E-signering
Last updated
Last updated
E-signering med Verified innebÀr att man kan skicka dokument till en eller flera personer hos kunden för signering direkt frÄn systemet. Man ser sedan enkelt om de har eller inte har signerat det.
Dokument som kan skickas för signering:
Uppdragsbeskrivning till kund
AnstÀllningsbevis
Andra dokument med format .pdf
För att kunna anvÀnda e-signeringen krÀvs att funktionen Àr aktiverad i systemet, samt att du har ett konto hos Verified. Det Àr inloggningsuppgifterna till Verified som du sedan anvÀnder för att logga in i funktionen hos Milient. Kostnad för Verified hittar du via samma lÀnk som du anvÀnder för att skapa konto. Du hittar den under rubriken Verified.
Utöver kostnaden för Verified (oavsett paket) tillkommer det Àven en mÄnadskostnad hos Milient pÄ 99kr/mÄn för att ha funktionen aktiv. Denna kostnad lÀggs pÄ det befintliga abonnemanget hos Milient.
NÀr man har skapat sitt Verified-konto behöver man Àven göra de grundlÀggande instÀllningar för det. Detta gÀller speciellt om man valt en lösning med flera anvÀndare.
Det Àr endast de uppgifter som man angav nÀr man skapade kontot som har lagts till i Verified. Dessa ger administratörsrÀttigheter och möjligheten att logga in och lÀgga upp de övriga anvÀndarna som ska ha tillgÄng till Verified. Man gör detta genom att vÀlja "FöretagsinstÀllningar" (1), "AnvÀndare" (2) och klicka pÄ "LÀgg till anvÀndare" (3). Fyll i uppgifterna och aktivera de som ska kunna skicka dokument för signering i Millnet Bemanning. Hur mÄnga man kan lÀgga till beror pÄ vilket paket man valt och vill man ha olika roller pÄ sina anvÀndare bestÀmmer man det ocksÄ i detta steg.
Det finns tre roller:
Enkel - Enbart se dokument man skapat sjÀlv
Privilegierad - Se dokument man sjÀlv och övriga inom företaget skapat.
Admin - Se alla anvÀndares dokument förutom sina egna och Àven hantera företagets anvÀndare
Under "FöretagsinstÀllningar" - "AnvÀndare" Àr det Àven att möjligt att inaktivera anvÀndare vid behov. Man gör detta genom att klicka pÄ knappen "Inaktivera" (4) till höger pÄ raden för den anvÀndare man vill inaktivera.
Om man vill bestÀmma var mottagaren hamnar efter signeringen, exempelvis er hemsida, kan man stÀlla in detta pÄ kontonivÄ för alla, eller anvÀndarnivÄ för att vÀlja olika destinationer. För att stÀlla in för kontonivÄn vÀljer man "FöretagsinstÀllningar" - "InstÀllningar" och för anvÀndarnivÄ vÀljer man "Mina instÀllningar" - "InstÀllningar". Skriv sedan in adressen i fÀltet "Var hamnar mottagaren efter signering?". Under "FöretagsinstÀllningar" - "Företagsprofilen" kan man Àven lÀgga in logotypen.
HĂ€r fyller man i sina uppgifter som lagts upp i Verified och inloggningen kommer att vara aktiv under 7 dagar och man behöver inte göra nĂ„gon ny inloggning under denna period. Knappen âDokument för signeringâ kommer under aktiv period visa siffra för antal dokument som finns för signering.
HÀr vÀljer man detaljer kring dokumentet, till vem/vilka det skickas och hur det ska signeras. Valen Àr:
VÀlj intervall för signering: VÀlj period som dokumentet ska visa (1). Man kan ocksÄ vÀlja till detaljerad rapport (2), dÄ visas Àven schemat för de som arbetat.
Förhandsgranska: HÀr kan man se hur dokumentet som skickas kommer att se ut (3). Period med eller utan detaljer.
Tagga dokument: HÀr kan man vÀlja att tagga sitt dokument (4). Företagsnamn och organisationsnummer vÀljs in automatiskt. AnvÀndning av taggar gör dokumentet lÀttare att hitta senare i Verified.
