E-signering

Innehåll

• Allmänt

• Verified

• Inloggning i Verified från Millnet

• Skicka uppdragsbeskrivning för signering

• Skicka anställningsbevis för signering

• Skicka generella dokument för signering

• Hantera skickade dokument

• Signera dokument

Allmänt

E-signering med Verified innebär att man kan skicka dokument till en eller flera personer hos kunden för signering direkt från systemet. Man ser sedan enkelt om de har eller inte har signerat det.

Dokument som kan skickas för signering:

• Uppdragsbeskrivning till kund

• Anställningsbevis

• Andra dokument med format .pdf

Innan du börjar

För att kunna använda e-signeringen krävs att funktionen är aktiverad i systemet, samt att du har ett konto hos Verified. Det är inloggningsuppgifterna till Verified som du sedan använder för att logga in i funktionen hos Milient. Kostnad för Verified hittar du via samma länk som du använder för att skapa konto. Du hittar den under rubriken Verified.

Utöver kostnaden för Verified (oavsett paket) tillkommer det även en månadskostnad hos Milient på 99kr/mån för att ha funktionen aktiv. Denna kostnad läggs på det befintliga abonnemanget hos Milient.

För att aktivera e-signeringsfunktionen i systemet (99 kr/mån) kontakta vår support. De kan även hjälpa dig om man har några frågor.

Verified

Länk för att skapa konto hos Verified: https://app.verified.eu/web/verified-millnet/

När man har skapat sitt Verified-konto behöver man även göra de grundläggande inställningar för det. Detta gäller speciellt om man valt en lösning med flera användare.

Lägga till användare

Det är endast de uppgifter som man angav när man skapade kontot som har lagts till i Verified. Dessa ger administratörsrättigheter och möjligheten att logga in och lägga upp de övriga användarna som ska ha tillgång till Verified. Man gör detta genom att välja "Företagsinställningar" (1), "Användare" (2) och klicka på "Lägg till användare" (3). Fyll i uppgifterna och aktivera de som ska kunna skicka dokument för signering i Millnet Bemanning. Hur många man kan lägga till beror på vilket paket man valt och vill man ha olika roller på sina användare bestämmer man det också i detta steg.

Det finns tre roller:

• Enkel - Enbart se dokument man skapat själv

• Privilegierad - Se dokument man själv och övriga inom företaget skapat.

• Admin - Se alla användares dokument förutom sina egna och även hantera företagets användare

Under "Företagsinställningar" - "Användare" är det även att möjligt att inaktivera användare vid behov. Man gör detta genom att klicka på knappen "Inaktivera" (4) till höger på raden för den användare man vill inaktivera.

Övriga inställningar

Om man vill bestämma var mottagaren hamnar efter signeringen, exempelvis er hemsida, kan man ställa in detta på kontonivå för alla, eller användarnivå för att välja olika destinationer. För att ställa in för kontonivån väljer man "Företagsinställningar" - "Inställningar" och för användarnivå väljer man "Mina inställningar" - "Inställningar". Skriv sedan in adressen i fältet "Var hamnar mottagaren efter signering?". Under "Företagsinställningar" - "Företagsprofilen" kan man även lägga in logotypen.

Inloggning i Verified från Millnet

När man är inne i ditt Millnet-system på "Anställd", "Kund" eller "Uppdrag" kommer knappen “Dokument för signering” vara synlig. Visas ett frågetecken på knappen betyder det att man inte är inloggad i Verified och då man klickar på knappen kommer en dialog för inloggning visas.

Här fyller man i sina uppgifter som lagts upp i Verified och inloggningen kommer att vara aktiv under 7 dagar och man behöver inte göra någon ny inloggning under denna period. Knappen “Dokument för signering” kommer under aktiv period visa siffra för antal dokument som finns för signering.

Skicka uppdragsbeskrivning för signering

Man kan skicka uppdragsbeskrivningen för signering inne på uppdraget under "Noteringar". Klicka på ikonen "" (1) för att skicka dokumentet till kunden. Om man redan har en aktiv inloggning i Verified kommer man till vyn där man utformar utskicket, annars visas inloggningsrutan från föregående steg.

Här väljer man detaljer kring dokumentet, till vem/vilka det skickas och hur det ska signeras. Valen är:

• Välj intervall för signering: Välj period som dokumentet ska visa (1). Man kan också välja till detaljerad rapport (2), då visas även schemat för de som arbetat.

• Förhandsgranska: Här kan man se hur dokumentet som skickas kommer att se ut (3). Period med eller utan detaljer.

• Tagga dokument: Här kan man välja att tagga sitt dokument (4). Företagsnamn och organisationsnummer väljs in automatiskt. Användning av taggar gör dokumentet lättare att hitta senare i Verified.

• Mottagare: Den person som står som kontaktperson för uppdraget väljs automatiskt. (5). Man kan ändra dessa uppgifter och/eller lägga till "" ytterligare mottagare (6). OBS! Man måste fylla i nedan information (7-9) innan man kan lägga till ytterligare mottagare . Detta för att informationen ska väljas för varje enskild mottagare.

• Signera med: Välj om mottagaren ska signera via e-post eller BankID (7).

• Godkänna: Väljs detta bjuds mottagaren in för att godkänna (8). Avböjer personen kommer signeringsprocessen att avbrytas. Väljer man inte detta val är signeringen aktiv fram till valt datum för deadline, eller tills dokumentet signerats.

