Flex

Automatisk uträkning av flex

I användarkortet under Administration - Användare - Användare anger du om användaren har rätt till Flex.

När behörigheten Flex är aktiv får användaren en presentation av flexförändringen per dag samt aktuellt flexsaldo direkt i sin tidsregistreringsvy.

Utgångspunkten för flextidsberäkningen är den bakomliggande schemalagda tiden för användaren. Antingen följer användaren en kalender för normalarbetstiden (Heltid) eller så har användaren ett schema som anger arbetstiden (Deltid). Den registrerade tiden jämförs med den bakomliggande schemalagda tiden för att räkna ut hur flexen förändras dag för dag. Läs mer om Kalender och Schema i avsnitten Administration/Användare/Kalender och Administration/Användare/Schema.

När användaren registrerar mer tid än den schemalagda arbetstiden för dagen ökar flexsaldot med den tiden som överstiger schemalagd tid. När användaren registrerar mindre tid än den schemalagda arbetstiden för dagen minskar flexsaldot med skillnaden mellan schemalagd tid och registrerad närvarotid.

I "Info"-vyn längst ner till vänster i tidsregistreringsvyn kan användaren se hur flexen förändrats under perioden (man kan titta på värden både för hela månaden och för en vecka taget) - både exkl. dagens datum och inkl. dagens datum. Exemplet nedan visar för Månad.

Flex - föreg. månad visar den ingående flexen för månaden. Flex - denna period exkl dagens datum visar den ingående flexen för månaden + flexförändringen t.o.m gårdagen. Flex - denna period inkl dagens datum visar den ingående flexen för månaden + flexförändringen t.o.m idag. Flex - summa visar totalt flexsaldo t.o.m dagens datum. Alltså när man går hem för dagen och har registrerat klart sin dag visas hur mycket flextid man har i sitt totala flexsaldo.

Aktivitet för uttag av flex

Det vanligaste brukar vara att enbart använda systemets automatiska flexberäkning som beskrivits ovan och ingen registrering behöver göras av användarna. Det finns dock möjlighet att göra det möjligt för användarna att tidsregistrera för att markera att de gör ett flexuttag. Anledningar till varför man vill göra det kan vara:

• Att tydliggöra att timmar tagits ut ur flexbanken och därmed fylla upp dagen i tidsregistreringen till den schemalagda tiden.

• Använda varning/spärr vid månads- och veckolåsning som är konfigurerabara i systemet. Om det finns dagar med färre timmar registrerade än normalarbetstiden kan systemet varna eller spärra inför vecko-/månadslåsning med uppmaning att rapportera minst upp till schemalagd tid varje dag i den period som ska låsas. För att användaren inte ska få upp varningsrutan (eller spärr-rutan) när veckan/månaden ska låsas måste användaren registrera flexuttag på de dagar som inte är fulltidsrapporterade.

För att registrering av flexuttag ska vara möjligt krävs att man lägger till en aktivitet för detta. För att lägga till en ny aktivitet gå till Administration - Inställningar - Projekt - Aktivitet. Aktiviteten behöver ha konfigurationer enligt följande:

• Aktivitetsnamn som beskriver vad aktiviteten används till. T ex kan den heta "Flexuttag", "Uttag av flex" eller dylikt.

• Aktivitetstyp ska väljas - vanligen "Frånvaro".

• Frånvarotyp måste vara "Flexuttag".

Aktiviteten läggs lämpligtvis till som en ytterligare aktivitet i "Frånvaroprojektet" - för att dyka upp som ett ytterligare val bland frånvaroaktiviteterna i tidsregistreringsvyn.

Hur flexen förändras dag för dag påverkas inte av att användaren registrerar tid på en aktivitet med frånvarotyp "Flexuttag" eller inte. Systemet håller reda på flexförändringen oavsett. Läs mer ovan i avsnittet Automatisk uträkning av flex.