Arbeta med uppdrag

Innehåll

• Arbeta med uppdrag

• Funktioner

• Kandidatprofilen

Arbeta med uppdrag

På startsidan hittar du alla dina uppdrag. Du kan sortera listan på den information som du vill genom att klicka på de olika rubrikerna. Du kan även filtrera för att visa andras uppdrag, söka eller visa arkiverade uppdrag genom att fälla ut sökfiltret (1).

I listan ser du när annonsen har publicerats/ska publiceras (2), hur länge den kommer att vara publicerad (3) och hur många visningar annonsen har fått (4). Med denna information kan du se vilka uppdrag som du behöver se över. om en annons exempelvis närmar sig slutdatum kan det vara dags att se över ansökningarna för att se om annonseringen behöver förlängas. Är visningarna få kanske annonsen behöver justeras eller publiceras på fler platser.

Vill du se mer statistik kan du klicka på raden för ett uppdrag (mellan övriga klickbara ytor) för att fälla ut information hur kandidater hittar din annons (5) och vilka ansökningsvägar som används (6). Endast de använda vägarna visas.

I denna vy finns även snabbvägar till andra delar av systemet. För att öppna upp ett uppdrag för att justera eller kontrollera någonting klickar du på uppdragsnamnet (7). Vill du istället kontrollera ansökningarna som har kommit in på annonsen klickar du på siffrorna under rubriken Ansökningar (8). Siffrorna för ansökningar visar antalet som har ansökt och inom parentes () antalet som är obehandlade. Det vill säga de som ännu inte kontrollerats och fått en ny status för om de gått vidare eller inte i processen.

Klickar du dig vidare till ansökningarna visas en sökning på alla som har ansökt till just denna tjänst. Kandidaterna sorteras som standard så att den som kommit längst i rekryteringsprocessen placeras överst. I denna vy kan du sedan börja behandla ansökningarna. För att ändra Ansökningsstatus eller Bedömning på en kandidat kan du klicka direkt på någon av dessa (9). Oavsett vilken du klickar på får du upp rutan där du snabbt kan justera både Ansökningsstatus och Bedömning till vänster. Genom att klicka på Ansökningsstatus över menyn kan du även se hur många kandidater som befinner sig i de olika stegen i rekryteringsprocessen (10).

Vill du justera för flera samtidigt kan du även massuppdatera ansökningsstatusen genom att markera de som du vill justera i listan och klicka på Uppdatera ansökningsstatus i menyn (11). Välj sedan i rutan vilken status du vill byta till och klicka på Spara.

När du justerar statusen för en enskild kandidat kan du även skriva en kommentar som alla som öppnar kandidaten kan se (12). Du kan även se eventuella bilagor som kandidaten har laddat upp för denna tjänst (13). Har hen varit del av en extern bedömning kan det också ses härifrån (14). Glöm inte att spara eventuella justeringar innan du stänger.

Funktioner

När du markerar en eller flera kandidater i sökresultatet får du upp en meny i ovankant av listan. Här kan du välja mellan flera funktioner beroende på hur du vill hantera kandidaterna.

Nedan följer mer ingående förklaring av de olika valen.

E-post/SMS

Du kan kommunicera med en eller flera kandidater via SMS eller e-post. Gör en sökning och markera den eller de som du vill skicka meddelandet till. Välj sedan ikonen för ditt val i menyn som dyker upp i ovankant. Se mer nedan.

SMS:

För att skicka SMS klickar du på (1). Ett fält öppnas där du kan skriva ditt meddelande. Klicka på Skicka när du är klar. De skickade meddelandena sparas under kandidatens historik. OBS! När du skickar SMS tillkommer en kostnad för varje meddelanden som skickats, räknat på antalet mottagare. Det går endast att skicka SMS till kandidater som har angett ett giltigt mobilnummer.

E-post:

För att skicka e-post klickar du på brevet (2). Ett nytt fält öppnas där du väljer rubrik, skriver ditt meddelande och anger vem som ska stå som avsändare (3). I nederkant av textfältet kan du sedan välja in en eventuell e-postmall, om ni har sådana för det utskick som du vill göra (4). Annars kan du själv formulera och formatera ditt meddelande i textfältet. Du kan också bifoga en fil (5).

