Rulla/klicka ut schema
Last updated
Last updated
NÀr man Àr klar med uppdragsinformationen ska man skapa schemaposter för uppdraget. Man kan göra pÄ tvÄ olika sÀtt beroende pÄ lÀngden pÄ uppdraget. Man kan vÀlja att rulla ut "" (1) ett schema under en sammanhÀngande period eller klicka ut "" enskilda dagar (2).
Rulla ut schemaposter gör man för sammanhÀngande perioder och dÄ man vill anvÀnda ett grundschema. Vill man endast schemalÀgga nÄgra fÄ dagar kan man Àven vÀlja att "Klicka ut schema". NÀr man ska rulla ut ett schema ska följande information fyllas i:
Totalt antal schemaposter: Det vill sÀga antalet schemaposter man vill skapa per dag under perioden man rullar ut. Man mÄste vÀlja minst 1 för att kunna rulla ut.
Startvecka i schema: Om den uppdraget ska ha skiftschema kan man vÀlja startvecka som utrullningen ska börja pÄ. I annat fall lÄter man den stÄ kvar pÄ 1.
Intervall: VĂ€lja mellan vilka datum man vill rulla ut ett schema.
PÄ röda dagar: Om denna ruta kryssas ur skapas inte schema pÄ dagar som markerats som röda i kalendern. OBS! Detta gÀller Àven söndagar. (Kalendern hittas under "Administration" -"Avtal" - "Kalender").
Endast schemalagda dagar: Om man markerar denna kommer schemat endast att rullas ut för de dagar som Àr schemalagda istÀllet för över alla dagar i intervallet. Det innebÀr att det inte blir ljusblÄ markeringar i planeringsvyn mellan de schemalagda dagarna, vilket gör att man kan bemanna övriga dagar utan att riskera schemakrock.
Inkludera tillÀgg: Markeras om man vill kunna rulla ut nÄgon typ av tillÀgg i samband med att schemat rullas ut. LÀs mer om detta under "Rulla ut med tillÀgg".
Om de anstÀllda ska ha tillÀgg i sina scheman kan man rulla ut dessa i samband med schemat. Se till att tillÀgget man vill ha Àr tillagt under "Specifika uppdragstillÀgg" inne pÄ uppdraget innan man börjar rulla ut. Om alla pÄ uppdraget inte ska ha tillÀgg fÄr man rulla ut schema för de anstÀllda i omgÄngar. Detta i och med att valet pÄverkar alla som ingÄr i utrullningen. De kan fortfarande vara pÄ samma uppdrag Àven om bara vissa ska ha tillÀgg.
Börja med att fylla i fÀlten enligt förklaringen i "Rulla ut schema". NÀr man sedan markerar valet "Inkludera tillÀgg" (1) fÄr man upp tvÄ nya val. HÀr kan man vÀlja vilket/vilka tillÀgg som man vill rulla ut (2) och för vilka veckodagar det ska gÀlla (3). Man vÀljer tillÀgg i droplistan och mÀrker ut vilka veckodagar genom att klicka pÄ dem under "VÀlj dagar". Om det Àr ett skiftschema visas veckodagar för antalet veckor som schemat innehÄller, i ordning efter vald startvecka. Notera Àven att tillÀgg lÀggs till pÄ markerad dag oavsett om den Àr schemalagd eller inte. Vald veckodag markeras lila. Klicka "OK" nÀr man Àr redo att rulla ut schema och tillÀgg.
OBS! De tillÀgg man kan vÀlja mellan i rulla ut schema Àr de som lagts till pÄ uppdraget under "Specifika uppdragstillÀgg". Om det tillÀgg man vill lÀgga till pÄ uppdraget inte finns att vÀlja under "Specifika uppdragstillÀgg" kan de med administratörsrÀttighet lÀgga till fler under "Administration" - "Arter" - "TillÀgg".
Klicka ut schemaposter gör man för enskilda dagar under kortare perioder. Vill man schemalÀgga lÀngre perioder rekommenderas istÀllet funktionen "Rulla ut schema".
Totalt antal schemaposter: Detta Àr antalet schemaposter man vill skapa per dag.
Schema: Ska man lĂ€mna tomt för att skapa schemapost med de standardtider som bestĂ€mts vid uppstart, t.ex. 8â17 (60 min rast) med full flexmöjlighet.
Klicka sedan pÄ de dagar i kalendern som man vill skapa schema för.
Om man vill skapa schemaposter pÄ enskilda dagar, men vill anvÀnda ett grundschema kan man vÀlja att klicka ut med schema.
Totalt antal schemaposter: Antalet schemaposter man vill skapa per dag.
