Skapa projektunderlag-löpande pris

Gå till Fakturering - Projektunderlag. De projekt som visas i listan är de projekt man är projektledare för och som det finns något att fakturera på. Dvs registreringar av tid, utlägg, körjournal etc. måste vara låsta för att de ska visas här. Innan ett projektunderlag kan skapas måste prislista väljas för projektet. Se avsnitt Fakturering - Projektunderlag - Koppla prislista till projekt-löpande pris.

Projektet måste också vara kopplat till en kund. Detta görs under Kundinformation på projektkortet under Administration - Projekt - Projekt. Det är endast användare med administratörsrättigheter samt rättighet för projektadministration som kommer åt denna vy.

Man kan skapa projektunderlag även för projekt som för tillfället inte har några låsta tidsregistreringar genom att söka upp projektet i sökfältet uppe till vänster. Ange sökbegrepp (hela eller delar av projektnamnet eller projektnumret) och klicka på förstoringsglaset. Om man klickar på knappen visas alla aktiva projekt som man är projektledare för.

Filtrering på datum går att göra vid behov genom att ange datum i de avsedda rutorna överst. Filtreringen innebär att transaktioner utanför det valda datumintervallet filtreras bort. Klicka på vid det projekt man vill skapa projektunderlag för.

Skapa/justera projektunderlag

Under Skapa/justera projektunderlag uppe till vänster i vyn visas projektnamnet, eventuell valuta, vilken kund projektet är kopplat till samt kryssrutan Visa pris på underlag, som kryssas i om man vill att priset ska visas på projektunderlagsrapporten. Vidare visas datumet som projektunderlaget skapades, samt Intern projektunderlagskommentar och Projektnoteringar. Intern projektunderlagskommentar: Text som skrivs här kommer inte med på projektunderlaget eller på fakturan till kunden, utan är till för intern information. Noteringen följer aktuellt projektunderlag och är synligt i projektunderlagslistan under projektnamnet, samt inne på fakturan under Noteringar högst uppe till höger.

Projektnotering: Detta fält är åtkomligt från projektadministrationen under Administration - Projekt - Projekt - Projektnotering (intern), projektunderlagsfliken samt fakturafliken. På samtliga förekommande ställen kan den text du skrivit in redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna projektunderlagskommentaren som följer projektunderlaget).

Projektunderlag

Under Projektunderlag högst uppe till höger visas alla skapade projektunderlag och fakturor för projektet. Klicka på pdf-symbolen för förhandsgranskning av projektunderlaget eller fakturan alternativt länken bredvid pdf-symbolen för att komma in i det skapade projektunderlaget för att tydligare kunna se hur de olika posterna i underlaget har hanterats.

Visa avvaktande poster från

För att underlätta arbetet med att skapa ett projektunderlag för ett visst tidsintervall finns möjlighet att filtrera posterna i projektunderlaget genom att ange ett tidsintervall av poster. Poster utanför det valda tidsintervallet filtreras för tillfället bort.

Man kan göra så här om man har poster som sträcker sig över flera månader men bara vill fakturera de som hör till ett visst tidsintervall: Se till att alla tider har Fakturastatus Avvakta . Välj önskat datumintervall genom att ange fr.o.m.-datum och t.o.m.-datum i fälten för detta.Skriv in datum enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD alternativt ÅÅMMDD eller genom att välja datum i kalendern bredvid. Klicka på uppdatera för att ladda urvalet, nu förändras det valda tidsintervallet och ger lättare möjlighet att skapa projektunderlag för den valda perioden. Det går också att använda enbart fr.o.m.-datum eller t.o.m.-datum.

Posterna presenteras i datumordning som standard. Genom att klicka på rubrikerna Användare eller Aktivitet kan man ändra sorteringen vilket kan underlätta i arbetet med att avgöra vilka poster som ska faktureras, sättas som gratis, döljas eller avvaktas med.

Sortering på användare eller aktivitet/uppgift ger delsummering per vald sorteringstyp och möjliggör även att minimera hela grupperingen så man kan fokusera på en grupp i taget. Sorteringen medför också möjlighet att välja avvakta, fakturera, gratis eller dölj för samtliga poster för en viss typ (alla poster för viss utförare eller aktivitet).

OBS! Den sortering som väljs har bara betydelse i arbetet med underlaget. PDF-rapporten som kan skrivas ut av projektunderlaget presenterar alltid posterna i datumordning. Det finns en inställning som kan göras så projektunderlaget sorteras i användarordning. Kontakta vår support om ni önskar det.

När projektunderlaget har skapats visas alla poster med fakturastatus Avvakta , vilket innebär att de är gråmarkerade och ej redigerbara.

