Prislistor

Innehåll

• Prislistor i Millbill

• Tjänsteartiklar

• Skapa grundprislista

• Kopiera grundprislista

• Välja valuta i prislistan

• Skapa projektprislista

• Byta/uppdatera prislista på ett projekt

• Fastpris

• Takpris

• Timbank

• Procentpåslag för utlägg och traktamente

Prislistor i Millbill

Det måste alltid finnas minst en grundprislista i systemet. En grundprislista ligger alltid till grund för projektets prislista. Det finns två möjligheter att skapa projektprislistor:

Länkad prislista – Innebär att projektets prislista är länkad till grundprislistan. Ändringar som görs i grundprislistan slår igenom i alla projekts prislistor som är länkade till aktuell grundprislista. Inga lokala ändringar kan göras i projektets prislista (förutom gällande fastpris, takpris och timbank).

Lokal projektprislista – Innebär att projektets prislista är från början baserad på vald grundprislista. Lokala förändringar kan göras i prislistan (priser, tjänsteartikelkopplingar, tillägg och borttagning av prislistrader). Dessa förändringar gäller bara för detta projekt. Ändringar som görs i grundprislistan som den lokala projektprislistan är baserad på slår INTE igenom.

I projektprislistan görs även en del andra inställningar så som:

• Om det är ett fastprisprojekt eller om det finns ett takpris

• Administration av delbetalningar till fastpris

• Administration av timbank

Tjänsteartiklar

I prislistan anges förutom pris även koppling till tjänsteartikel. En tjänsteartikel bestämmer momssats på den aktuella tjänsten. Varje rad i en prislista måste alltid kopplas till en tjänsteartikel för att momssatsen ska bli rätt. Dessutom är tjänsteartiklar viktiga i de fall fakturaexport till externt ekonomisystem används (via Millnet Connect). Tjänsteartiklarna kopplas i detta fall ihop med ekonomisystemets artiklar.

Skapa grundprislista

Gå till Administration - Projekt - Prislista, klicka på Skapa prislista.

Ange ett namn och en valuta (4) och klicka på "Spara". Lägg rader i prislistan genom att klicka på Lägg till (5) och fyll i Aktivitet; Utförare, Pris och Tjänsteartikel. Spara raden när man är klar och lägg till ytterligare tills man har allt man behöver.

Följande gäller:

• Varje rad i prislistan måste kopplas till en tjänsteartikel.

• Det går att sätta pris per utförare och per aktivitet samt en kombination av båda.

• Det går att sätta pris per timme och per km samt fastpris per tidsstämpling.

• Det går att skapa en standardprisrad som inte är kopplad till någon specifik utförare eller aktivitet. Den täcker upp för aktiviteter och utförare som inte innefattas av prislistan. Efterföljande rader som läggs till i prislistan blir undantag från standardprisraden.

Exempelprislista 1:

Alla aktiviteter och Alla användare/grupper är valt. Oavsett vem som utför något eller vad man gör så är priset då 900 kr per timme.

Exempelprislista 2:

Priset är 900 kr per timme förutom när man reser då priset är 250 kr per timme och 5 kr per km. Dessutom kopplas resan till en annan tjänsteartikel.

Exempelprislista 3:

Priset är 900 kr per timme förutom när man reser då priset är 250 kr per timme och 5 kr per km. Utlägg och traktamente finns med i prislistan för att man vill koppla detta till andra tjänsteartiklar. Dessutom ska kunden betala 950 kr per timme om Anna rapporterat något på "Projektplanering" (för andra aktiviteter och användare gäller standardpriset).

Gör ändringar i grundprislista

Ändringar som utförs i grundprislistan påverkar endast transaktioner som ännu inte är med på något projektunderlag/faktura och påverkar bara de projekt som är länkade till grundprislistan. De projekt som är länkade till en prislista listas längst ner inne på prislistan (Administration - Prislista). Projektnamnen i listor är dessutom länkar till projektprislistorna i det fall man vill gå direkt till någon av dem och göra en justering (exempelvis om man vill göra någon av projektprislistorna lokal, så att de inte omfattas av prisjusteringarna som utförs i grundprislistan).

Redan skapade/påbörjade projektunderlag/fakturor påverkas inte av ändringen.

För att göra ändringar i en grundprislista:

Gå till "Administration" i menyn och klicka på "Prislista". Klicka på Redigera vid den prislista som man vill ändra. Lägg till nya rader, radera rader eller ändra pris/tjänsteartikelkoppling på enskilda rader. För att ändra specifik rad – klicka på fältet man vill justera, utför och godkänn ändring genom att "Spara".

