Planeringsvyn
Last updated
Last updated
I planeringsvyn kan ni jobba med fyra olika detaljnivÄer. De olika detaljnivÄerna Àr: 1 dag, 7 dagar, 14 dagar eller 30 dagar. Vid lÀgre detaljnivÄ Àn mÄnadsvy (30 dagar) visas varje dag mer detaljerat. Man Àndrar enkelt nivÄn genom att klick pÄ nÄgon av ikonerna.. Man kan Àven Àndra pÄ intervall med hjÀlp av datumvÀljarna. Med pilarna vid sidan om dessa kan man Àven hoppa framÄt eller bakÄt med samma intervall som Àr valt. För att enkelt ta sig tillbaka till dagens datum klickar man pÄ "Idag".
Det finns tre olika vyer att vÀlja mellan (1): AnstÀlldvyn, Uppdragvyn och Kundvyn. I anstÀlldsvyn listas alla aktiva anstÀllda per primÀrgrupp. I uppdragsvyn visas de aktiva uppdrag som Àr inom det intervallet. I kundvyn visas alla aktiva kunder samt de inaktiva kunder som har uppdrag inom det valda intervallet. I AnstÀlldvyn söker man pÄ den anstÀlldes namn. I Uppdragsvyn söker man pÄ uppdrag och i Kundvyn söker man pÄ kundens namn (2) .
Mouseoverinformation visas i planeringsvyn sÄ att ni snabbt och enkelt fÄr information om: kund, anstÀlld, uppdrag och schemaposter. Siffran under datumet anger hur mÄnga bemannade pass det Àr pÄ dagen. Genom att hÄlla muspekaren över siffran visas Àven: tillgÀngliga anstÀllda, antal bemannade, antal obemannade samt frÄnvarande per dag, samt hur den rapporterade frÄnvaron Àr fördelad.
För att ta ut rapporter nÄgon av dessa bocka för den/de anstÀllda man vill ta ut rapport för och vÀlj sedan vilken typ under fliken Rapporter i menyn. Ni kan lÀsa mer om rapporter i separata lathunden Rapporter.
I planeringsvyn fÀrgas passen sÄ att det blir lÀtt att fÄ en överblick. BlÄ rutor visar planerade och genomförda uppdrag. Vid frÄnvaro markeras dessa röda för att visa att nÄgonting Àr avvikande och att det kan saknas bemanning. För att göra det enklare att se skillnaden mellan olika frÄnvarotyper Àr det möjligt att byta fÀrg pÄ ett fÄtal. Detta anvÀnds för att lyfta ut de viktigaste frÄnvarotyperna. HÀr Àr sjuk röd och kompledig orange. Vill ni byta fÀrger, kontakta Millnet support.
Du blir automatiskt vald som uppdragsansvarig i visningsfiltret nÀr du loggar in. Det innebÀr att du endast ser data pÄ de anstÀllda med uppdrag dÀr du Àr uppdragsansvarig.
I visningsfiltret till höger kan du minska ner eller öka ditt urval genom att sortera pÄ:
Resultatenhet- AnstÀlld
Grupp - AnstÀlld
Kundansvarig
Resultatenhet - Kund
Uppdragsansvarig
Kompetens
Detaljer Àr en vy som öppnas nÀr du klickar pÄ en dag i planeringsvyn eller i Kontrollera period (Lathund - Kontrollera period).
I Detaljer kan du:
LÀgga till en eller flera nÀrvaro- och frÄnvarorader.
Redigera existerande nÀrvaro- och frÄnvarorader samt raster.
Redigera och/eller lÀgga till data i VÀrden till lön och fakturering. I detta fÀlt kan du Àndra utfallet som automatiskt rÀknas ut med avtalet som grund.
LÀgga till UtlÀgg, TillÀgg och Körjournal.
Redigera schemat för en unik dag. Denna redigering pÄverkar inte grundschemat utan endast schemat denna dagen för enskild anstÀlld.
Skapa
Under Skapa hittar du det viktigaste valet vilket Àr Uppdrag.
Uppdrag: Skapa ett nytt uppdrag.
Kund: Skapa en ny kund.
Uppdragsunderlag: Skapar ett nytt uppdragsunderlag som blir en summa till Millbill som Àr kopplat till ett uppdrag men kan Àr nÄgot annat Àn schemalagd tid. LÀs mer i den hÀr lathunden.
Under menyvalet Attestera hittar du funktionerna Attestera, LÄs tider och LÄs upp. Markera en eller flera anstÀllda och vÀlj LÄs tider/ Attestera nÀr tiderna Àr godkÀnda. Attestera krÀvs för att tiderna ska kunna gÄ vidare till lön och fakturering. LÄs upp innebÀr i sin tur att du kan lÄsa upp tider som t.ex. en anstÀlld lÄst eller tider du attesterat. Du mÄste lÄsa upp schemaposterna om du t.ex. vill Àndra sÄdant som pÄverkar anstÀlldas lön, sÄsom nÀrvarons lÀngd. För att lÄsa upp markera en eller flera anstÀllda i planeringsvyn och klicka pÄ LÄs upp.
