Last updated
Last updated
För att skapa ett utlägg klickar du på fliken Utlägg
Klicka sedan på Skapa utlägg.
I projektlistan väljer du vilket projekt som du vill koppla utlägget till.
Ett nytt utlägg öppnas då upp med det valda projektet angivet. Om du inte ser alla alternativ är det bara att scrolla i rutan.
Ange:
Datum för utläggsregistreringen (systemet föreslår alltid dagens datum). OBS! Du kan bara välja datum inom innevarande månad. Föregående månad måste även vara låst för att det ska gå att göra en registrering.
Hur det betalats - Om utlägget är ett Företagsutlägg (dvs. ett utlägg som företaget betalat exempelvis via ett företagskort) eller Eget (dvs. att du betalat med dina pengar och du ska få ersättning för utlägget via löneutbetalningen). Om möjligheten inte visas för att att kunna välja företagsutlägg så är det en inställning som gör att det inte syns.
Typ - Vilken typ av utlägg.
Hela beloppet inkl. moms och momsbeloppet. Momsfältet är tvingande så om utlägget inte innehåller någon moms anger du 0 i fältet för Varav moms.
Specificera sedan utlägget med en Notering.
Ladda upp kvitto - Ladda upp en eller flera bilder på kvittot som hör till ditt utlägg. Filerformat som fungerar är: jpg, png, pdf eller gif. Bilderna/filerna sparas i systemet för uppföljning.
OBS! Glöm inte att klicka på Skapa längst ner för att spara informationen i utlägget.
När utlägget har skapats hittar du det i listan. På raden för varje utlägg ser du:
Grundläggande information för utlägget så som datum, projekt och belopp
För att du ska kunna registrera utlägg i andra valutor än standardvalutan (SEK) så måste valutastödet vara aktiverat.
Systemet föreslår alltid systemvalutan (SEK) när man registrerar utlägget. Om man vill lägga in utlägget i annan valuta väljs detta i värdelistan med valbara valutor. Systemet föreslår en växelkurs för den valda valutan. När man registrerar utlägget används denna kurs, men det går i detta skede att ändra växlingskursen för det aktuella utlägget (genom att radera och skriva in den växlingskurs som ska gälla för det aktuella utlägget). Ange det totala beloppet i den valuta som är aktuell. Fyll i övrig information i utlägget som nämnts i tidigare steg. Sedan beräknas värdet av utlägget till systemvalutan (SEK), resultatet kan avläsas från rapporten utlägg i uppföljningsvyn.
Representationsutlägg kräver lite mer information. Detta görs för att systemet ska kunna räkna ut hur mycket och hur stor del av utlägget som är avdragsgill respektive icke avdragsgill. Detta är information som behövs till bokföringen av utlägget. Du ska utöver den information som efterfrågas vid vanliga utlägg fylla i:
Anledning
Plats
Antal deltagare.
I utläggslistan ser du statusen för dina utlägg och kan hantera dem. Ikonerna till höger visar om utlägget har bilder bifogade och om det är låst/attesterat. Om du vill hantera ett utlägg klickar du på det i listan.
Ändra: Vill du ändra uppgifterna för utlägget anger du den nya informationen och klickar sedan på Spara eller tryck ENTER för att bekräfta ändringen. Du kan:
Justera alla fält
Ta bort och/eller lägga till bilder
OBS! Det går inte att ändra eller ta bort registreringar när dina tider är låsta/attesterade utan att en administratör låser upp det. Tills dess kan du låsa upp dem inne på utlägget.
De bilder som du väljer till visas som miniatyrer längst ner. Färgkodning och text under bilden visar om filen är sparad med utlägget eller om den lagts in nu. Du kan ta bort en bifogad bild genom att klicka på .
Om det finns bild/bilder bifogade
Om utlägget är låst , det vill säga att det inte längre kan redigeras
Möjlighet att ta ut utlägget i pdf-form
Byta projekt
Kopiera: Om du vill göra en kopia av utlägget klicka på ikonen Kopiera . Kontrollera att det blir rätt datum på kopian (systemet sätter dagens datum).
Lås: Du kan låsa ett enskilt utlägg genom att klicka på hänglåset. I annat fall låses utlägget i samband med att du låser dina tider. Du kan låsa upp det igen med ikonenvid behov, men bara tills dess att dina tider har låsts.
Ta bort: Om hela utlägget ska tas bort klickar du på Ta bort . Vill du endast ta bort en bild klickar du på papperskorgen intill miniatyren.
