Anställda
Last updated
Last updated
För- och efternamn: Personens namn
Användarnamn: Det namn som den anställde ska logga in med. E-postadress är att föredra då användarnamnet ska vara unikt.
Lösenord: Ange och upprepa Det måste vara minst 10 tecken långt. Av säkerhetsskäl kommer fälten för lösenord att bli tomma när du sparar.
I denna vy kan du även fylla i Födelsedatum, Personnummer och välja vilket Språk användarens ska se systemet i (4). Dessa fält kan även fyllas i eller justeras senare. Man kan även ange startdatum för anställningen. Startdatum anger anställningens start och gör tidrapportering möjlig. Sätts inget startdatum blir det automatiskt dagens datum.
När man klickar på Skapa öppnas de övriga fälten upp för justering. Vilka fält man ska fylla i beror på sitt företags standard. Här följer beskrivning av några av de vanligaste fälten. Kontrollera även om man kan/ska fylla i några av de fält som inte tas upp. Profilbild läggs till genom att klicka på siluetten och sen på Ladda upp ny bild. I den nya rutan väljer man vilken bild man vill lägga till (max 2 MB). Klicka okej för att ladda upp.
Epost: Behövs för att kunna skickas eventuella påminnelser om att låsa tider, meddelanden till anställd och erbjudanden om pass via e-postfunktionen.
Telefonnummer: Behövs för att kunna skicka meddelanden eller erbjudanden om pass via sms (För sms krävs även avtal med sms-leverantör).
Nära anhörig: Vem kan vi vända oss till om olyckan är framme?
Adress: Om man behöver veta var personen bor t.ex. för kontakt via post. Man kan inte skicka information till anställd från systemet med denna information.
Bankkontonummer: Uppdelat i två fält så att clearingnummer skrivs i eget fält. Ingen koppling mot lön från systemet, men informationen kan föras över till vissa lönesystem.
Kontostatus: Aktiv eller Inaktiv.
Arbetar deltid: Används bara om personen ska ha möjlighet att få mertid.
Användaren låser: Om man vill att det ska gå ut påminnelse om att lås tider.
Anställningsnummer: Ska vara samma som i lönesystemet och är viktigt vid löneöverföringen.
Kost/tim: Har endast betydelse om ni även har Millnet Analys.
Resultatenhet: Anges endast om ni använder er av det.
Kalender: Default/ Standardkalendern, som standard. Kan bytas vid behov.
Normal veckoarbetstid: Syns på arbetsgivarintyget och styr beräkningen av garantilön.
% av heltid: Syns på arbetsgivarintyget och styr beräkning av garantilön.
Närvarokort, nr: Fyll i nummer.
Start- och slutdatum: Efter att man har klickat på Skapa-knappen återfinns start- och slutdatum här.
Har flextid: Aktivera om anställd ska kunna spara tid i flexbank.
Har övertid: Aktivera om anställd ska kunna få övertid på tid som inte är schemalagd, t.ex. en lördag.
Kan redigera tid: Gör det möjligt att göra justeringar i konsultportalen. Avaktivera om de anställda endast ska kunna gå in i mobilen/på dator för att se schema. De får endast rättighet att ange en kommentar på varje dag
Administratör: Rättighet i systemet.
Uppgiftsansvarig: Rättighet i systemet.
Ekonomiansvarig: Inte aktuellt i Närvaro.
Tidrapportör: Aktiveras för de som ska kunna ha uppdrag att rapportera på. Användaren syns inte i planeringsvyn om detta inte valts.
Grupper (10): Anställda ingår alltid i gruppen Standard, men kan ingå i flera grupper efter behov. Läs mer om detta i Grupper.
Kompetenser (11): Inte aktuellt i Millnet Närvaro.
Dokument (12): Här kan man ladda upp dokument.
Historik (13): Här ser man vilka uppgifter den anställde varit på och under vilken period detta sträckte sig. Man kan enkelt använda länkarna för att ta dig till uppgifterna.
Noteringar (14): Här kan man lägga till text som rör en anställd. Detta syns inte utåt, men kan begäras ut av anställd i enlighet med GDPR.
Ytterligare information om den anställde som visas är:
Erbjuda pass (15) : Om ni använder funktionen Erbjuda pass ser ni den anställdes svarsfrekvens och kan även blockera dennes möjlighet att erbjudas pass.
Aktuella uppdrag (16): Här visas den anställdas uppdrag för den valda perioden.
Det finns flera funktioner på anställdkortet. Högst upp hittar ni knappar för att kunna Spara information, ta ut Arbetsgivarintyg och Anställningsbevis, samt Sjuk- och Friskanmäla den anställde. Menyn med dessa alternativ syns alltid i ovankant av vyn när man är inne på ett anställdkort.
Gå till Närvaro, välj fliken Anställda (1) och klicka på Skapa anställd (2). Fyll i dess obligatoriska fält, utmärkta med stjärna(3):
När man fyllt i de fält som ska fyllas i klickar man på Skapa (5).
Under anställningsperioder ser man och kan justera anställningsperioden. Både kring start- och slutdatum och i sådant som rör perioden, så som lön. Man justerar fälten genom att klicka på list-ikonen . För att sätta ett nytt startdatum behöver man först avsluta den pågående perioden. Historiken kan sedan följas under rubriken Historik. Till vänster ser man anställningsperioder och till höger visas respektive av de övriga fältens justeringar. Man kan få mer detaljerad information kring hur man hanterar anställningsperioder i lathunden Anställningsperioder och i instruktionsfilmen.
OBS! Glöm inte att klicka på Spara när ni är klar. För att redigera en befintlig anställd är det bara att dubbelklicka på raden eller klicka på pennan vid vald anställd.
Man kan även skicka e-post och SMS till anställd genom att klicka på knapparna med kuvertet respektive mobilen inne på anställdkortet. Ni hittar dessa knappar längst ner på sidan.