Ta bort anstÀlld frÄn schema:
AnstÀllda - Ta bort en eller flera anstÀllda frÄn deras schemaposter inom ett valt intervall. OBS! Detta skapar obemannade schemaposter.
Samtlig information - Ta bort bÄde anstÀlld och schemaposter frÄn uppdraget.
Rulla ut frÄnvaro:
En funktion för att rapportera frÄnvaro för en eller flera anstÀllda under en lÀngre period t.ex. under semestern pÄ sommaren.
Rulla ut frÄnvaro (del av dag):
En funktion för att rapportera frÄnvaro del av dag t.ex. vid sjukskrivning 50%. Kan bara hantera en anstÀlld Ät gÄngen.
Ta bort frÄnvaro frÄn anvÀndare:
En funktion för att Ängra felaktigt utrullad frÄnvaro. à terstÀller schemalagd tid om det fanns.
Anonymisera personuppgifter:
AnvÀnds för att anonymisera uppgifter för tidigare anstÀllda, i enlighet med GDPR. Flera steg behöver genomföras innan anonymisering sker. Valet syns endast för de med sÀrskilda rÀttigheter. Ytterligare information finns i funktionen.
Det finns ett flertal rapporter i planeringsvyn. För mer information se separat lathund - Rapporter.
SMS: Du kan enkelt skicka SMS frÄn planeringsvyn genom att markera en eller flera anstÀllda och klicka pÄ valet SMS. Denna funktion krÀver att det finns ett mobilnummer angivet pÄ mottagarens anstÀlldkort samt att systemet Àr konfigurerat för SMS. Kontakta vÄr support för hjÀlp!
E-post: Du kan pÄ ett enkelt sÀtt skicka e-post till en eller flera anstÀllda genom att markera dem och vÀlja E-post. KrÀver att det finns en e-postadress registrerad pÄ mottagarnas anstÀlldkort.
Skicka tidrapport: Du kan skicka tidrapporter direkt till kontaktperson pÄ kunden som Àr vald pÄ respektive uppdrag. Det krÀvs att kontaktpersonen har en ifylld och giltig e-postadress. Du kan Àven vÀlja att skicka till dig sjÀlv för kontroll innan du skickar till kunden.
Se rubrik i anstÀlldvyn.
Skicka tidrapport till kund: Samma som i anstÀlldvyn (lÀs mer ovan).
Skicka kunduppdragsrapport: Rapporten skickas till respektive kundkontakt.
Varningarna visas lÀngst ned i planeringsvyn i olika flikar. Antalet nya varningar i en flik visas i den röda flaggan vid ikonen. Antalet flikar varierar beroende pÄ vilka system du har.
AnstÀlld saknas pÄ schema: Det finns minst ett obemannat pass pÄ ett uppdrag.
AnstÀlld pÄ schema har frÄnvaro: Visas om en anstÀlld med uppdrag har frÄnvarorapporterat.
Uppdrag saknas schema: Visas om uppdraget inte har nÄgra schemaposter.
Uppdraget nÀrmar sig slutdatum: Varnar X antal dagar före uppdragets sista schemapost.
Varning X dagar framÄt under pÄgÄende sjukanmÀlan: NÀr en person Àr sjukanmÀld visas antalet dagar du valt med rött i planeringsvyn, samt pÄ uppdragets schemaposter. (LÀs med i lathunden SjukanmÀla)
AnstÀlld nÀrmar sig slutdatum: Varnar X antal dagar innan anstÀllds slutdatum.
AnstÀlld nÀrmar sig ny garantilönenivÄ: Varnar X antal dagar innan anstÀlld gÄr upp till en ny garantilönenivÄ (tjÀnstemÀn).
TidsbestÀmd kompetens nÀrmar sig sitt slutdatum: Varnar x dagar innan tidsbestÀmd kompetens gÄr ut.
Har ni aktiverat semesteransökan sÄ visas Àven dessa under AnstÀlld för ÄtgÀrd, med grundlÀggande uppgifter, samt lÀnk till vyn för att godkÀnna/neka ansökan. Det finns dock inga instÀllningar för dessa utan de visar alla befintliga ansökningar som du behöver hantera.
Varnar nÀr det Àr för fÄ anstÀllda kvar i erbjudandet.
Varna X dagar före utförandedatum nÀr det finns minst ett obemannat pass i erbjudande.
Planeringsvyn Àr indelad i tre olika nivÄer. I AnstÀlldvyn Àr ordningen: anstÀlld, kund och uppdrag. I Kundvyn: kund, uppdrag och anstÀlld. DÀremot i Uppdrag sÄ Àr det bara tvÄ nivÄer, Uppdrag och anstÀlld. Expandera listorna genom att klicka pÄ pilen intill en anstÀlld, kund eller uppdrag. Gör samma sak pÄ nÀsta nivÄ för att öppna upp mer information. Man kan nu ocksÄ öppna bÄde anstÀlldkortet, kundkortet och uppdraget direkt frÄn denna vy genom att klicka pÄ respektive namn.
