Skapa projektunderlag, fastpris

Innehåll

• Koppla prislista till projekt

• Länkad eller lokal projektprislista?

• Prislista med fastpris

• Skapa projektunderlag - fastpris

• Lås/lås upp projektunderlag

• Ta bort projektunderlag

• Flytta tider

Koppla prislista till projekt

Välj Fakturering - Projektunderlag för att komma till projektunderlagsvyn.

Prislista måste kopplas till projektet innan ett projektunderlag kan skapas (man kan även koppla prislista till projekt i projektadministrationen). Om inte prislista redan är vald, välj vilken grundprislista som projektprislistan ska skapas utifrån. Klicka sedan på prislistelänken (prislistans namn) för att göra justeringar i projektprislistan.

Länkad eller lokal projektprislista?

Som standard föreslår systemet att projektprislistan är länkad mot sin grundprislista. Detta innebär att alla justeringar som görs i grundprislistan slår igenom i projektprislistor som är länkade mot den. Inga lokala justeringar beträffande avvikande timpriser, kopplingar mot tjänsteartiklar mm. kan inte göras i en länkad projektprislista. Det går dock att göra lokala justeringar för fastpris, delbetalningar, timbank och takpris.

Om man vill göra en justering beträffande timpris, tjänsteartikelkoppling, lägga till ytterligare rad/rader i prislistan eller ta bort en rad i projektprislistan måste prislistan göras lokal. Det innebär att ev. justeringar som görs i grundprislistan vid ett senare tillfälle inte slår igenom i projektets prislista.

Om prislistan är länkad eller lokal har bara betydelse för timmar mm som faktureras utöver de fasta belopp som man definierar i projektet. Exempel: Ett projekt ska faktureras med 100 000 kr totalt, fördelat på två betalningstillfällen på 50 000 kr vardera. Under projektets gång tillkommer 10 timmar som man anser ligger utanför fastpriset som överenskommits. Det är då som de löpande priserna i prislistan kommer till användning och i detta fall kan det förstås ha betydelse om man valt att prislistan ska vara länkad eller lokal, beroende på om prisändringar globalt i grundprislistor ska påverka aktuellt projekt eller inte.

Prislista med fastpris

Markera pristypen "Fastpris" och ange det totala fastpriset i prisfältet. Skriv priset bara i rena siffror.

Gör sedan en betalningsplan över hur projektet är tänkt att faktureras, . En betalningsplan består av minst en delbetalning. Ange "Datum", "Tjänsteartikel" (OBS! Viktigt att välja en tjänsteartikel så att momssatsen blir rätt. Tjänsteartikeln är också nyckeln vid import till externt ekonomisystem samt bestämmer vad det ska stå på fakturan), ange "Notering" och "Belopp". Upprepa momentet för varje delbetalning man vill lägga till.

Spara dina ändringar när du är klar.

Skapa projektunderlag – fastpris

Välj Fakturering - Projektunderlag för att komma till projektunderlagsvyn.

De projekt som visas i listan är de projekt man är projektledare för samt som har registrerade tider och är låsta. Innan ett projektunderlag kan skapas måste prislista väljas för projektet (se avsnittet ovan).

Ett projekt med en fastprislista, där man lagt in delbetalningar som ännu inte är fakturerade, visas under fliken "Projektunderlag" tills alla delbetalningar är klara och alla tider är bearbetade i Millbill. Klicka på Skapa "" vid det projekt man vill skapa projektunderlag för.

Delbetalningarna listas överst. Välj den/de delbetalningar man vill plocka med denna gång genom att kryssa i rutan "Debitera" ute till höger.

Den tid (och ev. övriga registreringar så som traktamenten och utlägg) som lagts på projektet måste bearbetas, dvs. man måste bestämma sig för om de ska faktureras, visas som gratis på fakturan eller om de helt ska döljas. Döljer man alla rader kommer enbart delbetalningen med på fakturan. Om något ska faktureras utöver delbetalningen väljer man fakturera på de timmarna (traktamenten, utlägg m.m.). För att markera alla rader samtidigt klicka på symbolen i rubriken. Är det någon tid på underlaget som ska tillhöra ett annat projekt kan du flytta dem först, läs mer längst ner.

Delbetalningen man valt att plocka med på underlaget hamnar som en rad bland övriga registreringar på projektet. Om man vill att noteringen som gjorts på delbetalningsraden ska visas på fakturan klickar man för rutan "Visa notering på Faktura" längst ut till höger på underlagsraden. Klicka på "Spara" när du är klar.

För att titta på rapporten i PDF-format klicka på PDF-ikonenuppe till vänster. (OBS! Krävs att Adobe Reader eller annan PDF-läsare är installerat på datorn.) I listan under "projektunderlag" till höger kan man även titta på tidigare skapade projektrapporter och fakturarapporter på projektet. För att se mer utförlig information om projektet klicka på symbolen "".

