Flex

Flex räknas ut automatiskt

I användarkortet under Administration - Användare - Användare anger du om användaren har rätt till Flex.

När behörigheten "Flex" är aktiv får användaren en presentation av flexförändringen per dag samt aktuellt flexsaldo direkt i sin tidrapporteringsvy.

Utgångspunkten för flextidsberäkningen är den bakomliggande schemalagda tiden för användaren. Antingen följer användaren en kalender för normalarbetstiden eller så har användaren ett schema som anger arbetstiden. Den registrerade tiden jämförs med den bakomliggande arbetstiden för att räkna ut hur flexen förändras dag för dag. Läs mer om Kalender och Schema i avsnitten om det.

När användaren registrerar mer tid än arbetstiden för dagen ökar flexsaldot med de timmar som är överskjutande. När användaren registrerar mindre tid än arbetstiden för dagen minskar flexsaldot automatiskt

Exempel från veckovyn: Användaren ser hur flexen förändras dag för dag och längst ut till höger visas flexsumman för den valda veckan.

I "Info"-vyn längst ner till vänster i tidrapporteringsvyn kan användaren se hur flexen förändrats under perioden (du kan titta på värden både för hela månaden och för en vecka taget) - både exkl. dagens datum och inkl. dagens datum.

"Flex summa" presenterar totalt flexsaldo t o m dagens datum. Alltså när du går hem för dagen och har rapporterat klart din dag ser du hur mycket flextid du har i ditt totala flexsaldo vid rubriken "Flex - summa".

Aktivitet för uttag av flex

Det vanligaste brukar vara att enbart använda systemets inbyggda flexuträkning som beskrivits ovan och ingen registrering behöver göras av användarna. Det finns dock möjlighet att göra det möjligt för användarna att tidsregistrera för att markera att de gör ett flexuttag. Anledningar till varför man vill göra det kan vara:

• Att tydliggöra att timmar tagitis ut ur flexbanken och därmed fylla upp dagen i tidrapportering upp till den schemalagda tiden.

• Använda varning/spärr vid månads- och veckolåsning som är konfigurerabara i systemet. Om det finns dagar med färre timmar registrerade än normalarbetstiden kan systemet varna eller spärra inför vecko-/månadslåsning med uppmaning att rapportera minst upp till schemalagd tid varje dag i den period som ska låsas. För att användaren inte ska få upp varningsrutan (eller spärr-rutan) när veckan/månaden ska låsas måste användaren registrera flexuttag på de dagar som inte är fulltidsrapporterade.

För att registrering av flexuttag ska vara möjligt krävs att man lägger till en aktivitet för detta. För att lägga till en ny aktivitet gå till Administration - Inställningar - Projekt - Aktivitet. Aktiviteten behöver ha konfigurationer enligt följande:

• Aktivitetsnamn som beskriver vad aktiviten används till. T ex kan den heta "Flexuttag", "Uttag av flex" eller dylikt.

• Aktivitetstyp ska väljas - vanligen "Frånvaro".

• Frånvarotyp måste vara "Flexuttag".

Aktiviteten läggs lämpligtvis till som en ytterligare aktivitet i "Frånvaroprojektet" - för att dyka upp som ett ytterligare val bland frånvaroaktiviteterna i tidsregistreringsvyn.

Hur flexen förändras dag för dag påverkas inte av att användaren rapporterar tid på en aktivitet med frånvarotyp "Flexuttag" eller inte. Systemet håler reda på flexförändringen oavsett. Läs mer ovan i avsnittet "Flex räknas ut automatiskt".