Om en anstÀlld har rapporterat utlÀgg, tillÀgg, körjournal eller traktamente pÄ ett uppdrag under den valda perioden kommer denna att markeras med denna ikon . Den placeras efter den anstÀlldes namn, dvs. till höger om hÀnglÄset och attestera ikonen. Vid mouseover pÄ ikonen (1) visas vilken typ (utlÀgg, tillÀgg, körjournal eller traktamente) som rapporterats av den anstÀllde med dessa ikoner . HÀr visas Àven denna ikon för tillgÀnglighetstid. Ikonen visas enbart en gÄng per anstÀlld, INTE per rapporterat tillfÀlle. Exempel: Om den anstÀllda har rapporterat fem körjournaler under perioden visas ÀndÄ bara en bil .
Vill ni veta vilken specifik dag dessa har registrerats kan man anvÀnda knappen Justeringar (2). Klickar man pÄ knappen Àndras vyn (3) och det fÀlls fram knappar för möjligheten att filtrera mellan vilka justeringar man vill se (4). Som standard Àr samtliga valda, men man kan sjÀlv markera i och ur de man vill se. Knappar visar UtlÀgg , Traktamente Körjournal , och TillÀgg , men Àven Manuell justering , Avvikande tid (registrerad tid skiljer sig mot schemalagd tid) och Notering av anstÀlld kan filtreras fram.
För att t.ex. attestera, ta ut rapporter eller skicka e-post till en eller fler anstÀllda sÄ kryssar man i rutan framför namnet (1). Det gÄr snabbt att vÀlja en hel grupp genom att klicka i rutan framför gruppnamnet (2) eller sÄ kan man anvÀnda massvalet för att markera alla anstÀllda (3). NÀr man markerat de man vill hantera vÀljer ni ÄtgÀrd i undermenyn: Attestera/ Verktyg/ Rapporter/ Skicka (4). Varje menyalternativ öppnar upp en droplista dÀr man kan vÀlja ÄtgÀrd inom valt alternativ. LÄs och LÄs upp hittar man under Attestera. För att skicka e-post kan man Àven klicka pÄ kuvertet (5) och dÄ anvÀnds extern e-postklient istÀllet för den inbyggda.
För att snabbt söka upp ett uppdrag trycker ni pĂ„ menyn Sök uppdrag (1). Man fĂ„r dĂ„ upp en dialogruta dĂ€r ni kan kan söka (2). Det gĂ„r att söka pĂ„ bĂ„de uppdragsnamn och del av ett uppdragsnamn, exempelvis hittar âsĂ€ljâ bĂ„de uppdrag som heter âsĂ€ljareâ och âduktig sĂ€ljansvarigâ. Aktivera sökningen genom att klicka pĂ„ Enter eller pĂ„ förstoringsglaset (3). Det gĂ„r Ă€ven att filtrera ut uppdrag som Ă€r kopplade till ett specifikt avtal och/eller prislista. Sökresultatet gĂ„r att sortera pĂ„ uppdragsnamn, uppdragsintervall, kund eller uppdragsansvarig, genom att klicka pĂ„ kolumnnamnet (4). Du öppnar uppdraget genom att antingen klicka pĂ„ pennan bredvid uppdragsnamnet (5) eller dubbelklickar pĂ„ den raden (6). DĂ„ öppnas uppdraget upp i en egen flik (7) och dialogrutan stĂ€ngs.
Du kan ocksÄ filtrera pÄ Bemannad och Obemannat, samt pÄ anstÀllda som har tider som inte Àr lÄsta eller inte har attesterats. Klicka pÄ Rensa för att nollstÀlla alla filtreringar. För att maximera vyn i planeringen kan du Àven anvÀnda filtret i infÀllt lÀge. DÄ visas funktionerna som snabbknappar: Rensa , bemannat , obemannat , har icke lÄst tid , har icke attesterad tid .
Du kan sjÀlv stÀlla in vilka varningar som ska synas hur lÄngt i förvÀg de ska visas. Klicka pÄ nere till höger för att justera varningarna. Skifta mellan de olika kategorierna med hjÀlp av flikarna.
Under Uppdrag för ÄtgÀrd finns följande varningar:
Schemakrock : Visas om en anstÀlld Àr bemannad pÄ flera uppdrag samma klockslag pÄ samma dag.
Under AnstÀllda finns följande varningar:
Under Information finns följande varningar:
Under Rekrytering visas de anstÀllda som skickats över frÄn Millnet Rekrytering. Detta stÀlls inte in under varningar utan Àr en del i överföringen mellan systemen om ni Àven har Millnet Rekrytering. LÀs mer om detta i lathunden Rekrytering till Bemanning.
