Last updated
Last updated
Koppla prislista till projekt
Länkad eller lokal projekprislsita?
Gå till Fakturering - Projektunderlag.
Prislista måste kopplas till projektet innan ett projektunderlag kan skapas. (Man kan även koppla prislista till projekt i projektadministrationen). Om inte prislista redan är vald, välj vilken grundprislista som projektprislistan ska skapas utifrån.
När en prislista är vald kan man sedan klicka sig vidare för att öppna prislistan .
Som standard föreslår systemet att projektprislistan är länkad mot sin grundprislista. Detta innebär att alla justeringar som görs i grundprislistan slår igenom i projektprislistor som är länkade mot den. Inga lokala justeringar beträffande avvikande timpriser, kopplingar mot tjänsteartiklar mm. kan göras i en länkad projektprislista. Det går dock att göra lokala justeringar för fastpris, delbetalningar, timbank och takpris. Om du vill göra en justering beträffande timpris, tjänsteartikelkoppling, lägga till ytterligare rad/rader i prislistan eller ta bort en rad i projektprislistan måste prislistan göras lokal. Det innebär att ev. justeringar som görs i grundprislistan vid ett senare tillfälle inte slår igenom i projektets prislista.
Välj vilken pristyp projektet har: löpande pris, fastpris eller takpris. (I den här lathunden beskrivs hur ett projektunderlag av typen löpande pris skapas).
För att göra en projektprislista lokal:
Klicka på prislistlänken (prislistans namn) i projektunderlagslistan i projektunderlagsfliken (går också bra att göra detta i projektets administration). Ni har nu kommit in på den lokala projektprislistan.
Anpassa prislistan så att priserna stämmer med projektet. (De ändringar, tillägg och raderingar man gör i projektprislistan sparas och hör till projektet.) Man kan t ex. ändra pris/timme genom att ändra beloppet som är ifyllt. Man kan också ändra koppling till tjänsteartikel. En rad blir editerbar när man klickar i fältet för att ändra.
Välj om noteringar som gjorts vid registreringen ska visas på fakturan. Du kan även lägga till noteringar för respektive tidsregistrering här i projektunderlaget genom att skriva in text i fältet eller ta bort notering.
Kryssa i rutan Visa pris på underlag om man vill att priset ska visas på projektunderlagsrapporten (8). Klicka på Spara när man är klar med ändringarna.
Man kan skapa helt nya rader i projektunderlaget. För att lägga till nya rader gör så här:
OBS! Ändringar som görs i projektunderlaget såsom justering av antal timmar, notering eller tillägg av helt nya rader påverkar endast det som faktureras. Ändringarna påverkar inte de ursprungliga registreringarna i tidrapporteringen. Det är alltså alltid möjligt att följa upp den tid som faktiskt registrerats på projektet, även om ändringar gjorts på projektunderlaget.
Undantag gäller för tider som flyttats till ett annat underlag. Läs mer om att flytta tider längst ner i denna lathund.
Intern projektunderlagskommentar: Det som skrivs här kommer inte med på projektunderlaget eller fakturan till kunden utan är helt intern. Noteringen följer aktuellt projektunderlag och är synligt i listor över projektunderlag – här på projektunderlagsfliken, på fakturafliken när man skapar faktura på projektet, samt under Informationsknappen.
Projektnotering: Detta fält är åtkomligt från projektadministrationen, fakturafliken samt härifrån projektunderlagsfliken. På samtliga förekommande ställen kan den text du skrivit in redigeras. Noteringen följer projektet (till skillnad från den interna projektunderlagskommentaren som följer projektunderlaget).
Projektunderlagsnotering - Här kan fritext skrivas in som hör till projektunderlaget. Projektunderlagsnoteringen kommer med på projektunderlaget när detta skrivs ut i PDF-format och är redigerbart från Projektunderlagsfliken.
Visa notering på faktura/underlag - Längst ut till höger på varje rad i projektunderlaget finns rutor för Visa notering på faktura och/eller underlag. De eventuella noteringar som användaren skrivit in i samband med tidsregistreringen kommer med på projektunderlagsutskriften om rutan för Visa notering på underlag är ikryssad. När man jobbar med projektunderlaget kan den som är projektledare ändra inskrivna texter – det är då de ändrade texterna som i så fall visas på projektunderlaget. Visa notering på faktura innebär att den text som finns på raden som markeras följer med ut på fakturan.
