Fakturering

Innehåll

• Uppdragsunderlag

• Fakturafliken

• Samfakturera

• Ekonomifliken

• Snabbfakturera

• Låsa upp en faktura

Millbill

I Millbill skapas fakturorna och möjligheten finns även att föra över fakturorna till ett externt ekonomisystem. Nedan kan man läsa mer om hur man justerar underlag och går tillväga för att skapa fakturor.

Uppdragsunderlag

Välj Millbill i menyn och klicka på fliken "Uppdragsunderlag". De uppdrag som visas i listan är de uppdrag som man är uppdragsansvarig för och som har registrerade tider som är låsta och attesterade. Det går även att skapa en grupp av användare där medlemmar i den gruppen kan se all information i MillBill. Se manualen "Anställd" för mer information om att skapa grupper.

Klicka på Skapa "" för att öppna upp underlaget för redigering. Om det redan finns en penna betyder det att ett underlag redan påbörjats. Om man inte vill skapa ett nytt underlag utöver detta öppnar man det befintliga genom att klicka på pennan "".

Underlagsraderna kan även sorteras på aktivitet, vilket gör det enkelt att ändra status för en hel aktivitetsgruppering om så önskas. Klicka på rubriken för att välja att sortera på det. Varje aktivitetsgruppering delas då upp under en egen rubrik.

Med symbolerna (1) väljer man om samtliga (i rubrikraden) eller respektive registrering ska:

Faktureras: värden faktureras till kund.

Gratis: timmarna visas på underlaget men summan sätts till 0: - på fakturan. Om man till exempel vill visa att arbete gjorts som inte kommer debiteras.

Dölj: värdet kommer inte att faktureras. Används om det finns underlagsrader som inte ska faktureras. Är ett bra sätt att "städa" bort underlagsrader så de inte ligger kvar i projektunderlagsfliken.

Avvakta: dessa faktureras inte utan ligger kvar till nästa uppdragsunderlag.

Här kan man även gå in och ändra antal timmar eller pris/timme manuellt. Rader som inte innehåller något pris, kommer inte med på fakturan. Välj om noteringar som gjorts vid tidsregistreringen ska visas på fakturan (2). Man kan även lägga till noteringar för respektive tidsregistrering i underlaget genom att skriva in text i fältet eller ta bort notering genom att sudda ut texten.

För att titta på rapporten i .PDF-format klicka på .PDF-ikonen "" vid rapportnumret (3). OBS! Kräver att man har ett program installerat i sin dator som kan läsa filer i .PDF-format.

I listan under "Senaste projektunderlagen" till höger kan man även titta på tidigare skapade underlag och fakturor på uppdraget (4).

När man är klar med underlaget eller vill spara justeringar klickar man på "Spara". För att låsa uppdragsunderlaget klickar man på "Lås underlag". Detta innebär att uppdragsunderlaget försvinner från fliken "Uppdragsunderlag" och återfinns på fliken "Faktura" där det nu är möjligt att skapa en faktura utifrån underlaget.

Faktura

Gå in under fliken "Faktura" (1) och klicka på Skapa "". Då skapas ett internt fakturanummer, det ska inte förväxlas med det externa nummer som tilldelas fakturan när överföring sker till ekonomisystemet.

Ange fakturadatum och ev. transaktionsdatum (2). Dagens datum blir automatiskt valt som fakturadatum om inget valts. Ange en fakturagruppering (3). Om fakturan ska exporteras till ett externt ekonomisystem är det viktigt att "Artikel" (artikelnummer) finns med i grupperingen.

För att skapa en preliminär faktura välj "Fakt". (4) och klicka på "Spara". Nu skapas fakturaraderna. Klicka på .PDF-ikonen "" om man vill se hur fakturan kommer att se ut (5).

När fakturan är klar klickar man på "Lås faktura" (6), vilket innebär att fakturan går vidare i processen och återfinns under fliken "Ekonomi".

Här kontrollerar man att alla rader är kopplade till en tjänsteartikel. Om det saknas på en rad, börja med att titta att den anställde ligger med i rätt grupp. Det ser man om man går in under "Bemanning" - "Anställda", väljer användaren och tittar under "Behörighet & Grupper".

Samfakturering

Man kan välja att ha samfakturering påslagen i systemet. Man kan samfakturera flera uppdrag som tillhör samma kontaktperson på samma kund om man exempelvis vill minska antalet fakturor. Samfakturering görs under fakturafliken.

När man klickar på pluset "" för att skapa en ny faktura, eller pennan "" för att öppna en påbörjad, visas alla underlag som finns på den kunden med samma kontaktperson. Välj vilka underlag man vill ta med på samlingsfakturan genom att ändra markering från "Avvakta" till "Fakturera".

Man väljer själv vilka underlag man vill fakturera och låser vidare dessa för fakturering. De underlagen som man inte väljer kommer att ligga kvar avvaktande tills man väljer att skapa en faktura för dessa.

Ekonomi

På fliken "Ekonomi" listas fakturor som har låsts vidare från "Fakturafliken". Under rubriken "Alla fakturor" (längst ned på sidan) kan man reservera sina fakturor (1). Ska alla fakturor reserveras kryssar man för den översta rutan i rubriken, så markeras alla samtidigt. När man valt de fakturor som ska reserveras klickar man på "Spara". Finns det inte någon ruta för reservera så har fakturan redan reserverats och kan hanteras högst upp.

Reserverade fakturor listas under rubriken "Reserverade fakturor" (1). Ange externt fakturanummer i textfältet Ext. fakturanr (2). OBS! Om tilläggsprogramvaran Millnet Connect används för att föra över fakturor till ett externt ekonomisystem returneras fakturanumret automatiskt till detta textfält när fakturaimporten är klar.

Om man vill skriva ut fakturan eller projektunderlaget klicka på .PDF-ikonen "" på raden för uppdraget (3). Vill man se/skriva ut flera dokument samtidigt markerar man rutorna vid respektive dokument och klickar på "Rapport" för att få valda dokument samlade i en .PDF.

När fakturan är klar kan man frigöra fakturan så att den flyttas bort från "Ekonomi-fliken". Markera då kryssrutan vid "Frigör" (4) samt klicka på knappen "Frigör". När en faktura är frigjord kan man alltid söka upp den under fliken "Rapport". För att fakturan ska kunna frigöras behöver den tilldelats ett externt fakturanummer.

Snabbfakturering

Detta innebär att man hoppar över stegen "Uppdragsunderlag" och "Faktura", för att istället hamna med fakturan direkt under "Ekonomi". Man bockar i den/de eller alla fakturor man vill snabbfakturera och måste också välja vilken fakturagruppering man vill ha på fakturan. Om man har samfakturering påslagen, så samfaktureras alla fakturor, man får inte möjligheten att välja om man vill ta med vissa underlag på en faktura eller göra justeringar. I det fallet man vill välja bör man göra fakturan enligt de vanliga tre stegen.

Låsa upp en faktura

Om man vill ta tillbaka en faktura som man frigjort så går man till fliken "Rapport" klickar på faktura och söker reda på fakturan med hjälp av de sökurval som finns tillgängliga. Bocka sedan i rutan bredvid fakturan/fakturorna man vill låsa upp (1) och klicka på knappen "Lås upp fakturor" (2). Man hittar då den upplåsta fakturan under fliken "Faktura" och kan där göra de ändringar man önskar.