Erbjuda pass

Innehåll

Skapa erbjudande

Markera det eller de pass man vill erbjuda inne på uppdraget (1). Tänk på att passen måste ha samma datum och schema för att kunna vara del av samma erbjudande. Tryck sedan på knappen "Skapa erbjudande " (2).

Då öppnas rutan där man gör sitt urval bland de anställda. Högst upp visas antalet pass som valts att erbjuda, inklusive intervall och datum för dessa (3). Man kan sedan välja att söka fram anställda med hjälp av "Kund", "Kompetenser", "Grupp" och/eller "Namn" (4). Sökfunktionen söker även på del av namn. Valen resulterar i en lista av anställda som matchar sina kriterier (5). Man kan välja att sortera listan på namn, lägsta lön eller beläggning (visar vecka). I kolumnen beläggning betyder likt i planeringsvyn grön: har uppnått normal arbetstid, gul: antalet timmar som är kvar tills fullt belagd och röd: att man överskridit normal arbetstid. Detta baseras på vad som står på anställdkortet och kan därför variera från anställd till anställd. Är personen timanställd visas även denna röd då systemet inte har information om normal arbetstid att räkna på. Hur många anställda som finns i sin filtrering och hur många man har markerat visas i överkant (6). Antalet markerade visas inom parentesen.

Det går även att filtrera för att visa anställd med frånvaro, schemakrock och/eller som har arbetsönskemål som inte matchar passets tider (7). Dessa är som standard inte med i resultatet. Anställda som har frånvaro, exempelvis sjukfrånvaro, markeras med röd bakgrund likt i planeringsvyn. Visas varningstriangel betyder det att det finns risk för schemakrock.

När man har gjort en sökning kan man börja lägga till anställda i utskick. Bocka i rutan framför en eller fleras namn och klicka på "Lägg till i utskick" (8). Vill man lägga till anställda från flera sökningar behöver man lägga till markerade anställda i utskicket innan man gör en ny sökning. Siffran bredvid knappen "Nytt utskick" visar hur många man har lagt till i utskicket (9). Klicka på "Nytt utskick" för att se vilka man lagt till, eller för att ta bort någon från utskicket. Man kommer tillbaka till sökresultatet genom att klicka på knappen "Sökresultat" (10).

När alla man vill skicka till ligger i listan för nytt utskick väljer man om man vill göra ett automatiskt eller manuellt utskick (11). Automatiskt utskick innebär att systemet bemannar de som först tackat ja till dess att alla pass är fyllda. Manuellt ger det möjligheten att välja vem av de som tackat ja som får ta passet. Välj sedan om man vill skicka erbjudandet som E-post och/eller SMS (12). Alla som ligger i listan "Nytt utskick" kommer att få erbjudandet. SMS går endast att skicka om man har koppling mot detta och så länge de har ett giltigt mobilnummer inlagt på anställdkortet. För e-post krävs att anställd har en e-postadress inlagd på anställd kortet. Klicka slutligen på "Erbjud pass" (13) för att skicka erbjudandet. En bekräftelse visar att erbjudandet gått iväg.

OBS! Man kan logga in på Generic mobile och se status på meddelandet. Men även om status är levererat kan vi inte garantera att mottagaren tagit emot eller läst skickat SMS. SMS som inte går fram direkt ligger väntande hos leverantören i 72h. Har SMS:et inte gått ut efter denna tid ses utskicket som misslyckat. Status visas som levererat till denna punkt. Orsaker till att SMS inte går fram kan vara t.ex. avstängd/urladdad telefon eller dålig täckning.

Besvara erbjudande

När erbjudandet skickats får de valda anställda ett mejl och/eller SMS där de genom en länk kan tacka ja eller nej till erbjudandet. Har något skrivits i uppdragsbeskrivning till anställd kommer detta att visas både här och i svarsmeddelandet om den anställde blir bemannad. Här visas även datum, arbetstid, kundens namn och uppdragsnamn. Innehåller erbjudandet ett schema med klockslag efter kl. 24:00 så som 30:00 visas det som 06:00 för den anställde. Länken till erbjudandet är personlig och svar kan endast skickas en gång. Är det ett automatiskt erbjudande får den anställde direkt feedback om de blivit tillsatta eller inte. Nedan följer exempel på de sidor den anställde kan se i ett erbjudande.

Erbjudet pass. Texten skiljer sig mellan manuellt och automatiskt erbjudande.

Anställd tackar nej till erbjudandet Passet var redan bemannat när hen tackade ja

Anställd tackade ja och blev bemannad (Gäller automatisk bemanning, vid manuell bemanning meddelas personen och ytterligare meddelande går ut efter att passet tilldelats.)

Notera! Vill man att anställda ska få mer information om detta finns lathund Erbjuda pass - anställd att hämta bland övriga lathundar.

Hantera erbjudna pass

Till höger i listan för schemaposter finns en kolumn som visar status för erbjudanden (1). När ett erbjudande skapats markeras berörda pass med en av tre ikoner " ". Ikonerna visas både på den övre raden, samt på varje individuell rad om det är flera erbjudna pass på den valda dagen. Finns det flera erbjudanden samma dag kan flera ikoner visas på den övre raden. Man kan i planeringsvyn under fliken "" även få en överblick över statusen för erbjudna pass som kräver åtgärd. Där finns även länkar till bland annat uppdraget så att du snabbt kan hantera erbjudanden "".

Gul innebär att erbjudandet är aktivt och väntar på svar. Det vill säga det finns anställda som ännu inte svarat på erbjudandet, men tillräckligt många kvar för att fylla passen i erbjudandet om de svarar Ja.

Röd innebär att för få anställda finns kvar (som inte har svarat) för att täcka de erbjudna passen. Det kan visas exempelvis om man valt för få anställda i erbjudandet eller om för många/alla tackar nej.

Grön visar att tillräckligt många anställda tackat ja för att man ska kunna bemanna samtliga pass i erbjudandet (visas endast på erbjudna pass med manuell bemanning).

OBS! Gör man några ändringar i ett redan erbjudet pass, såsom att justera tider, så tas passet automatiskt bort ur erbjudandet.

Bemanna manuellt erbjudande

Pass i manuella erbjudanden markeras utöver ikonen även med en flagga "". Flaggan visar antalet som man kan välja från (de som tackat ja). För att bemanna klickar man på listan för alla erbjudanden "" och vidare in med antingen pennan "" för ett erbjudandet man vill hantera eller med status ikonen "".

När man valt erbjudandet får man upp en ruta där man kan välja bland de som tackat "Ja" (1). Man får endast upp rutan om det finns minst en anställd som tackat "Ja". Till vänster visas information, såsom hur många pass det finns att bemanna (2). De som svarat "Ja" listas till höger med namn och lägsta timlön (3). Bocka för den eller de som man vill bemanna (4). Man ser ovanför listan hur många man har att välja mellan och inom parenteserna hur många man har valt (Har man valt fler anställda än pass varnar systemet när man försöker bemanna). Välj sedan om de ska få informationen via E-post eller SMS (5). Valet används även för att informera de som inte fick passet om man bemannat samtliga pass i erbjudandet. Klicka sedan på "Bemanna" (6) för att genomföra bemanningen.

Man kan välja att börja bemanna så fort det finns minst en som tackat "Ja" (när det visas en 1 i flaggan), även om man har mer än ett pass i erbjudandet. Inga meddelanden går ut till de som inte fått passet förrän man bemannat samtliga pass i erbjudandet. När samtliga pass bemannats visas inte längre någon ikon i vyn för arbetsschema. Man kan dock fortfarande hitta dessa i listan för erbjudanden. De fullt bemannade erbjudandena markeras där med en grön bock "". Läs mer om det under "Kontrollera och justera erbjudande" nedan.

Kontrollera och justera erbjudande

Man kan se detaljerna för alla erbjudanden på uppdraget genom att klicka på knappen "Lista erbjudanden " (1).

Då öppnas en ruta med alla aktiva erbjudanden på uppdraget (2). Finns det många erbjudanden kan man minska intervallet med hjälp av datumväljare (3). Man kan även välja att visa stängda eller fullt bemannade erbjudande (4) (Fullt bemannade erbjudanden markeras med grön bock ""). I den här vyn kan man stänga erbjudandet med hjälp av kryss "", eller öppna erbjudandet med pennan "" för att redigera eller kontrollera något. Man kan även välja att skicka en påminnelse" " om det finns anställda som ännu inte svarat (5). Man får även en överblick av antalet pass och anställda som hör till varje erbjudande (6).

Redigera erbjudande

Om man väljer att redigera "" ett erbjudande är vyn i stort sett samma som när man skapar ett erbjudande. Skillnaden är den att i ett aktivt erbjudande kan man inte justera om det ska vara manuellt eller automatiskt (7). Utöver sökresultat finns nu även knappar som visar vilka som svarat "Ja/Nej" och vilka man fortfarande väntar på svar ifrån (8). Vill man komplettera med fler anställda går man till sökresultat och väljer dem precis som när man skapar ett erbjudande. När man lagt till dem i utskick kan man som vanligt kontrollera detta under "Nytt utskick" innan man skickar iväg erbjudandet (9).

Skicka påminnelse

Om man vill skicka en påminnelse klickar man på brevet "". Man får då frågan om man vill skicka som E-post och/eller SMS. Välj det/de alternativ som passar och klicka på "Ja". Utskicket går endast till de som inte har svarat på erbjudandet ännu.

Stänga erbjudande

Om man väljer att stänga ett aktivt erbjudande kan man välja att ta bort enbart erbjudandet eller om man även vill ta bort obemannade pass kopplade till erbjudandet. Bemannade pass kommer fortfarande att finnas kvar. För att ta bort obemannade pass bockar man i rutan “Ta även bort tomma schemaposter kopplade till erbjudandet” innan man klickar på "OK".

Lägga till pass i erbjudande

Om man väljer en eller flera schemaposter som har samma datum och schema som i ett redan aktivt erbjudande och klickar på skapa erbjudande "", kommer systemet att fråga om man vill utöka erbjudandet. Vill man utöka väljer man om informationen ska gå ut via E-post och/eller SMS och klicka "Ja". Erbjudandet utökas då med det valda passet/passen. Klickar man "Avbryt" händer ingenting.