Inkludera tillÀgg: Om man vill ta med nÄgon typ av tillÀgg i samband med att schemat lÀggs till markerar man denna ruta. Detta öppnar upp ytterligare fÀlt, se nÀsta avsnitt.
Klicka pÄ de dagar i kalendern som man vill skapa schema för.
Om man vill kan man lÀgga till tillÀgg i samband med att man klickar ut schemat. Se till att tillÀgget man vill ha Àr tillagt under "Specifika uppdragstillÀgg" inne pÄ uppdraget innan man börjar klicka ut. TillÀgget man vÀljer att klicka ut kommer att gÀlla samtliga anstÀllda och dagar som vÀljs i dialogen klicka ut. Om man endast vill att tillÀgget ska gÀlla vissa av dagarna eller nÄgra utvalda anstÀllda fÄr man klicka ut i omgÄngar för de dagar/anstÀllda som skiljer sig frÄn varandra. AnstÀllda kan fortfarande vara pÄ samma uppdrag Àven om bara vissa ska ha tillÀgg.
Börja med att fylla i fÀlten enligt "Klicka ut schema". För att lÀgga till tillÀgg markerar man sedan valet "Inkludera tillÀgg" (1). Man fÄr dÄ upp möjligheten att vÀlja vilket/vilka tillÀgg man vill ta med. Man vÀljer dem genom att markera dem i droplistan (2). Klicka "OK" för att lÀgga till schemat.
OBS! De tillÀgg man kan vÀlja mellan i rutan "Klicka ut schema", Àr de som lagts till pÄ uppdraget under "Specifika uppdragstillÀgg". Om det tillÀgg man vill lÀgga till pÄ uppdraget inte finns att vÀlja under "Specifika uppdragstillÀgg" kan de med administratörsrÀttighet lÀgga till fler under "Administration" - "InstÀllningar" - "TillÀgg".
Det finns tvÄ olika schemaposttyper i systemet. NÀr man rullar eller klickar ut med schema blir schemaposterna "Avancerat". NÀr man klickar ut utan schema blir schemaposterna av typen "Flex".
Denna typ blir det om man rullar eller klickar ut schemaposter med schema. Detta innebÀr att det finns fler parameter i schemat, sÄsom instÀllningar för fast intervall, flex-möjligheter och max/min för raster. Man kan enkelt se vilket grundschema som anvÀndes för en post dÄ schemanamnet visas i kolumnen "Schema" under avsnittet "Arbetsschema".
NÀr du klickat ut schemaposter utan schema blir de automatiskt av typen Flex. Detta innebÀr att anstÀlld har rÀtt att flexa hela dygnet och det gÀller bÄde arbetstiden och eventuell rast(er). AnstÀlld kan alltsÄ komma före utsatt frÄntid eller gÄ före utsatt tilltid och dÀrmed vÀlja att jobba olika mycket per dag. Detta genererar inte nÄgon frÄnvaro eller övertid, dÄ tiden sparas som flex eller arbetstid (beroende pÄ instÀllningar för den anstÀllde).
Det finns flera sÀtta att hantera schemaposter.
Man kan enkelt Àndra frÄn- och/eller till-tiden för individuell schemapost i dagssammanfattningen (1). Man kan Àven Àndra pÄ flera eller alla schemaposter som finns pÄ en och samma dag eller över flera dagar. Har man mÄnga anstÀllda pÄ olika scheman kan man ocksÄ filtrera schemaposterna genom att söka pÄ schema. Man hittar funktionen ovanför schemaraderna.
Utrullade schemaposter (avancerade)
NÀr man Àndrar i dagssammanfattningen (1) sÄ Àndras Àven flex- och fastintervallet pÄ utrullade schemaposter. T.ex. om jag kortar ned dagens schemaposter till kl. 15:00 (frÄn kl. 17:00) blir Àven flex- och fastintervallets till tid kl. 15:00. Detta pÄverkar om det blir övertid eller frÄnvaro om den anstÀllde avviker frÄn schemat.
Utklickade schemaposter (flex)
NÀr man har klickat ut schemaposter pÄverkas inte flex- och fast intervall, dÄ flex för hela dygnet kvarstÄr efter redigering i en dagssammanfattning (1).
