Uppdrag
nnehåll
Skapa ett nytt uppdrag
För att skapa ett nytt uppdrag klickar man på "Skapa" och "Uppdrag" under menyn i planeringsvyn. En ny flik öppnas då upp där man kan börja skapa sitt uppdrag.
Man börjar med att välja kund. Data på kunden hämtas då från kundfliken i bemanningen. Gå sedan ner till uppdragsinformationen för att där välja följande:
Uppdragsnamn: Benämning på uppdraget. Synligt för anställda, på rapporter och fakturor.
Uppdragsnummer: Räknare i systemet.
Projektnummer: Synligt på faktura.
Uppdragsansvarig: Systemet föreslår användaren som skapar uppdraget som uppdragsansvarig om denne har rollen. Välj annars från droplistan.
Ekonomiansvarig: Systemet föreslår användaren som skapar uppdraget som ekonomiansvarig om denne har rollen. Välj annars från droplistan.
Kompetenser: Välj eventuella kompetenser för uppdraget. Här följer prislistan för kompetensen med från kunden så att timpris och debitering sätts automatiskt.
Avdelning: Ett informationsfält som ej följer med till faktureringen.
Ert ordernr: Fält för fakturainformation t.ex. ett beställningsnummer. Som standard visas det på uppdraget och går även att visa på fakturan. Kontakta vår support om det saknas på fakturan!
Resultatenhet: Har flera användningsområden. Ekonomisk uppföljning eller filtrering i planeringsvyn. Finns lönesystem som tar emot reultatenhet men behöver då konfigureras i systemet. Kontakta vår support för hjälp!
Avtal: Det blir automatiskt det avtal som står på kunden om sådant finns, men man kan byta vid behov. Uppdragets avtal är det som gäller oavsett om annat finns sparat på kunden. Man som uppdragsansvarig kan kontrollera innehållet i avtalet här, men kan inte göra några justeringar.
Prislista: Väljs baserat på avtalet. Finns det flera prislistor kopplade till samma avtal kan man välja vilken av dessa som ska användas.
Närvaro enligt schema: Inställning om man använder tidterminal/mobilstämpling och vill att dagen inte ska ha någon närvaro förifylld (blå markering i Planeringsvy).
Ersättningspass vid frånvaro: Inställning för att automatiskt skapa upp ett pass om en anställd anmäler frånvaro.
Använd mobil stämpelklocka: Möjlighet att stämpla in och ut för dagen på uppdrag där behov finns. Är en tilläggstjänst, kontakta vår support för prisinformation! Läs mer i separat manual "Uppdrag - Stämpla"
Stängt: Används enbart om uppdraget är helt avslutat. Det vill säga att alla fakturering är avklarad, lön är körd och uppdraget inte ska användas mer.
Om man vill att en anställd ska ha möjlighet att rapportera tillägg som exempelvis jour, beredskap eller restid, lägger man till dem under "Specifika uppdragstillägg" (4). Dessa kan sedan "rullas ut" eller "klicka ut" med schemat.
Under uppdragsinformation kan man ange om man vill att ett fakturaunderlag ska skapas (7). Rutan är som standard markerad när uppdraget skapas, men kan bockas ur om så önskas. Användbart exempelvis vid interna uppdrag som inte ska vidarefaktureras.
Rulla ut/klicka ut schemaposter och tillägg
Justera och hantera schemaposter
Ta bort
Välj alternativet "Anställda" om man vill ta bort en eller flera anställda men behålla schemaposter. Här är samtliga markerade möjliga att ta bort men man kan avmarkera någon man inte vill ta bort om man öppnar listan.
Man kan även välja att ta bort både anställda och schemaposten genom att välja alternativet "Samtlig information".
Byt anställd
Filtrera
Man kan även filtrera visningen genom att söka på ett schema med fritext (1) eller genom att välja att enbart visa en specifik anställd (2).
Sök anställd
I sökresultatet visas de anställda som är tillgängliga med en grön ruta på de datum personen är tillgänglig. Rutans placering visar även när på dygnet passet är lagt. Förklaring till de övriga färgerna hittar man under knappen "Koder" (2). Man kan om man vill välja att bara visa de anställda som är tillgängliga. Klicka då på knappen "Visa tillgängliga" (3). Resultatet visar då endast de anställda som kan ta alla schemaposter i det intervallet man valt att söka för. Om intervallet minskas kan därför sökresultatet öka. Detta då det är större chans att fler anställda finns tillgängliga alla dagar i ett kortare intervall.
Det finns två sätt att bemanna anställda via sök anställd:
Markera de anställda man vill bemanna och klicka sedan på den grå knappen som visar hur många obemannade schemaposter det finns respektive dag (4). De anställda man markerat kommer att bemannas i den ordning de visas och i tidsordning aktuell dag (tidigaste schemaposten först). Om det är många obemannade schemaposter man vill bemanna snabbt kan man enkelt välja endast de bemannade i urvalet genom att använda "Visa tillgängliga" (3). Bocka sedan i "Markera i/ur alla" och klicka på den grå knappen för dagen (4). För att veta hur många man markerat i ett stort sökresultat får man hjälp av “Valda X (av Y)” (5) som visar hur många anställda man valt av det antal som finns i listan. (För att bemanna specifik anställd på specifik schemapost rekommenderas att man gör detta direkt under A"rbetsschema").
Klicka på en grön ruta vid en anställd på den aktuell dagen man vill bemanna (6). Om det finns flera obemannade schemaposter den dagen kommer anställd att bemannas på det första obemannade schemaposten som anställd är tillgänglig att ta.
Manu kan skicka E-post eller SMS (krävs speciellt avtal vid SMS-utskick) till anställda i sökresultatet genom att markera anställda i listan till vänster. Klicka sedan på knappen "E-post" eller "SMS" längst ner i sök anställd (7).
OBS! För att kunna söka fram anställda i uppdraget måste man först ha rullat ut eller klickat ut schema i det aktuella uppdraget.
Erbjuda pass
Sök Uppdrag
För att snabbt söka upp ett uppdrag trycker man på knappen "Sök uppdrag" i menyn (1).
Instruktionsfilmer
Last updated
