Planeringsvyn

Innehåll

• Detaljnivå

• Funktioner i planeringsvyn

• Menyval i anställdvyn

• Menyval i kundvyn

• Varningar

Planeringsvyn

Detaljnivå

I planeringsvyn kan ni jobba med fyra olika detaljnivåer. De olika detaljnivåerna är: 1 dag, 7 dagar, 14 dagar eller 30 dagar. Vid lägre detaljnivå än månadsvy (30 dagar) visas varje dag mer detaljerat. Man ändrar enkelt nivån genom att klick på någon av ikonerna.. Man kan även ändra på intervall med hjälp av datumväljarna. Med pilarna vid sidan om dessa kan man även hoppa framåt eller bakåt med samma intervall som är valt. För att enkelt ta sig tillbaka till dagens datum klickar man på "Idag".

Funktioner i planeringsvyn

Det finns tre olika vyer att välja mellan (1): Anställdvyn, Uppdragvyn och Kundvyn. I anställdsvyn listas alla aktiva anställda per primärgrupp. I uppdragsvyn visas de aktiva uppdrag som är inom det intervallet. I kundvyn visas alla aktiva kunder samt de inaktiva kunder som har uppdrag inom det valda intervallet. I Anställdvyn söker man på den anställdes namn. I Uppdragsvyn söker man på uppdrag och i Kundvyn söker man på kundens namn (2) .

Mouseover

Mouseoverinformation visas i planeringsvyn så att ni snabbt och enkelt får information om: kund, anställd, uppdrag och schemaposter. Siffran under datumet anger hur många bemannade pass det är på dagen. Genom att hålla muspekaren över siffran visas även: tillgängliga anställda, antal bemannade, antal obemannade samt frånvarande per dag, samt hur den rapporterade frånvaron är fördelad.

Expandera

Planeringsvyn är indelad i tre olika nivåer. I Anställdvyn är ordningen: anställd, kund och uppdrag. I Kundvyn: kund, uppdrag och anställd. Däremot i Uppdrag så är det bara två nivåer, Uppdrag och anställd. Expandera listorna genom att klicka på pilen intill en anställd, kund eller uppdrag. Gör samma sak på nästa nivå för att öppna upp mer information. Man kan nu också öppna både anställdkortet, kundkortet och uppdraget direkt från denna vy genom att klicka på respektive namn.

Visa tillägg, utlägg mm.

Om en anställd har rapporterat utlägg, tillägg, körjournal eller traktamente på ett uppdrag under den valda perioden kommer denna att markeras med denna ikon . Den placeras efter den anställdes namn, dvs. till höger om hänglåset och attestera ikonen. Vid mouseover på ikonen (1) visas vilken typ (utlägg, tillägg, körjournal eller traktamente) som rapporterats av den anställde med dessa ikoner . Här visas även denna ikon för tillgänglighetstid. Ikonen visas enbart en gång per anställd, INTE per rapporterat tillfälle. Exempel: Om den anställda har rapporterat fem körjournaler under perioden visas ändå bara en bil .

Vill ni veta vilken specifik dag dessa har registrerats kan man använda knappen Justeringar (2). Klickar man på knappen ändras vyn (3) och det fälls fram knappar för möjligheten att filtrera mellan vilka justeringar man vill se (4). Som standard är samtliga valda, men man kan själv markera i och ur de man vill se. Knappar visar Utlägg , Traktamente Körjournal , och Tillägg , men även Manuell justering , Avvikande tid (registrerad tid skiljer sig mot schemalagd tid) och Notering av anställd kan filtreras fram.

För att ta ut rapporter någon av dessa bocka för den/de anställda man vill ta ut rapport för och välj sedan vilken typ under fliken Rapporter i menyn. Ni kan läsa mer om rapporter i separata lathunden Rapporter.

Markera & funktioner

För att t.ex. attestera, ta ut rapporter eller skicka e-post till en eller fler anställda så kryssar man i rutan framför namnet (1). Det går snabbt att välja en hel grupp genom att klicka i rutan framför gruppnamnet (2) eller så kan man använda massvalet för att markera alla anställda (3). När man markerat de man vill hantera väljer ni åtgärd i undermenyn: Attestera/ Verktyg/ Rapporter/ Skicka (4). Varje menyalternativ öppnar upp en droplista där man kan välja åtgärd inom valt alternativ. Lås och Lås upp hittar man under Attestera. För att skicka e-post kan man även klicka på kuvertet (5) och då används extern e-postklient istället för den inbyggda.

