Erbjuda pass
Last updated
Last updated
Markera det eller de pass man vill erbjuda inne pÄ uppdraget (1). TÀnk pÄ att passen mÄste ha samma datum och schema för att kunna vara del av samma erbjudande. Tryck sedan pÄ knappen "Skapa erbjudande " (2).
DĂ„ öppnas rutan dĂ€r man gör sitt urval bland de anstĂ€llda. Högst upp visas antalet pass som valts att erbjuda, inklusive intervall och datum för dessa (3). Man kan sedan vĂ€lja att söka fram anstĂ€llda med hjĂ€lp av "Kund", "Kompetenser", "Grupp" och/eller "Namn" (4). Sökfunktionen söker Ă€ven pĂ„ del av namn. Valen resulterar i en lista av anstĂ€llda som matchar sina kriterier (5). Man kan vĂ€lja att sortera listan pĂ„ namn, lĂ€gsta lön eller belĂ€ggning (visar vecka). I kolumnen belĂ€ggning betyder likt i planeringsvyn grön: har uppnĂ„tt normal arbetstid, gul: antalet timmar som Ă€r kvar tills fullt belagd och röd: att man överskridit normal arbetstid. Detta baseras pĂ„ vad som stĂ„r pĂ„ anstĂ€lldkortet och kan dĂ€rför variera frĂ„n anstĂ€lld till anstĂ€lld. Ăr personen timanstĂ€lld visas Ă€ven denna röd dĂ„ systemet inte har information om normal arbetstid att rĂ€kna pĂ„. Hur mĂ„nga anstĂ€llda som finns i sin filtrering och hur mĂ„nga man har markerat visas i överkant (6). Antalet markerade visas inom parentesen.
Det gÄr Àven att filtrera för att visa anstÀlld med frÄnvaro, schemakrock och/eller som har arbetsönskemÄl som inte matchar passets tider (7). Dessa Àr som standard inte med i resultatet. AnstÀllda som har frÄnvaro, exempelvis sjukfrÄnvaro, markeras med röd bakgrund likt i planeringsvyn. Visas varningstriangel betyder det att det finns risk för schemakrock.
NÀr man har gjort en sökning kan man börja lÀgga till anstÀllda i utskick. Bocka i rutan framför en eller fleras namn och klicka pÄ "LÀgg till i utskick" (8). Vill man lÀgga till anstÀllda frÄn flera sökningar behöver man lÀgga till markerade anstÀllda i utskicket innan man gör en ny sökning. Siffran bredvid knappen "Nytt utskick" visar hur mÄnga man har lagt till i utskicket (9). Klicka pÄ "Nytt utskick" för att se vilka man lagt till, eller för att ta bort nÄgon frÄn utskicket. Man kommer tillbaka till sökresultatet genom att klicka pÄ knappen "Sökresultat" (10).
NÀr alla man vill skicka till ligger i listan för nytt utskick vÀljer man om man vill göra ett automatiskt eller manuellt utskick (11). Automatiskt utskick innebÀr att systemet bemannar de som först tackat ja till dess att alla pass Àr fyllda. Manuellt ger det möjligheten att vÀlja vem av de som tackat ja som fÄr ta passet. VÀlj sedan om man vill skicka erbjudandet som E-post och/eller SMS (12). Alla som ligger i listan "Nytt utskick" kommer att fÄ erbjudandet. SMS gÄr endast att skicka om man har koppling mot detta och sÄ lÀnge de har ett giltigt mobilnummer inlagt pÄ anstÀlldkortet. För e-post krÀvs att anstÀlld har en e-postadress inlagd pÄ anstÀlld kortet. Klicka slutligen pÄ "Erbjud pass" (13) för att skicka erbjudandet. En bekrÀftelse visar att erbjudandet gÄtt ivÀg.
OBS! Man kan logga in pÄ Generic mobile och se status pÄ meddelandet. Men Àven om status Àr levererat kan vi inte garantera att mottagaren tagit emot eller lÀst skickat SMS. SMS som inte gÄr fram direkt ligger vÀntande hos leverantören i 72h. Har SMS:et inte gÄtt ut efter denna tid ses utskicket som misslyckat. Status visas som levererat till denna punkt. Orsaker till att SMS inte gÄr fram kan vara t.ex. avstÀngd/urladdad telefon eller dÄlig tÀckning.