Ursprungssorteringen som posterna presenteras är i datumordning. Genom att klicka på rubrikerna Utförare eller Aktivitet kan man ändra sorteringen vilket kan underlätta i arbetet med att avgöra vilka poster som ska faktureras, sättas som gratis, döljas eller avvaktas med.
Sortering på utförare eller aktivitet/uppgift ger delsummering per vald sorteringstyp och möjliggör även att minimera hela gruppering så man kan fokusera på en grupp i taget. Sorteringen medför också möjlighet att välja avvakta, fakturera, gratis eller dölj för samtliga poster för en viss typ (alla poster för viss utförare eller aktivitet).
OBS! Den sortering som väljs har bara betydelse i arbetet med underlaget. PDF-rapporten som kan skrivas ut av projektunderlaget presenterar alltid posterna i datumordning.
För att underlätta arbetet med att skapa ett projektunderlag för ett visst tidsintervall finns möjlighet att filtrera posterna i projektunderlaget genom att det går att ange ett tidsintervall av poster. Poster utanför det valda tidsintervallet filtreras för tillfället bort.
Om man vill låsa upp ett projektunderlag så att det återfinns i din lista på fliken Projektunderlag görs detta av fakturaansvarig på fliken Faktura. Detta beskrivs närmare i lathunden Skapa fakturaunderlag.
Ibland kan det vara nödvändigt att ta bort ett projektunderlag. Exempel på tillfälle är när man har bytt kund eller kundkontakt på ett projekt efter att ett projektunderlag redan skapats. För att koppling mot den nya kunden ska slå igenom måste projektunderlaget raderas så att man kan skapa ett nytt med den nya kundkopplingen.
OBS! Att radera ett projektunderlag innebär inte att man tar bort de registrerade timmarna som finns på projektet.
För att kunna flytta tid krävs att: Användaren som registrerat tiden är medlem även i projektet som ni vill flytta till
Aktiviteten som tidraden har och den ni väljer vid flytt måste båda finnas i det nuvarande projektet och i det som ni flyttar till
Den person som flyttar tiden är medlem i båda projekten och är Administratör eller Projektledare
Tiden är registrerad av en användare i tidsregistreringen. Manuellt tillagda rader kan inte flyttas utan får tas bort och läggas till på nytt i det andra projektet
OBS! Man kan endast flytta en rad i taget. När man flyttar tiderna kommer registreringen även att ändras i användarens tidrapportering.
Om det är ett projekt som ska faktureras löpande och om priserna ska hämtas från den kopplade prislistan är man i detta fall klar. I listan över projektunderlag visas en symbol vid de projekt som har en länkad prislista. Inne på projektets prislista är det synligt att prislistan är länkad då prislistraderna inte går att redigera.
Klicka på . Nu kan lokala justeringar göras i projektprislistan.
Klicka på för att lägga till en ny rad i projektprislistan. Man kan bygga rader i prislistan som baseras på vad man har gjort eller vem som gjort något samt kombinera dessa två. Om du låter valet Alla aktiviteter vara valt i kolumnen Aktivitet samt låter valet Alla användare/ grupper vara valt i kolumnen Utförare innebär detta: oavsett vilken aktivitet och oavsett vem som utför något gäller detta pris. Tjänsteartiklar är det som kommer att anges på fakturan för respektive aktivitet som utförts. Tjänsteartiklarna håller reda på momssats samt utgör dessutom kopplingen mellan Millbill och externt ekonomisystem (på tjänsteartikeln anges vilket konto intäkten ska bokföras på i ekonomiprogrammet). Man kan även radera rader i prislistan genom att klicka på ta bort längst ut till höger på raden du vill radera. Klicka på Spara för att spara informationen om prislistan. Klicka på Stäng för att återgå till listan över projektunderlag.
