Referenstagning
Innehåll
Allmän information
Millnet Rekrytering har nu en funktion för digital referenstagning. För att aktivera funktionen i Millnet Rekrytering behöver ni ett avtal med Refapp. Då de inte har ett fast pris per referenstagning utan prissätter utifrån hur många referenstagningar ni har behov av att göra ber vi er kontakta Refapp för mer information.
Utöver kostnaden för Refapp tillkommer en avgift på 99 kr/månad för integrationen mot Millnet Rekrytering.
Kom igång
När ni aktiverat och bekräftat kontot hos Refapp kontaktar ni Millnet support. De aktiverar integrationen tillsammans med Refapp och meddelar er när detta är gjort.
Under tiden ni väntar kan ni passa på att skapa frågeformulär i Refapp. Alla mallar som ni skapar, samt de standardmallar som finns från början blir valbara när ni startar nya referenstagningar från Millnet Rekrytering. Mer om detta hittar du längre ned i denna lathund.
Referenstagning
För att kunna begära in referenser för en kandidat krävs att kandidaten ingår i ett uppdrag i Millnet Rekrytering.
Vill du ta referenser på någon som har gjort en spontanansökan är förslaget att skapa ett uppdrag, Referenstagning och lägga till hen i det.
Du får då upp informationen som du kan välja för projektet (3). Det du anger används för att skapa upp projektet i Refapp. Gör de val som behövs och klicka sedan på Begär in referenser för att lägga till kandidaterna. Valen som finns är dessa:
Be kandidaterna om referenser genom att skicka en begäran via: Väljer du SMS och/eller mail skickas begäran om referenser ut till kandidaterna automatiskt när projektet skapas. Vill du istället skicka ut manuellt väljer du Skicka inte Automatiskt. Då behöver du aktivt välja att skicka ut inifrån Refapp.
Begärda referenser: Antalet referenser som ni vill att kandidaten anger
När en kandidat har angett en referens, skicka automatiskt ut referenstagning via: Välj om du vill att de angivna referenserna automatiskt ska få frågorna via SMS och/eller mail då kandidaten angett dem som referens. Vill du istället skicka ut manuellt väljer du Skicka inte Automatiskt. Då behöver du aktivt välja att skicka ut informationen inifrån Refapp.
Frågor: Välj in frågeformulär för ett eller flera språk. Du måste välja frågor för minst ett språk.
Begär in detaljer om relation från kandidater och referenspersoner: Välj detta om du vill att de anger hur de känner varandra. Exempelvis: tidigare/nuvarande chef eller kollega.
Dölj tjänstens titel: Välj detta om du inte vill att de ska veta för vilken tjänst ni önskar få referenser.
Externrekrytering: Välj detta om du vill visa att det är en externrekrytering.
Kundens namn: Blir automatiskt det namn som ni gett uppdraget, men kan justeras vid behov.
Dölj kundens namn: Välj om kundens namn ska visas eller inte i utskicken till kandidater och referenser.
OBS! Frågemallar som finns att välja mellan läggs upp i Refapp. Om du inte vill använda de befintliga måste nya skapas upp på förhand.
Går du in på en kandidat som ingår i en referenstagning hittar du länkar till projektet i Refapp (5). Under pågående referenstagning är Länk till kandidat i Refapp synlig och vid avslutad tillkommer Refapp referensrapport.
Hur kandidaten svarar
Kandidaten får ett mail och/eller ett SMS med informationen att de gått vidare i processen och att ni önskar referenser. När och hur det skickas ut beror på inställningarna som ni har gjort för referenstagningen.
När kandidaten klickar på länken i meddelandet skickas denne vidare till ett formulär för att fylla i namn, e-post, mobilnummer m.m på sina referenser. Har kandidaten inte alla referenser redo är det möjligt att fylla i kvarvarande vid ett senare tillfälle. När informationen sparas blir uppgifterna synliga för er i Refapp.
Av säkerhetsskäl behöver kandidaten även bekräfta sin identitet. Detta kan göras med Bank-id eller via Facebook/Linkedin.
Hur referenser svarar
Om ni valt automatiska utskick så får referensen ett SMS och/eller ett mail med information om att kandidaten angett hen som en referens. I meddelandet finns länken till frågeformuläret, möjligheten att istället bli uppringd och valet tacka nej till att delta.
Väljer referensen formuläret så får hen svara på frågorna från den mall som angetts. Referensen bekräftar även sin identitet likt kandidaten. När svaren skickas in blir informationen synlig för er i Refapp.
Väljer referensen istället att kontaktas via telefon så hen lämna förslag på tid för kontakt. Detta görs i en smidig kalender. Valen som anges skickas till Refapp där den ansvarige rekryteraren kan välja det tillfälle som passar eller föreslå en ny tid. Du kan sedan manuellt fylla i frågeformuläret på referenskortet under samtalet.
Hantera projekt
När du skapar en ny referenstagning från Millnet Rekrytering skapas ett projekt i Refapp. Det är i detta projekt som du gör eventuella justeringar eller lägger till ytterligare kandidater och referenser. Varje kandidat i projektet får ett kandidatkort som leder vidare till hens referensers referenskort.
Kontrollera referenser
Genom att klicka på referensen kan du enkelt se hens svar (1). Du kan också ta ut en rapport för att se sammanställningen med samtliga referensers svar (2). Den sammanställda rapporten kan enkelt delas med andra vid behov. Är referenstagningen avslutad kan denna rapport även nås från de berörda kandidatkorten i Millnet Rekrytering. Länken är aktiv i 30 dagar efter avslutad referenstagning, men kan fortfarande ses i Refapp efter det.
OBS! För att kandidaten ska uppdateras i Millnet Rekrytering behöver du antingen fylla i frågorna själv för referensen i Refapp, alternativt markera referensen som klar. Om detta inte görs kommer det se ut som referenstagningen är pågående i Millnet Rekrytering.
Systemet kontrollerar även att referenserna ser korrekta ut eller om det finns risk för bedrägeri. Det vill säga om det ser ut som att samma person har svarat flera gånger eller om kandidaten själv verkar ha svarat. Detta kontrolleras genom IP-adressen för den som svarar. Varningen Misstänkt bedrägeri (3) visas så att du kan kontrollera om det är rimligt att det är samma IP-adress. Till exempel om personerna kanske sitter på samma kontor.
För ytterligare information om funktioner och inställningar i Refapp behöver ni vända er till Refapps egna lathundar.
Last updated