Utrullade schemaposter (avancerade)
Alla fÀlt Àr editerbara. NÀr fÀlt visas tomma beror detta pÄ att de markerade schemaposterna har olika tider. Exemplet nedan visar att de tvÄ markerade schemaposterna har olika tid (Till). Om man vill uppdatera tilltiden för samtliga valda schemaposterna skriver man den nya tiden i aktuellt fÀlt. Vill man istÀllet Àndra nÄgot annat för samtliga markerade schemaposter, t.ex.lÀgga till en rast, kan man lÀmna fÀlten tomma sÄ behÄller de sina individuella tider. Arbetstid samt dagsarbetstid vid heltid kommer att rÀknas ut automatiskt, schemapost för schemapost.
Rulla ut notering
Man kan vid redigering av utrullade schemaposter Àven lÀgga till en notering, samt typ som rullas ut med förÀndringen. Man hittar fÀlten till vÀnster i rutan (se bild ovan). NÀr man sparar blir noteringen synligt i planeringsvyn med fÀrgen pÄ vald typ och texten Äterfinns i detaljer under intern notering pÄ alla anstÀllda som var med i urvalet vid redigeringen.
Ut klickade schemaposter (flex)
Redigera fungerar pÄ liknande sÀtt för schemaposter som klickats ut. Skillnaden Àr att man endast kan Àndra pÄ frÄn- och tilltiden för schemaposterna och eventuella raster, vilket innebÀr fÀrre editerbara fÀlt. Orsaken till detta Àr att flexschemaposter alltid har full flex för bÄde arbetstid och raster.
AnstÀllda: (HÀr visas de anstÀllda man eventuellt valt under uppdragsinformationen, se avsnittet ovan). Man kan söka fram anstÀllda genom att klicka pÄ förstoringsglaset "" eller sÄ vÀljer man dem direkt i droplistan. Man kan lÀmna detta fÀlt tomt om man istÀllet vill bemanna passen via "Sök anstÀlld", "Erbjuda pass", eller genom att vÀlja en anstÀlld direkt pÄ raden för en specifik schemapost.
Schema: VÀlj schemat man ska anvÀnda i droplistan. Vill man kontrollera hur ett existerande grundschema ser ut eller göra justeringar kan man i detta lÀge klicka pÄ Pennan "". TÀnk pÄ att redigeringen pÄverkar grundschemat pÄ kunden. För att skapa ett nytt schema klickar man pÄ LÀgg till "". Scheman skapas per kund och kan kopieras mellan olika kunder pÄ kundkortet om man vill ÄteranvÀnda ett befintligt.
Man kan fÄ ytterligare information genom att hÄlla muspekaren över ikonen Information "".
AnstÀllda: HÀr visas de anstÀllda man eventuellt valt under uppdragsinformation (se avsnittet "Skapa ett nytt uppdrag"). Man kan söka fram anstÀllda genom att klicka pÄ förstoringsglaset "" eller vÀlja dem direkt i droplistan. Man kan lÀmna detta fÀlt tomt om man istÀllet vill bemanna passen via "Sök anstÀlld", "Erbjuda pass", eller genom att vÀlja en anstÀlld direkt pÄ raden för en specifik schemapost.
AnstÀllda: HÀr visas de anstÀllda man eventuellt valt under uppdragsinformation (se avsnittet "Skapa ett nytt uppdrag"). Man kan annars söka fram anstÀllda genom att klicka pÄ förstoringsglaset "" eller vÀlja dem direkt i droplistan. Man kan lÀmna detta fÀlt tomt om man istÀllet vill bemanna passen via "Sök anstÀlld", "Erbjuda pass", eller genom att vÀlja en anstÀlld direkt pÄ raden för en specifik schemapost.
Schema: VĂ€lj ett schema i droplistan. Precis som vid "Rulla ut schema" kan man skapa "" ett nytt schema eller kontrollera/redigera "" ett existerande grundschema.
Man kan markera en eller flera schemaposter och klicka pÄ Redigera "" PÄ sÄ sÀtt kan man enkelt Àndra samtliga parametrar i schemat för de valda schemaposterna pÄ en gÄng.
Med hjÀlp av Redigera "" kan man pÄ utrullade schemaposter Àndra alla parametrar som kommer frÄn grundschemat. Man kan t.ex. lÀgga till raster eller Àndra intervall och förÀndringen berör endast de markerade schemaposterna, utan att grundschemat pÄverkas.
Om man enkelt vill förlÀnga ett uppdrag med exakt samma schemaposter och anstÀllda kan man markera schemaposterna och klicka pÄ Kopiera "". VÀlj startdatum man vill kopiera till och slutdatumet fylls i automatiskt beroende pÄ antalet dagar man markerat. T.ex. man markerar fyra stycken dagar med 10 schemaposter per dag och vÀljer datumet 2020-10-01, dÄ blir slutdatumet automatiskt 2020-10-04 och det skapas 10 schemaposter per dag.
