Rulla/klicka ut schema
Innehåll
Rulla ut / klicka ut schemaposter och tillägg
Rulla ut schema
Rulla ut schemaposter gör man för sammanhängande perioder och då man vill använda ett grundschema. Vill man endast schemalägga några få dagar kan man även välja att "Klicka ut schema". När man ska rulla ut ett schema ska följande information fyllas i:
Totalt antal schemaposter: Det vill säga antalet schemaposter man vill skapa per dag under perioden man rullar ut. Man måste välja minst 1 för att kunna rulla ut.
Startvecka i schema: Om den uppdraget ska ha skiftschema kan man välja startvecka som utrullningen ska börja på. I annat fall låter man den stå kvar på 1.
Intervall: Välja mellan vilka datum man vill rulla ut ett schema.
På röda dagar: Om denna ruta kryssas ur skapas inte schema på dagar som markerats som röda i kalendern. OBS! Detta gäller även söndagar. (Kalendern hittas under "Administration" -"Avtal" - "Kalender").
Endast schemalagda dagar: Om man markerar denna kommer schemat endast att rullas ut för de dagar som är schemalagda istället för över alla dagar i intervallet. Det innebär att det inte blir ljusblå markeringar i planeringsvyn mellan de schemalagda dagarna, vilket gör att man kan bemanna övriga dagar utan att riskera schemakrock.
Inkludera tillägg: Markeras om man vill kunna rulla ut någon typ av tillägg i samband med att schemat rullas ut. Läs mer om detta under "Rulla ut med tillägg".
Rulla ut med tillägg
Om de anställda ska ha tillägg i sina scheman kan man rulla ut dessa i samband med schemat. Se till att tillägget man vill ha är tillagt under "Specifika uppdragstillägg" inne på uppdraget innan man börjar rulla ut. Om alla på uppdraget inte ska ha tillägg får man rulla ut schema för de anställda i omgångar. Detta i och med att valet påverkar alla som ingår i utrullningen. De kan fortfarande vara på samma uppdrag även om bara vissa ska ha tillägg.
Börja med att fylla i fälten enligt förklaringen i "Rulla ut schema". När man sedan markerar valet "Inkludera tillägg" (1) får man upp två nya val. Här kan man välja vilket/vilka tillägg som man vill rulla ut (2) och för vilka veckodagar det ska gälla (3). Man väljer tillägg i droplistan och märker ut vilka veckodagar genom att klicka på dem under "Välj dagar". Om det är ett skiftschema visas veckodagar för antalet veckor som schemat innehåller, i ordning efter vald startvecka. Notera även att tillägg läggs till på markerad dag oavsett om den är schemalagd eller inte. Vald veckodag markeras lila. Klicka "OK" när man är redo att rulla ut schema och tillägg.
OBS! De tillägg man kan välja mellan i rulla ut schema är de som lagts till på uppdraget under "Specifika uppdragstillägg". Om det tillägg man vill lägga till på uppdraget inte finns att välja under "Specifika uppdragstillägg" kan de med administratörsrättighet lägga till fler under "Administration" - "Arter" - "Tillägg".
Klicka ut med eller utan schema
Klicka ut schemaposter gör man för enskilda dagar under kortare perioder. Vill man schemalägga längre perioder rekommenderas istället funktionen "Rulla ut schema".
Klicka ut utan schema
Totalt antal schemaposter: Detta är antalet schemaposter man vill skapa per dag.
Schema: Ska man lämna tomt för att skapa schemapost med de standardtider som bestämts vid uppstart, t.ex. 8–17 (60 min rast) med full flexmöjlighet.
Klicka sedan på de dagar i kalendern som man vill skapa schema för.
Klicka ut med schema
Om man vill skapa schemaposter på enskilda dagar, men vill använda ett grundschema kan man välja att klicka ut med schema.
Totalt antal schemaposter: Antalet schemaposter man vill skapa per dag.
Inkludera tillägg: Om man vill ta med någon typ av tillägg i samband med att schemat läggs till markerar man denna ruta. Detta öppnar upp ytterligare fält, se nästa avsnitt.
Klicka på de dagar i kalendern som man vill skapa schema för.
Klicka ut med tillägg
Om man vill kan man lägga till tillägg i samband med att man klickar ut schemat. Se till att tillägget man vill ha är tillagt under "Specifika uppdragstillägg" inne på uppdraget innan man börjar klicka ut. Tillägget man väljer att klicka ut kommer att gälla samtliga anställda och dagar som väljs i dialogen klicka ut. Om man endast vill att tillägget ska gälla vissa av dagarna eller några utvalda anställda får man klicka ut i omgångar för de dagar/anställda som skiljer sig från varandra. Anställda kan fortfarande vara på samma uppdrag även om bara vissa ska ha tillägg.