NĂ€r erbjudandet skickats fĂ„r de valda anstĂ€llda ett mejl och/eller SMS dĂ€r de genom en lĂ€nk kan tacka ja eller nej till erbjudandet. Har nĂ„got skrivits i uppdragsbeskrivning till anstĂ€lld kommer detta att visas bĂ„de hĂ€r och i svarsmeddelandet om den anstĂ€llde blir bemannad. HĂ€r visas Ă€ven datum, arbetstid, kundens namn och uppdragsnamn. InnehĂ„ller erbjudandet ett schema med klockslag efter kl. 24:00 sĂ„ som 30:00 visas det som 06:00 för den anstĂ€llde. LĂ€nken till erbjudandet Ă€r personlig och svar kan endast skickas en gĂ„ng. Ăr det ett automatiskt erbjudande fĂ„r den anstĂ€llde direkt feedback om de blivit tillsatta eller inte. Nedan följer exempel pĂ„ de sidor den anstĂ€llde kan se i ett erbjudande.
Erbjudet pass. Texten skiljer sig mellan manuellt och automatiskt erbjudande.
AnstÀlld tackar nej till erbjudandet Passet var redan bemannat nÀr hen tackade ja
AnstÀlld tackade ja och blev bemannad (GÀller automatisk bemanning, vid manuell bemanning meddelas personen och ytterligare meddelande gÄr ut efter att passet tilldelats.)
Notera! Vill man att anstÀllda ska fÄ mer information om detta finns lathund Erbjuda pass - anstÀlld att hÀmta bland övriga lathundar.
OBS! Gör man nÄgra Àndringar i ett redan erbjudet pass, sÄsom att justera tider, sÄ tas passet automatiskt bort ur erbjudandet.
NÀr man valt erbjudandet fÄr man upp en ruta dÀr man kan vÀlja bland de som tackat "Ja" (1). Man fÄr endast upp rutan om det finns minst en anstÀlld som tackat "Ja". Till vÀnster visas information, sÄsom hur mÄnga pass det finns att bemanna (2). De som svarat "Ja" listas till höger med namn och lÀgsta timlön (3). Bocka för den eller de som man vill bemanna (4). Man ser ovanför listan hur mÄnga man har att vÀlja mellan och inom parenteserna hur mÄnga man har valt (Har man valt fler anstÀllda Àn pass varnar systemet nÀr man försöker bemanna). VÀlj sedan om de ska fÄ informationen via E-post eller SMS (5). Valet anvÀnds Àven för att informera de som inte fick passet om man bemannat samtliga pass i erbjudandet. Klicka sedan pÄ "Bemanna" (6) för att genomföra bemanningen.
Om man vĂ€ljer att stĂ€nga ett aktivt erbjudande kan man vĂ€lja att ta bort enbart erbjudandet eller om man Ă€ven vill ta bort obemannade pass kopplade till erbjudandet. Bemannade pass kommer fortfarande att finnas kvar. För att ta bort obemannade pass bockar man i rutan âTa Ă€ven bort tomma schemaposter kopplade till erbjudandetâ innan man klickar pĂ„ "OK".
Ett antal meddelanden gÄr ut till den som Àr uppdragsansvarig med statuslÀget.
Erbjudanden som sker per automatik:
Pass fullbemannat och vilka som tackat "ja".
Pass börjar nÀrma sig datum för utförande men Àr inte bemannat.
Erbjudanden som ska hanteras manuellt:
Pass gÄr att bemanna nÀr minst en person har tackat "ja" till manuell hantering
Till höger i listan för schemaposter finns en kolumn som visar status för erbjudanden (1). NÀr ett erbjudande skapats markeras berörda pass med en av tre ikoner " ". Ikonerna visas bÄde pÄ den övre raden, samt pÄ varje individuell rad om det Àr flera erbjudna pass pÄ den valda dagen. Finns det flera erbjudanden samma dag kan flera ikoner visas pÄ den övre raden. Man kan i planeringsvyn under fliken "" Àven fÄ en överblick över statusen för erbjudna pass som krÀver ÄtgÀrd. DÀr finns Àven lÀnkar till bland annat uppdraget sÄ att du snabbt kan hantera erbjudanden "".
