Skapa projektunderlag-löpande pris

Gå till Fakturering - Projektunderlag. De projekt som visas i listan är de projekt inloggad person är projektledare för och som det finns något att fakturera på. Dvs registreringar av tid, utlägg, körjournal etc. måste vara låsta för att de ska visas här. Innan ett projektunderlag kan skapas måste prislista väljas för projektet. Se avsnitt Fakturering - Projektunderlag - Koppla prislista till projekt-löpande pris.

Projektet måste också vara kopplat till en kund. Detta görs under Kundinformation på projektkortet under Administration - Projekt - Projekt. Det är endast användare med administratörsrättigheter samt rättighet för projektadministration som kommer åt denna vy.

Det går att skapa projektunderlag även för projekt som för tillfället inte har några låsta tidsregistreringar. För att kunna hitta projektet behöver det sökas fram i listan på projekutnderlagsfliken - använd sökfältet uppe till vänster. Ange sökbegrepp (hela eller delar av projektnamnet eller projektnumret) och klicka på förstoringsglaset. Vid klick på knappen visas alla aktiva projekt som hör till den aktuella projektledaren.

Filtrering på datum går att göra vid behov genom att ange datum i de avsedda rutorna överst. Filtreringen innebär att transaktioner utanför det valda datumintervallet filtreras bort. Klicka på vid det projekt som projektunderlag ska skapas för.

Skapa/justera projektunderlag

Under Skapa/justera projektunderlag uppe till vänster i vyn presenteras projektnamnet, valuta, vilken kund projektet är kopplat. Straxt under detta finns kryssrutan Visa pris på underlag, som kryssas i om priset ska visas på projektunderlagsrapporten. Vidare hittas fältet för datumet för när projektunderlaget skapades, samt Intern projektunderlagskommentar och Projektnoteringar. Intern projektunderlagskommentar: Text som skrivs här kommer med som information intill projektunderlaget - kan användas för att ge fakturaansvarig information i nästa steg i faktureringsprocessen eller för att notera något om projektunderlaget som är bra att se direkt i projektunderlagslistan så länge projektunderlaget ligger kvar i det läget. Intern projektunderlagskommentar kommer inte med ut på projektunderlags-PDFen eller fakturan - noteringen är helt intern och kommer inte ut till kund. Den interna projektunderlagsnoteringen följer aktuellt projektunderlag och är synligt i projektunderlagslistan under projektnamnet, samt inne på fakturan under Noteringar högst uppe till höger.

Projektnotering: Detta fält är också åtkomligt från projektadministrationen under Administration - Projekt - Projekt - Projektnotering (intern), projektunderlagsfliken samt fakturafliken. På samtliga förekommande ställen kan texten i fältet redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna projektunderlagskommentaren som följer projektunderlaget).

Projektunderlag

Under Projektunderlag högst uppe till höger visas alla skapade projektunderlag och fakturor för projektet. Klicka på pdf-symbolen för förhandsgranskning av projektunderlaget eller fakturan alternativt länken bredvid pdf-symbolen för att komma in i det skapade projektunderlaget för att tydligare kunna se hur de olika posterna i underlaget har hanterats.

Visa avvaktande poster från

För att underlätta arbetet med att skapa ett projektunderlag för ett visst tidsintervall finns möjlighet att filtrera posterna i projektunderlaget genom att ange ett tidsintervall av poster. Poster utanför det valda tidsintervallet filtreras för tillfället bort.

Så här kan du göra för att filtrera med hjälp av datumurvalet: Se till att alla tider har Fakturastatus Avvakta . Välj önskat datumintervall genom att ange fr.o.m.-datum och t.o.m.-datum i fälten för detta. Skriv in datum enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD alternativt genom att välja datum i kalendern bredvid. Klicka på uppdatera för att ladda urvalet, nu förändras det valda tidsintervallet och ger lättare möjlighet att skapa projektunderlag för den valda perioden. Det går också att använda enbart fr.o.m.-datum eller t.o.m.-datum.

Posterna presenteras i datumordning som standard. Genom att klicka på rubrikerna Användare eller Aktivitet kan sorteringen ändras - vilket kan underlätta i arbetet med att avgöra vilka poster som ska faktureras, sättas som gratis, döljas eller avvaktas med.

Sortering på användare eller aktivitet/uppgift ger delsummering per vald sorteringstyp och möjliggör även att minimera hela grupperingen för möjlighet till att fokusera på en grupp i taget. Sorteringen medför också möjlighet att välja avvakta, fakturera, gratis eller dölj för samtliga poster för en viss typ (alla poster för viss utförare eller aktivitet).

OBS! Den sortering som väljs har bara betydelse i arbetet med underlaget. På PDF-rapporten (som kan skrivas ut och/eller skickas med som bilaga till fakturan) presenterar alltid posterna i datumordning. Möjlig konfiguration: Det finns en inställning som kan göras så projektunderlaget sorteras i användarordning med summering per användare. Kontakta vår support om ni önskar det.

När projektunderlaget har skapats visas alla poster med fakturastatus Avvakta , vilket innebär att de är gråmarkerade och ej redigerbara.