Välj om respektive tidsregistrering ska Debiteras , vara Gratis Döljas eller Avvaktas på projektunderlaget. Debitera -posten ska faktureras Gratis -posten visas på fakturan men till priset 0. Dölj -posten ska ej faktureras och kommer inte med på fakturan. Avvakta -posten ska ligga kvar till nästa gång man skapar ett projektunderlag för aktuellt projekt. För att markera alla rader samtidigt klicka på symbolen i rubriken högst upp. Gör ev. justeringar av användare, noteringar, aktivitet/uppgift, pris/enhet eller antal timmar. Använder man sig av faser kan man klicka på symbolen i raden för respektive fas så markeras alla registreringar i fasen.

Längst ut till höger på varje rad i projektunderlaget finns rutor för Visa notering på underlag och/eller faktura. De eventuella noteringar som användaren skrivit in i samband med tidsregistreringen kan redigeras och det är den redigerade texten som kommer med på projektunderlagsutskriften om rutan för Visa notering på underlag är ikryssad.

Visa notering på faktura innebär att den text som finns på raden följer med ut på fakturan om rutan är ikryssad. Du kan även lägga till noteringar för respektive tidsregistrering här i projektunderlaget genom att skriva in text i fältet eller ta bort noteringen.

Man kan även skapa manuella rader i projektunderlaget. För att lägga till nya rader gör så här:

Klicka på Lägg till tid , artikel , utlägg , tillägg eller körjournal . Fyll i datum, användare, aktivitet (alternativt välj artikel) och antal timmar (eller styckantal vid artikelregistrering eller antal km vid registrering av körjournal) för den raden. Om man vill ta bort en tillagd rad klickar du på Radera . Klicka på Spara när ni är klar med ändringarna.

OBS! Ändringar som görs i projektunderlaget såsom justering av antal timmar, notering eller tillägg av manuella rader påverkar endast det som faktureras. Ändringarna påverkar inte de ursprungliga registreringarna i tidsregistreringen. Det är alltså alltid möjligt att följa upp den tid som faktiskt registrerats på projektet, även om ändringar gjorts på projektunderlaget.

Undantag gäller för tider som flyttats till ett annat underlag. Läs mer om att flytta tider längst ner i denna lathund.

Lås projektunderlag

När man hanterat projektunderlaget och vill att det ska skapas en faktura är det dags att låsa underlaget. Om projektunderlaget man vill låsa inte är öppet väljer man att öppna det genom att välja Fakturering - Projektunderlag i menyn. Välj projektunderlag genom att klicka på pennan framför aktuellt projektunderlag.

För att låsa projektunderlaget klicka på hänglåset uppe/nere till höger. Detta innebär att projektunderlaget flyttas från fliken Projektunderlag och återfinns nu under fliken Faktura där det nu är möjligt att skapa en faktura utifrån aktuellt projektunderlag.

Lås upp projektunderlag

Om man vill låsa upp ett projektunderlag så att det återfinns i din lista på fliken Projektunderlag görs detta av fakturaansvarig på fliken Faktura. Detta beskrivs närmare i avsnittet Fakturering - Faktura.

Ta bort projektunderlag

Ibland kan det vara nödvändigt att ta bort ett projektunderlag. Exempelvis när man har bytt kund eller kundkontakt på ett projekt efter att ett projektunderlag redan skapats. För att koppling mot den nya kunden ska slå igenom måste projektunderlaget raderas så att man kan skapa ett nytt med den nya kundkopplingen.

OBS! Att radera ett projektunderlag innebär inte att man tar bort de registrerade timmarna som finns på projektet.

Markera samtliga poster med Avvakta

Radera eventuella tids- och artikelregistreringar som lagts till manuellt genom att klicka på Radera .

Klicka sedan på Spara och Stäng för att komma tillbaka till projektunderlagsvyn.

Leta upp projektet i listan för projektunderlag och klicka på Radera vid det projektunderlag man vill ta bort i projektunderlagslistan.

Flytta tider

Har man tider på underlaget som man vill fakturera på ett annat projekt kan man flytta dessa om de är satta till Avvakta . Klicka då på längst till höger på raden för öppna valen för funktionen (Har ni inte pilarna behöver ni kontakta vår support för att aktivera funktionen).

Bland de nya objekten som blir synliga väljer man sedan vilket projekt man vill att tiden ska flyttas till . Har man många projekt kan man minska antalet genom att välja vilken kund som projektet är kopplat till eller så kan du söka på projektnamnet. Klicka sedan Flytta. Raden försvinner nu från underlaget och placeras på det projekt som man valt.

För att kunna flytta tid krävs att: Användaren som registrerat tiden är medlem även i projektet som ni vill flytta till

• Aktiviteten som tidsregistreringen har och den ni väljer vid flytt måste båda finnas i det nuvarande projektet och i det som ni flyttar till

• Den användare som flyttar tiden är medlem i båda projekten och är Administratör eller Projektledare

• Tiden är registrerad av en användare i tidsregistreringen. Manuellt tillagda rader kan inte flyttas utan får tas bort och läggas till på nytt i det andra projektet

OBS! Man kan endast flytta en rad i taget. När man flyttar tiderna kommer registreringen även att ändras i användarens tidsregistrering.