Perioder

De priser och aktiviteter som man lägger till i prislistan gäller tills vidare eller tills dess att nästa period tar vid. Nya perioder skapas för att kunna lägga in förändringar som ska gälla för denna prislista från ett visst datum. För registreringar som gjorts på datum innan nuvarande periods startdatum så hämtas priserna från relevant period baserat på datum.

När man väljer att skapa en ny period skapas en kopia av den befintliga perioden som man sedan justerar. Den nya perioden gäller istället för de tidigare priserna från och med det datum som sätts som startdatum för perioden. Man kan ändra startdatum och ta bort den senaste perioden tills dess att en faktura har skapats kopplat till den nya prislisteperioden.

Kopiera grundprislista

Om man vill kopiera en befintlig prislista för att ha som grund för en ny går man till Administration - Projekt i menyn och klickar på "Prislista". Klicka sedan på Kopiera vid den prislista som man vill skapa en kopia av. En ny prislista skapas och får automatisk namnet ”Kopia av <originalprislistans namn>”. Byt till lämpligt nytt namn. Lägg till rader , ta bort rader eller redigera rader enligt de behov som man har för den nya prislistan.

Ta bort eller inaktivera grundprislista

Gå till Administration - Projekt i menyn och klicka på "Prislista". Klicka på Radera inne på den prislista man vill ta bort.

OBS! Det går inte att ta bort en grundprislista där det finns länkade projektprislistor (Se mer information om länkad respektive lokal projektprislista nedan).

Man kan även Inaktivera en prislista genom att klicka på för den prislista man vill inaktivera. Markera sedan rutan för inaktiv, uppe till höger, och spara.

Välja valuta i prislistan

OBS! Systemets valutastöd måste vara aktiverat som systeminställning om det ska vara möjligt att välja valuta i prislistor. Kontakta Millnet Support om ni önskar ha detta.

När man skapar en prislista föreslår systemet alltid systemvalutan (SEK), men det är möjligt att välja en annan av de inlagda valutorna i systemet för en specifik prislista. Byte till annan valuta i prislistan innebär att prissättningen i alla projekt som använder denna prislista kommer att kunna anges i den valuta som prislistan har vald. Projektprislistan använder den valuta som anges i grundprislistan om den är länkad till grundprislistan. Om projektprislistan gjorts lokal kan valuta bytas i projektprislistan. Se mer om projektprislistor och länkade/lokala projektprislistor i nästa avsnitt.

Skapa projektprislista

Innan man påbörjar den första faktureringen och ska göra det första projektunderlaget för ett projekt måste projektet ha en prislista. Välja projektprislista kan göras både på projektkortet i administrationen och under Projektunderlagsfliken i Millbilli.

Gå till Administration - Projekt, gå sedan in på projektet du vill lägga till prislista på. klicka på "Välj prislista" vid Prislista eller menyn Prislista. Välj grundprislistan man vill utgå ifrån i droplistan.

Eller gå till Fakturering - Projektunderlag. Välj grundprislistan man vill utgå ifrån i droplistan under kolumnen "Prislista".

Projektprislista – länkad

Som standard föreslår systemet att projektprislistan är länkad mot sin grundprislista. Detta innebär att alla justeringar som görs i grundprislistan slår igenom i de projektprislistor som är länkade mot den. Inga lokala justeringar beträffande avvikande timpriser, kopplingar mot tjänsteartiklar mm. kan göras projektspecifikt i en länkad projektprislista. Det går dock att göra lokala justeringar för fastpris, delbetalningar, timbank och takpris.

Att ett projekt har en länkad prislista ser man på symbolen som visas vid prislistans namn i projektadministrationen, respektive projektunderlagslistan i Fakturering. När man är i redigeringsläge i projektprislistan ser man att prislistan är länkad då det inte går att göra några lokala justeringar gällande pris och tjänsteartskoppling.

Projektprislista – lokal

Om man vill göra en justering beträffande timpris, tjänsteartikelkoppling, lägga till ytterligare prislisterad eller ta bort en rad i projektprislistan som bara ska gälla för aktuellt projekt måste prislistan göras om till en lokal projektprislista. Det innebär att ev. justeringar som görs i grundprislistan vid ett senare tillfälle inte slår igenom i projektets prislista.

För att göra en projektprislista lokal gör enligt följande:

Klicka på prislistlänken i projektets administration (eller i projektunderlagslistan under kolumnen "Prislista" i Fakturering), eller menyn prislista.

Man har nu kommit in i projektprislistan. Klicka på "Gör lokal". Nu kan lokala justeringar göras i projektprislistan. Ändra det man vill justera och klicka på "Spara".

Byta/uppdatera prislista på ett projekt

Om priserna ska uppdateras på en projekts prislista kan man koppla en ny prislista eller lägga till nya perioder. Vad man väljer att göra beror bland annat på hur stor förändringen är och om förändringen ska gälla för alla länkade projekt eller inte.