Välj om respektive tidsregistrering ska Debiteras , vara Gratis Döljas eller Avvaktas på projektunderlaget. Debitera -posten ska faktureras Gratis -posten visas på fakturan men till priset 0. Dölj -posten ska ej faktureras och kommer inte med på fakturan. Avvakta -posten ska ligga kvar till nästa gång projektunderlag skapas för aktuellt projekt. För att markera alla rader samtidigt klicka på symbolen i rubriken högst upp. Gör ev. justeringar av användare, noteringar, aktivitet/uppgift, pris/enhet eller antal timmar. För projekt med flera faser finns möjlighet att göra urvalen (debitera, gratis, dölj och avvakta) per specifik fas.

Längst ut till höger på varje rad i projektunderlaget finns rutor för Visa notering på underlag och/eller faktura. De eventuella noteringar som användaren skrivit in i samband med tidsregistreringen kan redigeras och det är den redigerade texten som kommer med på projektunderlagsutskriften om rutan för Visa notering på underlag är ikryssad.

Visa notering på faktura innebär att den text som finns på raden följer med ut på fakturan om rutan är ikryssad. Du kan även lägga till noteringar för respektive tidsregistrering här i projektunderlaget genom att skriva in text i fältet eller ta bort noteringen.

Möjlighet finns också att skapa manuella rader i projektunderlaget. För att lägga till nya rader gör så här:

Klicka på Lägg till tid , artikel , utlägg , tillägg eller körjournal . Fyll i datum, användare, aktivitet (alternativt välj artikel) och antal timmar (eller styckantal vid artikelregistrering eller antal km vid registrering av körjournal) för den raden. För att ta bort en manuellt tillagd rad klicka på Radera . Klicka på Spara när ni är klar med ändringarna.

OBS! Ändringar som görs i projektunderlaget såsom justering av antal timmar, notering eller tillägg av manuella rader påverkar endast det som faktureras. Ändringarna påverkar inte de ursprungliga registreringarna i tidsregistreringen. Det är alltså alltid möjligt att följa upp den tid som faktiskt registrerats på projektet, även om ändringar gjorts på projektunderlaget.

Undantag gäller för tider som flyttats till ett annat underlag. Läs mer om att flytta tider längst ner i denna lathund.

Lås projektunderlag

När hanteringen av projektunderlaget är klart är det dags att låsa underlaget för att komma vidare till nästas steg i faktureringsprocessen. Om projektunderlaget som ska låsas inte är öppet kan det öppnas genom att välja Fakturering - Projektunderlag i menyn. Välj projektunderlag som ska öppnas genom att klicka på pennan framför aktuellt projektunderlag.

För att låsa projektunderlaget klicka på hänglåset uppe/nere till höger. Detta innebär att projektunderlaget flyttas från fliken Projektunderlag och återfinns nu under fliken Faktura där det nu är möjligt att skapa en faktura utifrån aktuellt projektunderlag.

Lås upp projektunderlag

För att låsa upp ett projektunderlag så att det återfinns i din lista på fliken Projektunderlag görs detta av fakturaansvarig på fliken Faktura. Detta beskrivs närmare i avsnittet Fakturering - Faktura.

Ta bort projektunderlag

Ibland kan det vara nödvändigt att ta bort ett projektunderlag. Exempelvis när för att ett kundbyte ska slå igenom eller vid byte av kundkontakt på ett projekt efter att ett projektunderlag redan skapats. För att koppling mot den nya kunden ska slå igenom måste projektunderlaget som redan skapats mot den "gamla" kunden raderas. Skap ett nytt projektunderlag som får den nya kundkopplingen.

OBS! Att radera ett projektunderlag innebär inte att de registrerade timmarna som finns på projektet tas bort utan enbart att de valda tidstransaktionerna på projektunderlaget kopplas bort från det aktuella projektunderlaget.

Markera samtliga poster med Avvakta

Manullet tillagda tids- och artikelregistreringar måste raderas, vilket görs genom att klicka på Radera

Klicka på Spara och Stäng för att komma tillbaka till projektunderlagsvyn.

Leta upp projektet i listan för projektunderlag och klicka på Radera vid det projektunderlag man vill ta bort i projektunderlagslistan.

Flytta tider

Om det finns tider på underlaget som ska fakturera på ett annat projekt kan dessa flyttas om de är satta till Avvakta . Klicka då på längst till höger på raden för öppna valen för funktionen (ser du inte pilarna behöver ni kontakta vår support för att aktivera funktionen).

Bland de nya objekten som blir synliga kan projekt som posterna ska flyttas till väljas . Om det finns många projekt att välja bland kan urval först göras på kund eller så kan en sökning göras på projektnamnet. Klicka sedan Flytta. Raden försvinner nu från det aktuella projektunderlaget och placeras på det projekt som valdes.

För att kunna flytta tid krävs att:

• Den användare som flyttar tiden är medlem i båda projekten och är Administratör eller Projektledare.

• Tiden är registrerad av en användare i tidsregistreringen. Manuellt tillagda rader kan inte flyttas utan får tas bort och läggas till på nytt i det andra projektet

OBS! Det går endast att flytta en rad i taget. När poster i projektunderlaget flyttas påverkas även användarens tidsregistrering och det ser ut som att användaren har registrerat på det projekt som tiderna flyttats till.