Importera anställda
Last updated
Last updated
Med den här funktionen kan man importera nya användare till systemet. Man hittar mallen och uppladdning möjligheten under Administration - Verktyg - Importera anställda. Detta innebär även att man behöver ha rättigheten Administratör för att kunna genomföra dessa steg.
För att kunna importera anställda behöver man först fylla i information om anställda i mallen som finns att hämta under menyvalet Verktyg i administrationen (1). Nere till vänster i vyn hittar ni Ladda hem mall där man kan välja det format som man önskar (2). Valen är:
Google - Öppnar upp mallen i Google Sheets. Detta val fungerar endast för den som har ett Google-konto.
CVS - Laddar ned en kommaavgränsad fil som kan redigeras i Excel. CSV-filer lagrar information avgränsad av komman istället för i kolumner.
Excel - Laddar ner Excelfil i standardformat .xlsx. Notera att denna fil är för nyare versioner av Excel, har man en äldre version av Office fungerar inte denna fil.
I dokumentet ser ni de fält som man kan ange för varje användare. De som är obligatoriska är markerade med stjärna *. Övriga fält fyller man i efter behov.
För- och efternamn: Ange den anställdes namn.
Inloggningsnamn: Används som användarnamn vid inloggning. Kom ihåg att välja något unikt för varje användare tex e-postadress.
E-postadress: Måste finnas så att de kan begära nytt lösenord. Används även till olika typer av kommunikation. Du måste ange en fullständig adress.
Har övertid: Om den anställde ska ha rätt till övertid, Ja eller Nej.
Har flextid: Om den anställde har rätt att använda flextid, Ja eller Nej.
Uppgiftsansvarig: Om den anställde ska ha rättigheten Uppgiftsansvarig - Det vill säga utöver tidrapporteringen ha tillgång till funktioner i planeringsvyn, såsom skapa och hantera uppgifter, Ja eller Nej.
Administratör: Om den anställde ska ha tillgång till alla funktioner i systemet, såsom kunna administrera användare och hantera lönefiler m.m., Ja eller Nej.
Mobilnummer: Används för sms-kommunikation exempelvis om funktionen Erbjuda pass ska användas.
Personnummer: ÅÅÅÅMMDD-XXXX för att kunna använda funktion för inläsning av personal i Hogia och Fortnox Lön
Anställningsnummer: Kontrollera gärna att du inte angett dubbletter.
Startdatum: Datumet som de ska kunna registrera tid från. Om inget anges kommer dagen för importen sättas som startdatum. Format YYYY-MM-DD.
När man har fyllt i mallen med användarna är det dags att starta importen. OBS! Filen måste sparas ner som CSV (kommaavgränsad, CSV(Comma delimited)(*.csv)) för att kunna laddas upp i funktionen. I Excel hittar man valet under Arkiv - Spara som. I Google väljer du Arkiv - Ladda ned.
Gå till Administration - Verktyg och dra din färdiga fil till den lila rutan i vyn (3). Det är även möjligt att välja filen via fil väljaren genom att klicka på rutan. Systemet kommer kontrollera din fil och varna om det finns några fel.
Om du får någon varning avbryts importen så att du kan justera din fil. Problemet som behöver åtgärdas visas i varningen. Testa sedan på nytt med den uppdaterade filen.
När filen är korrekt visas din lista av anställda och hur informationen kommer att importeras. Ser allt korrekt ut klickar du på “Importera anställda” nere till höger vyn (4).
När importen har lyckats visas en bekräftelse i ovankant av vyn.
Dina importerade anställda kan sedan schemaläggas och justeras vid behov. Du hittar dem även i anställdlistan i Planeringsvyn under fliken Anställda.
De importerade användarna har fått ett konto i systemet, men de behöver också få tillgång till ett lösenord (och användarnamn om de inte redan vet sitt). Vill man skicka ut lösenord kan man markera en eller flera anställda i planeringsvyn och välj sedan meny Skicka → Lösenordsåterställning. Den anställde får då ett mail med länk till lösenordsbyte till den e-postadress som finns på deras användarkonto. Länken är giltig i 7 dagar.
Det är även möjligt för den anställde att själv begära ett nytt lösenord från inloggningssidan. Detta fungerar vid så väl första inloggningstillfället, som om man skulle glömma sitt lösenord i framtiden.
