Planeringsvyn
Last updated
Last updated
I planeringsvyn kan du jobba med fyra olika detaljnivåer. De olika detaljnivåerna är: 1 dag, 7 dagar, 14 dagar eller 30 dagar. Vid lägre detaljnivå än månadsvy (30 dagar) visas varje dag mer detaljerat. Du ändrar enkelt nivån genom att klick på någon av ikonerna. Du kan även ändra på intervall med hjälp av datumväljarna och med pilarna vid sidan om dessa kan du även hoppa framåt eller bakåt med samma intervall som är valt. T.ex. om du har valt 7 dagar och klickar Nästa visas nästkommande vecka (7 dagar).
Det finns två olika vyer att välja mellan: Anställdvyn och Uppgiftsvyn (1). I anställdvyn listas alla anställda som är aktiva i systemet och de listas per primärgrupp. I uppgiftsvyn visas alla aktiva uppgifter som är bemannade inom valt intervall. I anställdvyn kan du söka (2) direkt på en anställds namn och i uppgiftsvyn kan du söka på uppgiftsnamnet.
Mouseoverinformation visas i planeringsvyn så att du snabbt och enkelt får information om: anställd, uppgift och schemaposter. Siffran under datumet anger totalt antal bemannade. I informationsrutan kan du sedan se: totalt antal tillgängliga anställda, antal bemannade, antal obemannade samt frånvarande per dag och hur den frånvaron är fördelad.
Vid frånvaro kan du enkelt med hjälp mouseover se vilken typ av frånvaro som har registrerats. Mouseover-funktioner går att använda på de flesta objekt, uppgifter, anställd och “pluppar” ger liknande information som ovan.
Du blir automatiskt vald som uppgiftsansvarig i visningsfiltret när du loggar in. Det går här att sortera vad som visas i planeringsvyn. Du kan minska ner eller öka ditt urval genom att sortera på:
Resultatenhet - Anställd
Grupp - Anställd
Uppgiftsansvarig
Du kan också sortera på Bemannad och Obemannad
Detaljer är en vy som öppnas när du dubbelklickar på en persons dag i planeringsvyn eller klickar på datumet i Kontrollera period (Läs mer i lathunden - Kontrollera period).
I Detaljer kan du:
Lägga till en eller flera närvaro- och frånvarorader.
Redigera existerande närvaro/frånvarorader samt raster.
Redigera och/eller lägga till data i Värden till lön. I detta fält kan du ändra utfallet som automatiskt räknas ut med avtalet som grund.
Under Skapa väljer du Uppgift när du vill skapa en ny uppgift.
Låsa upp: innebär att du kan låsa upp tider som t.ex. en anställd låst eller tider du attesterat. Du måste låsa upp schemaposterna om du t.ex. vill ändra närvarons längd. Markera en eller flera anställda i planeringsvyn och klicka på Lås upp.
Attestera och lås tider: Du kan attestera och låsa tider i planeringsvyn och från fliken kontrollera period.
Attestera: Här kan du attestera en eller flera anställda när tiderna är kontrollerade och godkända för att gå vidare till lön. (Välj valet eller knappen)
Lås tider: Här kan du låsa tider för en eller flera anställda. (Välj valet eller knappen)
Rulla ut frånvaro: En funktion för att rapportera frånvaro för en eller flera anställda under en längre period t.ex. under semestern på sommaren.
Ta bort frånvaro från användare: Denna funktion är till för att ta bort felaktigt utrullad frånvaro.
Rulla ut arbetsönskemål: Du kan rulla ut arbetsönskemål för en eller flera anställda för att visa när den anställde är otillgänglig. Den anställde kan även ställa in arbetsönskemålen i tidrapporteringen under valet Ange arbetsönskemål. På anställdkortet i planeringsvyn ställer du in standarden dvs om en anställd aldrig kan jobba söndagarna så ändrar du standarden på anställdkortet. Otillgänglighet visas med grått i planeringsvyn.
Schemarapport per anställd: En rapport med vald anställd(a)s schemaposter grupperat per anställd.
Schema per uppgift
Tidrapport: En rapport per anställd för att visa rapporterad tid för vald period. Här visas arbetstid, OB, övertid mm.
Sammanfattning per anställd: Visar schemalagd och rapporterad tid för löneperioden uppdelat per anställd
Lönerapport: Visar vilka uppgifter anställd arbetat på, arbetstid och frånvaro, samt vilka tillägg, utlägg mm. Grupperat per anställd.
Lönekörningsrapport: Lista av anställda. Kan sorteras på anställningsnummer, användarnamn eller för- och efternamn.
Ej attesterade tider: Rapport som visar vilka anställda som har ej attesterade tider.
