngst ner, sÄ om man redan har reserverade fakturor kan man behöva scrolla ner lite. Klicka sedan i rutan lÀngs ut till vÀnster för de fakturor som man vill kunna exportera. Man kan markera samtliga fakturor genom att klicka i den översta rutan.
Klicka pÄ ikonen "Reservera" . Fakturorna flyttas dÄ upp under "Reserverade fakturor", högre upp pÄ sidan. Samtliga fakturor som reserverats (som Ànnu inte har externt fakturanummer) kommer att exporteras nÀr man kör Webconnecten eller Millnet Connect. Om en faktura som inte ska exporteras Ànnu har reserverats kan den lÄsas tillbaka. LÀs mer om detta under "Frigör/arkivera faktura" lÀngre ner.
Det Àr bara om vÄrt Analysverktyg anvÀnds som Transaktionsdatum har effekt. Exempel: En faktura skickas med fakturadatum i juni mÄnad, men man vill att intÀkten (nÀr man analyserar i Analysverktyget) ska höra till maj mÄnad. I detta fall anger man transaktionsdatum med ett datum i maj. Millnet Analys utgÄr frÄn transaktionsdatum i första hand, men om det saknas Àr det fakturadatum som gÀller. Transaktionsdatum kan sÀttas pÄ samma sÀtt som fakturadatum, se beskrivning ovan.
Precis som innan behöver fakturan reserveras pÄ Ekonomifliken innan den kan exporteras. För att kunna exportera fakturorna krÀvs Àven att anvÀndaren har rÀttigheten Ekonomiansvarig. Detta stÀlls in pÄ anvÀndarkortet och ger Àven anvÀndaren rÀtten att importera kunder och leverantörsfakturor frÄn Fortnox.
Gör sÄhÀr:
GÄ till Ekonomifliken och se till att fakturorna som ska exporteras Àr reserverade och klara
GodkÀnn om det Àr dessa fakturor som ska exporteras
De reserverade fakturorna exporteras och ni meddelas om alla kunde exporteras eller om nÄgonting blev fel.
De exporterade fakturorna fÄr ett externt fakturanummer och kan nu arkiveras. Om ni anvÀnder vÄr Autofakturafunktion för att skicka ut era fakturor behöver ni göra detta innan ni arkiverar fakturorna.
OBS! Det gÄr att stÀlla in att endast de fakturor som har reserverats av anvÀndaren som kör exporten exporteras. Kontakta vÄr support för att justera detta.
NÀr ni har reserverade fakturor under Fakturering som ni vill exportera till ekonomisystemet gör enligt följande (anvÀnder ni Millnet Webconnect kan du hoppa till nÀsta avsnitt):
Starta Millnet Connect.
VÀlj företag ni vill exportera fakturor till och klicka pÄ OK.
Klicka pÄ lÀnken Fakturaexport frÄn Millbill till en katalog (eller vÀlj under Moduler i menyn).
I inloggningsrutan anger ni anvÀndarnamn och lösenord, ni anvÀnder samma inloggningsuppgifter som i tidrapporteringen. Klicka pÄ OK.
Exporten startar och i programfönstret kan ni följa processen. Ni kan utlÀsa vilka fakturor som hÀmtas och importeras till Ekonomisystemet. Processen avslutas med Importen Àr klar. Fakturorna Àr nu inlÀsta i ekonomisystemet och importen Àr klar.
Samtliga fakturor som Àr reserverade och saknar externt fakturanummer kommer att exporteras.
Om en faktura inte kan exporteras kommer detta att synas i rutan som ett felmeddelande. Att en faktura inte kan exporteras kan bero pÄ flera saker, exempelvis:
Fakturan Àr en nollfaktura - Dessa kan inte föras över dÄ det inte finns nÄgot i dem (summan Àr 0). Vill ni ha dessa i ert externa system behöver ni skapa dem manuellt. Ni kan arkivera dem likt övriga fakturor i Millbill nÀr ni Àr klara med dem.