Interna noteringar/kommentarer

Intern projektunderlagskommentar: Det som skrivs här kommer inte med på projektunderlaget eller fakturan till kunden utan är helt intern. Noteringen följer aktuellt projektunderlag och är synligt i listor över projektunderlag – här på projektunderlagsfliken, på fakturafliken när man skapar faktura på projektet, samt under informationsknappen.

Projektnotering: Detta fält är åtkomligt från projektadministrationen, fakturafliken samt härifrån projektunderlagsfliken. På samtliga förekommande ställen kan den text man skrivit in redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna projektunderlagskommentaren som följer projektunderlaget).

Notering som kommer med på projektunderlaget

Projektunderlagsnotering - Här kan fritext skrivas in som hör till projektunderlaget. Projektunderlagsnoteringen kommer med på projektunderlaget när detta skrivs ut i PDF-format och är redigerbart från projektunderlagsfliken.

Visa notering på faktura/underlag - Längst ut till höger på varje rad i projektunderlaget finns rutor för "Visa notering på faktura och/eller underlag". De eventuella noteringar som användaren skrivit in i samband med tidsregistreringen kommer med på projektunderlagsutskriften om rutan för "Visa notering på underlag" är ikryssad. När man jobbar med projektunderlaget kan man som projektledare ändra inskrivna texter – det är då de ändrade texterna som i så fall visas på projektunderlaget. Visa notering på faktura innebär att den text som finns på raden som markeras följer med ut på fakturan.

Lås/lås upp projektunderlag

När man är klar och vill att det ska vara möjligt att skapa en faktura är det dags att låsa projektunderlaget. Om projektunderlaget man vill låsa inte är öppet väljer man att öppna det genom att välja Millbill och "Projektunderlag" i menyn. Välj projektunderlag genom att klicka på pennan framför aktuellt projektunderlag. Finns ingen penna klickar man på plusset för att skapa ett nytt underlag.

För att låsa projektunderlaget klicka på "Lås underlag". Detta innebär att projektunderlaget flyttas från listan på fliken "Projektunderlag" och återfinns på fliken "Faktura" där det nu är möjligt att skapa en faktura utifrån aktuellt projektunderlag.

Lås upp projektunderlag

Om man vill låsa upp ett projektunderlag så att det åter finns i sin lista på fliken "Projektunderlag" görs detta på fliken "Faktura". OBS! endast någon med fakturarättigheter kan låsa upp. Hur det görs beskrivs närmare i lathunden "Skapa fakturaunderlag".

Ta bort projektunderlag

Ibland kan det vara nödvändigt att ta bort ett projektunderlag. Exempelvis om man har bytt kund eller kundkontakt på ett projekt efter att ett projektunderlag redan skapats. För att koppling mot den nya kunden ska slå igenom måste projektunderlaget raderas så att man kan skapa ett nytt med den nya kundkopplingen. OBS! Att radera ett projektunderlag innebär inte att man tar bort de registrerade timmarna som finns på projektet.

Öppna upp det projektunderlag man vill ta bort. Om projektunderlaget är låst måste det först låsas upp av fakturaansvarig. Markera tillagda delbetalningar samt samtliga övriga registreringar på projektet med att sätta posterna till avvakta .

Radera eventuella tids- och artikel- registreringar som lagts till manuellt genom att radera underlagsraden. Kom ihåg att notera dessa om man vill ha med dem på det rättade underlaget. Spara sedan ändringarna och stäng sedan underlaget.

Leta fram projektunderlaget i listan på projektunderlagsfliken igen och klicka på papperskorgen för att radera projektunderlaget.

Flytta tider

Har man tider på underlaget som man vill fakturera på ett annat projekt kan man flytta dessa om de är satta till avvakta . Klicka då på längst ut till höger på raden för öppna valen för funktionen (Ser man inte pilarna behöver man kontakta supporten för aktivera funktionen).

Bland de nya objekten som blir synliga väljer man sedan vilket projekt man vill att tiden ska flyttas till. Har man många projekt kan man minska antalet genom att välja vilken kund som projektet är kopplat till eller så kan man söka på projektnamnet .

Klicka sedan på flytta. Raden försvinner nu från underlaget och placeras på det projekt som man valt.

För att kunna flytta tid krävs att:

• Användaren som registrerat tiden är medlem även i projektet som man vill flytta till

• Aktiviteten som tidraden har måste finnas i det nuvarande projektet och i projektet man flyttar till

• Den som flyttar tiden är medlem i båda projekten och är "Administratör" eller "Projektledare"

• Tiden är registrerad av en användare i tidsregistreringen. Manuellt tillagda rader kan inte flyttas utan får tas bort och läggas till på nytt i det andra projektet.

OBS! Man kan endast flytta en rad i taget. När man flyttar tiderna kommer registreringen även att ändras i användarens tidrapportering.