Förnya samtycke och gallra
Innehåll
Funktion
Gallring av kandidater innebär att du smidigt kan ta bort flera kandidater samtidigt. Kandidaterna kommer inte meddelas om att de tagits bort ur systemet. Om du vill ge kandidaten möjlighet att själv ta ställning i om de ska finnas kvar kan du använda funktionen Förnya samtycke.
OBS! Kandidater som har status att de är anställda kan varken få utskick om förnyat samtycke eller gallras. Detta p.g.a. att anställdas personuppgifter sparas med annan laglig grund än samtycke.
Behörigheter
För att ha behörighet att kunna gallra bland kandidater eller efterfråga nytt samtycke krävs att du är tilldelad rättigheten Systemadministratör i Millnet Rekrytering. Detta ställs in under Administration - Systeminställningar - Systemanvändare. Detta för att begränsa vilka som kan använda funktionen och för att minska risken att gallring görs av misstag.
Söka på samtycke
I sökformuläret kan du söka fram de kandidater som har godkänt samtycke och de som har pågående samtyckesförfrågningar. Du hittar alternativen längst ner under Personuppgifter i formuläret (1).
De som har godkänt samtycke är enbart de som har godkänt den senaste versionen av policyn.
Förnya samtycke
Du kan göra utskick med begäran om samtycke. Exempelvis om ni gjort stora förändringar i den policy som ni har. Detta görs under Administration - Systeminställningar - Policy för behandling av personuppgifter. Klicka sedan på policyn (det går endast att begära in samtycke för den senaste versionen) och scrolla ned. Här hittar du knappen Begär in samtycke (1). Klicka på den och bekräfta sedan genom att klicka JA för att komma vidare till vyn där du kan justera utskicket.
Här fyller du i ämne för e-postmeddelandet (2) och har möjlighet att komplettera utskicket med ett meddelande (3). Har du en färdig e-postmall för detta kan du ladda den (4). Från-fälten för namn och e-postadress sätts automatiskt till den inloggad användares uppgifter, men kan justeras vid behov (5). Välj helst en e-postadress där ni kan ta hand om eventuella meddelanden som kommer i retur, eller som kandidaterna kan svara till. När du är klar klickar du på Skicka (6).
Meddelandet skickas som e-post till samtliga kandidater som ännu inte har godkänt denna version av policyn. Förutom den text som ni skriver läggs det automatiskt till ett avsnitt med länk där kandidaten kan läsa om er policy för behandling av personuppgifter samt två knappar för att svara på förfrågan.
Resultat beroende på kandidatens svar:
Väljer kandidaten att godkänna villkoren och förnya samtycket behålls hen i systemet och godkännandet uppdateras.
Nekar kandidaten tas hen automatiskt bort ur systemet.
Om kandidaten inte gör ett val inom 30 dagar kommer systemet räkna förfrågan som utgången. Du kan kontrollera hur många utgångna samtyckesförfrågningar som finns och radera dessa under Administration-System-Utgångna samtyckesförfrågningar.
Om du vill skicka påminnelse till kandidater som inte svarat så skickar du helt enkelt en ny förfrågan om förnyat samtycke. Tiden tills förfrågan om samtycke räknas som utgången påverkas inte av det nya utskicket.
Gallring av kandidater
Om du är systemadministratör kan du gallra de kandidater som saknar samtycke eller som av annan anledning ska tas bort från systemet. Gallringen kan göras från sökresultatet eller från administrationen beroende på vilken typ av gallring som ska göras.
Från sökresultatet
Gör en sökning och markera den eller de kandidater som du ska ta bort (1). Klicka sedan på Övrigt (tre prickar) i menyn (2). Där väljer du alternativet Radera kandidater.
Tips! Om du bara vill ta delar av sökresultatet eller hantera flera olika urval samtidigt så kan du skapa en ny het lista där du lägger in kandidaterna. När alla kandidater du vill hantera finns på den heta listan öppnar du helt enkelt den och väljer gallringsfunktionen enligt ovan.
Du få nu upp en ruta där du ska bekräfta borttagningen då denna inte går att ångra. Här listas även antalet kandidater som du valt så att du vet hur många som kommer att tas bort. För att genomföra gallringen skriver du in ditt användarnamn på raden och klickar på OK.
Från utgångna samtycken
Skickade samtyckesförfrågningar är bara giltiga en viss tid. När tiden har passerats grupperas de kandidater som inte har svarat under utgångna samtycken. Du hittar dessa under Administration - Systeminställningar - Utgångna samtyckesförfrågningar.
Utgångna samtycken visas med antal kandidater (1). Har du skickat samtyckesförfrågningar vid flera tillfällen kommer alla som gått ut att grupperas tillsammans. För att ta bort dessa kandidater skriver du ditt användarnamn på raden längst ned (2) och klickar på Bekräfta borttagning (3).
OBS! Gallringen går inte att ångra så var noga med ditt urval. Samtlig information på kandidaterna som ingår kommer att raderas.
Instruktionsfilm
Last updated