Lägga till ny period

Det är möjligt att lägga till nya perioder på prislistor. Den nya perioden gäller istället för de tidigare priserna från och med det datum som sätts som startdatum för perioden. Registrerar man tider på ett datum tidigare än startdatumet på en ny period hämtas priserna för detta alltså från den tidigare periodens prislista. Lägger man till en ny period på grundprislistan (i administrationen) gäller förändringarna för alla länkade projekt. För lokala projektprislistor (på projektet) kan man istället skapa en ny period för endast detta projekt.

För att lägga till en ny period:

Välj att skapa en ny period. Man får då en kopia av den befintliga perioden som man sedan justerar. Man väljer även ett startdatum för att ange när den nya perioden ska börja gälla.

Man kan ändra startdatum och ta bort den senaste perioden i en lokal prislista tills dess att en faktura som är kopplad till denna prislista har skapats. Radera genom att klicka på papperskorgen ute till höger.

Byta prislista

Om man istället vill byta till en helt annan av era befintliga prislistor, eller länka en tidigare lokal prislista på nytt så går det även att byta projektprislista. Vid ett byte är det bra att känna till om projektprislistan varit lokal. Detta då ett prislistbyte medför att alla lokala justeringar som gjorts i projektprislistan försvinner. Ett prislistbyte innebär att man hämtar en ny kopia av en grundprislista så som den ser ut just nu. Om projektprislistan efter bytet ska vara lokal får ett val av detta göras på nytt (se avsnittet ovan). Tidigare val under "Pristyp", "Timbank" och ev. inlagda belopp för "Fastpris" eller "takpris" försvinner också vid byte av prislista. Däremot sparas delbetalningar i utförd betalningsplan.

För att byta prislista på ett projekt:

Klicka på prislistlänken i projektets administration eller gå in under fliken Prislista i projektet (2).

Man är nu på projektprislistan. Klicka på knappen "Byt Prislista".

Välj sedan prislista i droplistan.

Fastpris

Om projektet är ett fastprisprojekt:

Ange pristyp "Fastpris" i projektprislistan. Ange fastprisets totala belopp i rutan för "Belopp". Skapa sedan en eller flera delbetalningar under "Betalningsplan" genom att klicka på plusset och ange "Datum", "Tjänsteartikel", "Notering" och "Belopp". Glöm inte att spara raden.

Takpris

Pristypen "Takpris" innebär att man får en automatisk nedräkning utifrån det takpris man angett och kan på så vis hålla reda på hur mycket som finns kvar att fakturera innan man nått takpriset. Funktionen är enbart intern och informationen kommer inte med på några fakturor eller projektunderlag till kunden.

Informationen visas som ett stöd när man skapar projektunderlag i faktureringsmodulen.

Timbank

Timbank kan vara bra att använda om man vill hålla reda på hur många timmar man fakturerat/förbrukat i projektet hittills. Detta kan nyttjas både i löpande- och i fastprisprojekt.

För att aktivera en timbank gör enligt följande:

Ange i projektets prislista att man vill använda timbank genom att slå på "Timbank".

Ange antalet timmar i rutan "Timmar". Kryssa i rutan "Fakturera" om man vill att systemet ska föreslå att timmarna ska faktureras löpande (passar för projekt som faktureras löpande). Kryssa i "Gratis" man vill att systemet ska föreslå att timmarna ska vara gratis (passar för fastprisprojekt).

I Fakturering - Projektunderlag och du är inne på projektunderlaget måste det anges vilka timmar som ska räknas ner från timbanken. Detta sker genom att kryssa i rutan "TB" som står för "Timbank" längs ut till höger på underlagsraden.

Procentpåslag för utlägg och traktamente

Det går att använda procentpåslag i prislistan för "Traktamente" och "Utlägg". Påslaget innebär att systemet räknar om det pris som kunden ska betala för utlägget respektive för traktamentet (vilket sker i projektunderlaget i Millbill) utifrån den procentsats som angivits i prislistan. Vid en inmatning av t ex ”10” i kolumnen för "Påslag %" vid utläggskopplingen i prislistan kommer beloppet som faktureras att bli 10 % högre än den summa som registrerades för utlägg i aktuellt projekt. Vid en inmatning av ”-100” i kolumnen för "Påslag %" vid traktamenteskopplingen i prislistan kommer beloppet som faktureras att bli 100% lägre än den summa för traktamenten som registrerats i projektet (dvs man kommer inte att ta betalt alls för traktamenten i projektet).

OBS! Procentpåslag måste aktiveras som systeminställning för att funktionen ska kunna användas. Procentpåslag är endast möjligt för typerna "Traktamente" och "Utlägg".