Välj Fakturering i menyn och klicka på fliken Projektunderlag. De projekt som visas i listan är de projekt man är projektledare för och som det finns något att fakturera på (låsta tider, utlägg mm). Innan ett projektunderlag kan skapas måste prislista väljas för projektet (se avsnittet ovan). Man kan skapa projektunderlag även för projekt som för tillfället inte har några låsta tidsregistreringar genom att söka upp projektet i sökfältet uppe till vänster. Ange sökbegrepp (hela eller delar av projektnamnet eller projektnumret) och klicka på förstoringsglaset. Om man klickar på knappen Då visas alla aktiva projekt som man är projektledare för.
Filtrering på datum går att göra vid behov genom att ange datum i de avsedda rutorna överst. Filtreringen innebär att transaktioner utanför det valda datumintervallet filtreras bort. Klicka på vid det projekt man vill skapa projektunderlag för.
Välj om respektive tidsregistrering ska faktureras , döljas eller vara gratis på projektunderlaget. För att markera alla rader samtidigt klicka på symbolen i rubriken. Om man väljer att någon eller några tidsregistreringar ska vara kvar i avvakta-läge kommer dessa att ligga kvar till nästa gång man skapar ett projektunderlag på aktuellt projekt. (Så länge transaktioner är i läget avvakta är de inte editerbara, vilket synliggörs genom en gråmarkering av fälten.) Gör ev. justeringar av noteringar, antal timmar eller pris/enhet.
För att titta på rapporten i PDF-format klicka på PDF-ikonen vid rapportnumret (9). (OBS! Krävs att Adobe Reader är installerat på datorn.) I listan under Senaste rapporter till höger kan man även titta på tidigare skapade projektrapporter och fakturarapporter på projektet. För att se mer utförlig information om projektet klicka på symbolen .
Klicka på Lägg till tid , artikel , utlägg , tillägg eller körjournal . Fyll i datum, utförare, aktivitet (alternativt välj artikel) och antal timmar (eller styckantal vid artikelregistrering eller antal km) för den raden. Om man vill ta bort en tillagd rad klickar du på Radera . Klicka på Spara när ni är klar med ändringarna.
Man kan göra så här om man har poster som sträcker sig över flera månader men bara vill fakturera de som hör till ett visst tidsintervall: Se till att alla tider är på Avvakta först . Välj intervall som man vill ha med genom att ange fr.o.m.-datum och t.o.m.-datum i fälten för detta.Skriv in datum enligt formen ÅÅÅÅ-MM-DD alternativt ÅÅMMDD eller genom att välja datum i kalendern bredvid. Klicka på uppdatera för att ladda urvalet, nu förändras det valda tidsintervallet och ger lättare möjlighet att skapa projektunderlag för den valda perioden. Det går också att använda enbart fr.o.m.-datum eller t.o.m.-datum.
När man är klar med projektunderlaget och vill att det ska vara möjligt att skapa en faktura är det dags att låsa underlaget. Om projektunderlaget man vill låsa inte är öppet väljer man att öppna det genom att välja Fakturering - Projektunderlag i menyn. Välj projektunderlag genom att klicka på pennan framför aktuellt projektunderlag.
För att låsa projektunderlaget klicka på hänglåset uppe/nere till höger. Detta innebär att projektunderlaget flyttas från fliken Projektunderlag och återfinns nu i fliken Faktura och där det nu är möjligt att skapa en faktura utifrån aktuellt projektunderlag.
Markera samtliga poster med Avvakta . Radera eventuella tids- och artikelregistreringar som lagts till manuellt genom att klicka på Radera .
Klicka sedan på Spara och sedan Stäng för att komma tillbaka till projektunderlagsvyn.
Leta upp projektet i listan för projektunderlag och klicka på Radera vid det projektunderlag man vill ta bort i projektunderlagslistan.
Har man tider på underlaget som man vill fakturera på ett annat projekt kan man flytta dessa om de är satta till avvakta . Klicka då på längst till höger på raden för öppna valen för funktionen (Har ni inte pilarna behöver ni kontakta vår support för aktivera funktionen).
Bland de nya objekten som blir synliga väljer man sedan vilket projekt man vill att tiden ska flyttas till . Har man många projekt kan man minska antalet genom att välja vilken kund som projektet är kopplat till eller så kan du söka på projektnamnet. Klicka sedan Flytta. Raden försvinner nu från underlaget och placeras på det projekt som man valt.