Flexrapport: Visar anställd(a)s flex för vald period grupperad per anställd. Visar in- och utgående flex samt flexförändring under vald period
Traktamente/Utläggsrapport: Registrerade utlägg och traktamenten för perioden
Anställda: Listar alla anställda med den information som finns gällande namn, adress, mobilnummer, e-postadress och start- och slutdatum.
Körjournalsrapport: Registrerade körjournaler för perioden.
Tillgänglighetstidrapport
Schema översikt
SMS: Du kan enkelt skicka SMS från planeringsvyn genom att markera en eller flera anställda och klicka på SMS. Denna funktion kräver en extern SMS-leverantör.
E-post: Du kan på ett enkelt sätt skicka e-post till en eller flera anställda.
Innehåller samma funktioner som finns i anställdvyn. Under Skapa väljer du Uppgift när du vill skapa en ny uppgift.
Personalliggare
Anställda
Schemaöversikt
Varning X dagar framåt under pågående sjukanmälan: Välj antal dagar framåt en varning visas när en person är sjukanmäld visas X antal dagar med rosa i planeringsvyn samt på uppgiftens schemaposter.
Anställd närmar sig slutdatum: varna X antal dagar innan anställds slutdatum.
Tidsbestämd kompetens närmar sig sitt slutdatum: Varnar x dagar innan tidsbestämd kompetens går ut.
Anställd saknas på schema: Visas om det finns ett eller flera obemannade pass på en uppgift.
Anställd på schema har frånvaro: Visas om en anställd med uppgift har frånvaro rapporterat.
Uppgift saknar schema: Visas om uppgiften inte har några schemaposter.
Uppgift närmar sig slutdatum: Varnar X antal dagar före uppgiftens sista schemapost.
Kalender närmar sig slutdatum: Visas när det börjar närma sig att uppdatera kalendern, lägga in röda dagar mm.
Du klickar på att expandera för mer information. Om du vill öppna en uppgift från anställdvyn (se bild nedan) måste du klicka på pilen vid den anställdes namn och då visas uppgiften. Alternativt söka upp uppgiften via knappen Sök uppgift. Du kan öppna både anställdkortet och uppgiften genom att klicka på respektive namn.
För att t.ex. attestera eller skicka e-post till en eller fler personer så kryssar du i rutan framför namnet (1). Det går även snabbt att välja en hel grupp genom att klicka i krysset framför gruppnamnet eller så du kan använda massknappen för att markera alla anställda (2). Klicka sedan på ikonen eller välj e-post under valet Skicka i menyn.
För att snabbt söka upp en uppgift utan att byta till uppgiftsvyn trycker du på knappen i menyn som heter Sök uppgift (1). När du klickar på knappen öppnas det upp en dialogruta (2) där det går att söka på uppgiftsnamn. Det går även att söka på delar av ett uppgiftsnamn, exempelvis hittar “sälj” både uppgifter som heter “säljare” och “duktig säljare” (3). För att söka fram uppgifterna klickar du antingen på Enter-knappen på tangentbordet eller på förstoringsglaset (4). När du fått fram ett sökresultat går det att sortera på uppgiftsnamn, uppgiftsintervall eller uppgiftsansvarig. Detta genom att klicka på rubrikraden (5). För att komma till uppgiften klickar du antingen på pennan bredvid uppgiftsnamnet eller dubbelklickar på den raden (6). Då öppnas uppgiftsfliken som vanligt och dialogrutan stängs.
samt på anställda som Har icke låst tid, samt Har icke attesterad tid. Klicka på Rensa för att nollställa alla filtreringar i visningsfiltret. I infällt läge finns även snabbknappar för filtreringen: Rensa , bemannat , obemannat , har icke låst tid , har icke attesterad tid .
Redigera schemat för en unik dag genom att klicka på . Denna redigering påverkar inte grundschemat utan endast schemat denna dagen.
Om en anställd markerats med i planeringsvyn innebär det att det finns en justering på någon av dagarna. Det vill säga de har rapporterat utlägg, tillägg, traktamente och/ eller körjournal. Du kan se vilken dag dessa tillhör genom att klicka på knappen Justeringar. Där kan vi välja vilka justeringar du vill se. Utöver utlägg, tillägg, traktamente och körjournal kan du här även se manuellt justerad tid, avvikande tid, samt notering av anställd. Som standard är samtliga val markerade, men du justerar vilka du vill se denna gång genom att avmarkera de du inte är intresserade.
Varningarna visas i fliken längst ned i planeringsvyn. Du kan klicka på för att redigera och ställa in vilka varningar som ska visas.
Under Anställd finns följande varningar:
Under Uppgift finns följande varningar:
Schemakrock : Visas om en anställd är bemannad på flera uppgifter samma klockslag samma dag.
