Last updated
Last updated
För att kunna anvÀnda Millnet Autofaktura för att skicka ut fakturorna mÄste de först göras klart och reserveras pÄ Ekonomifliken i Millbill. Markera sedan de fakturor du vill föra över och klicka pÄ Autofaktura . Vill man skicka samtliga fakturor kan man klicka pÄ autofaktura-ikonen direkt, utan att markera nÄgon faktura.
En dialog öppnas och listar fakturorna. I den hÀr vyn kan man Àven vÀlja bort eventuella fakturor som inte ska vara med genom att avmarkera checkboxen till vÀnster eller vÀlja att ta med/ta bort redan markerade projektunderlag till fakturorna ute till höger. NÀr man kÀnner sig nöjd klickar man pÄ knappen Skicka.
OBS! Detta innebÀr inte att mottagaren har öppnat och tagit del av fakturan.
NÀr fakturorna har markerats som levererade och ni har fört över dem till ert externa ekonomisystem, om sÄdan finns, kan ni arkivera dem precis som vanligt.
Det finns flera olika anledningar till varför en faktura inte nÄr fram. Detta visas pÄ olika sÀtt pÄ ekonomifliken beroende pÄ vilket sÀtt fakturan skickats. Den e-postadressen som Àr inlagd som E-post för felrapporter blir Àven meddelad via e-post om ett fel uppstÄr med en faktura.
Brev: Om en felaktig adress angivits kommer brevet inte att kunna levereras. Brevet kommer dÄ att skickas tillbaka till avsÀndaradressen. Detta kommer inte att visas i systemet dÄ det rÀknas som klart nÀr det gÄr ivÀg.
Om det av nÄgon anledning inte har gÄtt att skicka en faktura, det vill sÀga att den markerats med röd ikon, kan du testa att skicka den pÄ nytt. Gör sÄ hÀr:
GÄ till startsidan och klicka pÄ Detaljer.
Leta upp den eller de berörda fakturorna med filtreringen.
Om problemet inte redan Àr justerat behöver man stÀnga ner rutan och komma tillbaka hit nÀr det Àr gjort.
Om du vill vÀlja vissa fakturor markerar man dem innan man klickar pÄ Skicka.
Om man vill ta med alla felaktiga fakturor i vald filtrering behöver man inte markera nÄgra utan klickar direkt pÄ Skicka.
Kontrollera i den nya listan om det Àr rÀtt fakturor som har valts, vÀlj vad ni vill ta med och klicka sedan pÄ Skicka.
OBS! Man kan endast byta status en gÄng och efter att statusen Àr bytt kan fakturan inte skickas pÄ nytt via Autofaktura. Status kan bara justeras pÄ felaktiga fakturor.
Beroende pÄ hur mÄnga fakturor kan det ta en stund för alla att skickas. Hur lÄngt systemet hunnit och berÀknad tid visas i en ny dialog. HÀr listas Àven hur mÄnga utskick som görs, samt med vilket faktureringssÀtt. Eventuella utskick dÀr fel uppstÄtt direkt listas med en röd ikon. Vad som kan vara orsaken och hur detta kan ÄtgÀrdas kan ni lÀsa mer om i avsnittet .
OBS! Att fakturan har skickats innebÀr inte att den har nÄtt fram. Tiden för fakturan att ses som levererad varierar beroende pÄ vilket faktureringssÀtt som anvÀnts. För att förtydliga detta kommer status att visas för varje enskild faktura. Dessa ses direkt i listan pÄ Ekonomifliken, men kan Àven ses i loggen pÄ startsidan för faktureringen. LÀs mer under avsnittet .
NÀr man skickar en faktura med Millnet Autofaktura markeras den med en status pÄ ekonomifliken, samt i loggen pÄ startsidan (lÀs mer i avsnittet ). Detta för att kunna se om utskicket har gÄtt bra, om det pÄgÄr eller om det inte lyckats. Hur snabbt vi kan veta om fakturan nÄtt fram eller inte beror pÄ vilket faktureringssÀtt som anvÀnts.
- Fakturan har levererats (om det Àr post Àr brevet pÄ vÀg)
- Vi vÀntar fortfarande pÄ bekrÀftelse om fakturan levererats eller inte
- Fakturan kunde inte skickas/levereras
- Manuellt skickad. Ăndras manuellt i detaljvyn pĂ„ startsidan
E-post: Om fakturan inte gick att leverera markeras detta med det röda brevet . Beror det pÄ en felaktig e-postadress kommer man att meddelas direkt. TÀnk dock pÄ att Àven om fakturan Àr markerad som levererad Àr det inte en garanti för att mottagaren öppnar meddelandet. För man muspekaren över det röda brevet sÄ visas felmeddelandet upp.
E-faktura: Dessa levereras inte alltid direkt. Det kan dÀrför ta upp till nÄgon dag innan man fÄr veta om leveransen Àr lyckad eller inte. Tills dess att information om detta finns Àr den markerad med det gula brevet . NÄgot som kan orsaka problem Àr till exempel att mottagaren inte kan ta emot e-fakturor eller att det inte Àr kopplat till ett korrekt GLN.
Alla skickade fakturor, oavsett status, loggas i systemet. Ăr man Ekonomiansvarig kan man se den informationen via startsidan i Millbill. Det vill sĂ€ga den första vyn som man nĂ„r nĂ€r man klickar pĂ„ âFaktureringâ. I översikten visas pĂ„gĂ„ende och fakturor dĂ€r nĂ„got blivit fel . Man kan klicka pĂ„ respektive ikon för att visa fakturor med denna status. Man kan Ă€ven öppna vyn för alla genom att klicka pĂ„ Detaljer.
Listan visas som standard aktuell + föregÄende mÄnad, men man kan filtrera pÄ period och status för att visa fÀrre eller fler. Det Àr Àven möjligt att söka fram en faktura. HÀrifrÄn kan man ocksÄ skicka felaktiga fakturor pÄ nytt genom att klicka pÄ och byta status för dem uppe till höger. LÀs mer om detta under respektive rubrik nedan.
HÄll muspekaren över det röda brevet för att se vad som blivit fel , om du inte redan vet det.
VÀlj vilka fakturor ni vill justera skicka igen och klicka pÄ Skicka .
Felaktiga fakturor kan behöva skickas igen pÄ annat sÀtt Àn med Autofakturafunktionen. För att veta att detta har gjorts kan man justera statusen för den eller de fakturorna. Detta sÄ att man vet att den har skickats manuellt. Man gör detta genom att leta upp fakturorna likt de första tvÄ stegen ovan och sedan markera den eller de berörda fakturorna. Klicka sedan pÄ Markera som manuellt skickad.
