Last updated
Last updated
VÀlj Fakturering - Projektunderlag för att komma till projektunderlagsvyn.
Prislista mÄste kopplas till projektet innan ett projektunderlag kan skapas (man kan Àven koppla prislista till projekt i projektadministrationen). Om inte prislista redan Àr vald, vÀlj vilken grundprislista som projektprislistan ska skapas utifrÄn. Klicka sedan pÄ prislistelÀnken (prislistans namn) för att göra justeringar i projektprislistan.
Som standard föreslÄr systemet att projektprislistan Àr lÀnkad mot sin grundprislista. Detta innebÀr att alla justeringar som görs i grundprislistan slÄr igenom i projektprislistor som Àr lÀnkade mot den. Inga lokala justeringar betrÀffande avvikande timpriser, kopplingar mot tjÀnsteartiklar mm. kan inte göras i en lÀnkad projektprislista. Det gÄr dock att göra lokala justeringar för fastpris, delbetalningar, timbank och takpris.
Om man vill göra en justering betrÀffande timpris, tjÀnsteartikelkoppling, lÀgga till ytterligare rad/rader i prislistan eller ta bort en rad i projektprislistan mÄste prislistan göras lokal. Det innebÀr att ev. justeringar som görs i grundprislistan vid ett senare tillfÀlle inte slÄr igenom i projektets prislista.
Om prislistan Àr lÀnkad eller lokal har bara betydelse för timmar mm som faktureras utöver de fasta belopp som man definierar i projektet. Exempel: Ett projekt ska faktureras med 100 000 kr totalt, fördelat pÄ tvÄ betalningstillfÀllen pÄ 50 000 kr vardera. Under projektets gÄng tillkommer 10 timmar som man anser ligger utanför fastpriset som överenskommits. Det Àr dÄ som de löpande priserna i prislistan kommer till anvÀndning och i detta fall kan det förstÄs ha betydelse om man valt att prislistan ska vara lÀnkad eller lokal, beroende pÄ om prisÀndringar globalt i grundprislistor ska pÄverka aktuellt projekt eller inte.
Markera pristypen "Fastpris" och ange det totala fastpriset i prisfÀltet. Skriv priset bara i rena siffror.
Spara dina Àndringar nÀr du Àr klar.
VÀlj Fakturering - Projektunderlag för att komma till projektunderlagsvyn.
De projekt som visas i listan Àr de projekt man Àr projektledare för samt som har registrerade tider och Àr lÄsta. Innan ett projektunderlag kan skapas mÄste prislista vÀljas för projektet (se avsnittet ovan).
Delbetalningarna listas överst. VÀlj den/de delbetalningar man vill plocka med denna gÄng genom att kryssa i rutan "Debitera" ute till höger.
Delbetalningen man valt att plocka med pÄ underlaget hamnar som en rad bland övriga registreringar pÄ projektet. Om man vill att noteringen som gjorts pÄ delbetalningsraden ska visas pÄ fakturan klickar man för rutan "Visa notering pÄ Faktura" lÀngst ut till höger pÄ underlagsraden. Klicka pÄ "Spara" nÀr du Àr klar.
Intern projektunderlagskommentar: Det som skrivs hĂ€r kommer inte med pĂ„ projektunderlaget eller fakturan till kunden utan Ă€r helt intern. Noteringen följer aktuellt projektunderlag och Ă€r synligt i listor över projektunderlag â hĂ€r pĂ„ projektunderlagsfliken, pĂ„ fakturafliken nĂ€r man skapar faktura pĂ„ projektet, samt under informationsknappen.
Projektnotering: Detta fÀlt Àr Ätkomligt frÄn projektadministrationen, fakturafliken samt hÀrifrÄn projektunderlagsfliken. PÄ samtliga förekommande stÀllen kan den text man skrivit in redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad frÄn den interna projektunderlagskommentaren som följer projektunderlaget).
Notering som kommer med pÄ projektunderlaget
Projektunderlagsnotering - HÀr kan fritext skrivas in som hör till projektunderlaget. Projektunderlagsnoteringen kommer med pÄ projektunderlaget nÀr detta skrivs ut i PDF-format och Àr redigerbart frÄn projektunderlagsfliken.
Visa notering pĂ„ faktura/underlag - LĂ€ngst ut till höger pĂ„ varje rad i projektunderlaget finns rutor för "Visa notering pĂ„ faktura och/eller underlag". De eventuella noteringar som anvĂ€ndaren skrivit in i samband med tidsregistreringen kommer med pĂ„ projektunderlagsutskriften om rutan för "Visa notering pĂ„ underlag" Ă€r ikryssad. NĂ€r man jobbar med projektunderlaget kan man som projektledare Ă€ndra inskrivna texter â det Ă€r dĂ„ de Ă€ndrade texterna som i sĂ„ fall visas pĂ„ projektunderlaget. Visa notering pĂ„ faktura innebĂ€r att den text som finns pĂ„ raden som markeras följer med ut pĂ„ fakturan.
För att lÄsa projektunderlaget klicka pÄ "LÄs underlag". Detta innebÀr att projektunderlaget flyttas frÄn listan pÄ fliken "Projektunderlag" och Äterfinns pÄ fliken "Faktura" dÀr det nu Àr möjligt att skapa en faktura utifrÄn aktuellt projektunderlag.