Börja med att fylla i fälten enligt "Klicka ut schema". För att lägga till tillägg markerar man sedan valet "Inkludera tillägg" (1). Man får då upp möjligheten att välja vilket/vilka tillägg man vill ta med. Man väljer dem genom att markera dem i droplistan (2). Klicka "OK" för att lägga till schemat.
OBS! De tillägg man kan välja mellan i rutan "Klicka ut schema", är de som lagts till på uppdraget under "Specifika uppdragstillägg". Om det tillägg man vill lägga till på uppdraget inte finns att välja under "Specifika uppdragstillägg" kan de med administratörsrättighet lägga till fler under "Administration" - "Inställningar" - "Tillägg".
Avancerade- och flexschemaposter
Det finns två olika schemaposttyper i systemet. När man rullar eller klickar ut med schema blir schemaposterna "Avancerat". När man klickar ut utan schema blir schemaposterna av typen "Flex".
Avancerat
Denna typ blir det om man rullar eller klickar ut schemaposter med schema. Detta innebär att det finns fler parameter i schemat, såsom inställningar för fast intervall, flex-möjligheter och max/min för raster. Man kan enkelt se vilket grundschema som användes för en post då schemanamnet visas i kolumnen "Schema" under avsnittet "Arbetsschema".
Flex
När du klickat ut schemaposter utan schema blir de automatiskt av typen Flex. Detta innebär att anställd har rätt att flexa hela dygnet och det gäller både arbetstiden och eventuell rast(er). Anställd kan alltså komma före utsatt fråntid eller gå före utsatt tilltid och därmed välja att jobba olika mycket per dag. Detta genererar inte någon frånvaro eller övertid, då tiden sparas som flex eller arbetstid (beroende på inställningar för den anställde).
Hantering av schemaposter
Det finns flera sätta att hantera schemaposter.
Dagssammanfattningen
Man kan enkelt ändra från- och/eller till-tiden för individuell schemapost i dagssammanfattningen (1). Man kan även ändra på flera eller alla schemaposter som finns på en och samma dag eller över flera dagar. Har man många anställda på olika scheman kan man också filtrera schemaposterna genom att söka på schema. Man hittar funktionen ovanför schemaraderna.
Utrullade schemaposter (avancerade)
När man ändrar i dagssammanfattningen (1) så ändras även flex- och fastintervallet på utrullade schemaposter. T.ex. om jag kortar ned dagens schemaposter till kl. 15:00 (från kl. 17:00) blir även flex- och fastintervallets till tid kl. 15:00. Detta påverkar om det blir övertid eller frånvaro om den anställde avviker från schemat.
Utklickade schemaposter (flex)
När man har klickat ut schemaposter påverkas inte flex- och fast intervall, då flex för hela dygnet kvarstår efter redigering i en dagssammanfattning (1).
Redigera
Utrullade schemaposter (avancerade)
Alla fält är editerbara. När fält visas tomma beror detta på att de markerade schemaposterna har olika tider. Exemplet nedan visar att de två markerade schemaposterna har olika tid (Till). Om man vill uppdatera tilltiden för samtliga valda schemaposterna skriver man den nya tiden i aktuellt fält. Vill man istället ändra något annat för samtliga markerade schemaposter, t.ex.lägga till en rast, kan man lämna fälten tomma så behåller de sina individuella tider. Arbetstid samt dagsarbetstid vid heltid kommer att räknas ut automatiskt, schemapost för schemapost.
Rulla ut notering
Man kan vid redigering av utrullade schemaposter även lägga till en notering, samt typ som rullas ut med förändringen. Man hittar fälten till vänster i rutan (se bild ovan). När man sparar blir noteringen synligt i planeringsvyn med färgen på vald typ och texten återfinns i detaljer under intern notering på alla anställda som var med i urvalet vid redigeringen.
Ut klickade schemaposter (flex)
Redigera fungerar på liknande sätt för schemaposter som klickats ut. Skillnaden är att man endast kan ändra på från- och tilltiden för schemaposterna och eventuella raster, vilket innebär färre editerbara fält. Orsaken till detta är att flexschemaposter alltid har full flex för både arbetstid och raster.
Kopiera schemaposter
Last updated
