Last updated
Last updated
För att kunna anvÀnda funktionen krÀvs att man har rÀttigheten att nÄ ekonomifliken. Detta för att endast de som ska ansvara för faktureringen ska ha tillgÄng till knappen.
Innan man aktiverar funktionen bör man fylla i företagets information pÄ företagskortet. Fyll om möjligt i alla fÀlt. Den obligatoriska informationen som behöver finnas för att man ska kunna skicka fakturor ser man nedan. Ni hittar företagskortet under Administration - InstÀllningar - Företag. Vid registreringen anvÀnds:
Företagsnamn (obligatoriskt)
Företagsnr. (obligatoriskt)
Org.nr. (obligatoriskt)
Momsreg.nr.
GLN
Avdelning
Gatuadress
Box
Postnr.
Ort
Land (obligatoriskt)
E-post (obligatoriskt)
NÀr man sedan skickar e-fakturor anvÀnds Àven, beroende pÄ faktureringssÀtt:
SĂ€te
Konton (obligatoriskt), lÀs mer nedan
AvsÀndaradress för e-postfakturor
För att funktionen ska fungera behöver man lÀgga till minst ett konto under fliken Betalningsinformation. Klicka pÄ Skapa betalningsinformation och sedan LÀgg till konto eller LÀgg till Plusgiro/Bankgiro. Med de senare alternativen blir vissa fÀlt förifyllda för att underlÀtta för er. Utöver kontot kan man Àven behöva göra val för OCR nummer.
Om man skulle behöva redigera ett vÀrde dubbelklickar man bara i fÀltet sÄ blir den redigerbar. Vill man radera ett konto som man har lagt till anvÀnder man bara krysset lÀngst ut till höger.
Man behöver sedan aktivera integrationen pÄ företagskortet. Det gör man lÀngst ner pÄ fliken Företag. VÀlj integrationen i dropplistan.
Sedan öppnas en ny ruta, dÀr fÄr man information om kostnaden för funktionen, dÄ detta kommer att lÀggas till pÄ ditt befintliga abonnemang. Det Àr bra om man fyller i en e-postadress dit det skickas ett e-postmeddelande om nÄgot gÄr fel nÀr man skickat fakturan. Klicka pÄ BekrÀfta köp för att aktivera integrationen. Klickar du pÄ stÀng istÀllet fortsÀtter integrationen att vara ej ansluten.
Med Autofaktura kan man skicka fakturor som e-post, e-faktura eller brev. Man mÄste sjÀlv stÀlla in vilket eller vilka faktureringssÀtt som ska skickas med funktionen. Man gör detta inne pÄ företagskortet (1). VÀlj hur ni vill hantera respektive faktureringssÀtt genom att vÀlja i dropplistorna (2). Vilka val ni har beror pÄ vilka integrationer ni har, samt vilka funktioner som Àr aktiverade.
HÀr kan du redigera/fylla i e-postadress till den hos er som ska meddelas om eventuella felrapporter. Skickar du e-fakturor ska du Àven vÀlja om du vill skicka med fakturan som pdf vid utskick(markera checkbox). Detta innebÀr att fakturan skickas med som en bilaga sÄ att kunden enkelt kan se den nÀr fakturan tas emot. Valet pÄverkar inte andra bilagor som bifogas i Millbill. Klicka pÄ uppdatera företagsuppgifter.
Som hjÀlp att komma igÄng har vi en funktion som hjÀlper er att massuppdatera och justera nÄgra viktiga delar pÄ kundkorten. Funktionerna kan anvÀndas flera gÄnger, till exempel om ni vill göra förÀndringar senare eller kontrollera statusen för de som kan ta emot e-fakturor. Förklarande text finns för varje steg som kan göras, men vi tar Àven upp lite om de olika delarna nedan.
Varje kund som faktureras via Autofaktura mÄste ha en landskod. Massuppdateringen innebÀr hÀr att de kunder som saknar landskod fÄr den landskod som Àr vald som standardlandskod i systemet. Om man vill ange annat land Àn standardland pÄ vissa kunder kan man göra det per kund i listan innan man massuppdaterar.