Färger

I planeringsvyn färgas passen så att det blir lätt att få en överblick. Blå rutor visar planerade och genomförda uppdrag. Vid frånvaro markeras dessa röda för att visa att någonting är avvikande och att det kan saknas bemanning. För att göra det enklare att se skillnaden mellan olika frånvarotyper är det möjligt att byta färg på ett fåtal. Detta används för att lyfta ut de viktigaste frånvarotyperna. Här är sjuk röd och kompledig orange. Vill ni byta färger, kontakta Millnet support.

Sök Uppdrag

För att snabbt söka upp ett uppdrag trycker ni på menyn Sök uppdrag (1). Man får då upp en dialogruta där ni kan kan söka (2). Det går att söka på både uppdragsnamn och del av ett uppdragsnamn, exempelvis hittar “sälj” både uppdrag som heter “säljare” och “duktig säljansvarig”. Aktivera sökningen genom att klicka på Enter eller på förstoringsglaset (3). Det går även att filtrera ut uppdrag som är kopplade till ett specifikt avtal och/eller prislista. Sökresultatet går att sortera på uppdragsnamn, uppdragsintervall, kund eller uppdragsansvarig, genom att klicka på kolumnnamnet (4). Du öppnar uppdraget genom att antingen klicka på pennan bredvid uppdragsnamnet (5) eller dubbelklickar på den raden (6). Då öppnas uppdraget upp i en egen flik (7) och dialogrutan stängs.

Visningsfilter

Du blir automatiskt vald som uppdragsansvarig i visningsfiltret när du loggar in. Det innebär att du endast ser data på de anställda med uppdrag där du är uppdragsansvarig.

I visningsfiltret till höger kan du minska ner eller öka ditt urval genom att sortera på:

• Resultatenhet- Anställd

• Grupp - Anställd

• Kundansvarig

• Resultatenhet - Kund

• Uppdragsansvarig

• Kompetens

Du kan också filtrera på Bemannad och Obemannat, samt på anställda som har tider som inte är låsta eller inte har attesterats. Klicka på Rensa för att nollställa alla filtreringar. För att maximera vyn i planeringen kan du även använda filtret i infällt läge. Då visas funktionerna som snabbknappar: Rensa , bemannat , obemannat , har icke låst tid , har icke attesterad tid .

Detaljer

Detaljer är en vy som öppnas när du klickar på en dag i planeringsvyn eller i Kontrollera period (Lathund - Kontrollera period).

I Detaljer kan du:

1. Lägga till en eller flera närvaro- och frånvarorader.

2. Redigera existerande närvaro- och frånvarorader samt raster.

3. Redigera och/eller lägga till data i Värden till lön och fakturering. I detta fält kan du ändra utfallet som automatiskt räknas ut med avtalet som grund.

4. Lägga till Utlägg, Tillägg och Körjournal.

5. Redigera schemat för en unik dag. Denna redigering påverkar inte grundschemat utan endast schemat denna dagen för enskild anställd.

Menyval i anställdvyn

Skapa

Under Skapa hittar du det viktigaste valet vilket är Uppdrag.

• Uppdrag: Skapa ett nytt uppdrag.

• Kund: Skapa en ny kund.

• Uppdragsunderlag: Skapar ett nytt uppdragsunderlag som blir en summa till Millbill som är kopplat till ett uppdrag men kan är något annat än schemalagd tid. Läs mer i den här lathunden.

Attestera, lås tider och lås upp

Under menyvalet Attestera hittar du funktionerna Attestera, Lås tider och Lås upp. Markera en eller flera anställda och välj Lås tider/ Attestera när tiderna är godkända. Attestera krävs för att tiderna ska kunna gå vidare till lön och fakturering. Lås upp innebär i sin tur att du kan låsa upp tider som t.ex. en anställd låst eller tider du attesterat. Du måste låsa upp schemaposterna om du t.ex. vill ändra sådant som påverkar anställdas lön, såsom närvarons längd. För att låsa upp markera en eller flera anställda i planeringsvyn och klicka på Lås upp.

Verktyg

• Ta bort anställd från schema:

  • Anställda - Ta bort en eller flera anställda från deras schemaposter inom ett valt intervall. OBS! Detta skapar obemannade schemaposter.

  • Samtlig information - Ta bort både anställd och schemaposter från uppdraget.