Under textfältet kan du fälla ut mottagarlistan för att se vilka du valt som mottagare (6). När du fällt ut listan kan du även välja att ta bort någon från utskicket genom att klicka på papperskorgen (7). Vill du lägga till någon klickar du på knappen Lägg till mottagare (8). När du är klar klickar du på Skicka e-post. De skickade meddelandena sparas under kandidatens historik. OBS! Det går endast att skicka e-post till kandidater som har angett en giltig e-postadress.

Heta listor

Du kan skapa ”Heta listor” i systemet för att enkelt hitta kandidater som exempelvis har vissa specifika kvalifikationer. Listorna är allmänna vilket gör att alla rekryterare kan se listorna.

Du skapar en ny Het lista i samband med att du lägger till kandidater. För att lägga till kandidater gör du sedan en sökning och väljer en, flera eller alla kandidat ur sökresultat (1). När du har markerat den/de du vill ta med klickar du på flamman (2).

Läs mer i manualen Heta listor.

Bemanna

Denna funktion är endast aktuell om ni har Millnet Bemanning eller Tid & Projekt. Du kan då läsa mer om funktionen i lathundarna för rekrytering till Bemanning eller Tid & Projekt.

Skapa ansökan

Om du har en eller flera kandidat som som skulle passa bra för en annan tjänst än den som hen har ansökt till kan du använda denna funktion. Markera den eller de kandidaterna som du vill lägga till som sökande på en tjänst och välj alternativet Skapa ansökan . Välj sedan till vilket uppdrag du vill att de ska läggas till på och klicka på Lägg till. Den eller de valda kandidaterna läggs då till som sökande på det valda uppdraget.

Extern bedömning

Används för att skicka utvalda kandidater för bedömning eller referenstagning. Läs mer om funktionen i lathunden Extern bedömning.

Kandidatpresentation

Du kan enkelt ta fram en kandidatpresentation genom att markera en eller flera kandidater och klicka på Word-ikonen . Om du gör sökningen utifrån ett uppdrag, finns det även ett alternativ om att inkludera ansökningsinformationen i presentationen. Vill du lägga in en anpassad mall för detta kontaktar du supporten.

Övrigt

Under Övrigt hittar du även två ytterligare funktioner. Vilka du ser beror på dina rättigheter och om du har en kandidat markerad eller inte.

• Gallra kandidater: (endast tillgänglig för systemadministratörer).

• Kontaktlista: Markerar du en eller flera kandidater och klickar på denna så öppnas ett fönster där de valda kandidaterna listas. Från detta kan du sedan skriva ut dem med namn, e-postadress, registreringsdatum, anställningsnummer och anställningsdatum om dessa finns. Listan är i bokstavsordning, sorterat på efternamn.

Kandidatprofilen

Varje kandidat som har ansökt får en kandidatprofil. Här samlas den information som hen angav vid ansökan. Personuppgifter, kompetenser och ansökningar mm. anger kandidaten enkelt i sin profil på den integrerade cv-webben på er hemsida. Alla sparade ändringar som kandidaterna gör blir synliga för er. Kandidaten kan däremot inte se sin ansökningsstatus eller eventuella interna noteringar som görs av dig. Tänk dock på att kandidaterna har rätt att begära ut all information som är kopplad till kandidatkortet, så tänk på vilken information som skrivs in.

Fält som är användbara när du arbetar med ett uppdrag är:

• Ansökningar: Här visas tjänster som kandidaten ansökt till

• Loggbok: Anteckningar som gjorts på kandidaten och möjlighet att lägga till ny kommentar. Ej synligt för kandidaten.

• Extern bedömning: Eventuella bedömningar som kandidaten varit del av. Ej synligt för kandidaten.

• Status: Allmän status för kandidaten. Exempelvis om hen är aktiv, anställd eller liknande. Ej kopplat till specifika uppdrag och ej synligt för kandidaten.

• Bilagor: Här listas eventuella bilagor som laddats upp av kandidaten, exempelvis cv eller personligt brev.

Du hittar ovan nämnda fält till höger på kandidatkortet (1). Finns det ingen information är fältet infällt. Du kan även själv välja att fälla in/ut de olika rubrikerna om du vill fokusera på en specifik del. Vill du kontakta personen så hittar du hens kontaktuppgifter till vänster (2). För fälten E-postadress och Adress finns dessutom länkar som öppnar upp ditt e-postprogram respektive en karta för att visa var adressen är belägen.

Se Kandidatprofilen för ytterligare information.