Analysera och använda

Innehåll

Snabböversikt

Analysfliken: I denna flik görs det huvudsakliga arbetet.
Berättelsefliken: Denna flik används för att skapa en presentation. (täcks inte av denna lathund)
Rapportdelen: Här finns de diagram, tabeller mm som är själva rapporten
Rapportväljaren: Här väljer man önskad rapport, eller ark som det heter i systemet.
Rapportbläddraren: Här kan man hoppa till nästa eller föregående rapport i ordningen.
Kopiera rapport: Skapar en redigerbar kopia av den aktuella rapporten.
Urval: Här finns de vanligaste urvalen som gör det möjligt att filtrera informationen.
Gjorda val: Alla gjorda val samlas här och kan raderas eller förändras.
Radera val: Raderar alla gjorda val.
Bakåt/Framåt: Gå bakåt eller framåt bland gjorda val
Sök: Gör det möjligt att söka efter en fritext.
Bokmärke, skapa eller välj ett bokmärke som gör det möjligt att komma tillbaka till ett tidigare gjort val.
Meny: I denna meny finns bland annat möjlighet att spara vald rapport som en pdf. Här finns även den inbyggda hjälpen.

Rapporter

När man öppnar Millnet Analys kommer man till översiktsrapporten. Här fås en översikt över hur verksamheten har gått. Här visas bland annat fakturerat belopp, debiteringsgrad, sjukfrånvaro med mera.

Det finns ytterligare ett antal standardrapporter som följer med analysverktyget, i systemet kallat ark. Man hittar dessa med arkväljaren till höger i menyn (1), som visar namnet på det ark man just nu befinner sig i. Skrollar man förbi standardrapporterna hittar man även sådana rapporter som man själv har skapat, eller som andra analysanvändare på ditt företag har skapat och delat ut. Man har där även möjlighet att göra egna rapporter. Vill du veta mer om hur man själv bygger rapporter finns separata lathundar för detta.

För att gå till en rapport, klickar man på den i listan.

Filtrera

Görs inga val visas sammanlagda siffror för den tid som ni har använt ert Millnet-system. Oftast vill man dock begränsa sig och titta på enbart en viss tidsperiod, en viss kund osv.

Det finns i huvudsak två sätt att göra filtrera informationen och göra ett urval, antingen med hjälp av standardurvalen ute i vänsterkanten, eller genom att klicka på något i en rapport.

Ute i vänsterkanten på alla standardrapporter finns ett antal urvalsmöjligheter. Klicka på ett alternativ till vänster, som årtal (1). Man väljer det år som man vill titta närmare på (2) och bekräfta valet (3). Valen läggs till i ovankant så att man vet vad man har i din filtrering (4). Denna rad byggs på för varje ny del man filtrerar på. Vill man ta bort en filtrering är det bara att klicka på krysset till höger om det. Man kan även klicka på själva valet för att redigera din filtrering.

Är man i en rapport där man vill filtrera på någonting annat än det som finns bland standardurvalen i rapporten, hittar man fler urvalsmöjligheter i den rapport som heter Urval.

Det går också att göra urval direkt i en tabell eller diagram genom att klicka på exempelvis en kund i en tabell, eller att i ett diagram klicka i diagrammet och få upp lassoverktyget (1) och kunna markera (2) det man är intresserad av. Även här får man bekräfta det val man gör (3).

OBS! Alla val man gör slår omedelbart igenom på alla nyckeltal och diagram i analysen, och följer även med till andra rapporter. Valen som görs finns kvar tills dess att man aktivt plockar bort dem. Det är därför viktigt att ha kontroll över att gjorda val är relevanta när man går till en annan rapport.

Använda rapporter

Rapporterna i Millnet analys är oftast självförklarande, men det finns en del möjligheter som är bra att känna till för att få största möjliga nytta av verktyget.

I vissa diagram finns möjligheten att ställa om vad diagrammet ska visa. I exempelvis rapporten Trender går det att välja vilket nyckeltal man vill visa och även detaljnivån på tidsperiod. Denna möjlighet visas i diagrammen med en liten svart pil (1). Genom att klicka vid vid pilen får man upp en lista över de valmöjligheter som finns (2).

I tabeller justerar man enkelt kolumnernas bredd genom att dra i kanten av kolumnen. I så vanliga enkla tabeller kan man även sortera tabellerna utifrån valfri kolumn genom att klicka på en kolumnrubrik. Klickar man ytterligare en gång kastas sorteringsordningen om.

Pivottabeller, som man enklast känner igen genom plusknapparna (1), gör det möjligt att se nyckeltal på övergripande nivå, och sedan kunna öppna upp rader för att se mer detaljer. Man öppnar upp valfri rad genom att klicka på plusknappen, och kan på motsvarande sätt stänga detaljer med minusknappen. Informationen öppnas upp i den ordning rutorna ovanför visar (2). Det går att ändra ordningen genom att helt enkelt dra rutorna i önskad ordning (3).

Låter man muspekaren vila över en tabell/diagram visas olika ikoner i höger överkant av denna. Dessa ger möjligheten att få mer information kring rapporten, att ta en ögonblicksbild (se stycket kring berättelser), att ställa om diagrammet samt att maximera diagrammets yta så att man ser mer detaljer. Det sistnämnda är ofta användbart och man återställer det sedan genom att klicka på krysset uppe till vänster i det maximerade diagrammet.

I kartdiagram går det att zooma in i kartan med hjälp av mushjulet, samt att flytta kartan genom att dra i denna med musen. Även i kartan går det göra urval genom att klicka på det man är intresserad av. I översiktsarkets karta innebär det att man kan välja kommuner.

Genom att högerklicka på en tabell/diagram kommer det upp en meny där den viktigaste funktionen är att kunna göra en export (1). Det finns tre alternativa exporter man kan göra (2)

Hämta som bild: Innebär att diagrammet sparas som en bildfil som sen exempelvis kan klistras in i ett worddokument eller liknande.
Hämta som pdf. Innebär att diagrammet sparas som en bild i ett pdf-dokument.
Exportera data: Innebär att de summerade siffrorna som diagrammet visar, kommer i en excelfil. Exporterar man en tabell så kommer hela tabellen i exceldokumentet vilket gör det möjligt att arbeta vidare med siffrorna utanför analysverktyget.

Från översikt till detaljnivå

En av de största styrkorna med analysen är möjligheten att med några enkla klick kunna gå från en övergripande nivå, ner till detaljnivå. Detta möjliggörs genom att det går att klicka på något för att välja detta, samt att val som görs i en rapport automatiskt följer med till alla andra rapporter.

Ett tänkbart scenario:

1. Vi upptäcker att det finns ofakturerad tid som vi inte kände till på Projekt143 (1).

2. Vi väljer Projekt143 genom att klicka på det (2) och bekräfta urvalet (3)

Vi går sedan till rapporten “Användarlista” (4). Eftersom gjorda val följer med så ser vi direkt hur många timmar som registrerats per användare i det projektet (5) och hur många timmar som fakturerats (6). Användare 93 har flest ofakturerade timmar så vi vill titta närmare på denne, vilket vi gör genom att klicka på användaren och bekräfta urvalet (7) .

Vi går sedan till rapporten “Tidregistreringar” där vi ser varje enskild tidregistrering som gjorts i systemet, med användarnoteringar och vad som hänt med tiden.

På det här sättet går det att med några snabba klick borra sig ner i informationen och hitta förklaringar till varför siffrorna blivit som de är.