HÀr kan man göra en genomsökning av kundregistret och koppla de kunder som Ànnu inte Àr kopplade till Autofaktura. Kund behöver framförallt kopplas vid faktureringssÀtt E-faktura. Matchning görs pÄ organisationsnummer och namn. Matchningen startar nÀr man klickar pÄ Matcha kund, till vÀnster ovanför listan. Kunder med e-faktura som faktureringssÀtt kompletteras med organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer frÄn Autofakturas register.
I tredje steget kan man göra en genomsökning av kundregistret för att hitta kunder med valt faktureringssĂ€tt Brev, E-post eller Ăvrigt, men som enligt Autofakturas register kan ta emot e-fakturor.
OBS! Ăven om det Ă€r möjligt att koppla en eller flera kunder direkt sĂ„ Ă€r det viktigt att kontakta dem sĂ„ att allt blir rĂ€tt. Bland annat sĂ„ att kunden Ă€r medveten om att det kommer e-fakturor frĂ„n er.
Vissa kunder krÀver dessutom kontakt innan koppling kan göras till Autofaktura. Om sÄ Àr fallet visas status: Kontakta först. Kontakta kunden och koppla dÀrefter kunden direkt i kundkortet.
FaktureringssÀtt - Avgör hur fakturorna skickas
GLN, för de kunde som du vill kunna skicka e-fakturor till
E-postadress, om du inte vill justera denna varje gÄng man skickar fakturor med e-post
Adress, för de fakturor som ska skickas med brev
Om man vÀljer att skicka fakturor som e-post kommer fakturan att bifogas i ett e-postmeddelande. Det gÄr inte konfigurera hur detta e-postmeddelande ser ut, utan de följer en standardmall som ni ser lÀngre ner. Följande information kommer att visas.
Inkommande faktura frÄn [Kundnamn]
E-postmeddelandet som mottagaren fÄr kommer att se ut likt nedan.
Fakturan ligger bifogad som en pdf i e-postmeddelandet. Utseendet pÄ fakturan följer er fakturamall.
Om man klickar pÄ pennan till höger om integrationen Autofaktura öppnas listan med priser Äter upp.
För att börja gÄr man till kundlistan, Administration-Projekt-Kunder, och klickar pÄ ikonen i underkant av listan.
Vid exakt trÀff fÄr kunden status Koppling klar. I de fall kunden kan matchas mot flera kunder i Autofakturas register blir statusen Flera möjliga val. DÄ mÄste man göra ett aktivt val för respektive av dessa kunder. Detta kan man göra genom att klicka pÄ genvÀgen till kundkortet före kundens namn i listan.
För att starta matchningen klicka pÄ knappen Matcha E-faktura, till vÀnster ovanför listan. Man kan direkt i listan vÀlja att byta faktureringssÀtt till e-faktura samt koppla kunden till e-faktura genom att anvÀnda ikonen som tar dig direkt till kundkortet för den valda kunden. Byter man faktureringssÀtt till E-faktura och kopplar kunden sÄ hÀmtas organisationsnummer, momsregistreringsnummer samt GLN-nummer frÄn Autofakturas register. Gör du inget byte behÄlls det ursprungliga faktureringssÀttet och inga kunduppgifterna uppdateras. Kunden dyker dÄ upp igen i den hÀr guiden vid senare körning.
För att systemet ska veta pÄ vilket sÀtt fakturan ska skickas och för att det val du gjort ska vara möjligt krÀvs att viss information finns pÄ kundkorten. Viss information kan fyllas i med uppdateringsfunktionen , men andra delar kan behöva kompletteras. Om informationen inte fyllts i eller om man ska justera nÄgot behöver man gÄ till varje enskild kunds kundkort som man ska göra Àndringar för. Informationen som berör Millnet Autofaktura Àr:
