Last updated
Last updated
Steget som följer efter det att fakturorna godkÀnts och lÄsts under "Fakturafliken" Àr att reservera dem under "Ekonomifliken". Har man en koppling mot ett externt ekonomisystem Àr det i detta lÀge som fakturorna blir möjliga för export.
För att reservera fakturor gör enligt följande:
GÄ till Fakturering - Ekonomi. Scrolla ner till "Alla fakturor". Bocka i rutan lÀngst till vÀnster för de fakturor man vill fÀrdigstÀlla/exportera. Man kan markera samtliga fakturor genom att markera rutan i kolumnrubriken. Klicka sedan pÄ "Reservera". Fakturorna flyttas nu upp till "Reserverad faktura" högst upp pÄ sidan.
Reserverade faktura- och projektunderlag kan skrivas hÀmtas/skrivas ut i PDF-format.
OBS! PÄ projektkortet (Administration - Projekt) kan man kryssa i rutan "Bifoga pÄ faktura: Projektunderlag". Detta underlÀttar vid utskrifter under Ekonomifliken. DÄ blir Àven projektunderlaget markerat automatiskt i dialogen nÀr man ska ta ut rapporter, sÄ man vet vilka underlag som ska skickas med som bilaga. Funktionen Àr bra att anvÀnda i de/det fall de alltid ska bifogas eller det varierar mellan projekten om underlag ska bifogas eller inte.
PÄ Kundkortet i administrationen sÀtter man faktureringssÀtt till det som fakturorna ska skickas med (Brev, E-post eller E-faktura). Det faktureringssÀtt som Àr valt pÄ kunden presenteras pÄ Ekonomifliken och kan anvÀndas för att filtrera och sortera i vyn.
OBS! Det Àr enbart om vÄrt Analysverktyg anvÀnds som transaktionsdatum har effekt. Exempel: En faktura skickas med fakturadatum i juni mÄnad, men man vill att intÀkten (nÀr man analyserar i Analysverktyget) ska höra till maj mÄnad. I detta fall anger man transaktionsdatum med ett datum i maj. DÄ anvÀnds transaktionsdatumet i första hand, men om det saknas ett transaktionsdatum Àr det fakturadatum som gÀller. Transaktionsdatum kan Àndras pÄ samma sÀtt som fakturadatum, se beskrivning ovan.
NÀr man Àr klar med en faktura ska man arkivera den. DÄ flyttas fakturan bort frÄn Ekonomifliken, men kan fortfarande sökas upp frÄn fliken Rapport. OBS! Man kan endast frigöra fakturor som man sjÀlv har reserverat och som har ett externt fakturanummer.
För att arkivera faktura:
VĂ€lj Fakturering - Ekonomi. För att en faktura ska kunna arkiveras krĂ€vs att fĂ€ltet Ext. Fakturanr Ă€r ifyllt. Ăr fĂ€ltet tomt kommer fakturan att ligga kvar i listan. LĂ€mpligast fyller man i det fakturanummer som fakturan fĂ„tt i ekonomisystemet (Har man en koppling via vĂ„r Connect/webconnect returneras det externa fakturanumret per automatik vid exporten). Ăr det en nollfaktura kan man Ă€ven vĂ€lja att skriva exempelvis nollfaktura i fĂ€ltet för externt fakturanummer istĂ€llet om nĂ„got nummer inte finns. PĂ„ sĂ„ sĂ€tt gĂ„r den att frigöra Ă€ven om den inte kunnat överföras.
Om man reserverat en faktura som inte skulle reserveras Ànnu kan man avreservera den. Fakturan flyttas dÄ tillbaka ner till listan "Alla fakturor". Gör följande:
Se till att rutan för "Externt Fakturanummer" Àr tom
Markera rutan till vÀnster om den/de fakturor man vill avreservera
Om man upptÀcker nÄgot fel pÄ en faktura som finns pÄ "Ekonomifliken" kan man lÄsa upp den sÄ Àndringar kan genomföras. Samma tillvÀgagÄngssÀtt gÀller oavsett om fakturan ligger i listan "Alla fakturor" eller "Reserverad faktura". Gör följande:
Markera rutan lÀngst till vÀnster om den/de fakturor som man vill lÄsa upp
Fakturan har nu flyttats tillbaka till "Fakturafliken" dÀr den kan justeras eller lÄsas tillbaka till "Projektunderlagsfliken". Eventuellt externt fakturanummer kommer att bevaras och blir synligt nÀr fakturan reserveras pÄ nytt.
En arkiverad faktura kan lÄsas upp av en anvÀndare med administratörsrÀttigheter.
Klicka pÄ "Rapport" i Millbill-menyn.
VĂ€lj "Faktura" i rapportmenyn.
Sök upp fakturan man vill âĂ„teröppnaâ genom att anvĂ€nda ett eller flera av de sökbegrepp som finns.
NÀr man hittat fakturan - SÀtt ett kryss vid den aktuella fakturans interna fakturanummer och klicka pÄ knappen "LÄs upp fakturor".
Man fÄr ett meddelande att fakturan Àr upplÄst och den hittas nu under fliken "Faktura".
OBS! Kopplingen till det som angivits i rutan "Externt fakturanummer" finns kvar. Fakturan ÄterfÄr numret automatiskt nÀr man reserverar den pÄ nytt pÄ "Ekonomifliken".
För att skriva ut enstaka fakturaunderlag, klicka pÄ i kolumnen "Faktura".
För att skriva ut enstaka projektunderlag, klicka pÄ i kolumnen "Underlag".
För att skriva ut flera fakturor- och/eller projektunderlag samtidigt, markera berörda projekt (1). Klicka sedan pÄ "Rapport" i menyn i över- eller underkant av listan. I dialogen som öppnas vÀljer man vilka underlag som man vill ta med i rapporten. Man kan vÀlja samtliga underlag genom att markera rutan bredvid rubriken.
OBS! Detta Àr enbart information om faktureringssÀtt. Valet gör inte att fakturan skickas pÄ detta sÀtt per automatik. LÀs Àven mer om e-faktura i lathunden .
Om det upptĂ€cks att en faktura fĂ„tt felaktigt fakturadatum kan man Ă€ndra detta frĂ„n Ekonomifliken. Radera befintligt fakturadatum och ange det nya enligt formatet Ă Ă Ă Ă -MM-DD eller Ă Ă MMDD alternativt anvĂ€nd kalenderfunktionen bredvid. Klicka pĂ„ "Spara" för att spara den nya informationen. Ăndringar kan göras pĂ„ flera fakturor samtidigt genom att man anger det nya fakturadatumet i fĂ€ltet direkt över rubriken "Fakturadatum". SĂ€tt sedan ett kryss i rutan till vĂ€nster om fakturadatumet pĂ„ de fakturor som ska uppdateras. Klicka sedan pĂ„ "Spara" för att spara den nya informationen.
Markera sedan rutan lÀngst till vÀnster om den eller de fakturor man vill arkivera samt klicka pÄ "Arkivera" (för att frigöra alla fakturor kan man markera kryssrutan högst upp för att vÀlja alla). Alla fakturor kan alltid sökas fram i "Rapportfliken" under valet "Faktura".
Klicka pÄ "Avreservera"
Klicka pÄ "LÄs upp"