• Kräv autentisering: Här kan man välja om mottagarna ska behöva bekräfta sin identitet via BankID (9). Vid BankID behövs även varje mottagares personnr.

• Skicka via SMS: Välj detta om man vill skicka via SMS (10), annars skickas det via e-post. Tänk på att ett giltigt mobilnummer måste anges för mottagaren för att kunna använda detta.

Klicka på "Nästa" (11) för att gå vidare.

I nästa steg visas information som man valt. Man kan i det här skedet fortfarande välja att redigera (12) eller förhandsgranska (13) för att kontrollera att allt är korrekt. Om man vill kan man lägga till ett hälsningsmeddelande (14) (texten som redan står i fältet kommer att visas om inget annat skrivs). Det går även att bestämma en eventuell deadline för mottagaren att signera (15). Det vill säga tiden som mottagaren har på sig att signera. När man är klar klickar man på "Skicka". Gå sedan till avsnittet "Hantera skickade dokument" för att få veta mer om hur man hanterar det som man har skickat.

Skicka anställningsbevis för signering

Man kan skicka anställningsbevis för signering inne på anställdkortet. Klicka på knappen "Anställningsbevis" (1). Fyll sedan i uppgifterna och klicka på "Skapa för signering " längst ner (2). Om man redan har en aktiv inloggning i Verified kommer man till vyn där man utformar utskicket, annars visas inloggningsrutan som beskrivs tidigare.

Här väljer man detaljer kring dokumentet, till vem det skickas och hur det ska signeras.

Valen är:

• Förhandsgranska: Här kan man se hur dokumentet som skickas kommer att se ut (1).

• Tagga dokument: Här kan man om man vill välja att tagga sitt dokument (2). Den anställdes förnamn och e-postadress väljs in automatiskt. Användning av taggar gör det lättare att senare hitta dokumentet i Verified.

• Mottagare: Den anställde väljs automatiskt. (3). Man kan ändra dessa uppgifter och/eller lägga till "" ytterligare mottagare (4). OBS! Man måste fylla i nedan information (5-7) innan man kan lägga till ytterligare mottagare "". Detta för att informationen ska väljas för varje enskild mottagare.

• Signera med: Välj om mottagaren ska signera via e-post eller BankID (5).

• Godkänna: Väljs detta bjuds mottagaren in för att godkänna (6). Avböjer personen kommer signeringsprocessen att avbrytas. Väljer man inte detta val är signeringen aktiv fram till valt datum för deadline, eller tills dokumentet signerats.

• Kräv autentisering: Här kan man välja om mottagarna ska behöva bekräfta sin identitet via BankID (7). Vid BankID behövs även mottagarens personnr.

• Skicka via SMS: Välj detta om man vill skicka via SMS (8), annars skickas det via e-post. Tänk på att ett giltigt mobilnummer måste anges för mottagaren för att kunna använda detta.

Klicka på "Nästa" (9) för att gå vidare.

I nästa steg visas information som man valt. Man kan i det här skedet fortfarande välja att redigera (10) eller förhandsgranska (11) för att kontrollera att allt är korrekt. Om man vill kan man lägga till ett hälsningsmeddelande (12) (Texten som redan står i fältet kommer att visas om inget annat skrivs). Det går även att bestämma en eventuell deadline för mottagaren att signera (13). Det vill säga tiden som mottagaren har på sig att signera. När man är klar klickar man på "Skicka". Gå sedan till avsnittet "Hantera skickade dokument" för att få veta mer om hur man hanterar det som man har skickat.

Skicka generella dokument för signering

Man kan skicka andra dokument i format .PDF genom att välja knappen "Dokument för signering" (1). Att tänka på är att man kopplar dokumentet till "Anställd", "Kund" eller "Uppdrag" beroende på var man befinner sig i systemet när man utför detta.

För att skicka ett dokument klickar man på "" Nytt dokument (2).

Här kan man antingen söka upp dokumentet man vill skicka på sin dator alternativt dra in en fil från någon mapp och släppa (3).

I övrigt går man tillväga precis som vid signering av uppdragsbeskrivning eller anställningsbevis för att skicka.

Hantera skickade dokument

Man kan se statusen för sina skickade dokument genom att på uppdraget klicka på list-ikonen "" (1) eller på anställdkortet välja knappen "Dokument för signering" (1). Om man inte är inloggad visas den med ett frågetecken "" och är man inloggad visar den antalet dokument som väntar på signering "". Har man inte några väntande dokument visas en nolla "".

Klickar man på ikonen ser man de dokument som väntar på signering, samt vem som ska signera i vald period. Man kan själv justera perioden vid behov (2). Har dokumentet inte signerats kan man välja att skicka en påminnelse "" (3). När signeringen har genomförts försvinner raden från listan. Vill man se de dokument som är godkända kan man välja att filtrera fram dem med "Visa färdigsignerade dokument" (4). De som är färdigsignerade markeras även med "Klar" (5). Om flera personer ska signera samma dokument räknas det som färdigsignerat först när samtliga har signerat.

Signera dokument

Mottagaren som ska signera får ett mail med en länk som leder till signeringen. Här syns vilket dokument det gäller, samt vem de kan kontakta vid frågor.

I nästa vy bockar mottagaren i att godkänna informationen och klickar på "Signera dokument". Här finns nu valet att "Signera", "Avböja" eller "Ladda ner". Väljer personen att signera behöver BankID användas om detta valts som signeringsmetod vid utskicket.

Signeringen bekräftas med ett meddelande likt nedan.