Gul innebÀr att erbjudandet Àr aktivt och vÀntar pÄ svar. Det vill sÀga det finns anstÀllda som Ànnu inte svarat pÄ erbjudandet, men tillrÀckligt mÄnga kvar för att fylla passen i erbjudandet om de svarar Ja.
Röd innebÀr att för fÄ anstÀllda finns kvar (som inte har svarat) för att tÀcka de erbjudna passen. Det kan visas exempelvis om man valt för fÄ anstÀllda i erbjudandet eller om för mÄnga/alla tackar nej.
Grön visar att tillrÀckligt mÄnga anstÀllda tackat ja för att man ska kunna bemanna samtliga pass i erbjudandet (visas endast pÄ erbjudna pass med manuell bemanning).
Pass i manuella erbjudanden markeras utöver ikonen Àven med en flagga "". Flaggan visar antalet som man kan vÀlja frÄn (de som tackat ja). För att bemanna klickar man pÄ listan för alla erbjudanden "" och vidare in med antingen pennan "" för ett erbjudandet man vill hantera eller med status ikonen "".
Man kan vÀlja att börja bemanna sÄ fort det finns minst en som tackat "Ja" (nÀr det visas en 1 i flaggan), Àven om man har mer Àn ett pass i erbjudandet. Inga meddelanden gÄr ut till de som inte fÄtt passet förrÀn man bemannat samtliga pass i erbjudandet. NÀr samtliga pass bemannats visas inte lÀngre nÄgon ikon i vyn för arbetsschema. Man kan dock fortfarande hitta dessa i listan för erbjudanden. De fullt bemannade erbjudandena markeras dÀr med en grön bock "". LÀs mer om det under "Kontrollera och justera erbjudande" nedan.
Man kan se detaljerna för alla erbjudanden pÄ uppdraget genom att klicka pÄ knappen "Lista erbjudanden " (1).
DÄ öppnas en ruta med alla aktiva erbjudanden pÄ uppdraget (2). Finns det mÄnga erbjudanden kan man minska intervallet med hjÀlp av datumvÀljare (3). Man kan Àven vÀlja att visa stÀngda eller fullt bemannade erbjudande (4) (Fullt bemannade erbjudanden markeras med grön bock ""). I den hÀr vyn kan man stÀnga erbjudandet med hjÀlp av kryss "", eller öppna erbjudandet med pennan "" för att redigera eller kontrollera nÄgot. Man kan Àven vÀlja att skicka en pÄminnelse" " om det finns anstÀllda som Ànnu inte svarat (5). Man fÄr Àven en överblick av antalet pass och anstÀllda som hör till varje erbjudande (6).
Om man vÀljer att redigera "" ett erbjudande Àr vyn i stort sett samma som nÀr man skapar ett erbjudande. Skillnaden Àr den att i ett aktivt erbjudande kan man inte justera om det ska vara manuellt eller automatiskt (7). Utöver sökresultat finns nu Àven knappar som visar vilka som svarat "Ja/Nej" och vilka man fortfarande vÀntar pÄ svar ifrÄn (8). Vill man komplettera med fler anstÀllda gÄr man till sökresultat och vÀljer dem precis som nÀr man skapar ett erbjudande. NÀr man lagt till dem i utskick kan man som vanligt kontrollera detta under "Nytt utskick" innan man skickar ivÀg erbjudandet (9).
Om man vill skicka en pÄminnelse klickar man pÄ brevet "". Man fÄr dÄ frÄgan om man vill skicka som E-post och/eller SMS. VÀlj det/de alternativ som passar och klicka pÄ "Ja". Utskicket gÄr endast till de som inte har svarat pÄ erbjudandet Ànnu.
Om man vÀljer en eller flera schemaposter som har samma datum och schema som i ett redan aktivt erbjudande och klickar pÄ skapa erbjudande "", kommer systemet att frÄga om man vill utöka erbjudandet. Vill man utöka vÀljer man om informationen ska gÄ ut via E-post och/eller SMS och klicka "Ja". Erbjudandet utökas dÄ med det valda passet/passen. Klickar man "Avbryt" hÀnder ingenting.
