Uppdrag
Last updated
Last updated
För att skapa ett nytt uppdrag klickar man pÄ "Skapa" och "Uppdrag" under menyn i planeringsvyn. En ny flik öppnas dÄ upp dÀr man kan börja skapa sitt uppdrag.
Man börjar med att vÀlja kund. Data pÄ kunden hÀmtas dÄ frÄn kundfliken i bemanningen. GÄ sedan ner till uppdragsinformationen för att dÀr vÀlja följande:
Uppdragsnamn: BenÀmning pÄ uppdraget. Synligt för anstÀllda, pÄ rapporter och fakturor.
Uppdragsnummer: RĂ€knare i systemet.
Projektnummer: Synligt pÄ faktura.
Uppdragsansvarig: Systemet föreslÄr anvÀndaren som skapar uppdraget som uppdragsansvarig om denne har rollen. VÀlj annars frÄn droplistan.
Ekonomiansvarig: Systemet föreslÄr anvÀndaren som skapar uppdraget som ekonomiansvarig om denne har rollen. VÀlj annars frÄn droplistan.
Kompetenser: VÀlj eventuella kompetenser för uppdraget. HÀr följer prislistan för kompetensen med frÄn kunden sÄ att timpris och debitering sÀtts automatiskt.
Avdelning: Ett informationsfÀlt som ej följer med till faktureringen.
Ert ordernr: FÀlt för fakturainformation t.ex. ett bestÀllningsnummer. Som standard visas det pÄ uppdraget och gÄr Àven att visa pÄ fakturan. Kontakta vÄr support om det saknas pÄ fakturan!
Resultatenhet: Har flera anvÀndningsomrÄden. Ekonomisk uppföljning eller filtrering i planeringsvyn. Finns lönesystem som tar emot reultatenhet men behöver dÄ konfigureras i systemet. Kontakta vÄr support för hjÀlp!
Avtal: Det blir automatiskt det avtal som stÄr pÄ kunden om sÄdant finns, men man kan byta vid behov. Uppdragets avtal Àr det som gÀller oavsett om annat finns sparat pÄ kunden. Man som uppdragsansvarig kan kontrollera innehÄllet i avtalet hÀr, men kan inte göra nÄgra justeringar.
Prislista: VÀljs baserat pÄ avtalet. Finns det flera prislistor kopplade till samma avtal kan man vÀlja vilken av dessa som ska anvÀndas.
NÀrvaro enligt schema: InstÀllning om man anvÀnder tidterminal/mobilstÀmpling och vill att dagen inte ska ha nÄgon nÀrvaro förifylld (blÄ markering i Planeringsvy).
ErsÀttningspass vid frÄnvaro: InstÀllning för att automatiskt skapa upp ett pass om en anstÀlld anmÀler frÄnvaro.
AnvĂ€nd mobil stĂ€mpelklocka: Möjlighet att stĂ€mpla in och ut för dagen pĂ„ uppdrag dĂ€r behov finns. Ăr en tillĂ€ggstjĂ€nst, kontakta vĂ„r support för prisinformation! LĂ€s mer i separat manual "Uppdrag - StĂ€mpla"
StÀngt: AnvÀnds enbart om uppdraget Àr helt avslutat. Det vill sÀga att alla fakturering Àr avklarad, lön Àr körd och uppdraget inte ska anvÀndas mer.
Om man vill att en anstÀlld ska ha möjlighet att rapportera tillÀgg som exempelvis jour, beredskap eller restid, lÀgger man till dem under "Specifika uppdragstillÀgg" (4). Dessa kan sedan "rullas ut" eller "klicka ut" med schemat.
Under uppdragsinformation kan man ange om man vill att ett fakturaunderlag ska skapas (7). Rutan Àr som standard markerad nÀr uppdraget skapas, men kan bockas ur om sÄ önskas. AnvÀndbart exempelvis vid interna uppdrag som inte ska vidarefaktureras.
VÀlj alternativet "AnstÀllda" om man vill ta bort en eller flera anstÀllda men behÄlla schemaposter. HÀr Àr samtliga markerade möjliga att ta bort men man kan avmarkera nÄgon man inte vill ta bort om man öppnar listan.