Signera med: VĂ€lj om mottagaren ska signera via e-post eller BankID (7).
GodkÀnna: VÀljs detta bjuds mottagaren in för att godkÀnna (8). Avböjer personen kommer signeringsprocessen att avbrytas. VÀljer man inte detta val Àr signeringen aktiv fram till valt datum för deadline, eller tills dokumentet signerats.
KrÀv autentisering: HÀr kan man vÀlja om mottagarna ska behöva bekrÀfta sin identitet via BankID (9). Vid BankID behövs Àven varje mottagares personnr.
Skicka via SMS: VÀlj detta om man vill skicka via SMS (10), annars skickas det via e-post. TÀnk pÄ att ett giltigt mobilnummer mÄste anges för mottagaren för att kunna anvÀnda detta.
Klicka pÄ "NÀsta" (11) för att gÄ vidare.
HÀr vÀljer man detaljer kring dokumentet, till vem det skickas och hur det ska signeras.
Valen Àr:
Förhandsgranska: HÀr kan man se hur dokumentet som skickas kommer att se ut (1).
Tagga dokument: HÀr kan man om man vill vÀlja att tagga sitt dokument (2). Den anstÀlldes förnamn och e-postadress vÀljs in automatiskt. AnvÀndning av taggar gör det lÀttare att senare hitta dokumentet i Verified.
Signera med: VĂ€lj om mottagaren ska signera via e-post eller BankID (5).
GodkÀnna: VÀljs detta bjuds mottagaren in för att godkÀnna (6). Avböjer personen kommer signeringsprocessen att avbrytas. VÀljer man inte detta val Àr signeringen aktiv fram till valt datum för deadline, eller tills dokumentet signerats.
KrÀv autentisering: HÀr kan man vÀlja om mottagarna ska behöva bekrÀfta sin identitet via BankID (7). Vid BankID behövs Àven mottagarens personnr.
Skicka via SMS: VÀlj detta om man vill skicka via SMS (8), annars skickas det via e-post. TÀnk pÄ att ett giltigt mobilnummer mÄste anges för mottagaren för att kunna anvÀnda detta.
Klicka pÄ "NÀsta" (9) för att gÄ vidare.
Man kan skicka andra dokument i format .PDF genom att vÀlja knappen "Dokument för signering" (1). Att tÀnka pÄ Àr att man kopplar dokumentet till "AnstÀlld", "Kund" eller "Uppdrag" beroende pÄ var man befinner sig i systemet nÀr man utför detta.
HÀr kan man antingen söka upp dokumentet man vill skicka pÄ sin dator alternativt dra in en fil frÄn nÄgon mapp och slÀppa (3).
I övrigt gÄr man tillvÀga precis som vid signering av uppdragsbeskrivning eller anstÀllningsbevis för att skicka.
Mottagaren som ska signera fÄr ett mail med en lÀnk som leder till signeringen. HÀr syns vilket dokument det gÀller, samt vem de kan kontakta vid frÄgor.
I nÀsta vy bockar mottagaren i att godkÀnna informationen och klickar pÄ "Signera dokument". HÀr finns nu valet att "Signera", "Avböja" eller "Ladda ner". VÀljer personen att signera behöver BankID anvÀndas om detta valts som signeringsmetod vid utskicket.
Signeringen bekrÀftas med ett meddelande likt nedan.
För att aktivera e-signeringsfunktionen i systemet (99 kr/mÄn) kontakta . De kan Àven hjÀlpa dig om man har nÄgra frÄgor.
LÀnk för att skapa konto hos Verified:
NĂ€r man Ă€r inne i ditt Millnet-system pĂ„ "AnstĂ€lld", "Kund" eller "Uppdrag" kommer knappen âDokument för signeringâ vara synlig. Visas ett frĂ„getecken pĂ„ knappen betyder det att man inte Ă€r inloggad i Verified och dĂ„ man klickar pĂ„ knappen kommer en dialog för inloggning visas.
Man kan skicka uppdragsbeskrivningen för signering inne pÄ uppdraget under "Noteringar". Klicka pÄ ikonen "" (1) för att skicka dokumentet till kunden. Om man redan har en aktiv inloggning i Verified kommer man till vyn dÀr man utformar utskicket, annars visas inloggningsrutan frÄn föregÄende steg.
Mottagare: Den person som stÄr som kontaktperson för uppdraget vÀljs automatiskt. (5). Man kan Àndra dessa uppgifter och/eller lÀgga till "" ytterligare mottagare (6). OBS! Man mÄste fylla i nedan information (7-9) innan man kan lÀgga till ytterligare mottagare . Detta för att informationen ska vÀljas för varje enskild mottagare.
I nÀsta steg visas information som man valt. Man kan i det hÀr skedet fortfarande vÀlja att redigera (12) eller förhandsgranska (13) för att kontrollera att allt Àr korrekt. Om man vill kan man lÀgga till ett hÀlsningsmeddelande (14) (texten som redan stÄr i fÀltet kommer att visas om inget annat skrivs). Det gÄr Àven att bestÀmma en eventuell deadline för mottagaren att signera (15). Det vill sÀga tiden som mottagaren har pÄ sig att signera. NÀr man Àr klar klickar man pÄ "Skicka". GÄ sedan till avsnittet "Hantera skickade dokument" för att fÄ veta mer om hur man hanterar det som man har skickat.
Man kan skicka anstÀllningsbevis för signering inne pÄ anstÀlldkortet. Klicka pÄ knappen "AnstÀllningsbevis" (1). Fyll sedan i uppgifterna och klicka pÄ "Skapa för signering " lÀngst ner (2). Om man redan har en aktiv inloggning i Verified kommer man till vyn dÀr man utformar utskicket, annars visas inloggningsrutan som beskrivs tidigare.
Mottagare: Den anstÀllde vÀljs automatiskt. (3). Man kan Àndra dessa uppgifter och/eller lÀgga till "" ytterligare mottagare (4). OBS! Man mÄste fylla i nedan information (5-7) innan man kan lÀgga till ytterligare mottagare "". Detta för att informationen ska vÀljas för varje enskild mottagare.
I nÀsta steg visas information som man valt. Man kan i det hÀr skedet fortfarande vÀlja att redigera (10) eller förhandsgranska (11) för att kontrollera att allt Àr korrekt. Om man vill kan man lÀgga till ett hÀlsningsmeddelande (12) (Texten som redan stÄr i fÀltet kommer att visas om inget annat skrivs). Det gÄr Àven att bestÀmma en eventuell deadline för mottagaren att signera (13). Det vill sÀga tiden som mottagaren har pÄ sig att signera. NÀr man Àr klar klickar man pÄ "Skicka". GÄ sedan till avsnittet "Hantera skickade dokument" för att fÄ veta mer om hur man hanterar det som man har skickat.
För att skicka ett dokument klickar man pÄ "" Nytt dokument (2).
Man kan se statusen för sina skickade dokument genom att pÄ uppdraget klicka pÄ list-ikonen "" (1) eller pÄ anstÀlldkortet vÀlja knappen "Dokument för signering" (1). Om man inte Àr inloggad visas den med ett frÄgetecken "" och Àr man inloggad visar den antalet dokument som vÀntar pÄ signering "". Har man inte nÄgra vÀntande dokument visas en nolla "".
Klickar man pÄ ikonen ser man de dokument som vÀntar pÄ signering, samt vem som ska signera i vald period. Man kan sjÀlv justera perioden vid behov (2). Har dokumentet inte signerats kan man vÀlja att skicka en pÄminnelse "" (3). NÀr signeringen har genomförts försvinner raden frÄn listan. Vill man se de dokument som Àr godkÀnda kan man vÀlja att filtrera fram dem med "Visa fÀrdigsignerade dokument" (4). De som Àr fÀrdigsignerade markeras Àven med "Klar" (5). Om flera personer ska signera samma dokument rÀknas det som fÀrdigsignerat först nÀr samtliga har signerat.