Om man vill lÄsa upp ett projektunderlag sÄ att det Äter finns i sin lista pÄ fliken "Projektunderlag" görs detta pÄ fliken "Faktura". OBS! endast nÄgon med fakturarÀttigheter kan lÄsa upp. Hur det görs beskrivs nÀrmare i lathunden "Skapa fakturaunderlag".
Ibland kan det vara nödvÀndigt att ta bort ett projektunderlag. Exempelvis om man har bytt kund eller kundkontakt pÄ ett projekt efter att ett projektunderlag redan skapats. För att koppling mot den nya kunden ska slÄ igenom mÄste projektunderlaget raderas sÄ att man kan skapa ett nytt med den nya kundkopplingen. OBS! Att radera ett projektunderlag innebÀr inte att man tar bort de registrerade timmarna som finns pÄ projektet.
För att kunna flytta tid krÀvs att:
AnvÀndaren som registrerat tiden Àr medlem Àven i projektet som man vill flytta till
Aktiviteten som tidraden har mÄste finnas i det nuvarande projektet och i projektet man flyttar till
Den som flyttar tiden Àr medlem i bÄda projekten och Àr "Administratör" eller "Projektledare"
Tiden Àr registrerad av en anvÀndare i tidsregistreringen. Manuellt tillagda rader kan inte flyttas utan fÄr tas bort och lÀggas till pÄ nytt i det andra projektet.
OBS! Man kan endast flytta en rad i taget. NÀr man flyttar tiderna kommer registreringen Àven att Àndras i anvÀndarens tidrapportering.
Gör sedan en betalningsplan över hur projektet Àr tÀnkt att faktureras, . En betalningsplan bestÄr av minst en delbetalning. Ange "Datum", "TjÀnsteartikel" (OBS! Viktigt att vÀlja en tjÀnsteartikel sÄ att momssatsen blir rÀtt. TjÀnsteartikeln Àr ocksÄ nyckeln vid import till externt ekonomisystem samt bestÀmmer vad det ska stÄ pÄ fakturan), ange "Notering" och "Belopp". Upprepa momentet för varje delbetalning man vill lÀgga till.
Ett projekt med en fastprislista, dÀr man lagt in delbetalningar som Ànnu inte Àr fakturerade, visas under fliken "Projektunderlag" tills alla delbetalningar Àr klara och alla tider Àr bearbetade i Millbill. Klicka pÄ Skapa "" vid det projekt man vill skapa projektunderlag för.
Den tid (och ev. övriga registreringar sĂ„ som traktamenten och utlĂ€gg) som lagts pĂ„ projektet mĂ„ste bearbetas, dvs. man mĂ„ste bestĂ€mma sig för om de ska faktureras, visas som gratis pĂ„ fakturan eller om de helt ska döljas. Döljer man alla rader kommer enbart delbetalningen med pĂ„ fakturan. Om nĂ„got ska faktureras utöver delbetalningen vĂ€ljer man fakturera pĂ„ de timmarna (traktamenten, utlĂ€gg m.m.). För att markera alla rader samtidigt klicka pĂ„ symbolen i rubriken. Ăr det nĂ„gon tid pĂ„ underlaget som ska tillhöra ett annat projekt kan du flytta dem först, lĂ€s mer lĂ€ngst ner.
För att titta pÄ rapporten i PDF-format klicka pÄ PDF-ikonenuppe till vÀnster. (OBS! KrÀvs att Adobe Reader eller annan PDF-lÀsare Àr installerat pÄ datorn.) I listan under "projektunderlag" till höger kan man Àven titta pÄ tidigare skapade projektrapporter och fakturarapporter pÄ projektet. För att se mer utförlig information om projektet klicka pÄ symbolen "".
NÀr man Àr klar och vill att det ska vara möjligt att skapa en faktura Àr det dags att lÄsa projektunderlaget. Om projektunderlaget man vill lÄsa inte Àr öppet vÀljer man att öppna det genom att vÀlja Millbill och "Projektunderlag" i menyn. VÀlj projektunderlag genom att klicka pÄ pennan framför aktuellt projektunderlag. Finns ingen penna klickar man pÄ plusset för att skapa ett nytt underlag.
Ăppna upp det projektunderlag man vill ta bort. Om projektunderlaget Ă€r lĂ„st mĂ„ste det först lĂ„sas upp av fakturaansvarig. Markera tillagda delbetalningar samt samtliga övriga registreringar pĂ„ projektet med att sĂ€tta posterna till avvakta .
Radera eventuella tids- och artikel- registreringar som lagts till manuellt genom att radera underlagsraden. Kom ihÄg att notera dessa om man vill ha med dem pÄ det rÀttade underlaget. Spara sedan Àndringarna och stÀng sedan underlaget.
Leta fram projektunderlaget i listan pÄ projektunderlagsfliken igen och klicka pÄ papperskorgen för att radera projektunderlaget.
Har man tider pÄ underlaget som man vill fakturera pÄ ett annat projekt kan man flytta dessa om de Àr satta till avvakta . Klicka dÄ pÄ lÀngst ut till höger pÄ raden för öppna valen för funktionen (Ser man inte pilarna behöver man kontakta supporten för aktivera funktionen).
Bland de nya objekten som blir synliga vÀljer man sedan vilket projekt man vill att tiden ska flyttas till. Har man mÄnga projekt kan man minska antalet genom att vÀlja vilken kund som projektet Àr kopplat till eller sÄ kan man söka pÄ projektnamnet .
Klicka sedan pÄ flytta. Raden försvinner nu frÄn underlaget och placeras pÄ det projekt som man valt.