Man kan Àven vÀlja att ta bort bÄde anstÀllda och schemaposten genom att vÀlja alternativet "Samtlig information".
Man kan Àven filtrera visningen genom att söka pÄ ett schema med fritext (1) eller genom att vÀlja att enbart visa en specifik anstÀlld (2).
I sökresultatet visas de anstÀllda som Àr tillgÀngliga med en grön ruta pÄ de datum personen Àr tillgÀnglig. Rutans placering visar Àven nÀr pÄ dygnet passet Àr lagt. Förklaring till de övriga fÀrgerna hittar man under knappen "Koder" (2). Man kan om man vill vÀlja att bara visa de anstÀllda som Àr tillgÀngliga. Klicka dÄ pÄ knappen "Visa tillgÀngliga" (3). Resultatet visar dÄ endast de anstÀllda som kan ta alla schemaposter i det intervallet man valt att söka för. Om intervallet minskas kan dÀrför sökresultatet öka. Detta dÄ det Àr större chans att fler anstÀllda finns tillgÀngliga alla dagar i ett kortare intervall.
Det finns tvÄ sÀtt att bemanna anstÀllda via sök anstÀlld:
Markera de anstĂ€llda man vill bemanna och klicka sedan pĂ„ den grĂ„ knappen som visar hur mĂ„nga obemannade schemaposter det finns respektive dag (4). De anstĂ€llda man markerat kommer att bemannas i den ordning de visas och i tidsordning aktuell dag (tidigaste schemaposten först). Om det Ă€r mĂ„nga obemannade schemaposter man vill bemanna snabbt kan man enkelt vĂ€lja endast de bemannade i urvalet genom att anvĂ€nda "Visa tillgĂ€ngliga" (3). Bocka sedan i "Markera i/ur alla" och klicka pĂ„ den grĂ„ knappen för dagen (4). För att veta hur mĂ„nga man markerat i ett stort sökresultat fĂ„r man hjĂ€lp av âValda X (av Y)â (5) som visar hur mĂ„nga anstĂ€llda man valt av det antal som finns i listan. (För att bemanna specifik anstĂ€lld pĂ„ specifik schemapost rekommenderas att man gör detta direkt under A"rbetsschema").
Klicka pÄ en grön ruta vid en anstÀlld pÄ den aktuell dagen man vill bemanna (6). Om det finns flera obemannade schemaposter den dagen kommer anstÀlld att bemannas pÄ det första obemannade schemaposten som anstÀlld Àr tillgÀnglig att ta.
Manu kan skicka E-post eller SMS (krÀvs speciellt avtal vid SMS-utskick) till anstÀllda i sökresultatet genom att markera anstÀllda i listan till vÀnster. Klicka sedan pÄ knappen "E-post" eller "SMS" lÀngst ner i sök anstÀlld (7).
OBS! För att kunna söka fram anstÀllda i uppdraget mÄste man först ha rullat ut eller klickat ut schema i det aktuella uppdraget.
För att snabbt söka upp ett uppdrag trycker man pÄ knappen "Sök uppdrag" i menyn (1).
Leveransadress: Vid behov av leveransplats. Anges pÄ kund om inte visas och kan vÀljas i listan.
AnstĂ€lld(a): Om man vet vem eller vilka som ska bemannas pĂ„ uppdraget kan man vĂ€lja det hĂ€r och vid utrulling av schema Ă€r dessa anstĂ€llda redan valda. Annars kan fĂ€ltet lĂ€mnas tomt. Ăr listan med anstĂ€llda lĂ„ng kan man klicka pĂ„ förstoringsglaset "" för att söka pĂ„ anstĂ€lldas namn istĂ€llet för att scrolla i listan.
Kontaktperson hos kunden: Klicka pĂ„ LĂ€gg till "" om man behöver lĂ€gga upp en ny kontaktperson. Vald kontaktperson blir âEr referensâ pĂ„ fakturan.