Det saknas koppling för artikel/tjÀnsteartikel - Kontrollera att artikeln finns upplagd i ekonomisystemet.
Felaktig gruppering pÄ fakturan - Olika system har olika krav pÄ vad som behöver finnas pÄ fakturan. Samtliga brukar dock krÀva att artikel Àr del av grupperingen. Kontrollera att din gruppering fungerar för ert ekonomisystem. Grupperingen sÀtts pÄ fakturafliken.
Ni kan alltid kontakta vÄr support om ni inte hittar anledningen till felet.
För att arkivera faktura:
VĂ€lj Fakturering - Ekonomi. För att en faktura ska kunna arkiveras krĂ€vs att fĂ€ltet Ext. Fakturanr Ă€r ifyllt. Ăr fĂ€ltet tomt kommer fakturan att ligga kvar i listan.
Har den inget externt fakturanummer gĂ„r det att fylla i detta manuellt för att överföring ska bli möjlig. Ăr det en nollfaktura kan man Ă€ven vĂ€lja att skriva exempelvis nollfaktura i fĂ€ltet för externt fakturanummer istĂ€llet om nĂ„got nummer inte finns. PĂ„ sĂ„ sĂ€tt gĂ„r den att frigöra Ă€ven om den inte kunnat överföras.
Om behov finns kan en anvÀndare med AdministratörsrÀttigheter lÄsa upp en frigjord faktura under rapport. Gör enligt följande:
GĂ„ till Fakturering - Rapport
VĂ€lj Faktura i rapportmenyn.
Sök upp fakturan du vill âĂ„teröppnaâ genom att anvĂ€nda ett eller flera av de sökbegrepp som finns.
Markera den/de fakturor du vill lÄsa upp under kolumnen internt fakturanummer.
Klicka sedan pÄ lÄs upp fakturor
Man fÄr ett meddelande att fakturan Àr upplÄst och den hittas nu under fliken "Faktura".
OBS! Kopplingen till det som angivits i rutan Externt fakturanummer finns kvar. Fakturan ÄterfÄr numret automatiskt nÀr man reserverar den pÄ nytt pÄ Ekonomifliken.
Om man upptÀcker att en faktura fÄtt felaktigt fakturadatum kan man enkelt Àndra detta frÄn ekonomifliken innan exporten nÀr fakturan Àr reserverad. Radera befintligt fakturadatum och ange det nya enligt formatet à à à à -MM-DD eller à à MMDD (1) alternativt anvÀnda kalenderfunktionen bredvid. Klicka pÄ Spara för att spara den nya informationen.
Ăndring kan göras pĂ„ flera fakturor samtidigt genom att ange det nya fakturadatumet i fĂ€ltet direkt under rubriken Fakturadatum. SĂ€tt sedan ett kryss i rutan till vĂ€nster om fakturadatumet pĂ„ de fakturor som ska uppdateras. Ska alla uppdateras vĂ€ljer man alla med den översta checkboxen. Klicka pĂ„ Spara för att spara den nya informationen.
Klicka pÄ Exportera fakturor i menyn
Att arkivera fakturorna i Fakturering innebÀr att fakturorna flyttas frÄn Ekonomifliken och arkiveras i systemet. Man kan alltid söka fram den under Rapport-fliken och en administratör kan vid behov lÄsa upp den igen frÄn Rapport. Vill man istÀllet flytta tillbaka fakturan, för att exempelvis justera ett misstag, ska man istÀllet anvÀnda Avreservera .
Markera sedan rutan lÀngst till vÀnster om den eller de fakturor ni vill arkivera samt klicka pÄ Arkivera (för att frigöra alla fakturor kan man markera kryssrutan högst upp för att vÀlja alla). Alla fakturor kan alltid sökas fram i Rapportfliken under valet Faktura.