• Rulla ut frånvaro:

  • En funktion för att rapportera frånvaro för en eller flera anställda under en längre period t.ex. under semestern på sommaren.

• Rulla ut frånvaro (del av dag):

  • En funktion för att rapportera frånvaro del av dag t.ex. vid sjukskrivning 50%. Kan bara hantera en anställd åt gången.

• Ta bort frånvaro från användare:

  • En funktion för att ångra felaktigt utrullad frånvaro. Återställer schemalagd tid om det fanns.

• Anonymisera personuppgifter:

  • Används för att anonymisera uppgifter för tidigare anställda, i enlighet med GDPR. Flera steg behöver genomföras innan anonymisering sker. Valet syns endast för de med särskilda rättigheter. Ytterligare information finns i funktionen.

Rapporter

Det finns ett flertal rapporter i planeringsvyn. För mer information se separat lathund - Rapporter.

Skicka

• SMS: Du kan enkelt skicka SMS från planeringsvyn genom att markera en eller flera anställda och klicka på valet SMS. Denna funktion kräver att det finns ett mobilnummer angivet på mottagarens anställdkort samt att systemet är konfigurerat för SMS. Kontakta vår support för hjälp!

• E-post: Du kan på ett enkelt sätt skicka e-post till en eller flera anställda genom att markera dem och välja E-post. Kräver att det finns en e-postadress registrerad på mottagarnas anställdkort.

• Skicka tidrapport: Du kan skicka tidrapporter direkt till kontaktperson på kunden som är vald på respektive uppdrag. Det krävs att kontaktpersonen har en ifylld och giltig e-postadress. Du kan även välja att skicka till dig själv för kontroll innan du skickar till kunden.

Menyval i kundvyn

Rapporter & Skapa

Se rubrik i anställdvyn.

Skicka

• Skicka tidrapport till kund: Samma som i anställdvyn (läs mer ovan).

• Skicka kunduppdragsrapport: Rapporten skickas till respektive kundkontakt.

Varningar

Varningarna visas längst ned i planeringsvyn i olika flikar. Antalet nya varningar i en flik visas i den röda flaggan vid ikonen. Antalet flikar varierar beroende på vilka system du har.

Du kan själv ställa in vilka varningar som ska synas hur långt i förväg de ska visas. Klicka på nere till höger för att justera varningarna. Skifta mellan de olika kategorierna med hjälp av flikarna.

Uppdrag för åtgärd

Under Uppdrag för åtgärd finns följande varningar:

• Schemakrock : Visas om en anställd är bemannad på flera uppdrag samma klockslag på samma dag.

• Anställd saknas på schema: Det finns minst ett obemannat pass på ett uppdrag.

• Anställd på schema har frånvaro: Visas om en anställd med uppdrag har frånvarorapporterat.

• Uppdrag saknas schema: Visas om uppdraget inte har några schemaposter.

• Uppdraget närmar sig slutdatum: Varnar X antal dagar före uppdragets sista schemapost.

Anställda som kräver åtgärd

Under Anställda finns följande varningar:

• Varning X dagar framåt under pågående sjukanmälan: När en person är sjukanmäld visas antalet dagar du valt med rött i planeringsvyn, samt på uppdragets schemaposter. (Läs med i lathunden Sjukanmäla)

• Anställd närmar sig slutdatum: Varnar X antal dagar innan anställds slutdatum.

• Anställd närmar sig ny garantilönenivå: Varnar X antal dagar innan anställd går upp till en ny garantilönenivå (tjänstemän).

• Tidsbestämd kompetens närmar sig sitt slutdatum: Varnar x dagar innan tidsbestämd kompetens går ut.

Har ni aktiverat semesteransökan så visas även dessa under Anställd för åtgärd, med grundläggande uppgifter, samt länk till vyn för att godkänna/neka ansökan. Det finns dock inga inställningar för dessa utan de visar alla befintliga ansökningar som du behöver hantera.

Information

Under Information finns följande varningar:

• Varnar när det är för få anställda kvar i erbjudandet.

• Varna X dagar före utförandedatum när det finns minst ett obemannat pass i erbjudande.

Avvaktande uppdrag från Rekryteringen

Gäller endast om du har produkten Millnet Rekrytering.

Under Rekrytering visas de anställda som skickats över från Millnet Rekrytering. Detta ställs inte in under varningar utan är en del i överföringen mellan systemen om ni även har Millnet Rekrytering. Läs mer om detta i lathunden Rekrytering till Bemanning.