BestÀllare: Samma valbara lista som vid kontaktperson. Informationsruta som ej följer med till fakturan. Klicka pÄ LÀgg till "" om man behöver lÀgga upp en ny.
Fyll Àven i eventuell lön och vad som ska debiteras mot kund. Skapa informationen genom att klicka pÄ Skapa "" uppe i vÀnstra hörnet.
Man kan fÄ fram en .PDF "" som visar schemat för uppdraget genom att klicka pÄ ikonen vid "Uppdragsbeskrivning" för anstÀlld eller "Uppdragsbeskrivning till kund" (5). "Uppdragsbeskrivning till anstÀlld" kan Àven visas direkt i tidrapporteringen. Man kan Àven skriva en notering i fritextrutan som kommer med pÄ aktuell .PDF. Information som fylls i under "Uppdragsnotering" (6) visas nÀr man skapar ett uppdragsunderlag vid fakturering.
OBS! NÀr man Àr klar med all information klickar man pÄ Spara "" uppe till vÀnster. Alla obligatoriska fÀlt mÄste vara ifyllda för att kunna spara. Vilka fÀlt som Àr obligatoriska varierar mellan företag. NÀr man sparat första gÄngen öppnas rutan för arbetsschema upp.
NÀr man Àr klar med uppdragsinformationen ska man skapa schemaposter för uppdraget. man kan göra pÄ tvÄ olika sÀtt beroende pÄ lÀngden pÄ uppdraget. Man kan vÀlja att rulla ut "" (1) ett schema under en sammanhÀngande period eller klicka ut "" enskilda dagar (2). LÀs mer detaljer kring schema i lathunden "Rulla/klicka ut schema".
Man kan enkelt ta bort anstÀllda eller schemaposter frÄn uppdraget. Markera de berörda schemaposterna och klicka pÄ Ta bort "".
Det Àr möjligt att byta ut en anstÀlld mot en annan. Markera de schemaposter som man vill byta anstÀlld pÄ och klicka pÄ Byt anstÀlld "". I droplistan visas de anstÀllda som finns pÄ de markerade schemaposterna. VÀlj anstÀlld att byta och vem man vill byta till och klicka "OK".
Man kan söka bland anstÀllda i systemet genom att filtrera pÄ kund och/eller en eller flera kompetenser. Man vÀljer om sökningen ska göras pÄ OCH eller ELLER genom att klicka pÄ lÀnken (1). Man kan Àven söka pÄ grupp och resultatenhet. Som standard blir kunden pÄ uppdraget förvald, för att man först ska fÄ se de anstÀllda som varit hos den kunden tidigare. För att öka urvalet kan man vÀlja bort kunden frÄn listan. Om man Àndrar sina sökkriterier behöver man klicka pÄ Uppdatera "" för att fÄ det nya sökresultatet.
Man kan Àven bemanna enskilda pass med funktionen "Erbjuda pass". Markera dÄ passet/passen och klicka pÄ Skapa erbjudande "". För mer information om funktionen se separat lathund "Erbjuda pass".
Man fĂ„r dĂ„ upp en dialogruta dĂ€r man kan söka efter sitt uppdrag (2). Det gĂ„r att söka pĂ„ uppdragsnamn eller delar av ett uppdragsnamn, exempelvis hittar âsĂ€ljâ bĂ„de uppdrag som heter âsĂ€ljareâ och âduktig sĂ€ljansvarigâ. För att söka fram uppdragen klickar man antingen pĂ„ "Enter" pĂ„ tangentbordet eller pĂ„ förstoringsglaset "" (3). Det gĂ„r Ă€ven att filtrera ut uppdrag som Ă€r kopplade till ett specifikt avtal och/eller prislista. NĂ€r man fĂ„tt fram ett sökresultat gĂ„r det att sortera pĂ„ uppdragsnamn, uppdragsintervall, kund eller uppdragsansvarig genom att klicka pĂ„ kolumnnamnet (4).
För att öppna uppdraget klickar man antingen pÄ pennan "" bredvid uppdragsnamnet (5) eller dubbelklickar pÄ raden (6). DÄ öppnas uppdraget upp i en egen flik (7) och dialogrutan stÀngs.
